Automatyczna kontrola zleceń w linkway.TMS sprawdza każde zlecenie transportowe regułami przypisanymi do momentów jego obiegu. System ma 69 reguł w czterech kategoriach, a administrator ustawia dla każdego stanowiska, jak ostro reaguje każda z nich, od blokady po brak kontroli. Dzięki temu zlecenie z przewoźnikiem bez ważnej polisy OCP albo dla klienta ponad limitem kredytowym zatrzymuje się przy wpisywaniu danych, a nie po szkodzie.
Funkcja działa w linkway.TMS już dziś. Poniżej opisujemy bramki w obiegu zlecenia, poziomy reakcji, przykłady reguł z każdej kategorii oraz sposób, w jaki firma dopasowuje kontrolę do stanowisk.
Dlaczego zlecenie trzeba sprawdzić, zanim wyjdzie z firmy
Spedytor wprowadza dziennie kilkanaście albo kilkadziesiąt zleceń, często pod presją czasu i przy dzwoniącym telefonie. Wygasła polisa OCP przewoźnika albo klient dawno po limicie kredytowym nie są widoczne w formularzu w chwili wpisywania danych. Nie widać też, że ładunek wysokiej wartości trafia do przewoźnika bez weryfikacji do takich przewozów.
Takie przeoczenia wychodzą dopiero przy szkodzie albo przy fakturze, której klient nie zapłaci. Informacja, która mogła im zapobiec, zwykle była w firmie już w chwili przyjmowania zlecenia, tylko nie dotarła do osoby podejmującej decyzję.
Dlatego podstawą systemu zarządzania transportem nie jest sam formularz zlecenia, tylko zestaw reguł, który sprawdza ten formularz w trakcie pracy. Każdą regułę przypisuje się do konkretnego momentu obiegu i ustawia jej siłę dla danego stanowiska, więc kontrola nie spowalnia pracy tam, gdzie nie jest potrzebna.
Trzy bramki w obiegu zlecenia
Każda reguła kontrolna jest przypisana do jednej z trzech faz obiegu, a nie sprawdzana raz przy zapisie całego formularza. Zlecenie z błędem w danych ładunku zapisze się bez przeszkód, ale nie przejdzie zatwierdzenia. Zlecenie bez potwierdzonego pojazdu przejdzie zatwierdzenie, ale nie wyjdzie do przewoźnika.
Bramka 1 - zapis zlecenia
Przy zapisie system sprawdza podstawową spójność danych. Zlecenie robocze może być niekompletne, bo na początku wiele informacji dopiero spływa od klienta, a kontrola nie powinna wtedy blokować pracy. Spedytor zapisuje szkic i uzupełnia go, gdy dostanie brakujące dane.
Bramka 2 - zatwierdzenie
Na tym etapie zapada decyzja handlowa, więc kontrola jest ściślejsza. Reguły sprawdzają wartość ładunku, wymogi klienta, terminy płatności, zgodność trasy i marżę wobec przyjętego progu. Tu działa też tolerancja limitu kredytowego opisana niżej.
Bramka 3 - wysyłka do przewoźnika
Ostatnia bramka dotyczy przewoźnika: jego statusu, polisy OCP, licencji oraz potwierdzonego pojazdu z naczepą. To ostatni moment, w którym błąd da się zatrzymać bez kosztu, bo po wysyłce przewoźnik planuje już auto pod ładunek.
Ta sama reguła w innej fazie znaczy co innego. Brak potwierdzonego pojazdu przy zapisie szkicu jest normalny, a przy wysyłce do przewoźnika staje się powodem blokady.
Jedno zlecenie przez trzy bramki
Mechanizm dobrze widać na zleceniu ze zrzutu w następnej sekcji. Spedytor zapisał je jako szkic w buforze i zapis przeszedł bez blokad. Przed zatwierdzeniem czeka ostrzeżenie: termin płatności przychodu wynosi 21 dni, a kartoteka klienta przewiduje 14. Spedytor uzgadnia termin z działem obsługi klienta albo świadomie potwierdza ostrzeżenie, a potwierdzenie zostaje w historii zlecenia.
Wysyłkę do przewoźnika zatrzymuje blokada, bo pojazd albo naczepa są oznaczone jako do potwierdzenia. Zlecenie wyjdzie dopiero wtedy, gdy spedytor uzupełni dane pojazdu. Przewoźnik dostaje więc zlecenie, które przeszło wszystkie bramki, a nie takie, które trzeba będzie poprawiać po telefonie od kierowcy.
