Automatyzacja procesów w transporcie polega na przeniesieniu do systemu czynności, które powtarzają się przy każdym zleceniu: wpisywania danych, sprawdzania przewoźnika i klienta, zbierania statusów od kierowców, wystawiania dokumentów i liczenia wyniku przewozu. W firmie transportowej tę pracę przejmuje system TMS - w Linkway jest to linkway.TMS razem z aplikacją dla kierowcy i integracjami. Decyzje handlowe, takie jak stawka czy przyjęcie ryzyka ponad ustalony próg, zostają u ludzi.
Poniżej opisujemy procesy po kolei: jak wyglądają bez systemu i co z nich przejmuje TMS. Definicję systemu i pełny obieg zlecenia zawiera artykuł czym jest system zarządzania transportem, więc tutaj skupiamy się na tym, co automatyzować, a czego nie.
Które procesy w transporcie warto automatyzować
Automatyzować warto czynności, przy których człowiek nie podejmuje decyzji, tylko przenosi albo porównuje dane. Przepisanie adresu rozładunku z maila do arkusza jest właśnie taką czynnością. Ocena, czy przyjąć zlecenie od klienta z zaległymi fakturami, już nie - tu potrzebny jest człowiek, a system ma mu podać komplet danych.
Przy wyborze procesów pomagają cztery pytania kontrolne. Jeśli na wszystkie odpowiedź brzmi „tak”, czynność jest dobrym kandydatem do automatyzacji:
- Czy czynność powtarza się przy każdym zleceniu? Wpisanie danych klienta albo sprawdzenie polisy przewoźnika wraca przy każdym przewozie, a negocjacja cennika z nowym klientem - kilka razy w roku.
- Czy da się ją opisać regułą? „Polisa OCP przewoźnika musi być ważna w dniu załadunku” jest regułą. „Ten klient jest wart ryzyka” regułą nie jest.
- Czy potrzebne dane są już w systemie? Reguła sprawdzi limit kredytowy tylko wtedy, gdy limit jest wpisany w kartotece klienta.
- Ile kosztuje przeoczenie? Wygasła polisa ujawnia się dopiero przy szkodzie, a błędny adres przy spóźnionej dostawie. Im droższy błąd, tym wcześniej system powinien go zatrzymać.
Tabela pokazuje ten podział na konkretnych procesach firmy transportowej. W każdym z nich coś przejmuje system, ale w każdym zostaje też decyzja, której reguła nie podejmie.
| Proces | Co przejmuje system | Co zostaje u człowieka | Moduł Linkway |
|---|---|---|---|
| Wprowadzanie zlecenia | Dane kontrahenta z kartoteki i trasa złożona z gotowych punktów | Przyjęcie zlecenia i uzgodnienie stawki | linkway.TMS |
| Kontrola przewoźnika i klienta | Sprawdzenie polisy OCP, licencji, białej listy VAT i limitu kredytowego | Zgoda na zlecenie ponad tolerancję limitu | linkway.TMS |
| Statusy realizacji | Statusy z aplikacji kierowcy i pozycja z systemów GPS | Reakcja na opóźnienie i rozmowa z klientem | linkway.TRACKER, linkway.INTEGRATOR |
| Dokumenty przewozowe | Zdjęcia CMR dołączone do zlecenia w dniu rozładunku | Wyjaśnienie uwag, które odbiorca wpisał w dokumencie | linkway.TRACKER |
| Fakturowanie | Faktura z danych zlecenia, z obsługą KSeF | Korekta po reklamacji klienta | linkway.TMS |
| Wynik przewozu | Rentowność wyjazdu z faktur i kosztów, liczona na bieżąco | Decyzja o cenie na relacji, która nie zarabia | linkway.TMS |
| Informacja dla klienta | Statusy i ETA przekazywane na platformę klienta | Uzgodnienie nowego terminu po awarii | linkway.BRIDGE |
Wprowadzanie zleceń bez przepisywania danych
Najwięcej ręcznej pracy przypada na początek obiegu, czyli na zakładanie zlecenia. Dane klienta przychodzą mailem, spedytor kopiuje je do arkusza, potem do zlecenia dla przewoźnika, a na końcu księgowość przepisuje je do faktury. Każde przepisanie to okazja do pomyłki, na przykład w numerze NIP albo w stawce.
W linkway.TMS kontrahent powstaje raz, w jednej kartotece z rolami: ta sama firma może być klientem, przewoźnikiem, spedycją, klientem promowym albo armatorem. Po wpisaniu numeru NIP system pobiera dane rejestrowe, a weryfikacja VIES i BISNODE sprawdza aktywność VAT w Unii i wiarygodność płatniczą. Od tej chwili kolejne zlecenia wybierają kontrahenta z listy zamiast kopiować jego dane.
