Operator logistyczny przyjmuje zlecenia od wielu klientów i realizuje je flotą wielu przewoźników, więc potrzebuje systemu, który łączy obie strony w jednym rekordzie zlecenia. W Linkway tę rolę pełni linkway.TMS: prowadzi zlecenia wszystkich klientów w jednej bazie i przed wysyłką sprawdza przewoźnika. Statusy oraz ETA do platform klientów przekazuje linkway.BRIDGE, a pozycje pojazdów podwykonawców zbiera linkway.INTEGRATOR z ponad 230 systemów GPS.
Poniżej wyjaśniamy, czym praca operatora różni się od pracy przewoźnika, i opisujemy obszary, w których ta różnica wychodzi najmocniej. Są to klienci z własnymi systemami i podwykonawcy z różnym GPS, a także kontrola przewoźnika oraz rozliczenie klienta. Ostatnia część dotyczy przygotowania wdrożenia.
Czym praca operatora logistycznego różni się od pracy przewoźnika
Przewoźnik sprzedaje przejazd własnej floty. Operator logistyczny sprzedaje usługę, w której przewóz łączy się zwykle z magazynowaniem, a kursy zleca podwykonawcom, za których pracę odpowiada przed klientem. W modelu 3PL (third-party logistics) operator przejmuje wybrane procesy klienta, najczęściej transport i magazyn. W modelu 4PL zarządza całym łańcuchem dostaw klienta i koordynuje innych operatorów, zwykle bez własnej floty.
Z tego podziału wynika specyfika pracy. Każde zlecenie operatora ma dwie strony. Po jednej stoi zleceniodawca z wymaganiami co do terminów i platformy, w której chce widzieć statusy. Po drugiej jest przewoźnik z własną flotą i własnym systemem GPS. Spedytor operatora pracuje na styku tych stron, a system musi pilnować obu naraz.
| Obszar | Operator 3PL | Operator 4PL |
|---|---|---|
| Zakres usługi | Wybrane procesy klienta, najczęściej transport i magazynowanie | Cały łańcuch dostaw klienta razem z koordynacją innych operatorów |
| Zasoby | Często własne magazyny i część floty, uzupełniane podwykonawcami | Zwykle bez własnej floty, na zasobach partnerów |
| Odpowiedzialność wobec klienta | Za wykonanie uzgodnionych usług w ustalonym terminie | Za wynik całego procesu logistycznego |
| Czego wymaga od systemu | Zleceń wielu klientów w jednej bazie i kontroli podwykonawców | Wymiany danych z systemami klientów i partnerów oraz wspólnego widoku przewozów |
Czym potrzeby operatora różnią się od potrzeb przewoźnika i spedycji, opisuje też tekst o programie do zarządzania transportem dla przewoźników i spedycji, a przykłady współpracy w modelu 3PL artykuł 3PL w praktyce.
Niezależnie od modelu te same wymagania wracają u operatorów obsługujących różne branże. Tabela zestawia je z mechanizmami Linkway, które opisujemy w kolejnych częściach.
| Wymaganie | Jak obsługuje je Linkway | Moduł |
|---|---|---|
| Statusy w platformie klienta | Statusy i ETA trafiają automatycznie do platformy wskazanej przez klienta, na przykład Project44 albo Transporeon | linkway.BRIDGE |
| Zlecenia z ERP klienta | Zlecenia synchronizowane z ERP, na przykład Comarch albo SAP, bez przepisywania z maila | linkway.BRIDGE |
| Pozycje pojazdów podwykonawców | Dane z ponad 230 systemów GPS na jednej mapie, bez wymiany urządzeń w pojazdach | linkway.INTEGRATOR |
| Przewoźnik bez telematyki | Lokalizacja z aplikacji kierowcy, udostępniana po kodzie zlecenia bez zakładania konta | linkway.TRACKER |
| Kontrola przewoźnika | Polisa OCP, licencje, biała lista VAT i rejestr KREPT sprawdzane przed wysyłką zlecenia | linkway.TMS |
| Ryzyko po stronie klienta | Limit kredytowy przy zleceniu, przekroczenie ponad tolerancję trafia do akceptacji przełożonego | linkway.TMS |
| Wynik zlecenia | Przychód z faktur klienta zestawiony z kosztami w kwotach netto | linkway.TMS |
Zleceniodawcy z własnymi systemami
Zleceniodawca operatora często wymaga statusów we własnym systemie, a nie w mailu. Jeden wymaga ich w Project44, drugi w Transporeon, trzeci w uTMS, a czwarty udostępnia własne API REST. Bez integracji spedytor przepisuje ten sam status do kilku platform, a każda pomyłka trafia prosto do raportu klienta jako opóźnienie, którego nie było.
