Dział weryfikacji klienta w linkway.TMS decyduje, czy firma może obsługiwać klienta z odroczonym terminem płatności i do jakiej kwoty. Rozpatruje wnioski o limit kredytowy i sprawdza dane firmy w rejestrach oraz w raportach VIES i BISNODE. Klienta z zaległościami może oznaczyć uwagą albo zablokować. Rolę dostają osoby odpowiedzialne w firmie za ryzyko kredytowe, a skutki ich decyzji spedytor widzi na karcie każdego zlecenia.
Instrukcja opisuje zakres roli, jej widoki, pracę przy nowym kliencie i współpracę ze spedytorem oraz finansami. Rozpatrzenie pojedynczego wniosku, sekcja po sekcji, opisuje osobna instrukcja weryfikacji wniosku o nadanie limitu.
Zakres roli i widoki
Każda z 11 ról w linkway.TMS ma osobne menu i uprawnienia, sprawdzane na każdym poziomie, od pozycji w menu po zapytanie do bazy danych. Dział weryfikacji klienta nie zakłada zleceń ani nie wystawia faktur. Pracuje na wnioskach składanych przez spedytorów i na kartotekach, w których zapisuje swoje decyzje.
Rolę wybiera się w przełączniku ról w górnym pasku panelu. Po przełączeniu menu boczne pokazuje moduły przypisane do tej roli, zebrane w tabeli poniżej.
| Widok | Co zawiera | Do czego służy |
|---|---|---|
| Nowe wnioski | Wnioski o limit przesłane przez spedytorów, jeszcze nieprzyjęte do weryfikacji | Otwarcie formularza weryfikacji przyciskiem „Weryfikacja” |
| Wnioski o nadanie limitu | Wnioski w trakcie przeglądu oraz wstrzymane, na przykład z powodu braku danych | Dokończenie weryfikacji po uzupełnieniu informacji |
| Zakończone wnioski | Wnioski zatwierdzone wraz z decyzją i datą ważności limitu | Podgląd decyzji bez możliwości edycji |
| Limity miękkie i twarde | Limity wszystkich kontrahentów z kwotami i datami ważności | Zmiana limitu poza wnioskiem przyciskiem „Zmień limit” |
| Kontrahenci | Kartoteka firm z rolami i danymi rejestrowymi | Odczyt raportów VIES i BISNODE oraz zmiana statusu weryfikacji kontrahenta |
Sprawdzenie nowego klienta
Nowy klient trafia do kartoteki kontrahentów, zanim spedytor założy dla niego pierwsze zlecenie. Kartoteka jest wspólna dla wszystkich ról, a jedna firma może być w niej jednocześnie klientem i przewoźnikiem. Przed dodaniem rekordu warto więc wyszukać firmę na liście. Dzięki temu limit i raporty nie trafią do zdublowanej kartoteki.
Dane rejestrowe system pobiera sam, więc pracownik działu nie przepisuje ich z dokumentów klienta. Sprawdzenie nowego klienta przebiega tak:
- Otwórz Kartoteki, a w nich Kontrahenci. Kliknij „Dodaj” albo otwórz kartotekę założoną wcześniej przez spedytora.
- W sekcji Typ kontrahenta zaznacz Klient. Jeśli firma występuje także w innej roli, na przykład przewoźnika, zaznacz ją dodatkowo.
- Wybierz kraj i wpisz NIP. Potem kliknij „Pobierz dane rejestrowe”, a system uzupełni dane z rejestrów, w tym numery KRS i REGON.
- Sprawdź nazwę pełną i adres siedziby. Jeśli firma ma osobny adres do korespondencji, zaznacz „Inny adres korespondencyjny” i wpisz go w drugiej kolumnie.
- W sekcji VIES kliknij „Pobierz i dodaj VIES”, a w sekcji BISNODE „Pobierz i dodaj BISNODE”. Oba raporty dostaną datę pobrania i datę ważności.
- Uzupełnij wizytówki osób kontaktowych. Każda ma imię, nazwisko, rolę, telefon i adres e-mail.
- Zapisz kartotekę. Limit kredytowy nadaje się osobno: przez wniosek spedytora albo w kartotece limitów.
Raporty VIES i BISNODE
VIES potwierdza, czy firma jest aktywnym podatnikiem VAT w Unii Europejskiej. BISNODE dostarcza raport wywiadowni gospodarczej o wiarygodności płatniczej firmy. Każdy raport ma w kartotece datę pobrania i datę ważności, a wcześniejsze wersje zostają w historii, którą otwierają przyciski „Kartoteka VIES” i „Kartoteka BISNODE”.
