Rola menedżera floty obejmuje w linkway.TMS ewidencję taboru i wszystko, co wpływa na jego dostępność i koszt: kartotekę pojazdów i naczep, przeglądy, ubezpieczenia, opony, wydatki z kartami paliwowymi oraz terminy uprawnień kierowców. Korzysta z niej osoba odpowiedzialna za park pojazdów, w większej firmie kierownik floty, w mniejszej często właściciel.
Dane menedżera floty widać w każdym zleceniu: w przydziale pojazdu, w kontroli uprawnień kierowcy, w pozycji na mapie i w kosztach wyjazdu. Dlatego błąd w kartotece rzadko zostaje w kartotece. Zwykle wychodzi jako zablokowane zlecenie albo zaniżony wynik przewozu.
Widoki roli menedżera floty
Rolę przypisuje do konta administrator. linkway.TMS ma 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami, a uprawnienie jest sprawdzane na każdym poziomie, aż do zapytania do bazy danych. Ewidencję taboru zbiera menu „Flota”. Zrzut poniżej pokazuje osiem widoków, a to, które z nich widzi dana rola, zależy od jej uprawnień.
| Widok | Co ewidencjonuje | Do czego służą dane |
|---|---|---|
| Pojazdy | Pojazdy silnikowe i naczepy floty własnej oraz podwykonawców | Przydział pojazdu do zlecenia i powiązanie z lokalizatorem GPS |
| Opony | Baza opon i rejestr ich wymian | Planowanie wymian ogumienia |
| Przeglądy | Badania techniczne i obsługa serwisowa pojazdu | Planowanie przestojów serwisowych |
| Ubezpieczenia | Polisy przypisane do pojazdu z okresem ochrony | Kontrola ważności ochrony i dane polisy przy szkodzie |
| Leasingi | Umowy leasingu pojazdów | Rata jako koszt okresowy rozkładany na wyjazdy |
| Wydatki | Koszty z typem wydatku i powiązaniem | Koszty wyjazdu w raporcie rentowności |
| Karty | Karty paliwowe i ich przypisanie | Wydatki paliwowe przypisane do pojazdu |
| Przekazania pojazdu | Protokoły przyjęcia i wydania pojazdu | Stan pojazdu i dokumentów przy zmianie kierowcy |
Kartoteka pojazdów i naczep
Kartoteka „Pojazdy i naczepy” obejmuje flotę własną i pojazdy podwykonawców. Rozróżnia je kolumna „Właściciel”: własna firma oznacza flotę własną, a przewoźnik z kartoteki kontrahentów - podwykonawcę. Każda kolumna ma filtr. Przełącznik „Aktywne” ukrywa pojazdy wycofane z eksploatacji bez kasowania ich historii, a „Wszystkie” pokazuje je z powrotem.
- W kartotece kliknij „Dodaj” i wybierz rodzaj jednostki, na przykład ciągnik siodłowy albo naczepę.
- Wybierz właściciela z kartoteki kontrahentów i wpisz numer rejestracyjny. Oba pola są obowiązkowe, co oznacza niebieski pasek przy lewej krawędzi pola.
- Uzupełnij identyfikację: VIN, typ pojazdu, grupę tonażową, czyli klasę dopuszczalnej masy całkowitej, zabudowę, markę i model.
- W polu „Lokalizator GPS” wskaż urządzenie z integracji GPS, żeby pozycja pojazdu trafiała na mapę.
- W danych technicznych wpisz wymiary pojazdu, masę własną, maksymalną ładowność, wymiary przestrzeni ładunkowej oraz normę EURO.
- W informacjach dodatkowych przypisz kartę paliwową i zaznacz wyposażenie, na przykład windę, HDS, ruchomą podłogę albo multitemperaturę.
- Wybierz przypisanych dyspozytorów i zapisz kartę.
Zestawy i pojazdy podwykonawców
Pole „Powiązany zestaw” na karcie pojazdu pokazuje naczepę, z którą ciągnik standardowo jeździ. Karta naczepy ma własne pole lokalizatora, więc naczepa z urządzeniem GPS ma pozycję niezależną od ciągnika. Dlaczego to ma znaczenie, wyjaśnia tekst o monitoringu naczep i przyczep.
