Oprogramowanie dla firmy transportowej, które wspiera decyzje menedżerów

Oprogramowanie dla firmy transportowej wspiera decyzje menedżerów, gdy liczy wynik każdego przewozu z tych samych danych, na których pracuje biuro: faktur, kosztów, tras i przydziałów. Pytanie, która relacja zarabia i któremu klientowi można wydłużyć termin płatności, ma wtedy odpowiedź w liczbach, a nie w odczuciach spedytorów. W Linkway te dane zbiera linkway.TMS, a raport rentowności pokazuje wynik pojedynczego wyjazdu i całych serii zleceń.

Poniżej opisujemy decyzje, które menedżer firmy transportowej podejmuje najczęściej, i dane, na których warto je opierać. Osobna część wyjaśnia, jak czytać wynik wyjazdu, żeby nie wyciągać wniosków z niepełnych danych.

Jakie decyzje menedżer podejmuje na danych z TMS

Większość decyzji zarządczych w firmie transportowej wraca co tydzień albo co miesiąc. Zmienia się cennik na relacji, klient prosi o dłuższy termin płatności, sezon wymaga dodatkowych aut, a przewoźnik z giełdy proponuje niższą stawkę. Każda z tych decyzji ma dane źródłowe w systemie TMS, pod warunkiem że biuro wpisuje je przy zleceniu, a nie w osobnym arkuszu.

Tabela pokazuje zależność, o której łatwo zapomnieć przy wyborze systemu: jakość decyzji zależy od kompletności danych w zleceniu. Jeśli spedytor nie przypisze ładunku do wyjazdu albo księgowość wpisze koszt bez pojazdu, raport policzy wynik z luką. Dlatego porządek w obiegu zlecenia, opisany w artykule o oprogramowaniu, które zamienia chaos w porządek, jest warunkiem każdej analizy.

Rentowność wyjazdu jako podstawowa miara

Większość decyzji zaczyna się od wyniku pojedynczego wyjazdu. linkway.TMS liczy go według jednego wzoru: przychód z faktur klienckich minus koszty wyjazdu minus udział kosztów odcinków krajowych, wszystko w kwotach netto. Wzór jest jawny i ten sam dla każdego przewozu, więc dyspozytor i zarząd czytają wynik tak samo.

Skąd raport bierze przychód

Raport liczy przychód wyjazdu jako sumę frachtów ze zleceń klienckich, których ładunek jedzie tym wyjazdem. Powiązanie idzie po ładunku, a nie po numerze zlecenia ani po dacie. Kwotą jest wartość netto z faktury sprzedaży, przeliczona kursem z tej faktury, więc przychód w raporcie zgadza się z ewidencją sprzedaży. Zlecenie jeszcze niezafakturowane nie wnosi przychodu, o czym trzeba pamiętać przy wyjazdach z ostatnich dni.

Koszty jednorazowe i okresowe

Koszty pochodzą z ewidencji wydatków. Wydatek jest przypisany do zlecenia albo do zasobu, czyli pojazdu lub kierowcy. Koszt jednorazowy, na przykład paliwo zatankowane na trasie albo nocleg kierowcy, trafia do wyjazdu w całości. Koszt okresowy, taki jak rata leasingu czy polisa, system rozkłada na wyjazdy jedną z metod przypisanych do typu wydatku:

• po kilometrach w miesiącu - wyjazd dostaje część kosztu proporcjonalną do swojego przebiegu;
• po dniach w miesiącu - część proporcjonalną do długości wyjazdu;
• po liczbie zleceń - koszt dzielony przez liczbę wyjazdów w miesiącu;
• wariant z dwunastu miesięcy - każda z tych metod liczona z ostatniego roku, co wygładza sezonowość floty.

Wybór metody zmienia obraz pojedynczych przewozów, choć suma kosztów w miesiącu zostaje ta sama. Leasing rozłożony po dniach mocniej obciąży wyjazd, który trzy dni czekał na rozładunek, a rozłożony po kilometrach - wyjazd z długą trasą. Metodę warto ustalić raz dla każdego typu wydatku i nie zmieniać jej w trakcie roku, bo porównanie miesięcy straci sens. Typ wydatku bez przypisanej metody jest pomijany, więc jego koszt nie pojawi się w żadnym wyniku.

