Wdrożenie linkway.TMS przebiega w czterech etapach: analiza procesów, konfiguracja z integracjami, szkolenie ze startem pracy oraz wsparcie i rozwój. System działa w przeglądarce, więc firma nie instaluje serwerów ani programu na stanowiskach, a praca skupia się na danych i procesach. Na każdym etapie część zadań należy do firmy, a część do zespołu Linkway.
Poniżej opisujemy, co dzieje się na każdym etapie, jakie dane przygotować przed konfiguracją, jak przebiega podłączenie GPS i ERP oraz jakie przeszkody zdarzają się po drodze. Opis samego systemu jest na stronie linkway.TMS.
Cztery etapy wdrożenia i podział zadań
Każdy etap kończy się efektem, od którego zależy następny. Po analizie firma ma plan wdrożenia, a po konfiguracji system z własnymi danymi. Szkolenie kończy się startem pracy produkcyjnej, od którego zaczyna się etap wsparcia i rozwoju.
Schemat pokazuje, kto co robi na każdym etapie. Firma dostarcza wiedzę o swoich procesach i dane do przeniesienia, a zespół Linkway zamienia je w konfigurację systemu i przygotowuje ludzi do pracy.
Które moduły obejmuje wdrożenie
Zakres wdrożenia wynika z analizy. Firma może zacząć od samego linkway.TMS i dołożyć pozostałe moduły później, bo każdy z nich działa osobno. Tabela pokazuje, co obejmuje wdrożenie poszczególnych modułów i co firma przygotowuje po swojej stronie.
| Moduł | Co obejmuje wdrożenie | Co przygotowuje firma |
|---|---|---|
| linkway.TMS | Role i uprawnienia, reguły kontroli, szablony wydruków, przeniesienie kartotek | Opis obiegu zleceń oraz dane kartotek |
| linkway.TRACKER | Uruchomienie aplikacji na telefonach kierowców i szkolenie z jej obsługi | Telefony z Androidem i listę kierowców |
| linkway.INTEGRATOR | Połączenia z systemami GPS i przypisanie pojazdów do jednej kartoteki | Dostępy do systemów GPS, także u podwykonawców |
| linkway.BRIDGE | Analiza, konfiguracja API, testy i utrzymanie połączeń z ERP albo platformami klientów | Wskazanie systemów do połączenia i osoby kontaktowej po stronie IT |
| linkway.AI | Bez osobnego wdrożenia, bo warstwa działa na danych z systemów Linkway | Nic ponad dane gromadzone w pozostałych modułach |
Moduły korzystają ze wspólnych danych. Pozycje pojazdów z linkway.INTEGRATOR i statusy z aplikacji kierowcy trafiają do zlecenia w linkway.TMS, więc dane z kolejnych modułów trafiają do tego samego rekordu zlecenia, a nie do osobnej bazy.
Etap 1 - analiza procesów
Analiza zaczyna się od obiegu zlecenia w firmie: jak przychodzi, kto je przyjmuje, kto zatwierdza i jak wygląda rozliczenie. Zespół Linkway poznaje specyfikę firmy oraz obieg zleceń i dokumentów, a potem dobiera moduły, które będą potrzebne. Firma opisuje, jak pracuje dziś, łącznie z wyjątkami, których nie ma w żadnej procedurze.
Wynikiem analizy jest dokument z planem wdrożenia. Opisuje zakres funkcjonalny systemu i potrzebne integracje, a na jego podstawie powstaje harmonogram. Na tym etapie firma odpowiada na kilka pytań:
- Jakie przewozy obsługuje: flotą własną, przez podwykonawców czy w obu modelach?
- Kto przyjmuje zlecenie, a kto je zatwierdza?
- Z jakich systemów GPS korzysta flota własna, a z jakich podwykonawcy?
- Jakiego programu finansowo-księgowego albo systemu ERP używa firma?
- Jakie wydruki i dokumenty wychodzą do klienta, a jakie do przewoźnika?
- Które sytuacje mają zatrzymywać zlecenie, a które tylko ostrzegać spedytora?
- Kto po stronie firmy będzie administrował profilami stanowisk i regułami kontroli?