Pojazdy podwykonawców mają w kartotece zwykle mniej danych, bo spedytor wybiera je w zleceniu głównie po numerze rejestracyjnym. Gdy przewoźnik nie podał jeszcze numeru, spedytor zaznacza w zleceniu znacznik TBA. Reguła kontroli blokuje wysyłkę zlecenia do przewoźnika, dopóki pojazd albo naczepa są oznaczone jako do potwierdzenia.
Terminy techniczne i ubezpieczenia
Daty badań technicznych i obsługi serwisowej menedżer prowadzi w widoku „Przeglądy”, a polisy w widoku „Ubezpieczenia”, zawsze przy konkretnym pojeździe. Termin nie leży więc w osobnym arkuszu, tylko przy pojeździe, który dyspozytor przydziela do zlecenia. Terminy badań i ubezpieczeń można też śledzić w kalendarzu firmowym.
Listy floty korzystają z tego samego komponentu siatki co reszta systemu, z filtrem w każdej kolumnie. Widok „Opony” prowadzi bazę opon i rejestr ich wymian, a widok „Leasingi” umowy leasingu pojazdów. Rata leasingu jest dla raportu rentowności kosztem okresowym, rozkładanym na wyjazdy według typu wydatku.
Kierowcy i terminy uprawnień
Kartoteka kierowców pokazuje terminy ważności uprawnień i przypisany pojazd. Terminy dotyczą między innymi prawa jazdy i karty kierowcy, a data ma kolor zależny od tego, ile dni zostało do jej upływu. Reguła kontroli nie pozwoli wysłać zlecenia do kierowcy z nieważnym uprawnieniem, więc przeterminowana data blokuje pracę spedytora, a nie tylko wygląda źle na liście.
| Kolor daty | Znaczenie | Co zrobić |
|---|---|---|
| Czerwony | Termin minął | Wpisz nową datę po odnowieniu uprawnienia, do tego czasu zlecenie do kierowcy nie wyjdzie |
| Pomarańczowy | Do upływu zostało najwyżej 7 dni | Sprawdź, czy termin nie wypada w trakcie zaplanowanego wyjazdu |
| Żółty | Do upływu zostało najwyżej 30 dni | Umów odnowienie uprawnienia |
| Niebieski | Do upływu zostało najwyżej 60 dni | Uwzględnij termin w planie na kolejne tygodnie |
Zasady działania reguł, w tym kontroli kierowcy, opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych.
Wydatki i wynik pojazdu
Każdy wydatek ma typ i powiązanie. Wydatek przypisany do zlecenia obciąża ten przewóz, a wydatek pojazdu albo kierowcy system przypisuje do wyjazdu po dacie. Okno przypisania zaczyna się od zakończenia poprzedniego wyjazdu pojazdu i kończy wraz z bieżącym, więc koszt poniesiony na postoju obciąża następny wyjazd.
Koszt jednorazowy trafia do wyjazdu w całości, a koszt okresowy, na przykład rata leasingu albo polisa, jest rozkładany według metody ustawionej dla typu wydatku. Metodę ustawia się w konfiguracji typów wydatków, bez zmiany oprogramowania.
| Metoda | Jak dzieli koszt | Kiedy pasuje |
|---|---|---|
| W całości | Cały koszt obciąża jeden wyjazd | Koszt jednorazowy, na przykład naprawa w trasie |
| Po kilometrach w miesiącu | Proporcjonalnie do przebiegu wyjazdu | Koszt rośnie z przebiegiem |
| Po dniach w miesiącu | Proporcjonalnie do długości trwania wyjazdu | Koszt biegnie w czasie, także na postoju |
| Po liczbie zleceń | Przez liczbę wyjazdów w danym miesiącu | Koszt stały, który ma obciążyć każdy kurs po równo |
| Wariant z dwunastu miesięcy | Każda z trzech metod liczona z ostatniego roku | Flota z wyraźną sezonowością |
| Pomijany | Typ nie wchodzi do rentowności | Koszt, który nie dotyczy przewozów |
Typ wydatku bez ustawionej metody raport pomija bez komunikatu, dlatego całą listę typów najlepiej przejrzeć raz, przy wdrożeniu. Numer karty paliwowej wskazuje się w karcie pojazdu. Koszt paliwa raport liczy z przebiegu wyjazdu i danych spalania, zestawionych z wydatkami paliwowymi, a brak którejś z tych danych sygnalizuje ostrzeżeniem w nagłówku.