Część klientów przekazuje też zlecenia ze swojego ERP, na przykład Comarch albo SAP. linkway.BRIDGE synchronizuje je z linkway.TMS, a w drugą stronę wysyła statusy oraz ETA do platformy, której oczekuje dany klient. Typowe przepływy danych między operatorem a klientem wyglądają tak:
- Zlecenie z ERP klienta. Trafia do linkway.TMS bez przepisywania z maila i od zapisu podlega regułom kontroli.
- Status przewozu. Kierowca zmienia go w aplikacji, a klient widzi go w swojej platformie.
- ETA. Przewidywany czas przyjazdu, liczony z pozycji GPS, idzie tym samym kanałem co statusy.
- Wskaźniki KPI. Dane o realizacji przewozów dla klientów, którzy oceniają operatora według poziomu usług.
Połączenia konfiguruje i utrzymuje zespół Linkway. Praca obejmuje analizę środowiska, konfigurację API, testy przepływu w obu kierunkach i utrzymanie przy zmianach po stronie kontrahenta. Systemy klienta nie są modyfikowane, a Linkway nie potrzebuje dostępu do ich kodu. Nową platformę kontrahenta dodaje się bez wpływu na istniejące połączenia, co ma znaczenie przy każdym nowym kontrakcie.
Transmisja jest szyfrowana, a dostęp do danych podlega kontroli uprawnień. Każdy przepływ zostawia ślad audytowy, a zespół Linkway monitoruje integracje i reaguje na błędy wymiany danych. Szerzej o tej warstwie pisze artykuł o linkway.BRIDGE i integracji systemów w logistyce.
Podwykonawcy z różnymi systemami GPS
Operator, który zleca kursy kilkudziesięciu przewoźnikom, pracuje z wieloma dostawcami telematyki naraz. Bez wspólnej warstwy dyspozytor loguje się do kolejnych paneli albo dzwoni do kierowców, a na pytanie klienta o godzinę dostawy odpowiada z opóźnieniem.
linkway.INTEGRATOR pobiera pozycje i statusy pojazdów z ponad 230 systemów GPS i telematyki, między innymi Webfleet i Teltonika, a potem pokazuje je na jednej mapie. Pojazdy każdego dostawcy są mapowane do jednej kartoteki, więc dyspozytor nie musi pamiętać, który przewoźnik jeździ na jakim systemie. Urządzeń w pojazdach nie trzeba wymieniać.
Wiele obsługiwanych systemów ma w katalogu integracji własną stronę, na przykład Targa Viasat, a zasadę działania opisuje strona integrator GPS dla flot. O tym, jak dane z GPS przekładają się na koszty floty, piszemy w tekście o optymalizacji logistyki i zarządzaniu flotą.
Onboarding podwykonawców przez zespół Linkway
Przy kilkudziesięciu podwykonawcach samo zebranie dostępów do ich systemów GPS jest osobnym projektem. Rejestrację przewoźników i konfigurację udostępniania sygnału operator może przeprowadzić samodzielnie albo zlecić zespołowi Linkway w ramach usługi onboardingu:
- Operator przekazuje listę firm, których flotę chce widzieć.