Wydatki pojazdu i kierowcy nie mają numeru zlecenia, więc system przypisuje je do wyjazdu po dacie. Okno przypisania zaczyna się po zakończeniu poprzedniego wyjazdu tego pojazdu i kończy wraz z bieżącym. Koszt postoju między trasami obciąża zatem następny przewóz, co przy długiej przerwie wyraźnie podnosi koszt jednego zlecenia.

Odcinki krajowe i punkt przeładunku

Wyjazd zagraniczny zwykle ma dowóz i odbiór po Polsce, realizowane osobnymi zleceniami. System wiąże taki kurs z wyjazdem przez punkt przeładunku, a jego koszt wchodzi do wyniku udziałem procentowym. Jeden kurs krajowy wiezie często towar kilku wyjazdów, więc jego koszt rozkłada się na przewozy, które faktycznie obsłużył, zamiast obciążać pierwszy z brzegu.

Przykład: wynik wyjazdu z Poznania do Lyonu

Na stronie modułu linkway.TMS jest poglądowa makieta raportu na fikcyjnych danych przewoźnika. Jej przykładowy wyjazd z Poznania do Lyonu i z powrotem trwał 10 dni i miał 3240 km przebiegu. Obejmował trzy zlecenia klienckie oraz dwa odcinki krajowe. Tabela zestawia składniki wyniku w takiej kolejności, w jakiej liczy je system.

Makieta pokazuje dwie rzeczy ważne przy czytaniu wyniku. Raport oznacza koszt paliwa jako szacunkowy, bo liczy go ze średniego spalania pojazdu, a myto ma status rozliczenia częściowego. Wynik 1740 zł jest więc chwilowo zawyżony o tę część opłat drogowych, która jeszcze nie spłynęła z kart. W wyszukiwarce z tej samej makiety wyjazd Katowice - Lyon - Katowice ma wynik minus 420 zł przy częściowo rozliczonym mycie, więc po domknięciu rozliczeń strata na nim wzrośnie.

Raport na żywo i wyszukiwarka rentowności

Te same reguły zasilają dwa widoki. Raport rentowności wyjazdu liczy się w chwili otwarcia i pokazuje stan bieżący, dlatego służy do analizy jednego przewozu. Wyszukiwarka rentowności zleceń pokazuje przychód, koszt, wynik i marżę wielu wyjazdów naraz, według stanu z ostatniego nocnego przeliczenia. Poprawka wprowadzona w ciągu dnia jest widoczna w raporcie od razu, a w wyszukiwarce po kolejnym przeliczeniu. Metodę szczegółowo opisuje artykuł o tym, jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.

Od wyniku wyjazdu do decyzji o relacji i kliencie

Pojedynczy wyjazd rzadko wystarcza do decyzji. Menedżer patrzy na serię: wszystkie wyjazdy na danej relacji w kwartale albo wszystkie zlecenia jednego klienta. Wyszukiwarka rentowności pozwala posortować wyjazdy według marży, więc przewozy ze stratą widać na początku listy, a nie dopiero w podsumowaniu miesiąca.

Relacja, która tylko obraca pieniędzmi

Typowy przypadek wygląda tak: relacja do Francji ma wysoki fracht i dobrą opinię w dziale sprzedaży, ale w serii wyjazdów marża spada poniżej średniej floty. Przyczyna często leży poza stawką. Auto wraca pusto albo dwa dni czeka na ładunek powrotny, a przy rozdziale kosztów okresowych po dniach każdy taki dzień obciąża wynik wyjazdu. Decyzja nie musi oznaczać rezygnacji z klienta. Może to być dopłata za przestój, stały ładunek powrotny, zmiana dnia załadunku albo oddanie relacji przewoźnikowi zewnętrznemu.

Stawkę da się też ocenić przy pojedynczym zleceniu, zanim zostanie przyjęte. Podgląd zlecenia w linkway.TMS pokazuje koszt przejechania kilometra i koszt opłat drogowych w walucie zlecenia, więc spedytor widzi, czy proponowany fracht pokrywa przejazd. Reguła z kategorii rentowności sprawdza przy zatwierdzeniu marżę wobec progu ustalonego przez firmę, a jej poziom reakcji, od informacji po blokadę, ustawia się dla stanowiska.

