TMS, czyli system zarządzania transportem, prowadzi zlecenie od przyjęcia do rozliczenia, a każda osoba w firmie pracuje w nim na swoim odcinku. Spedytor zakłada zlecenie i sprawdza kontrahenta, dyspozytor pilnuje realizacji, kierowca przysyła statusy z telefonu, księgowość wystawia fakturę, a administrator ustawia reguły. W linkway.TMS porządkuje to 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami.
Definicję systemu i obieg zlecenia opisuje artykuł czym jest system zarządzania transportem. Tutaj pokazujemy ten sam system od strony ludzi: co widzi każde stanowisko i jak wygląda jeden dzień pracy zespołu.
Role i uprawnienia w linkway.TMS
Każda z 11 ról w linkway.TMS ma własne menu i własny zakres uprawnień. Uprawnienie jest sprawdzane na każdym poziomie: w menu, w transakcji, przy akcji i w zapytaniu do bazy danych. Ukryta pozycja w menu nie jest więc jedynym zabezpieczeniem: rola jest sprawdzana także wtedy, gdy system pobiera dane z bazy.
Drugą warstwą są profile stanowiskowe. Do profilu przypisuje się reguły kontroli z poziomem reakcji i progami, więc młodszy spedytor może pracować w trybie bardziej restrykcyjnym, a kierownik spedycji z szerszą tolerancją. Wszystkie listy w systemie korzystają z jednego komponentu siatki z filtrem w każdej kolumnie, dlatego obsługi uczy się raz, niezależnie od stanowiska.
Tabela zestawia stanowiska typowe dla firmy transportowej i to, jak każde z nich korzysta z systemu. Wszystkie pracują na tym samym rekordzie zlecenia, więc praca przechodzi dalej bez maili i przepisywania.
| Stanowisko | Pierwszy ekran dnia | Co robi w systemie | Co przekazuje dalej |
|---|---|---|---|
| Spedytor | Pulpit spedytora z blokadami i obciążeniem dnia | Zakłada zlecenie z trasą i ładunkiem, zleca przewóz przewoźnikowi | Zlecenie gotowe do realizacji |
| Kierownik spedycji | Pulpit w trybie Wszystkie | Decyduje o zleceniach ponad tolerancję limitu i przy blokadach | Zgodę albo odmowę przy zleceniu |
| Dyspozytor | Widoki Bez pojazdu i Opóźnione w bazie zleceń | Przydziela pojazd i kierowcę, pilnuje realizacji | Statusy i ETA dla spedytora i klienta |
| Kierowca | Aktualne zlecenie w aplikacji linkway.TRACKER | Zmienia statusy i dołącza zdjęcia dokumentów | Dokumenty z rozładunku dla biura |
| Księgowość | Lista zleceń w module fakturowania | Wystawia faktury z karty zlecenia i sprawdza wynik wyjazdu | Faktury w KSeF i dane do rozliczeń |
| Administrator | Konfiguracja reguł i profili stanowisk | Ustawia poziomy reakcji reguł i tolerancje limitów | Zasady, które obowiązują pozostałe stanowiska |
Jeden dzień pracy z linkway.TMS
Najłatwiej zobaczyć podział ról na jednym zleceniu. Klient zamawia przewóz z dwoma miejscami załadunku w Wielkopolsce i rozładunkiem w Czechach. Schemat pokazuje, które stanowisko zajmuje się zleceniem na kolejnych etapach dnia i gdzie praca przechodzi do następnej osoby.
Schemat upraszcza dzień do najważniejszych przekazań. Ten sam dzień w kolejności stanowisk wygląda tak:
- Rano spedytor otwiera pulpit. Widzi zlecenia z blokadą i obciążenie najbliższych dni, a przełącznik Moje/Wszystkie zawęża widok do jego zleceń.
- Spedytor przyjmuje zlecenie. Wybiera klienta z kartoteki i składa trasę z trzech punktów. Limit kredytowy klienta widzi od razu przy zleceniu. Zlecenie mieści się w limicie, więc zatwierdza je bez udziału przełożonego.
- Dyspozytor przydziela pojazd i kierowcę. Przy wysyłce zlecenia system sprawdza ważność uprawnień kierowcy, a jeśli naczepa ma status „do potwierdzenia”, zlecenie czeka na uzupełnienie danych.
