Instrukcje linkway.TMS opisują, jak w systemie pracują poszczególne stanowiska firmy transportowej i spedycyjnej. Każda instrukcja zaczyna się od tego, do czego służy funkcja i kto z niej korzysta. Dalej prowadzi przez procedurę, a tabele opisują pola formularzy i typowe błędy.
linkway.TMS ma 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami, dlatego widok systemu zależy od stanowiska. Zanim sięgniesz po instrukcję funkcji, sprawdź, czy Twoja rola ma do niej dostęp. Uprawnienia nadaje administrator firmy.
Instrukcje według obszaru pracy
Instrukcje są pogrupowane według obszaru, w którym pracuje dane stanowisko. Tabela pokazuje, co opisuje każda z nich, więc można od razu przejść do właściwej procedury.
| Obszar | Instrukcja | Co opisuje |
|---|---|---|
| Start i dostęp | Wymagania systemowe i logowanie | Przeglądarkę, adres panelu, konto z rolą, pulpit startowy, reset hasła i logowanie w aplikacji kierowcy |
| Zlecenia | Zarządzanie zleceniami | Pracę na liście zleceń, widoki według statusu, filtry w kolumnach i drogę zlecenia od bufora do faktury |
| Zlecenia | Podgląd zleceń i pojazdów na mapie | Mapę floty z danych GPS, trasę zlecenia z dystansem i czasem, ETA oraz wyszukiwanie pojazdu po numerze rejestracyjnym |
| Zlecenia | Baza POI i adresów | Stałe punkty trasy: dodawanie punktu, współrzędne, wybór adresu w zleceniu i porządek w bazie |
| Weryfikacja kontrahentów | Dział weryfikacji klienta | Sprawdzenie nowego klienta w rejestrach oraz uwagi i blokady nakładane na kontrahenta |
| Weryfikacja kontrahentów | Weryfikacja wniosku o nadanie limitu | Rozpatrzenie wniosku o limit kredytowy i decyzję o limicie miękkim i twardym, która działa przy zleceniach |
| Przeprawy promowe | Dział obsługi zleceń promowych | Relacje armatorów, cenniki w okresach, dopłaty BAF i ETS, narzuty klientów i wycenę zlecenia promowego |
| Finanse | Dodanie faktury kosztowej | Rejestrację faktury przewoźnika albo dostawcy, powiązanie ze zleceniem, walutę i kurs oraz wpływ na wynik przewozu |
| Flota | Menedżer floty | Kartotekę pojazdów i naczep, terminy techniczne, wydatki i karty paliwowe oraz uprawnienia kierowców |
Instrukcje opisują funkcje, które działają dziś. Moduły w przygotowaniu, takie jak eCMR albo import faktur kosztowych z KSeF, są w tekstach wyraźnie oznaczone jako plan i nie mają jeszcze procedur.
Role w linkway.TMS
Każde stanowisko widzi to samo zlecenie, ale w innym momencie i z innym zakresem działań. Instrukcje odnoszą się do ról, które występują w większości firm transportowych i spedycyjnych:
- Spedytor - przyjmuje zlecenie i dobiera do niego przewoźnika. Pracuje głównie na liście zleceń i karcie zlecenia.
- Dyspozytor - pilnuje realizacji: pozycji pojazdów na mapie i statusów przysyłanych z aplikacji kierowcy, z których wynika ETA.
- Dział weryfikacji klienta - sprawdza nowych klientów w rejestrach i rozpatruje wnioski o limit kredytowy.
- Dział obsługi zleceń promowych - prowadzi relacje i cenniki armatorów oraz wycenia przeprawy w zleceniach.
- Księgowość - rejestruje faktury kosztowe i pilnuje, żeby koszt trafił do wyniku właściwego przewozu.
- Menedżer floty - prowadzi kartotekę pojazdów i naczep oraz pilnuje terminów technicznych.
