Fakturę kosztową dodaje w linkway.TMS księgowość, gdy firma otrzyma fakturę za usługę związaną z przewozem: od przewoźnika lub podwykonawcy za fracht albo od innego dostawcy, na przykład od armatora za przeprawę. Pozycje faktury niosą numer zlecenia, więc koszt trafia do konkretnego przewozu, a nie tylko do rejestru zakupów.
Ten sam formularz służy do rejestracji korekty faktury zakupowej i noty. Automatyczne pobieranie faktur kosztowych z KSeF jest w przygotowaniu, dlatego numer, pod którym otrzymana faktura figuruje w KSeF, wpisuje się w formularzu w osobnym polu. Plany importu z KSeF i odczytu dokumentów przez OCR przedstawia strona linkway.TMS 2027.
Kiedy rejestrujesz fakturę kosztową
Moduł fakturowania dzieli dokumenty na grupę spedycyjną i promową, a w każdej z nich faktury przychodowe są oddzielone od kosztowych. Grupę wybiera się według zlecenia, którego dotyczy koszt, a nie według wystawcy.
| Dokument | Lista w module fakturowania | Co wiąże dokument z przewozem |
|---|---|---|
| Faktura przewoźnika albo podwykonawcy za fracht | Kosztowe w grupie spedycyjnej | Numer zlecenia spedycyjnego w pozycjach faktury |
| Faktura armatora za przeprawę ze zlecenia promowego | Kosztowe w grupie promowej | Numer zlecenia promowego w pozycjach faktury |
| Faktura innego dostawcy za usługę przy zleceniu | Kosztowe w grupie, do której należy zlecenie | Numer zlecenia, którego dotyczy usługa |
| Korekta faktury zakupowej | Korekty zakupu | Numer faktury korygowanej w polu faktury źródłowej |
Koszty floty własnej, które nie dotyczą jednego zlecenia, na przykład paliwo, serwis, polisa albo rata leasingu, trafiają do wyniku inną drogą. Rejestruje się je w ewidencji wydatków z przypisaniem do pojazdu albo kierowcy, a system rozkłada je na wyjazdy według metody ustawionej dla typu wydatku. Opisuje to instrukcja roli menedżera floty.
Uprawnienia i dane potrzebne przed rejestracją
Fakturę kosztową rejestruje osoba z rolą Księgowość albo inną rolą z dostępem do fakturowania. Rolę przypisuje administrator, a linkway.TMS sprawdza uprawnienie na każdym poziomie, od pozycji w menu po zapytanie do bazy danych. Przed otwarciem formularza sprawdź:
- Sprzedawcę w kartotece kontrahentów. Wystawca faktury musi istnieć w kartotece; nowego kontrahenta dodasz z pobraniem danych rejestrowych po numerze NIP.
- Konto bankowe sprzedawcy. Rachunek do przelewu powinien być zapisany w kartotece kontrahenta, w kontach bankowych.
- Zlecenie z pozycją kosztową. Przewóz, którego dotyczy faktura, powinien mieć w sekcji kosztów pozycję z tym kontrahentem.
- Weryfikację przewoźnika. Przy fakturze przewoźnika porównaj rachunek z wynikiem sprawdzenia na białej liście VAT, widocznym w sekcji akceptacji przewoźnika na zleceniu.
Zasady sprawdzania przewoźników opisuje tekst o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.
Jak dodać fakturę kosztową
Formularz faktury kosztowej ma ten sam układ co faktura sprzedaży i faktura administracyjna: zakładki „Dokument” i „Obieg” oraz sekcje danych podstawowych, wymagań, danych finansowych, uwag i pozycji. Pola obowiązkowe oznacza niebieski pasek przy lewej krawędzi pola.
- Wybierz rolę Księgowość. Faktury kosztowe znajdziesz w menu Fakturowanie, w grupie spedycyjnej albo promowej, a koszty zleceń - w menu Rozliczenia, w widoku „Koszty”.
- Otwórz formularz faktury kosztowej. W danych podstawowych wpisz numer obcy faktury, czyli numer nadany przez sprzedawcę, i wybierz sprzedawcę z kartoteki. Jako nabywcę wskaż własną firmę.
