Rola działu obsługi zleceń promowych skupia w linkway.TMS pracę przy przeprawach: relacje przypisane do armatorów, cenniki z okresami ważności, dopłaty BAF i ETS, narzuty dla klientów i zlecenia promowe. Korzystają z niej pracownicy, którzy rezerwują miejsca na promach dla zestawów klientów promowych, a potem rozliczają przeprawę z armatorem po stronie kosztu i z klientem po stronie przychodu.
Cena przeprawy zależy od czterech danych: armatora, relacji, daty przeprawy i długości zestawu. linkway.TMS dobiera do nich pozycję cennika z dopłatami i dolicza narzut klienta, więc pracownik nie liczy ceny ręcznie przy każdej rezerwacji.
Zadania i uprawnienia działu promowego
Zanim powstanie pierwsze zlecenie promowe, w systemie muszą istnieć relacje z cennikami, a klienci powinni mieć ustalone narzuty. Zakres pracy roli wygląda tak:
- Relacje przepraw. Dział definiuje połączenia promowe między portami i przypisuje każde do armatora, który je obsługuje.
- Cenniki armatorów. Dla relacji wprowadza stawki w okresach ważności, z progami długości zestawu i dopłatami stałymi.
- Dopłaty BAF i ETS. Aktualizuje dopłaty, które armator zmienia częściej niż stawkę podstawową.
- Narzuty klientów. Ustala, ile klient promowy płaci ponad koszt przeprawy, osobno dla wybranych pozycji cennika.
- Zlecenia promowe. Rejestruje rezerwację z numerem od armatora i przelicza koszt oraz przychód. Po przeprawie przekazuje zlecenie do rozliczenia.
Uprawnienia i kartoteki potrzebne na start
Rolę przypisuje do konta administrator. linkway.TMS ma 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami, a uprawnienie jest sprawdzane na każdym poziomie, aż do zapytania do bazy danych. Pracownik działu promowego widzi więc cenniki promów i zlecenia promowe, a moduły innych działów tylko wtedy, gdy ma przypisane także ich role.
Druga grupa warunków dotyczy kartotek. Armator i klient promowy to role w tej samej kartotece kontrahentów, w której są też klienci i przewoźnicy. Jedna firma może mieć kilka ról naraz, a do kontrahenta podpięte są limity, polisy, licencje i historia weryfikacji. Pojazd i naczepę do zlecenia promowego wybiera się z kartoteki pojazdów, którą prowadzi menedżer floty.
Kartotekę z rolami opisuje strona linkway.TMS 2027, a limity kredytowe klientów, także promowych, tekst o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.
Relacje przepraw i cenniki armatorów
Każda relacja łączy port wejścia z portem wyjścia i należy do jednego armatora. Znacznik „Dwustronna” tworzy od razu relację powrotną, więc trasy w drugą stronę nie trzeba zakładać osobno. Na liście relacji dwa pola wyboru pokazują, czy relacja ma aktywny cennik i czy ma zdefiniowane dopłaty BAF i ETS.
Cennik armatora obowiązuje w okresie „Data od” - „Data do”, a jeden armator może mieć osobne cenniki dla każdej relacji i każdego okresu. Stawki są ułożone według progów długości zestawu. Kolumnę „Koszt przeprawy” w tabeli pozycji system wylicza sam i nie da się jej edytować.
- Otwórz relacje promowe i dodaj relację. Wybierz armatora oraz parę portów, a jeśli armator pływa także w przeciwnym kierunku, zaznacz „Dwustronna”. Zostaw zaznaczone pole „Aktywne”.
- Z poziomu armatora albo relacji otwórz cenniki i dodaj cennik. W danych podstawowych wskaż relację i okres ważności stawek.
- Wybierz typ stawki: „Stawka za metr”, gdy armator liczy cenę od długości zestawu, albo „Pełna kwota”, gdy podaje ryczałt dla przedziału długości. Ustaw walutę cennika.
- Dla każdego progu wpisz „Długość do” i stawkę podstawową, a potem kliknij „Dodaj pozycję”. Pozycja obejmuje zestawy o długości do wpisanej wartości.
- Uzupełnij narzut domyślny i dopłaty stałe w sekcji dodatków, na przykład za podłączenie elektryczne naczepy chłodniczej albo przewóz ładunku ADR.