Trasę spedytor składa z gotowych elementów: załadunku, punktu pośredniego, przeprawy promowej i rozładunku. Każdy punkt ma okno czasowe i status, a pozycja ładunku jest przypisana do konkretnego punktu z jednostką, ilością, wagą, LDM i oznaczeniem ADR. Mapa sama podaje dystans i czas przejazdu, więc wycena nie wymaga osobnego planera. Zasady doboru trasy dla ciężarówki opisuje hasło planowanie trasy ciężarówek.
Gdy zamówienia na transport powstają w systemie ERP, nie trzeba ich wpisywać drugi raz. linkway.BRIDGE synchronizuje zlecenia transportowe z systemami ERP, takimi jak Comarch i SAP, a połączenie konfiguruje zespół Linkway bez zmian w systemach klienta. Wymianę danych z magazynem i księgowością opisuje artykuł o integracji TMS z systemami WMS i ERP.
Reguły kontroli zamiast ręcznych sprawdzeń
Druga grupa czynności dotyczy sprawdzania. Przed wysłaniem zlecenia spedytor powinien upewnić się, że przewoźnik ma ważną polisę OCP, klient mieści się w limicie kredytowym, pojazd jest potwierdzony, a kierowca ma aktualne uprawnienia. Przy kilkudziesięciu zleceniach dziennie część tych sprawdzeń wypada, najczęściej przy przewoźniku, z którym firma pracuje rzadko.
linkway.TMS przejmuje te sprawdzenia za pomocą 69 reguł kontroli z czterech kategorii: zleceniodawca, przewoźnik, rentowność oraz trasa i adresy. Reguły są przypisane do faz obiegu zlecenia. Przy zapisie system sprawdza tylko spójność podstawowych danych, więc zlecenie robocze może być niekompletne. Ściślejsze są dwie kolejne fazy: zatwierdzenie, w którym zapada decyzja handlowa, i wysyłka do przewoźnika, czyli ostatni moment, w którym błąd da się zatrzymać bez kosztu.
| Co sprawdzał spedytor | Moment kontroli | Reakcja systemu |
|---|---|---|
| Polisa OCP i licencje przewoźnika | Wysyłka do przewoźnika | Zależnie od konfiguracji blokada do czasu uzupełnienia polisy albo wymóg zgody przełożonego |
| Potwierdzenie pojazdu i naczepy | Wysyłka do przewoźnika | Blokada, dopóki pojazd albo naczepa mają status „do potwierdzenia” |
| Termin płatności wobec kartoteki klienta | Zatwierdzenie | Ostrzeżenie do potwierdzenia, gdy termin w zleceniu jest dłuższy |
| Wartość ładunku a wymóg ładunku wysokiej wartości | Zatwierdzenie | Komunikat, gdy wartość przekracza próg, a wymóg nie jest zaznaczony |
| Limit kredytowy klienta | Zatwierdzenie | W granicach tolerancji decyduje spedytor, powyżej niej przełożony |
| Ważność uprawnień kierowcy | Wysyłka zlecenia do kierowcy | Blokada, gdy uprawnienie straciło ważność |
Poziom reakcji ustawia administrator osobno dla każdego stanowiska. Do wyboru jest blokada, ostrzeżenie, oznaczenie do weryfikacji, informacja albo brak kontroli. Ostrzeżenie spedytor może świadomie potwierdzić, a system zapisuje to w historii zlecenia. Blokada wymaga usunięcia przyczyny albo zgody osoby z szerszymi uprawnieniami.
Zestaw kontroli jest utrwalany na zleceniu, więc miesiąc później, przy reklamacji albo analizie, widać dokładnie te warunki, które obowiązywały w chwili decyzji. Działanie reguł opisuje szczegółowo artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych, a sprawdzanie kontrahentów tekst o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych. Zmiana progu albo poziomu reakcji nie wymaga programisty: administrator zapisuje ją w panelu, a system wczytuje nową konfigurację bez nowej wersji i bez okna serwisowego.
Statusy z aplikacji kierowcy zamiast telefonów
W trakcie przewozu najwięcej czasu zabierają telefony: dyspozytor dzwoni do kierowcy, żeby ustalić pozycję, a potem oddzwania do klienta z godziną dostawy. Ile kosztują takie przerwy w obiegu informacji, liczy artykuł o opóźnieniach w komunikacji z kierowcami. Automatyzacja tego procesu opiera się na dwóch źródłach danych: aplikacji w telefonie kierowcy i systemie GPS zamontowanym w pojeździe.
Statusy jednym dotknięciem
Aplikacja linkway.TRACKER działa na smartfonie z Androidem, bez terminali pokładowych. Kierowca widzi przypisane zlecenia z trasą i instrukcjami, a status zmienia jednym dotknięciem: dojazd na załadunek, w trasie, rozładowano, koniec zadania. Aplikacja śledzi też lokalizację i sama aktualizuje status zlecenia, więc dyspozytor widzi postęp bez dzwonienia.