Pięć poziomów reakcji systemu
Wynik reguły nie jest zero-jedynkowy. Każda reguła ma poziom domyślny i poziom własny nadawany w profilu stanowiska, a administrator wybiera go spośród pięciu możliwości. Tabela zestawia poziomy od blokady po brak kontroli.
| Poziom reakcji | Co robi system | Jak spedytor idzie dalej |
|---|---|---|
| Blokada | Zatrzymuje zlecenie w fazie, do której przypisano regułę | Usuwa przyczynę albo uzyskuje zgodę osoby z szerszymi uprawnieniami |
| Ostrzeżenie | Pokazuje komunikat z przyciskiem „Potwierdź” | Świadomie potwierdza, a decyzja trafia do historii zlecenia |
| Do weryfikacji | Wskazuje sprawę do sprawdzenia | Sprawdza wskazaną daną |
| Informacja | Pokazuje komunikat bez wpływu na dalszy przebieg pracy | Pracuje dalej bez dodatkowego kroku |
| Bez kontroli | Nie sprawdza reguły na danym stanowisku | Nie widzi komunikatu |
Blokady nie da się ominąć skrótem. Ustępuje dopiero po usunięciu przyczyny albo po zgodzie osoby z szerszymi uprawnieniami. Uprawnienia system sprawdza na każdym poziomie, od pozycji w menu po zapytanie do bazy danych, więc zgody nie wyda ktoś, kto nie ma do tego roli.
Zakładka Kontrole na karcie zlecenia zbiera wyniki wszystkich reguł. Liczniki pokazują blokady, ostrzeżenia, potwierdzenia i informacje, a pod nimi widać, ile blokad czeka zlecenie w każdej fazie. Na zrzucie zapis przechodzi bez blokad, ale przed zatwierdzeniem i wysyłką zostają sprawy do załatwienia.
Cztery kategorie reguł i przykłady
Każda z 69 reguł należy do jednej z czterech rodzin: zleceniodawca, przewoźnik, rentowność oraz trasa i adresy. Na zakładce Kontrole komunikaty są pogrupowane właśnie według tych kategorii, więc spedytor od razu widzi, czy problem dotyczy klienta, czy przewoźnika.
| Kategoria | Czego dotyczą reguły | Przykład |
|---|---|---|
| Zleceniodawca | Klienta, na przykład jego warunków płatności | Termin płatności w zleceniu dłuższy niż w kartotece klienta |
| Przewoźnik | Przewoźnika i jego pojazdu, na przykład polisy OCP albo potwierdzenia pojazdu | Pojazd albo naczepa oznaczone jako do potwierdzenia |
| Rentowność | Opłacalności zlecenia, na przykład marży | Marża zlecenia niższa od progu przyjętego przez firmę |
| Trasa i adresy | Punktów trasy i ich adresów | Kod pocztowy niezgodny z formatem przyjętym dla kraju |
Reguły z różnych kategorii działają w różnych fazach. Ostrzeżenie o terminie płatności pojawia się przy zatwierdzeniu, bo dotyczy decyzji handlowej, a blokada niepotwierdzonego pojazdu działa przy wysyłce do przewoźnika. Jak system liczy wynik całego wyjazdu, opisuje artykuł o tym, jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.
Reguły przewoźnika w praktyce
Przy zleceniu widać polisę OCP przewoźnika z sumą gwarancyjną, jego licencje, status na białej liście VAT, daty weryfikacji podstawowej i HV dla ładunków wysokiej wartości oraz wynik sprawdzenia w rejestrze KREPT. Rejestr ma tryb awaryjny: spedytor może pominąć tę weryfikację, wpisując powód pominięcia.
Kontrola obejmuje też kierowcę. Kartoteka kierowców oznacza kolorem terminy ważności uprawnień: czerwony oznacza termin miniony, pomarańczowy do 7 dni, żółty do 30, a niebieski do 60 dni. Reguła nie pozwoli wysłać zlecenia do kierowcy z nieważnym uprawnieniem.
Komunikat, który mówi, co poprawić
Reguła traci sens, jeśli jej komunikat trzeba najpierw rozszyfrować. Każde zgłoszenie mówi wprost, co jest nie tak i co z tym zrobić, zamiast odsyłać do numeru błędu. Tak brzmią przykładowe komunikaty:
- Ładunek wymaga kontrolowanej temperatury, a do zlecenia przypisano zestaw bez zabudowy chłodniczej.
- Wartość ładunku przekracza ustalony próg, a wymóg ładunku wysokiej wartości nie został zaznaczony.