Klient: przychód i ryzyko kredytowe

Na rentowność klienta składają się wyniki jego zleceń, ale menedżer potrzebuje też drugiej strony rachunku: ile pieniędzy klient ma w danej chwili w obiegu i jak płaci. Przy zleceniu linkway.TMS pokazuje limit kredytowy klienta w dwóch progach, miękkim i twardym. Obok widać bieżące zaangażowanie i procent wykorzystania limitu. System podaje też źródło limitu, na przykład ubezpieczyciela należności, oraz datę jego ważności.

Decyzja o warunkach handlowych opiera się na tych liczbach. Tolerancję przekroczenia limitu miękkiego ustawia się dla stanowiska, procentowo albo kwotowo. W jej granicach spedytor przyjmuje zlecenie sam, a powyżej zlecenie trafia do akceptacji przełożonego. Menedżer nie ogląda więc każdego zlecenia, tylko te, w których firma bierze na siebie ryzyko ponad ustalony próg. Mechanizm opisuje tekst o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.

Ocenę klienta uzupełnia weryfikacja w kartotece kontrahenta. System sprawdza aktywność numeru VAT w bazie VIES i wiarygodność płatniczą w bazie BISNODE. Wynik tej weryfikacji warto zestawiać z limitem przy każdym przeglądzie warunków klienta, a nie dopiero wtedy, gdy faktury przestają być płacone w terminie.

Przewoźnicy i jakość podwykonawstwa

Firma, która część przewozów zleca podwykonawcom, decyduje o doborze przewoźników częściej niż o własnej flocie. Najniższa stawka z giełdy nie mówi nic o tym, czy przewoźnik podstawi auto na czas i czy ma ważną polisę. Te informacje linkway.TMS przechowuje w kartotece kontrahenta i w danych zlecenia:

• Weryfikacja przed wysyłką. Kartoteka przewoźnika zawiera polisę OCP z sumą gwarancyjną, licencje, status na białej liście VAT i wynik sprawdzenia w rejestrze KREPT. Osobno oznacza się weryfikację do ładunków wysokiej wartości (HV).
• Ocena przewoźnika. W danych dodatkowych zlecenia spedytor zapisuje ocenę przewoźnika, więc z czasem powstaje historia współpracy oparta na zleceniach, a nie na pamięci jednej osoby.
• Kanał sprzedaży. To samo miejsce przechowuje kanał sprzedaży zlecenia, czyli informację, którą drogą zlecenie trafiło do firmy.
• Pojazd do potwierdzenia. Zlecenie z pojazdem albo naczepą oznaczonymi jako „do potwierdzenia” nie wyjdzie do przewoźnika, dopóki dane nie zostaną uzupełnione.

Na poziomie zarządczym ważniejsze od pojedynczej oceny są reguły. Menedżer decyduje, które braki blokują wysyłkę zlecenia, a które tylko ostrzegają spedytora. linkway.TMS ma 69 reguł kontroli w czterech kategoriach, przypisanych do trzech faz obiegu zlecenia, i pięć poziomów reakcji, od blokady po brak kontroli.

Poziom reakcji ustawia się dla stanowiska, więc młodszy spedytor może pracować w trybie bardziej restrykcyjnym niż kierownik spedycji. Zestaw kontroli obowiązujący w chwili zatwierdzenia zostaje zapisany na zleceniu. Przy reklamacji albo sporze menedżer widzi warunki, na jakich zlecenie przeszło, a nie warunki obowiązujące dziś. Zasady działania reguł opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych.

Obciążenie floty i pulpity

Decyzja o powiększeniu floty albo o stałej współpracy z podwykonawcą zapada zwykle za późno, gdy biuro od tygodni odmawia zleceń. Sygnały widać wcześniej w danych operacyjnych. Pulpit spedytora pokazuje obciążenie dnia, czyli załadunki i rozładunki w oknie od tygodnia wstecz do tygodnia w przód, oraz wykres zleceń według statusu. Kliknięcie w wycinek wykresu otwiera listę tych zleceń.

Baza zleceń ma gotowe widoki, z których dwa mają znaczenie dla planowania floty. Widok „Bez pojazdu” zbiera zlecenia, które czekają na przydział auta, a widok „Opóźnione” - przewozy po terminie. Jeśli oba rosną regularnie w tych samych dniach tygodnia, firma ma problem z mocą przewozową, a nie z organizacją pracy biura. Pulpit startowy uzupełnia ten obraz o wskaźniki przewozów, na przykład sumę kilometrów i palet, oraz o kursy walut.