- Zespół Linkway kontaktuje się z każdym przewoźnikiem i wyjaśnia zasady działania platformy.
- Przewoźnik zostaje zarejestrowany w Linkway, a jego system GPS jest podłączany do platformy.
- Zespół konfiguruje udostępnianie sygnału dla konta operatora, a pojazdy przewoźnika pojawiają się na mapie operatora.
Przewoźnik bez telematyki w pojeździe nie wypada z obiegu. Kierowca może udostępnić lokalizację do konkretnego zlecenia w aplikacji linkway.TRACKER po wpisaniu sześciocyfrowego kodu, bez zakładania konta.
Wszystkie pojazdy trafiają do jednej kartoteki pojazdów i naczep, w której flotę własną od aut podwykonawców odróżnia pole właściciela. Ten sam widok służy więc do przydziału pojazdu własnego i pojazdu przewoźnika zewnętrznego.
Kontrola przewoźnika przed wysłaniem zlecenia
Przed klientem za przewóz odpowiada operator, nawet jeśli kurs wykonuje podwykonawca znaleziony tego samego dnia na giełdzie. Polisa OCP, która wygasła tydzień wcześniej, albo pojazd, którego nikt nie potwierdził, wychodzą na jaw dopiero przy szkodzie. linkway.TMS sprawdza takie rzeczy przy każdym zleceniu, zanim trafi ono do przewoźnika.
Kartoteka przewoźnika trzyma dane, których spedytor zwykle szuka w poczcie:
- Polisa OCP z sumą gwarancyjną i terminem ważności.
- Licencje oraz status na białej liście VAT.
- Weryfikacja podstawowa oraz weryfikacja HV, która dopuszcza przewoźnika do ładunków wysokiej wartości.
- Wynik sprawdzenia w KREPT, krajowym rejestrze przedsiębiorców transportu drogowego. Tryb awaryjny pozwala pominąć to sprawdzenie, ale wymaga wpisania powodu.
linkway.TMS ma 69 reguł kontroli w czterech kategoriach: zleceniodawca, przewoźnik, rentowność oraz trasa i adresy. Reguły działają w trzech fazach obiegu zlecenia, od zapisu po wysyłkę do przewoźnika, a administrator ustawia dla każdego stanowiska jeden z pięciu poziomów reakcji, od blokady po brak kontroli. Ostrzeżenie spedytor może świadomie potwierdzić, co zostaje w historii zlecenia. Blokada wymaga usunięcia przyczyny albo zgody osoby z szerszymi uprawnieniami.
Zestaw kontroli jest utrwalany na zleceniu, więc obowiązuje każdego, kto je otworzy, także zastępcę spedytora. Pojazd albo naczepa oznaczone jako „do potwierdzenia” blokują wysyłkę zlecenia do przewoźnika, dopóki ktoś nie uzupełni danych. W danych dodatkowych zlecenia spedytor zapisuje też ocenę przewoźnika, która przy kolejnych zleceniach pomaga wybrać podwykonawcę. Szczegóły opisuje artykuł o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.
Rozliczenie i wynik każdego klienta
Operator zarabia na różnicy między stawką klienta a kosztem podwykonawcy i z tej różnicy pokrywa własne koszty. Przy kilkunastu kontraktach marże bywają bardzo różne: jeden klient płaci dobrze, ale w długim terminie, inny zamawia kursy, na które trudno znaleźć tanie auto. Bez wyniku liczonego na zleceniu nie widać, który kontrakt pracuje na firmę.
Ryzyko po stronie klienta pokazuje limit kredytowy widoczny przy zleceniu. Spedytor widzi limit miękki i twardy, bieżące zaangażowanie, kwotę pozostałą do wykorzystania, procent wykorzystania, źródło limitu, na przykład ubezpieczyciela należności, oraz datę ważności. Tolerancję przekroczenia limitu miękkiego ustawia się dla stanowiska, a zlecenie ponad tę tolerancję trafia do akceptacji przełożonego, zamiast przejść bez kontroli albo utknąć w całości.
