Oprogramowanie dla firmy transportowej zamienia chaos w porządek, gdy każde zlecenie ma w nim jeden rekord z aktualnym statusem i osobę odpowiedzialną za następny krok. Mail od klienta, arkusz planowania, telefon do kierowcy i segregator z dokumentami przestają być osobnymi źródłami informacji, bo wszystko, co dotyczy przewozu, dopisuje się do tego samego zlecenia. W Linkway taki obieg prowadzi linkway.TMS, system dostępny przez przeglądarkę w modelu SaaS.
Artykuł opisuje organizację codziennej pracy biura: obieg zlecenia, statusy, role, pulpit spedytora i widoki bazy zleceń. Ostatnia część to plan przejścia z maili i arkuszy do pracy w systemie. Katalog typowych wpadek i mechanizmów, które im zapobiegają, zawiera osobny tekst Z systemem TMS unikasz chaosu.
Skąd bierze się chaos w biurze spedycji
Chaos w firmie transportowej rzadko wynika z braku pracy albo kompetencji. Powstaje wtedy, gdy informacja o jednym zleceniu leży w kilku miejscach naraz i każde z nich pokazuje inny stan. Typowy obraz wygląda tak:
- zlecenie klienta przychodzi mailem, a jego kopia trafia do arkusza planowania z inną datą załadunku;
- status przewozu zna tylko spedytor, który dzwonił do kierowcy, więc reszta biura pyta go o to samo;
- dane przewoźnika, w tym termin ważności polisy OCP, są w poczcie osoby, która go zatrudniła;
- papierowy CMR wraca do biura z kierowcą, a faktura czeka na niego w szufladzie księgowości.
Każdy z tych punktów osobno da się opanować dyscypliną. Razem, przy kilkudziesięciu zleceniach dziennie, tworzą sytuację, w której nikt nie ma pełnego obrazu dnia. Urlop jednego spedytora oznacza wtedy telefony od klientów, na które nikt nie umie odpowiedzieć, a jego odejście z firmy - utratę wiedzy o przewoźnikach, którą trzymał w skrzynce.
Porządek nie polega więc na dopisaniu kolejnego pliku, tylko na zmianie zasady: zlecenie istnieje w jednym miejscu, a pozostałe kanały tylko do niego prowadzą. Czym jest taki system i jakie funkcje obejmuje, opisuje artykuł System zarządzania transportem.
Jeden obieg zlecenia od przyjęcia do faktury
W linkway.TMS zlecenie przechodzi przez stałe etapy, a każdy z nich zostawia ślad w tym samym rekordzie. Zlecenie robocze może istnieć niekompletne, bo przy zapisie system sprawdza tylko podstawową spójność danych. Dzięki temu spedytor zakłada zlecenie od razu po mailu klienta, zamiast czekać na komplet informacji. Ściślejsza kontrola zaczyna się przy zatwierdzeniu i przy wysyłce do przewoźnika.
Schemat pokazuje zasadę, a nie jednorazowy import. Kanały, którymi informacje wchodzą do firmy, zostają: klient nadal może wysłać maila, a kierowca zadzwonić w nagłej sprawie. Zmienia się miejsce, w którym informacja zostaje zapisana. Zawsze jest to rekord zlecenia, widoczny dla każdego, kto ma do niego uprawnienia.
Tabela rozpisuje obieg na etapy: kto za nie odpowiada i co wtedy robi system.
| Etap | Kto odpowiada | Co trafia do rekordu | Rola systemu |
|---|---|---|---|
| Zapis | Spedytor | Zleceniodawca z kartoteki, stawka, waluta, termin płatności i punkty trasy | Sprawdza podstawową spójność danych |
| Zatwierdzenie | Spedytor, a ponad tolerancję limitu przełożony | Decyzja handlowa o przyjęciu zlecenia | Sprawdza wartość ładunku, wymogi klienta, terminy płatności, zgodność trasy i marżę wobec progu |
| Przydział i wysyłka | Dyspozytor | Pojazd, naczepa, kierowca albo przewoźnik | Sprawdza status przewoźnika, polisę OCP, licencje, potwierdzenie pojazdu i uprawnienia kierowcy |
| Realizacja | Kierowca w aplikacji | Statusy punktów, zdjęcia dokumentów, pozycja z GPS i czas każdego zdarzenia | Pilnuje okien czasowych, a spóźnione przewozy pokazuje w widoku Opóźnione |
| Rozładunek | Kierowca i dyspozytor | Status „Rozładowane” | Blokuje edycję zlecenia do czasu cofnięcia statusu |
| Faktura | Księgowość | Faktura powiązana ze zleceniem | Wystawia fakturę z danych zlecenia, z obsługą KSeF |
Statusy, które zmienia właściwa osoba
Na statusie zlecenia opiera się komunikacja całego biura. Część statusów zmienia spedytor, a część przychodzi z drogi: kierowca w aplikacji linkway.TRACKER zaznacza jednym dotknięciem dojazd na załadunek, jazdę w trasie, rozładunek i koniec zadania. Dyspozytor nie musi dzwonić, żeby wiedzieć, na jakim etapie jest przewóz, a klient dostaje odpowiedź bez oddzwaniania.