- Kierowca rusza w trasę. Zlecenie widzi w aplikacji linkway.TRACKER, a statusy zmienia jednym dotknięciem od dojazdu na załadunek po koniec zadania.
- Dyspozytor pilnuje realizacji. Zlecenie jest w widoku W toku, a pozycja pojazdu spływa z systemu GPS. ETA pokazuje, czy okno rozładunku jest zagrożone.
- Księgowość zamyka zlecenie. Zdjęcie dokumentu z rozładunku jest w zleceniu tego samego dnia, więc faktura powstaje z karty zlecenia bez czekania na papier. Wynik wyjazdu widać przed końcem miesiąca.
Spedytor - zlecenie i kontrahent
Spedytor zaczyna dzień od pulpitu, który pokazuje pracę na dziś. Wykres „Zlecenia po statusie” przedstawia strukturę zleceń w obiegu, a kliknięcie wycinka otwiera odfiltrowaną listę. Obciążenie dnia zestawia załadunki i rozładunki w oknie tygodnia wstecz i tygodnia w przód, więc spiętrzenie pracy widać kilka dni wcześniej.
Przy zakładaniu zlecenia spedytor korzysta z jednej kartoteki kontrahentów. Ta sama firma może być klientem, przewoźnikiem, spedycją, klientem promowym albo armatorem, a do jej karty podpięte są wizytówki, konta bankowe, limity, polisy, licencje i historia weryfikacji. Trasę składa z załadunków, punktów pośrednich, przepraw promowych i rozładunków, a zakładka kosztów podaje koszt przejechania kilometra i opłat drogowych, zanim zlecenie trafi do przewoźnika.
Obok danych klienta spedytor widzi jego limit kredytowy: limit miękki i twardy, bieżące zaangażowanie, kwotę pozostałą do wykorzystania, procent wykorzystania i datę ważności limitu. Nie musi więc dzwonić do księgowości. W sekcji akceptacji przewoźnika ma daty weryfikacji podstawowej i HV, wynik sprawdzenia w rejestrze KREPT, status na białej liście VAT, polisę OCP i licencje. Zasady tych sprawdzeń opisuje artykuł o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.
Decyzje spedytora mają granice ustawione w profilu stanowiska. Ostrzeżenie może świadomie potwierdzić, a system zapisze to w historii zlecenia. Przekroczenie limitu klienta zatwierdzi sam tylko w granicach swojej tolerancji, a powyżej niej zlecenie trafia do akceptacji przełożonego.
Kierownik spedycji - akceptacje i nadzór
Kierownik spedycji korzysta z tego samego pulpitu, ale w trybie Wszystkie, więc widzi blokady i obciążenie całego zespołu, a nie tylko własne zlecenia. Do niego trafiają zlecenia, które przekroczyły tolerancję limitu kredytowego spedytora, oraz blokady wymagające zgody osoby z szerszymi uprawnieniami. Decyzja o większym ryzyku zapada więc świadomie i na właściwym szczeblu.
Do oceny pracy zespołu służą dane zbierane przy każdym zleceniu. Zakładka danych dodatkowych zapisuje między innymi kanał sprzedaży i ocenę przewoźnika, a wyszukiwarka rentowności pokazuje wynik wielu zleceń naraz po nocnym przeliczeniu. Z tych danych widać, które relacje i którzy klienci przynoszą marżę, a na których firma tylko obraca pieniędzmi.
Dyspozytor - przydział i realizacja
Dyspozytor pracuje głównie w bazie zleceń. Nad siatką są gotowe widoki: Wszystkie, Bufor, W toku, Zakończone, Bez pojazdu, Opóźnione i Anulowane. Widok Bez pojazdu to lista pracy na przydział, a Opóźnione to lista do reakcji. Filtr w każdej kolumnie pozwala zawęzić bazę na przykład do jednego zleceniodawcy albo przewoźnika.