- Przepisz z dokumentu daty sprzedaży i wystawienia, a w osobnym polu wpisz datę wpływu faktury do firmy.
- Ustaw termin płatności datą albo liczbą dni. Jeśli umowa z przewoźnikiem liczy termin od otrzymania faktury, użyj opcji liczenia terminu od daty wpływu. Termin wydrukowany na dokumencie zapisz w polu daty płatności źródłowej.
- W wymaganiach zaznacz tylko znaczniki, które dotyczą dokumentu, na przykład fakturę dwuwalutową. Przy znaczniku „Faktura wstrzymana” wpisz powód wstrzymania płatności.
- W danych finansowych wybierz walutę faktury i formę płatności, a przy walucie obcej uzupełnij datę kursu i kurs. Numer konta VAT wpisz, gdy zapłata idzie w mechanizmie podzielonej płatności.
- Dodaj pozycje przyciskiem „Dodaj pozycję”: numer zlecenia, nazwę usługi (na przykład fracht), ilość, walutę, cenę jednostkową i stawkę VAT.
- Porównaj podsumowanie z dokumentem sprzedawcy, zwłaszcza kwotę do zapłaty i sumę VAT, a potem kliknij „Zapisz”. Przycisk „Zamknij” wychodzi z formularza bez zapisu.
Pola formularza faktury kosztowej
| Pole | Sekcja | Co wpisać |
|---|---|---|
| Numer obcy faktury | Dane podstawowe | Numer nadany przez sprzedawcę, pole obowiązkowe |
| Numer obcy faktury źródłowej | Dane podstawowe | Numer faktury korygowanej, wypełniany przy korekcie |
| Numer KSeF | Dane podstawowe | Numer dokumentu w KSeF, jeśli sprzedawca wystawił go w tym systemie |
| Nabywca, Sprzedawca | Dane podstawowe | Własna firma i wystawca dokumentu z kartoteki kontrahentów |
| Data sprzedaży, Data wystawienia | Dane podstawowe | Daty z dokumentu sprzedawcy |
| Data wpływu dokumentu | Dane podstawowe | Dzień, w którym faktura dotarła do firmy, pole obowiązkowe |
| Termin płatności | Dane podstawowe | Data albo liczba dni, z opcją liczenia od daty wpływu |
| Faktura wstrzymana | Wymagania | Znacznik blokady zapłaty, wymaga wpisania powodu |
| Udzielono skonta, Faktura dwuwalutowa | Wymagania | Znaczniki stanu dokumentu, niezależne od siebie |
| Waluta faktury, Forma płatności | Dane finansowe | Pola obowiązkowe, na przykład EUR i przelew |
| Data kursu, Kurs waluty | Dane finansowe | Uzupełniane przy fakturze w walucie obcej |
| Konto bankowe, Numer konta - VAT | Dane finansowe | Rachunek do przelewu i rachunek VAT przy podzielonej płatności |
| Uwagi do faktury | Uwagi | Osobno uwagi widoczne na dokumencie i uwagi widoczne tylko w systemie |
| Uwagi zaciągnięte | Uwagi | Podgląd uwag z kartoteki kontrahenta i ze zleceń powiązanych z fakturą |
| Pozycje | Pozycje | Numer zlecenia, usługa, ilość, cena i VAT, z przeliczeniem kwot na złote |
Opis pozycji system buduje z danych zlecenia, między innymi z trasy i numerów rejestracyjnych pojazdu. Księgowość nie musi więc przepisywać trasy z dokumentu przewoźnika, wystarczy porównać ją z opisem.
Powiązanie ze zleceniem i wynik przewozu
Numer zlecenia w pozycji faktury łączy dokument z przewozem. Na karcie zlecenia koszty mają kolumnę „Zafakturowane”, a obok kwoty w walucie pozycji także kwotę w euro. Spedytor widzi dzięki temu, które koszty mają już fakturę, a które czekają na dokument od przewoźnika.
Wynik przewozu linkway.TMS liczy w kwotach netto. Gdy pozycja kosztowa nie ma zapisanej wartości netto, raport rentowności przyjmuje wartość brutto i zestawia koszt z VAT z przychodem netto, co zaniża wynik. Przy ręcznym wpisie pozycji sprawdź więc, czy kwota netto jest wypełniona.
