Spory o rentowność przewozu rzadko wynikają z błędu rachunkowego. Najczęściej biorą się z różnego rozumienia tego, co dana liczba oznacza: czy przychód to kwota z faktury, czy przeliczona osobno; czy leasing obciąża wyjazd w całości, czy proporcjonalnie; czy koszt postoju między trasami należy do przewozu, który się właśnie skończył, czy do następnego. Raport rentowności wyjazdu zagranicznego w Linkway TMS opiera się na jednym wzorze i kilku jawnych regułach rozdziału kosztów. Ten materiał opisuje je po kolei, żeby dyspozytor, kontroler i zarząd czytali wynik tak samo.
Wynik wyjazdu - jeden wzór, trzy składniki
Wynik pojedynczego wyjazdu zagranicznego składa się z trzech elementów i nic poza nimi do bilansu nie wchodzi:
Wynik wyjazdu = przychód z faktur klienckich − koszty wyjazdu zagranicznego − koszty odcinków krajowych × udział procentowy.
Wszystkie kwoty są liczone w wartościach netto. Gdy pozycja kosztowa nie ma zapisanej wartości netto, system przyjmuje wartość brutto - wtedy koszt z podatkiem VAT jest zestawiany z przychodem netto, co warto mieć na uwadze przy pozycjach wprowadzanych ręcznie. Wszystko, co nie trafi do jednego z tych trzech składników, nie wpływa na wynik, nawet jeśli jest widoczne w innym miejscu systemu. To pierwsza przyczyna nieporozumień: dane bywają w TMS, ale nie w tym polu, z którego czyta raport.
Podejście do rozliczania pojedynczego przewozu jest spójne z tym, co system robi na poziomie całej trasy w module dyspozytora: te same zlecenia, pojazdy i koszty, tylko widziane od strony marży.
Skąd raport bierze przychód
Przychodem wyjazdu jest suma frachtów ze zleceń klienckich, których ładunek jedzie tym wyjazdem. Powiązanie idzie po ładunku, a nie po numerze zlecenia ani po dacie. Jeżeli ładunek nie został przypisany do wyjazdu, zlecenie nie zostanie policzone i wyjazd pokaże niższy przychód, choć towar fizycznie jechał. To najczęstszy powód, dla którego przewóz wygląda na nierentowny mimo poprawnie wystawionych faktur.
Kwotą przychodu jest wartość netto z faktury sprzedaży, przeliczona kursem z tej faktury. Raport nie przelicza waluty według własnej tabeli, więc przychód w zestawieniu odpowiada sumie wystawionych faktur. Dzięki temu wynik wyjazdu można pogodzić z ewidencją sprzedaży bez ręcznego uzgadniania kursów. Zlecenie niezafakturowane nie wnosi przychodu - dopóki faktura nie powstanie, wyjazd liczy się z częścią przychodu pominiętą.
Koszty wyjazdu i metody ich rozdziału
Koszty pochodzą z ewidencji wydatków. Każdy typ wydatku ma dwie cechy, które razem decydują o tym, ile z niego trafi na konkretny wyjazd. Pierwsza to powiązanie: wydatek może być przypisany do zlecenia, do pojazdu albo do kierowcy. Druga to metoda rozdziału: koszt jednorazowy dopisujemy do wyjazdu w całości, a koszt okresowy - leasing, ubezpieczenie, kontrakt serwisowy - trzeba rozłożyć.
System stosuje kilka metod rozdziału kosztów okresowych. Rozdział po kilometrach w miesiącu dzieli wydatek proporcjonalnie do przebiegu wyjazdu. Rozdział po dniach w miesiącu - proporcjonalnie do długości trwania wyjazdu. Rozdział po liczbie zleceń - przez liczbę wyjazdów w danym miesiącu. Każda z tych metod ma też wariant liczony z ostatnich dwunastu miesięcy, który wygładza sezonowość floty. Typ wydatku może być również oznaczony jako pomijany i wtedy nie wchodzi do rentowności w ogóle.
Konfiguracja typów wydatków jest ustawieniem systemu, nie stałą regułą w kodzie. Jeżeli firma rozlicza koszty inaczej, zmienia się przypisanie metody, a nie oprogramowanie. Warto raz przejść całą listę typów i potwierdzić, że każdy ma właściwą metodę rozdziału - typ bez metody jest pomijany po cichu, a jego koszt nie pojawi się nigdzie. Ta sama zasada porządku w danych decyduje o tym, ile firma traci na rozproszonych arkuszach zamiast jednej ewidencji.