Pominięcie analizy nie skraca wdrożenia. Przenosi te same ustalenia na moment, w którym system już pracuje, a każda poprawka dotyczy wtedy zleceń w toku.
Przykład: od analizy do planu
Weźmy spedycję, która obsługuje zlecenia flotą własną i podwykonawcami, a jej przewoźnicy korzystają z różnych systemów GPS. Analiza wskaże wtedy konkretne prace: scalenie kartotek z kilku arkuszy, zebranie dostępów do paneli telematyki, ustawienie reguły zatrzymującej wysyłkę do przewoźnika bez ważnej polisy OCP oraz połączenie z programem księgowym.
Plan przypisze każdą z tych prac do etapu i osoby. Kartoteki przygotuje firma, a kontakt z podwykonawcami może przejąć zespół Linkway w ramach usługi onboardingu. Reguły kontroli ustawi się przy konfiguracji, zanim spedytorzy zaczną pracę na danych produkcyjnych.
Etap 2 - konfiguracja i integracje
Na tym etapie zespół Linkway ustawia system pod procesy firmy. Konfiguracja obejmuje role użytkowników i reguły kontroli zleceń. Osobno powstają szablony wydruków i dokumentów, które wychodzą do klientów i przewoźników.
linkway.TMS ma 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami, sprawdzanymi aż do zapytania do bazy danych. Dyspozytor widzi więc tylko funkcje, których potrzebuje, a pracownik księgowości nie zmieni stawki w zleceniu, jeśli jego rola na to nie pozwala.
Reguły kontroli ustawia się dla stanowisk: 69 reguł w trzech fazach obiegu, każda z własnym poziomem reakcji. Na start lepiej sprawdzają się ostrzeżenia, a blokady warto zostawić dla spraw, których firma nie akceptuje w żadnym przypadku. Mechanizm opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych.
Dokumenty i wydruki powstają z danych zlecenia, więc szablony trzeba przygotować przed startem, a nie po pierwszych reklamacjach klientów. Jak system prowadzi dokumentację przewozu, omawia tekst o tym, jak linkway.TMS ułatwia zarządzanie dokumentami.
Dane do przeniesienia
Dotychczasowe dane przenosi się do nowej bazy z arkuszy albo ze starego programu. Najwięcej pracy wymagają zwykle kartoteki, bo w arkuszach ten sam kontrahent potrafi występować kilka razy pod różnymi nazwami. Tabela zestawia dane, które firma przygotowuje przed konfiguracją.
| Dane | Gdzie trafiają w systemie | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|---|
| Klienci, przewoźnicy, spedycje i armatorzy | Kartoteka kontrahentów z rolami | Jedna firma może mieć kilka ról, więc duplikaty z różnych arkuszy trzeba scalić przed przeniesieniem |
| Limity kredytowe i polisy | Dane przy kontrahencie: limity, polisy, licencje i weryfikacje | Limit ma źródło i datę ważności, a polisa OCP sumę gwarancyjną |
| Kierowcy | Kartoteka kierowców z terminami uprawnień | System oznacza terminy kolorem, więc daty muszą być aktualne od pierwszego dnia |
| Pojazdy i naczepy | Wspólna kartoteka floty własnej i podwykonawców | Pojazdy odróżnia właściciel, a identyfikują je numer rejestracyjny i VIN |
| Dostępy do systemów GPS | linkway.INTEGRATOR | Potrzebne są dostępy od każdego dostawcy telematyki, także u podwykonawców |
Kontrahenta nie trzeba przepisywać z dokumentów. Po wpisaniu numeru NIP system pobiera dane rejestrowe, a weryfikacja VIES i BISNODE sprawdza aktywność w unijnym rejestrze VAT oraz wiarygodność płatniczą.
Podłączenie systemów GPS
linkway.INTEGRATOR pobiera pozycje z ponad 230 systemów GPS i telematyki, więc firma nie wymienia urządzeń w pojazdach. Mieszana flota i podwykonawcy z różnymi dostawcami telematyki trafiają na jedną mapę. Podłączenie przebiega w czterech krokach:
- Firma przekazuje dostępy do systemów GPS, z których korzysta.
- Zespół konfiguruje połączenia i przypisuje pojazdy do jednej kartoteki.
- Cała flota pojawia się na mapie z lokalizacją i statusem w czasie rzeczywistym.