Przychód raport bierze z faktur sprzedaży, po kursie z faktury, a zlecenie bez faktury sprzedaży nie wnosi przychodu. Koszty z rozliczeń kart paliwowych i systemów poboru opłat spływają z opóźnieniem, więc świeżo zakończony wyjazd przez kilka tygodni wygląda na bardziej rentowny, niż jest. Szczegóły opisuje artykuł o tym, jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego, a praktykę pilnowania marży tekst o tym, jak kontrolować koszty zlecenia w systemie spedycyjnym.
Waluta obca i faktura dwuwalutowa
Fakturę w walucie obcej rejestruje się w walucie dokumentu. Datę kursu i kurs waluty wpisuje się w danych finansowych, a tabela pozycji pokazuje przy każdej pozycji kurs z datą kursu oraz kwoty w walucie faktury i w złotych.
Znacznik „Faktura dwuwalutowa” dodaje podsumowanie w dwóch walutach: w walucie dokumentu i w złotych. Na karcie zlecenia koszt ma dodatkowo kwotę w euro, więc przewozy rozliczane w różnych walutach da się porównać w jednej walucie.
Korekty zakupu i noty obciążeniowe
Korektę faktury zakupowej rejestruje się w widoku korekt zakupu, na tym samym formularzu co fakturę. W polu numeru obcego faktury źródłowej wpisz numer faktury korygowanej, a w pozycjach kwoty, które zmienia korekta. Dobór dokumentu zależy od sytuacji:
- Korekta zakupu - gdy sprzedawca zmienił kwotę albo stawkę na wystawionej przez siebie fakturze.
- Nota obciążeniowa - gdy to Twoja firma obciąża kontrahenta kwotą spoza faktury VAT, na przykład karą umowną za opóźnienie.
- Faktura wstrzymana - gdy dokument jest sporny albo przewoźnik nie dostarczył dokumentów przewozowych, na przykład listu CMR z potwierdzeniem dostawy.
- Udzielono skonta - gdy sprzedawca obniżył kwotę za wcześniejszą zapłatę.
Znacznik wstrzymania nie zmienia kwot. Informuje, że faktury nie należy płacić do czasu wyjaśnienia, a powód wstrzymania widzi każdy, kto otworzy dokument.
Typowe błędy i jak je usunąć
Błąd w fakturze kosztowej rzadko blokuje zapis. Częściej przenosi koszt do niewłaściwego przewozu albo zaniża wynik, co wychodzi dopiero w raporcie.
| Objaw | Przyczyna | Jak usunąć |
|---|---|---|
| Spedytor nie widzi faktury przy zleceniu | W pozycji faktury brakuje numeru zlecenia albo wpisano inny numer | Popraw numer zlecenia w pozycji i zapisz fakturę |
| Wynik wyjazdu spadł bardziej, niż wynika z faktury | Pozycja nie ma kwoty netto, więc raport przyjął kwotę brutto | Uzupełnij kwotę netto i stawkę VAT w pozycji |
| Formularza nie da się zapisać | Puste pole obowiązkowe, najczęściej numer obcy faktury albo data wpływu | Uzupełnij pola oznaczone niebieskim paskiem |
| Sprzedawcy nie ma na liście | Kontrahent nie istnieje w kartotece albo jest nieaktywny | Dodaj kontrahenta z danymi pobranymi po NIP albo przywróć go w kartotece |
| Kwoty w złotych różnią się od dokumentu | Brak daty kursu albo kursu przy fakturze w walucie obcej | Wpisz datę kursu i kurs przyjęte w firmie dla faktur zakupowych |
| Ta sama faktura jest na liście dwa razy | Dokument wpisały dwie osoby albo wpisano go ponownie zamiast korekty | Przed zapisem przefiltruj listę faktur kosztowych po numerze obcym i sprzedawcy, a duplikat wyjaśnij przed płatnością |
Powiązane instrukcje
- Dział obsługi zleceń promowych - zlecenia promowe, które czekają na fakturę armatora.
- Zarządzanie zleceniami - karta zlecenia z sekcjami przychodów i kosztów.
- Menedżer floty - wydatki floty własnej i ich rozkład na wyjazdy.
- Wszystkie instrukcje linkway.TMS - spis instrukcji według ról i modułów.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.