Wydatki powiązane z pojazdem i kierowcą nie mają numeru zlecenia, więc system przypisuje je do wyjazdu po dacie. Okno przypisania zaczyna się od zakończenia poprzedniego wyjazdu tego pojazdu i kończy wraz z bieżącym wyjazdem. Postój między trasami należy więc do wyjazdu następnego, a koszty poniesione w czasie tego postoju obciążają najbliższy kolejny przewóz. Dla kosztów, które biegną także na postoju - leasingu, ubezpieczenia, wynagrodzenia - jest to zamierzone. Przy długiej przerwie potrafi to jednak wyraźnie podnieść koszt jednego zlecenia, dlatego warto znać tę regułę, patrząc na pojedynczy wynik.
Odcinki krajowe w wyniku wyjazdu
Wyjazd zagraniczny prawie zawsze ma dowóz i odbiór po Polsce. Te odcinki są osobnymi zleceniami, a do wyniku wyjazdu wchodzą częścią. System wiąże odcinek krajowy z wyjazdem zagranicznym przez punkt przeładunku: kurs, który dowozi ładunek do tego punktu albo odbiera go stamtąd, zostaje przypisany do przewozu zagranicznego.
Koszt odcinka krajowego nie obciąża wyjazdu w całości. Tym samym kursem krajowym jedzie zwykle towar kilku różnych wyjazdów zagranicznych, więc koszt wchodzi udziałem procentowym, widocznym w raporcie przy każdej pozycji. Dzięki temu jeden przejazd zbiorczy po Polsce rozkłada się sprawiedliwie na przewozy, które faktycznie obsłużył, a nie obciąża pierwszego z brzegu.
Paliwo, przebieg i myto
Paliwo jest największą pozycją kosztową wyjazdu, więc raport pilnuje kompletności jego danych. Do wyliczenia kosztu paliwa potrzebne są trzy rzeczy: przebieg wyjazdu, dane spalania oraz wydatki paliwowe przypisane do przewozu. Brak którejkolwiek z nich raport sygnalizuje ostrzeżeniem w nagłówku - informuje, że nie wiadomo, ile paliwa zużyto, że zużycia nie ma z czym zestawić albo że bez kilometrów nie zadziałają metody rozdziału liczone po przebiegu. Raport oznacza też dane wprowadzone ręcznie lub oparte na średniej: taki wyjazd jest policzony, ale jego dokładność zależy od jakości wpisu.
Myto zachowuje się inaczej niż pozostałe koszty ze względu na cykl rozliczeń. Opłaty drogowe spływają z kart i systemów poboru z opóźnieniem liczonym w tygodniach, a raport zestawia je z wyjazdem po tym samym oknie dat co inne koszty pojazdu. Wyjazd zakończony w ciągu ostatnich kilku tygodni prawie zawsze pokaże więc zaniżone myto, a jego wynik będzie chwilowo optymistyczny. To nie jest błąd, tylko naturalny rytm rozliczeń kart - trzeba o nim pamiętać, oceniając rentowność bieżącego miesiąca.
Raport na żywo a wyszukiwarka rentowności zleceń
Te same reguły zasilają dwa widoki. Raport rentowności wyjazdu liczy się na żywo, w chwili otwarcia, i pokazuje stan bieżący - dlatego otwiera się wolniej. Wyszukiwarka rentowności zleceń pokazuje wynik z ostatniego nocnego przeliczenia, które obejmuje wszystkie wyjazdy naraz. Jeżeli dane wyjazdu poprawiono w ciągu dnia, raport pokaże nową liczbę od razu, a wyszukiwarka - dopiero po kolejnym przeliczeniu. Rozbieżność między tymi widokami w ciągu dnia jest normalna i nie oznacza usterki. Do analizy jednego przewozu służy raport, do przeglądania i sortowania wielu zleceń - wyszukiwarka.