Historia statusów odróżnia zmianę wpisaną przez pracownika biura od potwierdzenia przysłanego z aplikacji i zapisuje, kto i kiedy zmienił status. Gdy kierowca traci zasięg, zdarzenia zapisują się w telefonie i trafiają do systemu po odzyskaniu połączenia, z rzeczywistym czasem zdarzenia. Kierowcy podwykonawcy wystarczy sześciocyfrowy kod zlecenia, żeby udostępnić lokalizację bez zakładania konta. Jak aplikacja zmienia pracę obu stron, opisuje artykuł aplikacja mobilna dla kierowców i spedytorów.
Pozycja z systemów GPS i czas dotarcia
Drugim źródłem jest telematyka w pojeździe. Firmy z mieszaną flotą i podwykonawcami mają zwykle kilka systemów GPS naraz, a integrator GPS dla flot zbiera ich pozycje na jednej mapie bez wymiany urządzeń. linkway.INTEGRATOR obsługuje ponad 230 systemów telematycznych, między innymi Webfleet i Teltonikę.
Zmianę w pracy dyspozytora opisuje artykuł o tym, jak integrator systemów GPS zmienia zarządzanie flotą, a możliwości samego modułu przedstawia tekst linkway.INTEGRATOR - jeden system dla wszystkich danych GPS. Z pozycji pojazdu system wylicza przewidywany czas przyjazdu, czyli ETA, więc dyspozytor nie musi go szacować ani dopytywać kierowcy.
Przy zagrożonym terminie liczy się czas reakcji. linkway.AI sygnalizuje ryzyko opóźnień i flaguje zlecenia zagrożone, zanim klient zadzwoni z pytaniem. Jak wyliczanie czasu dotarcia wygląda po stronie przewoźnika, pokazuje artykuł ETA od Linkway.
Informacja dla klienta bez udziału dyspozytora
Klient, który pracuje na własnej platformie transportowej, może dostawać statusy i ETA bez telefonów i maili. linkway.BRIDGE przekazuje je na platformy kontrahentów, takie jak Project44, Transporeon i uTMS, a także do systemów z własnym API REST. W składach budowlanych podobną rolę pełni linkway.OSB: gdy kierowca wyrusza z towarem, klient dostaje SMS z linkiem do mapy z pozycją pojazdu. Przykład takiego wdrożenia opisuje artykuł linkway.OSB w składzie budowlanym.
Dokumenty i faktury z danych zlecenia
Papierowy list przewozowy CMR wraca do biura razem z kierowcą, nawet tydzień po rozładunku, a fakturowanie czeka na niego. Automatyzacja zaczyna się tu od prostego kroku: kierowca fotografuje dokumenty w aplikacji, a zdjęcia trafiają do zlecenia od razu. Księgowość ma podstawę do faktury tego samego dnia i nie dopytuje spedytora o numer zlecenia.
Fakturę wystawia się bezpośrednio z karty zlecenia, więc stawka i dane klienta przechodzą do niej bez przepisywania. linkway.TMS obsługuje przy tym KSeF. Ta sama zasada dotyczy dokumentów dla kontrahentów: wydruk dla przewoźnika i wydruk dla klienta powstają z danych, które spedytor wpisał raz. Przykłady obiegu dokumentów w systemie opisuje artykuł o tym, jak linkway.TMS ułatwia zarządzanie dokumentami.
Część automatyzacji dokumentów jest dopiero w przygotowaniu i warto to rozróżniać przy planowaniu. Linkway rozwija moduł eCMR, w którym nadawca i odbiorca podpiszą elektroniczny list przewozowy w aplikacji kierowcy, także bez zasięgu. W planach są też import faktur kosztowych z KSeF oraz odczyt faktur i dokumentów CMR ze skanów. Zasady elektronicznego obiegu, który działa już dziś, opisuje artykuł elektroniczny obieg dokumentów.
Raporty liczone z danych operacyjnych
Raport w firmie transportowej często powstaje ręcznie: ktoś zbiera faktury sprzedaży i wydatki na paliwo, a potem zestawia je w arkuszu na koniec miesiąca. Gdy sprzedaż i koszty są zapisane przy zleceniach, raport liczy się sam i jest dostępny w trakcie miesiąca, a nie po jego zamknięciu.
linkway.TMS liczy wynik wyjazdu według jednego wzoru: przychód z faktur klienckich minus koszty wyjazdu minus udział kosztów odcinków krajowych, wszystko w kwotach netto. Koszty okresowe, takie jak leasing czy ubezpieczenie, system rozkłada proporcjonalnie, na przykład do przejechanych kilometrów albo liczby dni. Szczegóły metody zawiera artykuł o tym, jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.