Nieaktywny numer VAT UE jest sygnałem, żeby przed nadaniem limitu wyjaśnić z klientem jego status podatkowy. Raport wywiadowni nie zastępuje przy tym własnej historii płatności klienta. Pracownik działu zestawia go z saldem należności, które w formularzu weryfikacji przelicza przycisk „Oblicz saldo”.
Uwagi i blokady na kontrahencie
W sekcji Dane dodatkowe formularza weryfikacji są dwa znaczniki ostrzegawcze. Uwaga oznacza klienta, który wymaga szczególnej obserwacji. Jest widoczna dla wszystkich ról, ale nie zatrzymuje pracy. Blokada wstrzymuje wystawianie nowych zleceń dla klienta, a jej zapis wymaga podania powodu.
Oba znaczniki mają datę ustanowienia i opcjonalną datę wygaśnięcia, po której system zdejmuje je sam. Blokadę bez daty wygaśnięcia zdejmuje się ręcznie: po uregulowaniu zaległości pracownik działu odznacza pole „Blokada” i zapisuje zmianę.
Wymagania klienta
W tym samym formularzu dział zapisuje wymagania klienta. Administracyjne dotyczą rozliczeń, na przykład wymogu oryginału dokumentu CMR albo importu faktury na portal klienta. Operacyjne dotyczą samego przewozu, na przykład obsługi ładunków wysokiej wartości (HV) albo standardu GDP. Warunki zapisane w kartotece nie giną w korespondencji z klientem.
Współpraca ze spedytorem i finansami
Praca działu zaczyna się zwykle od spedytora. Przy zleceniu widzi on, że klient nie ma limitu albo że zlecenie go przekracza, i składa wniosek przyciskiem „Zawnioskuj” w sekcji Limit na karcie zlecenia. Dane o fakturach i zaległościach, na których opiera się ocena, pochodzą z rozrachunków prowadzonych przez księgowość.
Odpowiedzialność za ryzyko kredytowe rozkłada się na cztery osoby albo działy:
- Spedytor składa wniosek z propozycją kwoty i komentarzem. W granicach tolerancji swojego stanowiska sam akceptuje przekroczenie limitu miękkiego.
- Osoba z profilem przełożonego akceptuje zlecenia, które przekraczają limit ponad tolerancję stanowiska spedytora.
- Dział weryfikacji klienta ustala limit wraz ze źródłem i datą ważności, a klientów z zaległościami oznacza uwagą albo blokadą.
- Księgowość prowadzi faktury i rozrachunki, z których system liczy saldo należności klienta.
Tolerancję przekroczenia limitu miękkiego ustawia administrator w profilu stanowiska, procentowo albo kwotowo, a obowiązuje wartość korzystniejsza dla firmy. Klient, który przez większość roku pracuje blisko granicy limitu, nie blokuje więc pracy spedytora. Większe ryzyko zawsze trafia do osoby z szerszymi uprawnieniami.
Zasady limitu przy zleceniu opisuje artykuł o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych, a działanie reguł, które oceniają przekroczenia, tekst o automatycznej kontroli zleceń transportowych. Pozostałe funkcje spedycyjne zbiera strona modułu linkway.TMS.
Typowe błędy i jak je usunąć
Większość problemów działu weryfikacji wynika z danych, które trafiły do systemu niepełne albo w dwóch miejscach naraz. Tabela zbiera najczęstsze objawy.
| Objaw | Przyczyna | Co zrobić |
|---|---|---|
| „Pobierz dane rejestrowe” nie zwraca danych | Wybrany zły kraj albo prefiks wpisany razem z numerem w polu NIP | Wybierz kraj i wpisz w polu NIP sam numer, bo prefiks ma osobne pole |
| Ta sama firma ma dwie kartoteki | Firmę dodano ponownie zamiast zaznaczyć jej kolejną rolę | Przed dodaniem wyszukuj firmę na liście, a zdublowany rekord zgłoś administratorowi |
| Spedytor nie widzi limitu przy zleceniu | Limit wygasł albo nadano go innej kartotece tej samej firmy | Sprawdź datę ważności w kartotece limitów i porównaj NIP z kontrahentem wybranym w zleceniu |
| Raport VIES albo BISNODE jest nieaktualny | Minęła data ważności raportu | Pobierz raport ponownie przyciskiem „Pobierz i dodaj” |
| Blokada zostaje po spłacie zaległości | Blokada nie ma daty wygaśnięcia | Odznacz pole „Blokada” i zapisz zmianę |
Powiązane instrukcje
- Zarządzanie zleceniami w linkway.TMS - baza zleceń i karta zlecenia z sekcją limitu kredytowego.
- Dodanie faktury kosztowej - praca roli Księgowość na dokumentach kosztowych.
- Wymagania systemowe i logowanie do chmury - pierwsze logowanie do panelu.
- Wszystkie instrukcje linkway.TMS - pełna lista instrukcji.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.