Kartoteka pojazdów i naczep obejmuje flotę własną i pojazdy podwykonawców, a pole właściciela odróżnia jedne od drugich. Przydział pojazdu do zlecenia korzysta z tej samej listy, więc obie części floty planuje się w jednym miejscu. Pozycje pojazdów dostarcza linkway.INTEGRATOR, który zbiera dane z ponad 230 systemów GPS, między innymi Nanoserwis i Fleethouse, bez wymiany urządzeń w pojazdach.

Z pozycji pojazdów system wylicza przewidywany czas przyjazdu, opisany w artykule o funkcji ETA od Linkway. Dla menedżera ETA jest miarą terminowości: seria spóźnień na jednej relacji podpowiada zmianę godziny załadunku albo przewoźnika. Dane o stylu jazdy pochodzą z magistrali pojazdu przez system telematyczny, a nie z telefonu kierowcy. Ich rolę w kontroli kosztów opisuje tekst o monitoringu dla branży transportowej.

Jak czytać wynik, zanim zapadnie decyzja

Raport rentowności jest tak dobry jak dane wyjazdu. Większość sporów o to, że „system źle liczy”, kończy się wskazaniem brakującego powiązania albo kosztu, który jeszcze nie spłynął. Tabela zbiera najczęstsze przyczyny wyniku, który odbiega od rzeczywistości.

Przed decyzją opartą na serii wyjazdów warto przejść krótką listę kontrolną:

1. Wyjazd jest zakończony i oznaczony jako zagraniczny, bo bez daty zakończenia nie wchodzi do zestawienia.
2. Ładunek zlecenia klienckiego jest przypisany do wyjazdu, a zlecenie jest zafakturowane.
3. Do wyjazdu przypisano pojazd z naczepą oraz kierowcę, a przy jeździe w załodze także drugiego kierowcę.
4. Pojazd ma w systemie poprzedni zakończony wyjazd, bo od niego zaczyna się okno przypisania kosztów.
5. Każdy typ wydatku ma metodę rozdziału, a przebieg i dane spalania są uzupełnione.
6. Od zakończenia wyjazdu minął pełny cykl rozliczeń kart paliwowych i opłat drogowych.

Raport sam oznacza dane wprowadzone ręcznie albo oparte na średniej, a brak przebiegu czy danych spalania sygnalizuje ostrzeżeniem w nagłówku. Taki wyjazd jest policzony, ale jego wynik ma charakter szacunkowy i nie powinien przesądzać o losie relacji. Lista kontrolna służy też jako wspólny język zgłoszeń: zamiast „raport źle liczy” wystarczy wskazać wyjazd i punkt, który nie jest spełniony.

Dane spoza TMS w decyzjach zarządu

Część danych potrzebnych do decyzji powstaje poza systemem transportowym. Faktury kosztowe trafiają do programu księgowego, a zamówienia klientów do ERP. linkway.BRIDGE łączy TMS z systemami ERP, takimi jak Comarch i SAP, oraz z platformami kontrahentów, na przykład Project44 i Transporeon. Konfigurację prowadzi zespół Linkway, bez zmian w systemach klienta, a zlecenia nie są przepisywane ręcznie między systemami.

Warstwa linkway.AI działa na danych zgromadzonych w systemach Linkway i w telematyce. Zamiast kolejnego wykresu daje rekomendacje: sygnalizuje ryzyko opóźnień, flaguje zlecenia zagrożone, podsuwa sugestie tras z historii przejazdów i prognozuje zapotrzebowanie magazynowe. Nie wymaga osobnego wdrożenia.

Część danych, które dziś trzeba wpisywać ręcznie, ma trafiać do systemu automatycznie. Plan rozwoju linkway.TMS obejmuje moduły, które są dopiero w przygotowaniu:

• import faktur kosztowych z KSeF;
• odczyt faktur i listów CMR przez OCR;
• kalkulator opłat e-TOLL na etapie planowania trasy;
• czas pracy kierowców z danych tachografu cyfrowego.

Firma, która dziś liczy wyniki w arkuszu, zwykle ma te same dane, tylko w kilku plikach i z opóźnieniem. Porównanie obu sposobów pracy zawiera artykuł Excel w transporcie kontra system TMS, a argumenty za wdrożeniem zbiera tekst o tym, dlaczego system TMS jest niezbędny w logistyce.

Opublikowano: 6 lutego 2024. Aktualizacja: 29 września 2026.

O autorze

Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway

Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.

Wszystkie artykuły autora - profil LinkedIn