- Zapisz cennik i sprawdź na liście relacji, czy przy relacji jest zaznaczone pole „Cennik”.
| Pole | Co wpisać | Wpływ na zlecenie promowe |
|---|---|---|
| Armator i relacja | Operator promowy i połączenie, którego dotyczą stawki | Zlecenie korzysta z cennika tej samej pary armator - relacja |
| Dwustronna | Znacznik, gdy stawki obowiązują w obu kierunkach | Jeden cennik wycenia przeprawę tam i z powrotem |
| Data od, Data do | Okres ważności stawek | Liczy się data przeprawy wpisana w zleceniu |
| Typ stawki | Stawka za metr albo pełna kwota | Decyduje, czy koszt rośnie razem z długością zestawu |
| Długość do | Górna granica przedziału długości zestawu | Wybiera pozycję na podstawie długości podanej w zleceniu |
| Stawka podstawowa | Cena przeprawy dla przedziału | Podstawa kosztu przeprawy |
| Narzut domyślny | Narzut przyjmowany dla nowych pozycji, zmienialny w pozycji | Podstawa ceny dla klienta bez własnego narzutu |
| Dodatki | Dopłaty stałe: podłączenie elektryczne, drugi kierowca, pies, ADR, naklejki | Dochodzą, gdy zlecenie ma zaznaczony dany parametr |
Dopłaty BAF i ETS
Armatorzy doliczają do stawki dwie zmienne dopłaty. BAF (Bunker Adjustment Factor) wyrównuje zmiany cen paliwa żeglugowego, a ETS przenosi na klienta koszt uprawnień do emisji w unijnym systemie handlu emisjami, który obejmuje także żeglugę. Obie zmieniają się częściej niż stawka podstawowa, dlatego linkway.TMS trzyma je osobno, z własnymi okresami ważności.
Wartości BAF i ETS wpisuje się ręcznie, system nie pobiera ich z zewnętrznych źródeł. Pojedynczą wartość zmienisz w polach BAF i ETS pozycji cennika. Nowy harmonogram z datami ważności dodasz w formularzu BAF/ETS przy relacji, a zbiorczy widok BAF/ETS pokazuje harmonogramy wszystkich relacji w jednej tabeli.
- Na liście relacji zaznacz relację i otwórz BAF/ETS. Dodaj nowy wpis.
- W sekcji ogólnej sprawdź armatora i relację, a następnie wpisz okres „Data od” - „Data do” zgodny z komunikatem armatora.
- W parametrach stawki wybierz typ dopłaty (BAF albo ETS) i walutę. Ustaw sposób naliczania: stawka za metr albo pełna kwota.
- Dodaj progi długości ze stawkami przyciskiem „Dodaj pozycję”, tak samo jak w cenniku.
- W polu „Uwagi” wpisz źródło zmiany, na przykład numer komunikatu armatora, i zapisz. Dla drugiej dopłaty dodaj osobny harmonogram.
Tabela pozycji zapisuje login i datę każdej zmiany, więc przy sporze o wysokość dopłaty widać, kto wpisał wartość obowiązującą w dniu przeprawy.
Narzuty dla klientów promowych
Narzut określa, ile klient zapłaci ponad koszt przeprawy u armatora. Cennik ma narzut domyślny, a kartoteka narzutu pozwala nadać klientowi promowemu własne warunki bez zmiany cennika armatora. Wpis obowiązuje w swoim okresie i dla wskazanej pozycji cennika, więc jeden klient może mieć inny narzut na krótkie zestawy i inny na długie.
Formularz narzutu ma dwa rodzaje. „Dedykowany narzut” dolicza kwotę w wybranej walucie do kosztu przeprawy. „Całkowity przychód” ustala stałą kwotę przychodu z pozycji, niezależnie od tego, ile wynosi koszt u armatora.
- Otwórz kartotekę narzutu i dodaj wpis. Zostaw zaznaczone pole „Aktywne”.
- W danych klienta wybierz klienta promowego i okres obowiązywania narzutu.
- Wskaż cennik i pozycję cennika, której dotyczy narzut.
- Wybierz rodzaj narzutu. Przy dedykowanym narzucie wpisz walutę i kwotę, przy całkowitym przychodzie wpisz stałą kwotę przychodu.
- Zapisz wpis. Zastępuje on narzut domyślny dla tego klienta i tej pozycji, także wtedy, gdy wpiszesz narzut zerowy.
Zlecenie promowe - rezerwacja i wycena
Zlecenie promowe rejestruje jedną przeprawę jednego zestawu. Formularz ma sekcje: zleceniodawca z pojazdem i naczepą, termin przeprawy, relacja z armatorem i numerem rezerwacji, parametry zestawu oraz finanse z tabelą transakcji.
- Wybierz zleceniodawcę i wskaż zestaw z kartoteki pojazdów (pojazd z naczepą).
- Wpisz datę przeprawy. Od niej zależy, który cennik i który harmonogram dopłat zostanie zastosowany.
- Wskaż relację i armatora, a w polu „Numer rezerwacji” wpisz kod otrzymany od armatora.
- Uzupełnij parametry: długość zestawu w metrach, liczbę osób, wagę ładunku i wymagania specjalne. Wymagania oznaczasz polami wyboru: ADR, pies, podłączenie elektryczne i naklejki.
- Wybierz stawkę VAT i walutę, a następnie kliknij „Przelicz transakcję”. Tabela transakcji wypełni się składnikami z cennika.
- Kliknij „Oblicz saldo”, żeby przeliczyć saldo zleceniodawcy i sprawdzić, czy zlecenie można zatwierdzić.