- Opcjonalnie dane łączą się z systemem ERP.
Na liście integracji są między innymi GIPSI, Geotik, Almaks i Geotab GO9. Podwykonawców firma nie musi obsługiwać sama: przekazuje listę przewoźników, a zespół Linkway kontaktuje się z każdym z nich i konfiguruje udostępnianie sygnału GPS.
Przebieg tego kroku w szczegółach opisuje artykuł o wdrożeniu linkway.INTEGRATOR.
Integracja z ERP i platformami klientów
Wymianę danych z systemem ERP prowadzi linkway.BRIDGE. Łączy linkway.TMS z systemami takimi jak Comarch i SAP, a statusy i ETA przekazuje na platformy kontrahentów, na przykład Project44 i Transporeon.
Integrację prowadzi zespół Linkway: analizuje wymagania, konfiguruje API, testuje połączenie i utrzymuje je po starcie. Systemy klienta zostają bez zmian. Transmisja jest szyfrowana, a zespół monitoruje połączenia i prowadzi audyt przepływów danych.
Sprawdzenie przed startem
Przed startem konfigurację sprawdza się na przykładowych zleceniach, w warunkach zbliżonych do codziennej pracy. Spedytor zakłada zlecenie z trasą wielopunktową i sprawdza, czy reguły kontroli reagują tak, jak ustalono w analizie. Dokumenty z nowych szablonów warto wydrukować przed pierwszym prawdziwym zleceniem, a nie po reklamacji klienta.
Etap 3 - szkolenie i start pracy
Szkolenie obejmuje każdą grupę, która pracuje w systemie: dyspozytorów, spedytorów, osoby z działu fakturowania i kierowców. Każda rola ma własne menu, więc szkolenie odbywa się na widokach, które dana osoba zobaczy w codziennej pracy.
Wszystkie listy w systemie korzystają z jednego komponentu siatki, dlatego zlecenia, kartoteki, konfigurację i raporty obsługuje się tak samo. Użytkownik uczy się raz, na przykład filtrowania w kolumnie albo przełączania widoków, i stosuje to wszędzie.
Zespołowi warto pokazać, co przestaje robić. Spedytor nie przepisuje danych klienta do zlecenia dla przewoźnika, bo wybiera je z kartoteki, a dyspozytor nie dzwoni do kierowcy po status, bo ten spływa z aplikacji. Takie przykłady przekonują szybciej niż lista funkcji.
Uruchomienie aplikacji dla kierowców
Kierowcy pracują na linkway.TRACKER, aplikacji na Androida, która nie wymaga terminali pokładowych. Na szkoleniu uczą się zmieniać statusy jednym dotknięciem i dołączać zdjęcia dokumentów do zlecenia.
Aplikacja działa także bez zasięgu: zapisuje zdarzenia w telefonie i wysyła je po odzyskaniu połączenia, z zachowaniem rzeczywistego czasu zdarzenia. Kierowca podwykonawcy nie musi zakładać konta, bo lokalizację do zlecenia udostępnia po wpisaniu sześciocyfrowego kodu.
Pierwsze dni na danych produkcyjnych
Od startu pracy produkcyjnej zlecenia powstają w systemie, a nie w arkuszu. Uruchomienie odbywa się przy wsparciu zespołu Linkway, bo pierwsze dni pokazują, które ustawienia z analizy trzeba dopasować. W tym czasie dobrze jest sprawdzić:
- czy wszystkie nowe zlecenia trafiają do systemu, a arkusz nie prowadzi drugiej wersji tych samych danych,
- które ostrzeżenia kontroli spedytorzy potwierdzają przy prawie każdym zleceniu, bo to sygnał do korekty progów,
- czy statusy z aplikacji kierowcy spływają przy każdym zleceniu,
- czy faktury powstają z danych zlecenia i trafiają do KSeF bez ręcznych poprawek.
Pomaga w tym pulpit spedytora. Pokazuje zlecenia z blokadą i obciążenie dni od tygodnia wstecz do tygodnia w przód, więc od razu widać, gdzie reguły zatrzymują pracę.