Aplikacja działa także bez zasięgu. Zdarzenia zapisują się wtedy w telefonie i trafiają do systemu po odzyskaniu połączenia, z zachowaniem rzeczywistego czasu zdarzenia, więc godzina rozładunku w historii nie jest godziną synchronizacji. Kierowca podwykonawcy, który nie ma konta w aplikacji, może udostępnić lokalizację do zlecenia po wpisaniu sześciocyfrowego kodu.
Historia statusów rozstrzyga spory
Każda zmiana statusu zapisuje się w historii zlecenia razem z datą i autorem. System odróżnia przy tym źródło zmiany: pracownika biura albo aplikację kierowcy. Spór o godzinę rozładunku kończy się więc na jednej tabeli, a nie na porównywaniu wiadomości w telefonach. Zlecenie w statusie „Rozładowane” nie jest już edytowalne, a zmiana wymaga cofnięcia statusu, co również zostaje w historii.
Role i odpowiedzialność w biurze
Porządek w obiegu wymaga jasnego podziału: kto przyjmuje zlecenie, kto przydziela auto, kto sprawdza kontrahenta, a kto wystawia fakturę. linkway.TMS ma 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami. Uprawnienie jest sprawdzane na każdym poziomie, od pozycji w menu po zapytanie do bazy danych, więc pracownik widzi funkcje i dane potrzebne na swoim stanowisku.
Nazwy stanowisk bywają w firmach różne, a jedna osoba w małym biurze pełni często kilka ról naraz. Tabela pokazuje typowy podział zadań w obiegu zlecenia.
| Stanowisko | Zadanie w obiegu zlecenia | Czego pilnuje system |
|---|---|---|
| Spedytor | Przyjmuje zlecenie i buduje trasę z oknami czasowymi | Limit kredytowy klienta i warunki sprawdzane przy zatwierdzeniu |
| Dyspozytor | Przydziela pojazd i kierowcę, prowadzi realizację przewozu | Dostępność floty i statusy z aplikacji kierowcy |
| Dział weryfikacji | Sprawdza nowych klientów i przewoźników, prowadzi limity | Dane rejestrowe po numerze NIP oraz weryfikacje VIES i BISNODE |
| Przełożony | Akceptuje zlecenia ponad tolerancję limitu i wyraża zgodę przy blokadach | Zlecenie ponad tolerancję trafia do niego automatycznie |
| Księgowość | Wystawia faktury z danych zlecenia | Dokumenty z rozładunku w zleceniu i obsługa KSeF |
| Kierowca | Zmienia statusy i dołącza zdjęcia dokumentów w aplikacji | Zapis zdarzeń bez zasięgu z rzeczywistym czasem |
| Administrator | Ustawia reguły kontroli i poziomy reakcji dla stanowisk | Zmiana konfiguracji działa bez nowej wersji systemu |
Rola decyduje też o tym, jak ściśle system pilnuje pracownika. Reguły kontroli przypisuje się do profili stanowisk, więc młodszy spedytor może pracować z blokadą tam, gdzie kierownik spedycji dostaje tylko ostrzeżenie. Ostrzeżenie pracownik może świadomie potwierdzić, a decyzja trafia do historii zlecenia. Blokada wymaga usunięcia przyczyny albo zgody osoby z szerszymi uprawnieniami. Mechanizm opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych.
Pulpit spedytora i baza zleceń z widokami
Uporządkowany dzień zaczyna się od ekranu, który pokazuje, co wymaga reakcji, a nie od przeglądania skrzynki. Pulpit spedytora w linkway.TMS składa się z czterech elementów:
- Zlecenia z blokadą - zatrzymane przez reguły kontroli i czekające na uzupełnienie danych albo na zgodę.