Przy przydziale dyspozytor korzysta z dwóch kartotek. W kartotece pojazdów i naczep flota własna i podwykonawców leży razem, a odróżnia je pole właściciela. Kartoteka kierowców oznacza terminy uprawnień kolorem: czerwony po terminie, pomarańczowy do 7 dni, żółty do 30 i niebieski do 60 dni. Reguła kontroli nie pozwoli wysłać zlecenia do kierowcy z nieważnym uprawnieniem, a kolory ostrzegają dyspozytora, zanim termin minie.
W trakcie przewozu pozycje pojazdów spływają na jedną mapę z ponad 230 systemów GPS przez linkway.INTEGRATOR, bez wymiany urządzeń w pojazdach. Z pozycji system wylicza przewidywany czas przyjazdu, a ETA od Linkway pozwala odpowiedzieć klientowi bez telefonu do kierowcy. Historia statusów zapisuje, kto i kiedy zmienił status, i odróżnia zmianę z biura od potwierdzenia z aplikacji. Więcej o pracy na tym stanowisku pisze artykuł o module dyspozytora w linkway.TMS.
Kierowca - zlecenie w aplikacji linkway.TRACKER
Kierowca nie potrzebuje panelu TMS: pracuje w aplikacji linkway.TRACKER na smartfonie z Androidem. Firma nie kupuje terminali pokładowych, a kierowca po zalogowaniu od razu widzi przypisane zlecenia z trasą i instrukcjami załadunku oraz rozładunku.
Aplikacja przejmuje sprawy, które wcześniej wymagały telefonu do biura albo papieru w kabinie. Najczęściej są to:
- Statusy jednym dotknięciem - dojazd na załadunek, w trasie, rozładowano, koniec zadania. Aplikacja śledzi też lokalizację i sama aktualizuje status zlecenia.
- Zdjęcia i dokumenty dołączane do zlecenia, które biuro widzi od razu, bez czekania na powrót kierowcy.
- Karta drogowa, czyli numer zlecenia, pojazd z naczepą, stan licznika i poziom paliwa.
- Przekazanie pojazdu z weryfikacją dokumentów oraz zgłoszenie szkody z lokalizacją i zdjęciami.
- Nawigacja i punkty POI - parkingi, stacje paliw, myjnie, serwisy i hotele.
- Dyskusja przy zleceniu, czyli rozmowa z dyspozytorem przypięta do konkretnego przewozu.
Gdy kierowca traci zasięg, zdarzenia zapisują się w telefonie i trafiają do systemu po odzyskaniu połączenia, z rzeczywistym czasem zdarzenia. Kierowca podwykonawcy nie musi mieć konta: udostępnia lokalizację do zlecenia sześciocyfrowym kodem. Jak aplikacja dzieli pracę między kabinę a biuro, opisuje artykuł aplikacja mobilna dla kierowców i spedytorów, a przegląd rozwiązań mobilnych tekst o aplikacjach mobilnych TMS dla pracowników.
Księgowość - faktura i wynik przewozu
Księgowość dostaje zlecenie w chwili, gdy przewóz się kończy, a nie wtedy, gdy papierowy CMR wróci do biura. Zdjęcia dokumentów z rozładunku są już w zleceniu, a fakturę wystawia się bezpośrednio z jego karty, z obsługą KSeF. Stawka i dane klienta nie są przepisywane, więc spedycja i księgowość nie uzgadniają ich mailem. Obieg dokumentów w systemie pokazuje artykuł o tym, jak linkway.TMS ułatwia zarządzanie dokumentami.
Raport rentowności wyjazdu zestawia przychód z faktur klienckich z kosztami wyjazdu i udziałem kosztów odcinków krajowych, w kwotach netto. Przychodem jest wartość netto z faktury sprzedaży przeliczona kursem z tej faktury, więc wynik da się pogodzić z ewidencją sprzedaży bez ręcznego uzgadniania kursów. Metodę rozdziału kosztów okresowych, na przykład leasingu, przypisuje się do typu wydatku w konfiguracji, a typ bez metody system pomija, dlatego listę typów warto raz przejrzeć w całości. Szczegóły zawiera artykuł o tym, jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.
Jedna uwaga dla kontrolingu: opłaty drogowe spływają z kart i systemów poboru z opóźnieniem liczonym w tygodniach, więc świeżo zakończony wyjazd bywa chwilowo bardziej rentowny, niż będzie po rozliczeniu. W przygotowaniu są też funkcje, które odciążą księgowość jeszcze bardziej: import faktur kosztowych z KSeF oraz odczyt faktur i dokumentów CMR ze skanów.