Etap 4 - wsparcie i rozwój
Po starcie firma korzysta ze stałej pomocy zespołu Linkway i dokłada kolejne moduły w miarę rozwoju. Zmiany konfiguracji, takie jak nowy raport albo reguła kontroli, system wczytuje na gorąco, bez nowej wersji i bez okna serwisowego.
Nowe funkcje trafiają do systemu jako kolejne moduły, a klient pracuje dalej na tej samej instancji i bazie danych. W przygotowaniu są między innymi:
- moduł eCMR z podpisami nadawcy i odbiorcy w aplikacji kierowcy,
- import faktur kosztowych z KSeF oraz odczyt danych ze skanów faktur i CMR,
- kalkulator e-TOLL do wyliczania opłat drogowych przy planowaniu trasy,
- czas pracy kierowców z danych tachografu cyfrowego,
- połączenie z giełdami transportowymi oraz obsługa faktoringu i SENT.
Rozwój dotyczy też integracji. Gdy nowy zleceniodawca wymaga statusów i ETA na swojej platformie, na przykład w Transporeon, połączenie konfiguruje zespół Linkway w linkway.BRIDGE, a spedytorzy pracują w linkway.TMS tak jak dotąd.
Plan rozwoju opisuje strona Linkway TMS 2027. Osobnego wdrożenia nie wymaga warstwa linkway.AI, która działa na danych zgromadzonych w systemach Linkway: sygnalizuje ryzyko opóźnień i podsuwa sugestie tras z historii przejazdów. Szerzej o tym kierunku pisze artykuł o programie TMS wyposażonym w AI.
Typowe przeszkody i jak ich uniknąć
Przeszkody we wdrożeniu TMS rzadko są techniczne. Zwykle dotyczą danych i przyzwyczajeń zespołu, dlatego da się je przewidzieć już na etapie analizy.
| Przeszkoda | Skutek | Jak jej uniknąć |
|---|---|---|
| Kartoteki rozproszone w kilku arkuszach | Duplikaty kontrahentów i pojazdów w nowej bazie | Scalić dane przed przeniesieniem i wskazać jedno źródło dla każdej kartoteki |
| Brak dostępów do systemów GPS podwykonawców | Część floty nie pojawia się na mapie | Zebrać dostępy w analizie albo zlecić kontakt z podwykonawcami zespołowi Linkway |
| Wszystkie reguły kontroli od razu na blokadzie | Zlecenia stają przy każdej drobnej niezgodności | Zacząć od ostrzeżeń i przestawić na blokadę po przeglądzie potwierdzeń |
| Równoległa praca w arkuszu i w systemie | Dwie wersje danych o tym samym zleceniu | Ustalić dzień, od którego zlecenia powstają tylko w systemie |
| Szkolenie tylko części zespołu | Statusy z drogi albo faktury nie trafiają do systemu | Przeszkolić każdą grupę, która dotyka zlecenia, łącznie z kierowcami |
| Brak administratora po stronie firmy | Zmiany reguł i profili nie mają właściciela | Wyznaczyć osobę, która zna procesy i ma uprawnienia do konfiguracji |
Każdą z tych przeszkód łatwiej usunąć przed startem niż na zleceniach w toku. Dlatego plan z pierwszego etapu powinien wymieniać źródła danych i osoby, które odpowiadają za ich jakość.
Co zmienia model SaaS we wdrożeniu
linkway.TMS działa w przeglądarce i nie wymaga instalacji, a firma płaci miesięczny abonament zamiast kupować licencję. Wdrożenie nie obejmuje więc zakupu serwerów ani instalacji programu na stanowiskach, a czas wdrożenia wypełnia praca z procesami i danymi.
Dane klienta są w osobnej instancji i bazie, a ten sam system można uruchomić w chmurze Linkway albo w serwerowni klienta. Wybór miejsca należy do klienta, a izolacja danych obejmuje także kopie zapasowe. Model chmurowy szerzej opisuje artykuł o tym, jak działa system TMS w chmurze.
Czas uruchomienia zależy od liczby integracji i złożoności procesów, dlatego harmonogram ustala się po analizie, a nie po starcie. System obsługuje zarówno firmy z kilkoma pojazdami, jak i spedycje z setkami zleceń dziennie. Mała firma może zacząć od zleceń i aplikacji dla kierowców, a integracje z ERP dołożyć później.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.