Lista kontrolna wiarygodnego wyniku
Wynik jest wiarygodny, gdy dane wyjazdu są kompletne. W praktyce warto sprawdzić kilka rzeczy, zanim wyciągnie się wnioski z liczby:
- wyjazd jest zakończony i oznaczony jako zagraniczny - bez daty zakończenia nie wchodzi do zestawienia;
- ładunek zlecenia klienckiego jest przypisany do wyjazdu, a zlecenie jest zafakturowane z ceną i kursem na fakturze;
- do wyjazdu przypisano ciągnik, naczepę i kierowcę, a przy jeździe w załodze - drugiego kierowcę;
- pojazd ma poprzednie zakończone zlecenie w systemie, bo od jego zakończenia zaczyna się okno przypisania kosztów;
- każdy typ wydatku ma ustawioną metodę rozdziału, a sam wydatek ma przypisany pojazd lub kierowcę, firmę i datę;
- przebieg wyjazdu jest uzupełniony, a dane spalania i wydatki paliwowe są kompletne;
- od zakończenia wyjazdu minął pełny cykl rozliczeń kart, więc myto i część kosztów paliwa zdążyły spłynąć.
Ta lista jest jednocześnie wspólnym językiem zgłoszeń. Zamiast „raport źle liczy" wystarczy wskazać konkretny wyjazd i punkt, który nie jest spełniony - to skraca wyjaśnienie do kilku minut.
Zobacz, jak wygląda raport
Przygotowaliśmy poglądową makietę obu widoków na fikcyjnych danych przewoźnika: ekran raportu pojedynczego wyjazdu zagranicznego z rozbiciem przychodu, kosztów i udziału odcinków krajowych oraz wyszukiwarkę rentowności zleceń z wynikiem i marżą każdego przewozu.
Otwórz poglądową makietę raportu rentowności wyjazdu →
Makieta służy pokazaniu układu i logiki wyniku. Liczby są przykładowe i nie pochodzą z żadnej rzeczywistej floty.
Rentowność wyjazdu - FAQ
Jak Linkway TMS wylicza wynik wyjazdu zagranicznego?
Wynik wyjazdu to przychód z faktur klienckich pomniejszony o koszty wyjazdu zagranicznego oraz o udział procentowy kosztów odcinków krajowych, które dowożą lub odbierają ładunek. Wszystkie kwoty są liczone w wartościach netto, a gdy pozycja kosztowa nie ma wartości netto, system przyjmuje wartość brutto.
Skąd raport bierze przychód z wyjazdu?
Przychodem wyjazdu jest suma frachtów ze zleceń klienckich, których ładunek został przypisany do tego wyjazdu. System bierze wartość netto z faktury sprzedaży, przeliczoną kursem z tej faktury, więc przychód w raporcie odpowiada sumie wystawionych faktur. Powiązanie zlecenia z wyjazdem idzie po ładunku, nie po numerze ani dacie.
Dlaczego raport i wyszukiwarka rentowności pokazują różne liczby?
Raport rentowności wyjazdu liczy się na żywo, w chwili otwarcia. Wyszukiwarka rentowności zleceń pokazuje wynik z ostatniego nocnego przeliczenia. Jeżeli dane wyjazdu zmieniono w ciągu dnia, raport pokaże nową wartość od razu, a wyszukiwarka - po kolejnym przeliczeniu. Różnica w ciągu dnia jest spodziewana.
Dlaczego świeżo zakończony wyjazd wygląda na bardziej rentowny?
Rozliczenia kart paliwowych i systemów poboru opłat spływają z opóźnieniem. Wyjazd zakończony w ciągu ostatnich kilku tygodni zwykle pokazuje jeszcze niepełne myto i część kosztów paliwa, więc jego wynik jest chwilowo optymistyczny i wyrówna się po zamknięciu cyklu rozliczeń.
Jak liczony jest udział odcinków krajowych?
Odcinek krajowy, który dowozi ładunek do punktu przeładunku lub odbiera go stamtąd, zostaje przypisany do wyjazdu zagranicznego. Jego koszt wchodzi do wyniku udziałem procentowym, ponieważ tym samym kursem krajowym jedzie zwykle towar kilku wyjazdów. Udział jest widoczny w raporcie przy każdej pozycji.
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na platformie Linkway i sprawdzić raport rentowności wyjazdu na danych swojej firmy. Chętnie pokażemy też układ raportu na prezentacji. Szacowany zwrot z wdrożenia policzysz w kalkulatorze ROI na stronie modułu.