Pozostałe role, na przykład administrator, konfigurują system dla całej firmy: nadają uprawnienia i ustawiają poziomy reakcji reguł kontroli dla stanowisk. Zmiana konfiguracji działa od razu, bez nowej wersji systemu, dlatego to, co widzi spedytor, może się różnić między firmami.
Od czego zacząć
Nowy użytkownik najszybciej odnajdzie się w systemie, jeśli przejdzie instrukcje w tej kolejności:
- Logowanie i rola. Wejdź do panelu i sprawdź, jakie widoki ma Twoja rola. Opisuje to instrukcja wymagań systemowych i logowania.
- Kartoteki. Upewnij się, że kontrahenci i pojazdy są w kartotekach, a stałe punkty trasy w bazie POI. Punkty zapisujesz według instrukcji bazy POI i adresów.
- Pierwsze zlecenie. Załóż zlecenie z trasą i przed wysyłką do przewoźnika sprawdź zakładkę Kontrole. Pomoże w tym instrukcja zarządzania zleceniami.
- Realizacja. Obserwuj przewóz na mapie i w historii statusów, a po rozładunku sprawdź dokumenty. Mapę opisuje instrukcja podglądu zleceń i pojazdów.
Kierowca pracuje w aplikacji linkway.TRACKER na telefonie z Androidem. Z biurem łączy go to samo zlecenie: statusy i zdjęcia dokumentów z aplikacji trafiają do historii zlecenia w panelu. Pełny opis systemu dla firmy transportowej znajdziesz na stronie linkway.TMS.
Typowe zadania i gdzie je znaleźć
Większość pytań do instrukcji dotyczy kilku powtarzalnych sytuacji. Poniżej każda z nich z instrukcją, która na nią odpowiada:
- Klient pyta, gdzie jest jego towar. Pojazd znajdziesz po końcówce numeru rejestracyjnego, a przy zleceniu sprawdzisz ETA i kolor terminowości. Opisuje to instrukcja mapy.
- Zlecenie nie chce wyjść do przewoźnika. Przyczynę pokazuje zakładka Kontrole na karcie zlecenia, a instrukcja zarządzania zleceniami wyjaśnia, co zrobić z blokadą i ostrzeżeniem.
- Nowy klient chce odroczonego terminu płatności. Spedytor składa wniosek o limit, a dział weryfikacji rozpatruje go według instrukcji wniosku o nadanie limitu.
- Ten sam magazyn ma w bazie kilka wersji adresu. Instrukcja bazy POI pokazuje, jak wybrać właściwy punkt i uporządkować duplikaty.
- Faktura przewoźnika nie pojawia się w wyniku przewozu. Najczęściej brakuje powiązania ze zleceniem, co opisuje instrukcja dodania faktury kosztowej.
- Kierowca ma wygasające uprawnienia. Terminy oznaczone kolorem pokazuje kartoteka kierowców, opisana w instrukcji menedżera floty.
Jak czytać instrukcje
Instrukcje stosują kilka stałych zapisów, które ułatwiają szybkie odnalezienie przycisku albo pola w systemie:
- nazwy przycisków i pól są w cudzysłowie, na przykład „Dodaj” albo „Zapisz”;
- ścieżka w menu jest zapisana ze strzałką, na przykład Kartoteki → Baza POI;
- procedury są ponumerowane, a każdy punkt opisuje jedną czynność i jej skutek;
- tabele opisują pola formularzy i typowe błędy razem z przyczyną i sposobem usunięcia.
Widok w Twojej firmie może różnić się szczegółami od opisu. Wynika to z konfiguracji: reguły kontroli mają poziomy reakcji ustawiane dla każdego stanowiska, a menu zależy od roli. Jeśli funkcji z instrukcji nie ma w Twoim menu, zapytaj administratora firmy o uprawnienia.
Instrukcje nie zastępują szkolenia przy wdrożeniu, podczas którego zespół Linkway uczy dyspozytorów i kierowców pracy na danych firmy. Przebieg wdrożenia opisuje artykuł o procesie wdrożenia systemu TMS, a zasady kontroli zleceń artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.