- Składnik spoza cennika dodaj przyciskiem „Dodaj ręcznie” i opisz go w uwagach. Zapisz zlecenie.
| Składnik | Skąd pochodzi | Kiedy się pojawia |
|---|---|---|
| Stawka podstawowa | Pozycja cennika armatora dobrana do długości zestawu | W każdej wycenie z cennika |
| Narzut | Wpis w kartotece narzutu albo narzut domyślny cennika | W każdej wycenie, wpis klienta ma pierwszeństwo |
| BAF | Harmonogram dopłat relacji albo pole w pozycji cennika | Gdy armator nalicza dopłatę paliwową |
| ETS | Harmonogram dopłat relacji albo pole w pozycji cennika | Gdy armator nalicza dopłatę emisyjną |
| Drugi kierowca | Dodatki cennika | Gdy zestaw jedzie z drugim kierowcą |
| ADR, pies, naklejki, podłączenie elektryczne | Dodatki cennika | Gdy parametr jest zaznaczony w zleceniu |
Etapy zlecenia promowego i rozliczenie
Listy zleceń promowych odpowiadają etapom obsługi: zlecenia wprowadzone, oczekujące na dokumenty kosztowe od armatora, gotowe do zafakturowania i zafakturowane. Baza zleceń pokazuje wszystkie naraz. Rozliczenia promowe zbierają przychody i koszty przepraw przed fakturowaniem, a faktury trafiają do grupy promowej w module fakturowania.
Fakturę od armatora rejestruje księgowość tak samo jak każdą fakturę zakupową, z numerem zlecenia w pozycjach. Opisuje to instrukcja dodania faktury kosztowej.
Przeprawa jako punkt trasy zlecenia
Przeprawa pojawia się też w zwykłym zleceniu transportowym, jako element trasy. W zakładce „Ładunek” spedytor ma cztery kafelki: dodaj załadunek, dodaj punkt, dodaj prom i dodaj rozładunek. Każdy element trafia do tabeli podsumowania z datami od i do, więc przeprawa ma w trasie własne okno czasowe, tak jak załadunek.
Kafelek promu otwiera okno przeprawy z tymi samymi danymi co zlecenie promowe: relacją z armatorem, zestawem i jego długością, datą przeprawy, wymaganiami specjalnymi oraz liczbą osób. W sekcji transakcji zapisuje się koszt przeprawy i numer rezerwacji, więc opłata za prom jest przypisana do zlecenia, a nie do ogólnych kosztów firmy.
Dla kierowcy przeprawa jest jednym z punktów w aplikacji linkway.TRACKER. Lista statusów punktu ma dwie pozycje dla promu: w trakcie przeprawy promowej i przeprawa promowa zakończona. Dyspozytor widzi dzięki temu, że zestaw płynie, a nie stoi w kolejce przed portem.
Przeprawa bywa dużą pozycją w kosztach wyjazdu. Raport rentowności zestawia koszty wyjazdu z przychodem, czyli frachtami ze zleceń, których ładunek jedzie tym wyjazdem, w kwotach netto. Pełną metodę opisuje artykuł o tym, jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.
Typowe błędy i jak je usunąć
Większość problemów z wyceną przeprawy wynika z luki w danych, a nie z błędu systemu.
| Objaw | Przyczyna | Jak usunąć |
|---|---|---|
| „Przelicz transakcję” nie wypełnia tabeli | Relacja nie ma aktywnego cennika albo data przeprawy wypada poza jego okresem | Sprawdź pole „Cennik” na liście relacji i daty cennika, w razie potrzeby dodaj cennik na nowy okres |
| W transakcji brakuje BAF albo ETS | Harmonogram dopłat nie obejmuje daty przeprawy | Dodaj harmonogram BAF/ETS dla relacji na właściwy okres i przelicz transakcję |
| Klient dostał narzut domyślny zamiast własnego | Wpis w kartotece narzutu jest nieaktywny, wygasł, jeszcze nie obowiązuje albo dotyczy innej pozycji cennika | Popraw okres albo pozycję we wpisie narzutu i przelicz transakcję |
| Koszt nie pasuje do długości zestawu | W zleceniu wpisano długość samego ciągnika albo zestaw przekracza ostatni próg cennika | Wpisz długość całego zestawu, a brakujący próg dodaj w cenniku |
| Armatora albo klienta nie ma na liście wyboru | Kontrahent nie ma roli armatora albo klienta promowego | Nadaj rolę w kartotece kontrahentów, a przy nieaktywnym polu poproś osobę z uprawnieniem |
| Pojazdu nie ma do wyboru | Pojazd nie istnieje w kartotece albo jest oznaczony jako nieaktywny | Poproś menedżera floty o dodanie pojazdu albo przywrócenie go w kartotece |
Powiązane instrukcje
- Dodanie faktury kosztowej - rejestracja faktury armatora i powiązanie jej ze zleceniem.
- Zarządzanie zleceniami - lista zleceń transportowych i praca na trasie zlecenia.
- Dział weryfikacji klienta - limity kredytowe klientów, także klientów promowych.
- Wszystkie instrukcje linkway.TMS - spis instrukcji według ról i modułów.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.