- Zlecenia po statusie - wykres kołowy zleceń w obiegu; kliknięcie wycinka otwiera listę tych zleceń. Wykres pomija zlecenia, które zeszły już z obiegu, na przykład zafakturowane.
- Obciążenie dnia - załadunki i rozładunki w oknie od tygodnia wstecz do tygodnia w przód.
- Przełącznik Moje/Wszystkie - zawęża pulpit do zleceń zalogowanego spedytora albo pokazuje pracę całego biura.
Baza zleceń i gotowe widoki
Wszystkie zlecenia leżą w jednej bazie, a nad listą są zakładki widoków: Wszystkie, Bufor, W toku, Zakończone, Bez pojazdu, Opóźnione i Anulowane. Każda kolumna ma własny filtr. Pasek akcji obejmuje między innymi przyciski Dodaj, Edytuj, Zmiana statusu, Wydruk dla klienta i Wydruk dla przewoźnika. Wszystkie listy w systemie korzystają z tego samego komponentu siatki, więc obsługę filtrów pracownik poznaje raz i stosuje w zleceniach, kartotekach, konfiguracji i raportach.
Widoki zastępują osobne zakładki arkusza, które każdy spedytor prowadził po swojemu. Tabela pokazuje, do czego służy każdy z nich w codziennej pracy.
| Widok | Co pokazuje | Kiedy z niego korzystać |
|---|---|---|
| Bufor | Zlecenia robocze przed zatwierdzeniem | Gdy klient dosyła brakujące dane ładunku |
| W toku | Przewozy w realizacji ze statusem z drogi | W ciągu dnia i przy pytaniach klientów o dostawę |
| Bez pojazdu | Zlecenia, które czekają na przydział auta | Przy planowaniu kolejnych dni i szukaniu podwykonawcy |
| Opóźnione | Przewozy po terminie | Zanim klient zadzwoni z pytaniem o dostawę |
| Zakończone | Przewozy, których realizacja się skończyła | Przy fakturowaniu i rozliczaniu kosztów |
| Anulowane | Zlecenia wycofane | Przy przeglądzie przyczyn anulowania |
| Wszystkie | Pełna baza z filtrem w każdej kolumnie | Przy wyszukiwaniu konkretnego zlecenia |
Dzień spedytora w uporządkowanym biurze
Gdy obieg zlecenia działa w systemie, dzień spedytora ma stały porządek, niezależny od tego, ile maili przyszło w nocy:
- Rano spedytor otwiera pulpit z filtrem Moje i zaczyna od zleceń z blokadą, bo każde z nich stoi w miejscu, dopóki ktoś nie usunie przyczyny.
- Następnie przegląda widok Bez pojazdu i przydziela auta, a zlecenia, na które brakuje wolnego pojazdu, przekazuje podwykonawcy.
- W ciągu dnia pracuje na widoku W toku. Pytania klientów o godzinę dostawy obsługuje ze statusów i przewidywanego czasu przyjazdu (ETA), bez dzwonienia do kierowcy.
- Nowe zlecenia zapisuje od razu w systemie, także niekompletne, zamiast odkładać maila na później.
- Przed końcem dnia sprawdza widok Opóźnione i wykres obciążenia na kolejne dni, żeby braki aut wyszły na jaw z wyprzedzeniem.
Planowanie kolejnych dni ułatwia też harmonogram dostępny dla całego zespołu. Zasady takiej pracy opisuje tekst o tym, jak planować w harmonogramie dostępnym online.
Plan przejścia z maili i arkuszy do systemu
Przejście na system nie zaczyna się od instalacji, bo linkway.TMS działa w przeglądarce, bez serwerów po stronie firmy. Każda firma ma własną instancję systemu i osobną bazę danych, a system można uruchomić w chmurze Linkway albo we własnej serwerowni. Szerzej o tym modelu pisze artykuł o tym, jak działa system TMS w chmurze.
Właściwa praca zaczyna się od ustalenia, które dane biuro przenosi i od którego dnia nowe zlecenia powstają wyłącznie w systemie. Tabela zestawia to, co dziś leży w mailach i arkuszach, z miejscem, które te informacje zajmą w linkway.TMS.