Wynik pojazdu i kierowcy
Dane z ewidencji floty zasilają rentowność wyjazdów i zestawienie wyniku pojazdu oraz kierowcy: przychód ze zleceń, przy których pojazd albo kierowca był przypisany, zestawiony z kosztami z ewidencji w wybranym okresie. Do wyjazdu muszą być przypisane ciągnik, naczepa, kierowca i przy jeździe w załodze drugi kierowca.
Rozliczenia kart paliwowych i systemów poboru opłat spływają z opóźnieniem, więc wynik świeżo zakończonego wyjazdu jest przez kilka tygodni zawyżony. Metodę liczenia opisuje artykuł o tym, jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.
Pozycje GPS i dane z aplikacji kierowcy
Pozycję pojazdu dostarcza system telematyczny zamontowany w pojeździe, a linkway.INTEGRATOR zbiera dane z ponad 230 takich systemów na jednej mapie, bez wymiany urządzeń. Integracja mapuje pojazdy z systemów GPS do jednej kartoteki floty, a pole „Lokalizator GPS” w karcie pojazdu wiąże pojazd z urządzeniem. Podłączenie konta u dostawcy opisują instrukcje podłączania systemów GPS.
Pojazdy podwykonawców trafiają na mapę tą samą drogą, jeśli przewoźnik udostępni sygnał GPS. Rejestrację podwykonawców i konfigurację udostępniania można przeprowadzić samodzielnie albo zlecić zespołowi Linkway w ramach usługi onboardingu. Dane o stylu jazdy pochodzą z magistrali pojazdu przez system telematyczny, a nie z telefonu kierowcy.
Aplikacja linkway.TRACKER uzupełnia ewidencję o dane z drogi. Kierowca wypełnia w niej kartę drogową ze stanem licznika i poziomem paliwa. Z kafla „Flota” rejestruje przekazanie pojazdu z weryfikacją dokumentów albo zgłasza szkodę ze zdjęciami i lokalizacją.
Typowe błędy i jak je usunąć
Luki w ewidencji floty ujawniają się zwykle w innych rolach, na przykład u spedytora jako blokada zlecenia albo w raporcie jako zaniżony koszt. Tabela zbiera najczęstsze przypadki.
| Objaw | Przyczyna | Jak usunąć |
|---|---|---|
| Spedytor nie znajduje pojazdu w zleceniu | Pojazd jest nieaktywny albo zapisany pod innym numerem rejestracyjnym | Znajdź pojazd na liście „Wszystkie” i popraw jego status albo numer |
| Pojazdu nie ma na mapie | Puste pole „Lokalizator GPS” albo dostawca telematyki nie jest podłączony | Przypisz lokalizator w karcie pojazdu, a nowego dostawcę podłącz według instrukcji integracji |
| Zlecenie nie wychodzi do kierowcy | Uprawnienie kierowcy jest po terminie | Wpisz nową datę ważności po odnowieniu uprawnienia |
| Zlecenie nie wychodzi do przewoźnika | Pojazd albo naczepa są oznaczone jako do potwierdzenia | Spedytor wpisuje w zleceniu numer rejestracyjny potwierdzony przez przewoźnika |
| Raport ostrzega o paliwie | Wyjazd nie ma przebiegu albo brakuje danych o paliwie | Uzupełnij przebieg i wydatki paliwowe wyjazdu |
| Rata leasingu nie trafia do wyjazdów | Typ wydatku nie ma metody rozdziału albo wydatek nie ma pojazdu i daty | Ustaw metodę dla typu wydatku i uzupełnij powiązanie wydatku |
| Jeden wyjazd ma wyjątkowo wysoki koszt | Długi postój przed wyjazdem, którego koszty system przypisał po dacie | To zamierzona reguła, uwzględnij ją przy ocenie pojedynczego wyjazdu |
Powiązane instrukcje
- Podgląd zleceń i pojazdów na mapie - pozycje pojazdów z lokalizatorów na tle zleceń.
- Zarządzanie zleceniami - przydział pojazdu i kierowcy w zleceniu.
- Dodanie faktury kosztowej - koszty przewoźników i dostawców przypisane do zleceń.
- Dział obsługi zleceń promowych - zlecenia promowe, które biorą zestaw z kartoteki pojazdów.
- Wszystkie instrukcje linkway.TMS - spis instrukcji według ról i modułów.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.