Faktura powstaje z danych zlecenia, a linkway.TMS obsługuje KSeF, więc księgowość nie przepisuje stawek z maili. Wynik przewozu system liczy według jednego wzoru: przychód z faktur klienckich minus koszty wyjazdu minus udział kosztów odcinków krajowych, wszystko w kwotach netto. Koszty okresowe, takie jak leasing czy ubezpieczenie, rozkłada na przewozy proporcjonalnie, na przykład do przejechanych kilometrów albo liczby dni.
Pojedynczy wyjazd pokazuje raport rentowności liczony na żywo. Wiele zleceń naraz przegląda się w wyszukiwarce rentowności, która korzysta z nocnego przeliczenia i pozwala posortować przewozy według wyniku, więc zlecenia o najniższej marży widać przed zamknięciem miesiąca z klientem. Metodę opisuje artykuł jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego, a o tym, jak takie dane wspierają decyzje menedżerów w firmie transportowej, piszemy osobno.
Ładunki kilku klientów na jednym aucie
Operator obsługujący drobnicę łączy przesyłki różnych zleceniodawców w jeden kurs. W transporcie LTL (less than truckload) przesyłka jednego klienta zajmuje niewielką część naczepy. W przewozach częściowych PTL (partial truckload) zajmuje jej większą część, ale nie całą, więc wolne miejsce można sprzedać kolejnemu klientowi. W obu przypadkach wynik kursu zależy od tego, ile ładunków uda się połączyć bez naruszenia okien czasowych.
linkway.TMS przypisuje ładunek do punktu trasy, a nie do całego zlecenia. Trasa może mieć dowolną liczbę punktów, od pierwszego załadunku po ostatni rozładunek, a każdy punkt ma okno czasowe i status. Pozycja ładunku ma asortyment, jednostkę, ilość, wagę, LDM i oznaczenie ADR, a system pilnuje bilansu i pokazuje, ile towaru z danej pozycji jeszcze nie zjechało z auta.
Status zmienia się dla konkretnego punktu trasy, więc przy kursie zbiorczym dyspozytor widzi, które rozładunki są już za kierowcą. Historia statusów pokazuje przy tym numer i miejscowość punktu, co przydaje się, gdy jeden z klientów pyta o swoją dostawę.
Jak przygotować wdrożenie u operatora logistycznego
Wdrożenie Linkway przebiega w czterech etapach: analiza procesów, konfiguracja i integracja z GPS oraz ERP, szkolenie i start z aplikacją TRACKER, a na końcu wsparcie i rozwój. Przebieg każdego etapu opisuje artykuł o procesie wdrożenia systemu TMS. U operatora analiza obejmuje więcej systemów niż u przewoźnika, bo dochodzą platformy klientów i GPS podwykonawców. Przed pierwszym spotkaniem warto przygotować:
- listę klientów z platformami, w których oczekują statusów, na przykład Project44 albo własne API,
- listę podwykonawców z nazwami ich dostawców GPS, która posłuży do usługi onboardingu,
- podział uprawnień: kto potwierdza ostrzeżenia, a kto zatwierdza zlecenia ponad limit klienta,
- limity kredytowe klientów razem ze źródłem limitu i datą ważności,
- jednego klienta do pilotażu, najlepiej takiego, który wymaga statusów we własnej platformie.
Pilotaż na zleceniach jednego klienta pokazuje cały obieg w małej skali: zlecenie z ERP, kontrolę przewoźnika, pozycję z GPS podwykonawcy, status w platformie klienta i wynik zlecenia. Kolejnych klientów dołącza się jako następne połączenia BRIDGE, bez przebudowy tych, które już działają.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.