| Dziś | W linkway.TMS | Na co uważać przy przenoszeniu |
|---|---|---|
| Mail ze zleceniem klienta | Zlecenie w buforze z klientem wybranym z kartoteki | Nie przepisywać adresu klienta, tylko wybrać go z kartoteki |
| Arkusz planowania tras | Punkty trasy z oknami czasowymi i mapa z dystansem | Każdy punkt ma osobne okno czasowe i status |
| Lista przewoźników w arkuszu | Kartoteka kontrahentów z polisami OCP i licencjami | Wpisać daty ważności polis, bo na nich działają reguły kontroli |
| Telefon do kierowcy o status | Status z aplikacji linkway.TRACKER | Kierowca podwykonawcy udostępnia lokalizację kodem, bez konta |
| Segregator z listami CMR | Zdjęcia dokumentów dołączone do zlecenia | Zdjęcie trafia do biura w dniu rozładunku |
| Arkusz terminów kierowców | Kartoteka kierowców z terminami oznaczonymi kolorem | Czerwony oznacza uprawnienie po terminie ważności |
| Panele dostawców GPS | Jedna mapa floty z linkway.INTEGRATOR | Pojazdy z różnych systemów mapuje się do jednej kartoteki |
Samo przejście najlepiej rozpisać na etapy i nie przechodzić do kolejnego, zanim poprzedni nie zadziała:
- Spis kanałów. Zanotować, gdzie dziś powstają zlecenia i gdzie żyje informacja o nich: skrzynki mailowe, arkusze, komunikatory i papier.
- Kartoteki. Założyć kartotekę kontrahentów, pobierając dane rejestrowe po numerze NIP, oraz kartotekę floty z pojazdami własnymi i podwykonawców. Osobno wpisać kierowców z terminami uprawnień.
- Role i reguły. Przypisać pracownikom role, a reguły kontroli uruchomić najpierw jako ostrzeżenia. Blokady włączać wtedy, gdy zespół zna już komunikaty i wie, jak usuwać ich przyczyny.
- Dzień odcięcia. Wyznaczyć datę, od której każde nowe zlecenie powstaje w systemie. Zlecenia otwarte wcześniej dokończyć w dotychczasowym trybie albo przepisać, byle nie prowadzić ich w dwóch miejscach naraz.
- Aplikacja kierowcy. Uruchomić linkway.TRACKER u kierowców floty własnej, a podwykonawcom przekazywać kod zlecenia do udostępnienia lokalizacji.
- GPS i integracje. Podłączyć systemy GPS przez linkway.INTEGRATOR, a wymianę danych z ERP i platformami klientów zostawić na etap, w którym obieg zleceń działa bez zakłóceń.
- Przegląd po pierwszym miesiącu. Sprawdzić, które reguły najczęściej zatrzymują zlecenia i czy widoki Bez pojazdu i Opóźnione pokazują to samo, co zgłaszają klienci.
Kolejność ma znaczenie. Kartoteki i role muszą być gotowe przed dniem odcięcia, bo bez nich pierwsze zlecenia w systemie powstaną z danymi przepisanymi ręcznie. Szkolenie obejmuje dyspozytorów i kierowców, a start pracy łączy się z uruchomieniem aplikacji linkway.TRACKER, więc pierwsze statusy z trasy spływają do systemu już w dniu odcięcia.
Co przygotować w kartotekach
Kartoteki decydują o tym, czy reguły kontroli mają na czym pracować, bo każde zlecenie korzysta z nich od pierwszego zapisu. Przed startem warto uzupełnić cztery obszary:
- Kontrahenci. Jedna baza firm z rolami: klient, przewoźnik, spedycja, klient promowy i armator. Ta sama firma może mieć kilka ról naraz. Do kontrahenta podpina się wizytówki, konta bankowe, limity, polisy, licencje i weryfikacje.
- Pojazdy i naczepy. Flota własna i podwykonawców w jednej kartotece z numerem rejestracyjnym, numerem VIN, typem pojazdu, zabudową, grupą tonażową i marką. Pole właściciela odróżnia pojazdy własne od obcych.
- Kierowcy. Kategorie prawa jazdy i daty ważności uprawnień. Kolor przy dacie pokazuje, ile zostało do terminu: czerwony oznacza termin miniony, pomarańczowy do 7 dni, żółty do 30 i niebieski do 60 dni.
- Stanowiska. Profil stanowiska z przypisanymi regułami kontroli i tolerancją limitu kredytowego, a dla każdego pracownika rola z własnym menu.
Pozycje pojazdów z różnych systemów zbiera integrator GPS dla flot, bez wymiany urządzeń w autach. Na liście ponad 230 obsługiwanych systemów są między innymi Flota Online i Ecofleet. Rejestrację podwykonawców i konfigurację udostępniania sygnału GPS może przeprowadzić zespół Linkway w ramach usługi onboardingu: klient przekazuje listę firm, a zespół kontaktuje się z każdą z nich.