- Termin płatności przychodu to 21 dni, a kartoteka klienta przewiduje 14. Uzgodnij termin z działem obsługi klienta.
- Kod pocztowy punktu załadunku nie odpowiada formatowi przyjętemu dla danego kraju.
- Pojazd albo naczepa są oznaczone jako do potwierdzenia. Uzupełnij dane przed wysłaniem zlecenia do przewoźnika.
Druga część komunikatu, czyli wskazówka, co zrobić, skraca czas reakcji. Spedytor nie szuka instrukcji ani nie pyta działu wsparcia, tylko poprawia dane albo uzgadnia warunki z osobą, która za nie odpowiada. Wymagania wobec pojazdów do przewozu żywności w kontrolowanej temperaturze opisuje hasło konwencja ATP.
Profile stanowiskowe i zestaw kontroli na zleceniu
Reguły przypisuje się do profili stanowiskowych, a nie do całej firmy. Młodszy spedytor może pracować w trybie ostrzejszym, a kierownik spedycji z szerszą tolerancją progów, na przykład przy zleceniu, które lekko przekracza limit kredytowy klienta. Ta sama reguła ma więc na różnych stanowiskach różny poziom reakcji.
Zestaw kontroli jest utrwalany na zleceniu. Zakładka Kontrole podaje, kiedy i z którego profilu go utrwalono, a ten sam zestaw obowiązuje każdego, kto otworzy zlecenie. Przycisk „Odśwież zestaw kontroli” wczytuje go ponownie.
Utrwalenie ma znaczenie przy późniejszej analizie. Kierownik, który miesiąc później sprawdza sporne zlecenie, widzi warunki z chwili pracy spedytora. Także lista zleceń pokazuje, który zestaw kontroli nią rządzi.
Tolerancja limitu kredytowego
Przy zleceniu spedytor widzi limit kredytowy klienta: limit miękki i twardy, bieżące zaangażowanie, kwotę pozostałą w limicie i procent jego wykorzystania. Do tego dochodzi źródło limitu, na przykład ubezpieczyciel, oraz data jego ważności.
Tolerancja określa, o ile wolno przekroczyć limit miękki bez akceptacji przełożonego, i jest przypisana do stanowiska. W przykładzie ze zrzutu limit miękki wynosi 94 000 zł, a zapas tolerancji spedytora 9400 zł. Przekroczenie mieszczące się w tym zapasie spedytor zatwierdzi sam, a większe skieruje zlecenie do akceptacji przełożonego.
Weryfikację kontrahentów i ścieżkę akceptacji przy przekroczonym limicie szerzej opisuje artykuł o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.
Zmiana reguły bez nowej wersji systemu
Administrator dostaje 69 reguł i profile stanowiskowe. Zmiana progu marży albo przełączenie reguły z ostrzeżenia na blokadę to konfiguracja, a nie praca programisty.
System wczytuje zmiany konfiguracji na gorąco, bez nowej wersji oprogramowania i bez okna serwisowego. Nowa reguła albo raport powstaje jako konfiguracja, więc firma dostosowuje kontrolę do nowej procedury w ciągu dni, a nie kwartałów. Nowe funkcje też trafiają do systemu jako kolejne moduły i elementy konfiguracji, a klient pracuje dalej na tej samej instancji i bazie danych.
Jak ustawić poziomy reakcji na start
Ustawienie wszystkich reguł na blokadę od pierwszego dnia zatrzymuje pracę, a ustawienie wszystkich na informację niczego nie zatrzymuje. Rozsądniej przejść przez konfigurację etapami:
- Blokady tylko dla spraw, których firma nie akceptuje w żadnym przypadku, na przykład wysyłki do przewoźnika bez ważnej polisy OCP.
- Pozostałe reguły jako ostrzeżenia, żeby zobaczyć, jak często się pojawiają w codziennej pracy.
- Przegląd potwierdzonych ostrzeżeń w historii zleceń. Reguła potwierdzana przy prawie każdym zleceniu prawdopodobnie ma źle ustawiony próg, a rzadko potwierdzana może przejść na blokadę.
- Szersza tolerancja tylko dla stanowisk, które odpowiadają za decyzję, na przykład dla kierownika spedycji.
Moduły, które dopiero dołączą do systemu, między innymi eCMR i import faktur kosztowych z KSeF, opisuje strona Linkway TMS 2027. Kontrola zleceń i weryfikacja przewoźników nie należą do tych planów, bo działają już dziś.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.