Ręcznego zestawiania nie wymagają też inne widoki. System prowadzi je na bieżąco z tych samych danych:
- Rentowność wyjazdu. Pojedynczy wyjazd pokazuje raport liczony na żywo, a wiele zleceń naraz wyszukiwarka rentowności z nocnym przeliczeniem.
- Pulpit spedytora. Zlecenia z blokadą i obciążenie dnia w oknie tygodnia wstecz i tygodnia w przód, z przełącznikiem Moje/Wszystkie.
- Emisja CO2 trasy. Dystans i emisja w podziale na kraje, gdy zleceniodawca wymaga raportu śladu węglowego.
- Pulpit startowy. Wskaźniki przewozów i kursy walut na jednym ekranie po zalogowaniu.
Nowy raport albo nowa reguła powstaje w linkway.TMS jako konfiguracja, więc nie czeka na kolejną wersję systemu. Przykłady wykorzystania tych danych w codziennym zarządzaniu zbiera artykuł zarządzaj transportem lepiej dzięki linkway.TMS.
Od czego zacząć automatyzację
Automatyzacja działa tylko na danych, które są w systemie, więc kolejność kroków ma znaczenie. Reguła nie sprawdzi polisy przewoźnika, której nikt nie wpisał, a raport rentowności nie policzy wyjazdu bez przypisanego ładunku. Dlatego zaczyna się od danych, a kończy na integracjach:
- Kartoteki. Kontrahenci z polisami i limitami kredytowymi oraz kierowcy z terminami uprawnień. Do tego pojazdy i naczepy, własne i podwykonawców, w jednej kartotece.
- Zlecenia w systemie zamiast arkusza. Każde zlecenie od razu w linkway.TMS, z trasą i ładunkiem przypisanym do punktów. Porównanie obu sposobów pracy zawiera artykuł Excel w transporcie kontra system TMS.
- Aplikacja dla kierowców. linkway.TRACKER na telefonach kierowców, a dla podwykonawców śledzenie kodem zlecenia. Od tej chwili statusy nie wymagają telefonów.
- Reguły kontroli. Najpierw jako ostrzeżenia, żeby zobaczyć, które zgłaszają się najczęściej, a potem wybrane jako blokady.
- Dokumenty i faktury. Zdjęcia dokumentów z aplikacji i faktury wystawiane z karty zlecenia.
- Integracje. Systemy GPS przez linkway.INTEGRATOR, a zamówienia z ERP i statusy dla klientów przez linkway.BRIDGE.
Model SaaS skraca start: system działa w przeglądarce i nie wymaga własnych serwerów, a firma płaci miesięczny abonament zamiast kupować licencję. Więcej o tym modelu pisze artykuł jak działa system TMS w chmurze, a cztery etapy wdrożenia, od analizy procesów po wsparcie, opisuje tekst o wdrożeniu systemu TMS. Jak podobna kolejność wygląda w praktyce, pokazuje historia o tym, jak program TMS pomógł uporządkować zlecenia w firmie.
Czego nie automatyzować
System dobrze wykonuje czynności z regułą, ale reguła nie zastąpi oceny handlowej. Automatyzacja kończy się tam, gdzie trzeba ocenić ryzyko albo relację z klientem. Te decyzje zostają u ludzi:
- Stawka i warunki współpracy. System poda dystans trasy oraz koszt przejechania kilometra i opłat drogowych, ale cenę dla klienta ustala spedytor albo handlowiec.
- Ryzyko ponad ustalony próg. Gdy zlecenie przekracza tolerancję limitu kredytowego przypisaną do stanowiska, system kieruje je do przełożonego, zamiast je przepuścić albo odrzucić. Decyzję podejmuje człowiek, a system zapisuje ją w historii.
- Przewoźnik do nietypowego ładunku. Reguła sprawdzi polisę i uprawnienia do ładunków wysokiej wartości, ale ocena, komu po raz pierwszy powierzyć towar, należy do spedytora.
- Reklamacje i spory. System dostarcza historię statusów ze źródłem każdej zmiany oraz zdjęcia dokumentów, a rozmowę z klientem prowadzi człowiek.
- Zmiana planu po awarii. AI w planowaniu tras podsuwa warianty z historii przejazdów, ale przełożenie ładunku na inny pojazd i nowy termin dyspozytor uzgadnia z klientem.
Granica przebiega między danymi a decyzją. System przygotowuje komplet informacji i zatrzymuje zlecenie, gdy coś się nie zgadza, a człowiek decyduje, co dalej. Firma, która automatyzuje decyzje, traci kontrolę nad ryzykiem. Firma, która nie automatyzuje danych, traci czas spedytorów na przepisywanie i telefony.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.