Administrator - reguły i uprawnienia
Administrator decyduje, jak system reaguje na błędy w zleceniach. Ma do dyspozycji 69 reguł kontroli w czterech kategoriach: zleceniodawca, przewoźnik, rentowność oraz trasa i adresy. Każda reguła ma poziom domyślny i poziom własny nadawany w profilu stanowiska. Działanie reguł opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych.
- Poziomy reakcji. Blokada, ostrzeżenie, do weryfikacji, informacja albo brak kontroli, dobierane osobno dla każdego stanowiska.
- Tolerancja limitu kredytowego. Ustawiana per stanowisko procentowo albo kwotowo, a obowiązuje wartość korzystniejsza dla firmy.
- Zmiany bez wdrożenia. Zmiana progu albo nowa reguła zapisuje się jako konfiguracja, bez nowej wersji systemu i bez okna serwisowego.
- Utrwalony zestaw kontroli. Reguły obowiązujące w chwili zatwierdzenia zostają przy zleceniu, więc przy reklamacji widać warunki z dnia decyzji.
W modelu SaaS infrastrukturę utrzymuje Linkway, więc administrator firmy zajmuje się konfiguracją, a nie serwerami. Każdy klient ma własną instancję i bazę danych, odizolowane także w kopiach zapasowych, a ten sam system może działać w chmurze Linkway albo w serwerowni klienta. Model chmurowy opisuje artykuł jak działa system TMS w chmurze, a kierunki rozwoju platformy strona linkway.TMS 2027.
Wdrożenie ról w firmie transportowej
Role i profile ustawia się na etapie wdrożenia, zanim zespół zacznie pracę na danych produkcyjnych. linkway.TMS wdraża się w czterech krokach:
- Analiza procesów. Kto przyjmuje zlecenia, kto przydziela pojazdy, kto akceptuje ryzyko i kto wystawia faktury.
- Konfiguracja i integracja. Role, profile stanowiskowe i reguły kontroli oraz połączenia z systemami GPS i ERP.
- Szkolenie i start. Każde stanowisko uczy się swojego widoku, a kierowcy instalują aplikację linkway.TRACKER. Potem zespół przechodzi na dane produkcyjne.
- Wsparcie i rozwój. Stała pomoc zespołu Linkway i kolejne moduły wraz ze wzrostem firmy.
Na etapie konfiguracji łatwo o decyzje, które później osłabiają kontrolę. Przy nadawaniu ról najczęściej powtarzają się te same błędy:
- Wspólne konto dla kilku osób. Historia zlecenia zapisuje autora każdej zmiany, a wspólny login odbiera tę informację i utrudnia wyjaśnienie reklamacji.
- Szerokie uprawnienia na wszelki wypadek. Blokadę może zwolnić zgoda osoby z szerszymi uprawnieniami, więc gdy ma je każdy, blokada niczego nie zatrzymuje.
- Jeden profil dla całego działu. Młodszy spedytor dostaje wtedy te same progi co kierownik, a reguły przestają odpowiadać doświadczeniu.
- Kierowcy bez aplikacji. Gdy część kierowców zostaje przy telefonach, statusy w widoku W toku są niepełne, a dyspozytor znowu dzwoni.
Szczegóły każdego etapu zawiera artykuł o procesie wdrożenia systemu TMS. Firmom, które przechodzą z arkuszy, przyda się zestawienie Excel w transporcie kontra system TMS, a tym, które porównują dostawców, przegląd najlepszych systemów TMS 2025.
Gdy pojawiają się zleceniodawcy z własnymi systemami, dochodzi jeszcze jedno zadanie: wymiana danych. linkway.BRIDGE synchronizuje zlecenia z systemami ERP, takimi jak Comarch i SAP, a statusy i ETA przekazuje na platformy klientów, więc dyspozytor nie przepisuje ich ręcznie. Szersze tło tego tematu opisuje artykuł o integracji systemów logistycznych, a to, które czynności warto oddać systemowi, tekst o automatyzacji procesów w transporcie.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.