Sposób połączenia kilku dostawców naraz opisuje tekst o tym, jak zintegrować dane GPS z różnych urządzeń w jednej platformie, a sam moduł - artykuł o jednym systemie dla wszystkich danych GPS. Wdrożenie z zespołem Linkway przebiega w czterech etapach: analiza procesów, konfiguracja z integracją GPS i ERP, szkolenie ze startem pracy oraz wsparcie i rozwój. Przebieg każdego etapu opisuje artykuł o procesie wdrożenia systemu TMS.
Błędy, które przywracają chaos
- Dwa systemy naraz. Arkusz prowadzony „na wszelki wypadek” obok systemu po kilku tygodniach znów staje się głównym źródłem, bo to tam ktoś wpisał najnowszą informację.
- Kopia arkusza w systemie. Przenoszenie kolumn arkusza do pól uwag, zamiast do kartotek i punktów trasy, odbiera systemowi możliwość kontroli.
- Wszystkie blokady od pierwszego dnia. Zespół, który trafia na blokadę przy co drugim zleceniu, szuka obejścia zamiast poprawiać dane.
- Niedokończone kartoteki. Reguły sprawdzają dane z kartoteki. Jeśli brakuje w niej polisy albo licencji przewoźnika, spedytor wraca do szukania dokumentów w poczcie.
Co zmienia się w pracy biura
Efekt porządku widać najpierw w drobnych sytuacjach, które wcześniej zajmowały najwięcej czasu. Klient pyta o godzinę dostawy, a odpowiedź jest w statusie i w przewidywanym czasie przyjazdu. Księgowość potrzebuje listu przewozowego, a jego zdjęcie leży w zleceniu od dnia rozładunku. Faktura powstaje z danych zlecenia, bez przepisywania, a linkway.TMS obsługuje KSeF. Czym jest list przewozowy i jakie dane zawiera, wyjaśnia hasło dokument CMR w glosariuszu.
Zastępstwa i praca kilku oddziałów
Urlop spedytora przestaje być problemem, bo zastępca przełącza pulpit na Wszystkie i widzi zlecenia kolegi z pełną historią zmian. Nie musi odtwarzać ustaleń z poczty ani dzwonić do przewoźnika z pytaniem, co było umówione. To samo dotyczy firm z kilkoma oddziałami: wszystkie pracują na jednej bazie przez przeglądarkę, a role i uprawnienia określają, kto ma dostęp do których funkcji i danych.
Komunikacja z kierowcą i klientem
Rozmowy z kierowcą przenoszą się z prywatnego telefonu do zlecenia. Aplikacja linkway.TRACKER ma dyskusję przy zleceniu, w której kierowca dołącza zdjęcia i dokumenty. Z menu floty zgłasza szkodę albo rejestruje przekazanie pojazdu z weryfikacją dokumentów. Informacja z trasy zostaje przy przewozie, którego dotyczy, i jest dostępna dla każdego, kto przejmie zlecenie.
Klienci, którzy wymagają statusów we własnych systemach, mogą je dostawać przez linkway.BRIDGE, na przykład na platformach Project44 i Transporeon. Połączenie konfiguruje zespół Linkway, więc spedytor nie przepisuje statusów do cudzego portalu.
Po czym poznać, że porządek działa
Efekt organizacji pracy da się sprawdzić na danych z systemu, bez ankiet wśród pracowników. Wystarczy kilka prostych miar obserwowanych co tydzień:
- liczba zleceń w widoku Bez pojazdu na koniec dnia - rośnie, gdy planowanie nie nadąża za sprzedażą;
- liczba przewozów w widoku Opóźnione i to, czy powtarzają się na tych samych relacjach;
- udział statusów przysłanych z aplikacji kierowcy w historii zleceń - im wyższy, tym mniej telefonów do kierowców;
- liczba zleceń z blokadą na pulpicie spedytora - spadek oznacza, że zespół wpisuje dane poprawnie za pierwszym razem;
- czas od statusu „Rozładowane” do wystawienia faktury, liczony z dat w zleceniu.
Porządek w zleceniach ma też drugi skutek: dane nadają się do analizy. Wynik wyjazdu i marża klienta liczą się z tych samych rekordów, na których pracuje biuro, co opisuje artykuł o oprogramowaniu, które wspiera decyzje menedżerów. Koszty pracy w arkuszu, z przykładami strat, zestawia z kolei tekst Excel w transporcie kontra system TMS.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.