Planowanie w harmonogramie online zaczyna się od zlecenia z punktami trasy i oknami czasowymi, a kończy na przydziale pojazdu i kierowcy, którzy w tych oknach zdążą. Harmonogram działa w przeglądarce, więc zmianę wprowadzoną przez jednego spedytora, na przykład przesunięte okno rozładunku, od razu widzi cały zespół. W linkway.TMS dane do planowania leżą w kilku widokach: w punktach trasy na zleceniu, na pulpicie spedytora z obciążeniem dnia, w kartotekach pojazdów i kierowców oraz na mapie trasy.
Poniżej opisujemy planowanie w kolejności, w jakiej robi to spedytor: od okien czasowych do przydziału pojazdu i kierowcy. Opisujemy wyłącznie funkcje, które linkway.TMS ma dziś, a te, które są w przygotowaniu, wyraźnie tak oznaczamy.
Co składa się na harmonogram przewozów
Harmonogram przewozów odpowiada na dwa pytania: co musi się wydarzyć i kiedy oraz kto to zrobi. Po stronie zleceń są punkty trasy z oknami czasowymi, a po stronie zasobów pojazdy z naczepami i kierowcy z ich uprawnieniami. Plan jest dobry wtedy, gdy obie strony do siebie pasują w każdym punkcie trasy, a nie tylko w dniu wyjazdu.
W praktyce harmonogram ma dwa horyzonty. Plan na kolejne dni powstaje ze zleceń w buforze i zleceń bez pojazdu, a plan na dziś koryguje się na bieżąco według statusów z drogi. Pierwszy opiera się na kartotekach i oknach czasowych, drugi na pozycjach pojazdów i kontakcie z kierowcą.
Przed przydzieleniem zlecenia spedytor sprawdza kilka rzeczy naraz. Część z nich widać w systemie, a część trzeba policzyć samodzielnie:
- Okna czasowe punktów. Od kiedy do kiedy może się odbyć każdy załadunek i rozładunek.
- Czas przejazdu. Dystans i czas jazdy między pierwszym a ostatnim punktem, odczytane z mapy trasy.
- Czas pracy kierowcy. Przerwy i odpoczynki, które wydłużają przewóz ponad sam czas jazdy.
- Dostępność pojazdu. Czy zestaw nie jest zajęty innym zleceniem i czy jest aktywny w kartotece.
- Uprawnienia kierowcy. Ważność dokumentów, na przykład prawa jazdy albo karty kierowcy, przez cały czas przewozu.
- Wymagania ładunku. Na przykład oznaczenie ADR albo zabudowa, która pasuje do towaru.
Schemat pokazuje, z których miejsc w linkway.TMS pochodzą te informacje. Żadne z nich nie wymaga osobnego arkusza, bo wszystkie są powiązane z tym samym zleceniem albo z kartoteką, z której zlecenie korzysta.
Okna czasowe punktów trasy
Podstawą planu jest zlecenie z punktami trasy. W zakładce Ładunek spedytor dodaje załadunki, punkty pośrednie, przeprawy promowe i rozładunki, a każdy punkt dostaje typ, kraj, adres, datę od i datę do, osobę kontaktową oraz uwagi. Para dat od i do tworzy okno czasowe, czyli przedział, w którym punkt może zostać obsłużony.
Kolejność punktów zmienia się przyciskami W górę i W dół, a każdy punkt ma status obsługi, na przykład Oczekiwanie. Pod tabelą punktów leży tabela pozycji ładunku. Każda pozycja ma wskazany punkt załadunku i rozładunku, jednostkę, ilość, wagę, LDM i oznaczenie ADR, więc spedytor widzi, co zjeżdża z auta w którym punkcie.
Jak ustawić okno czasowe
Okno czasowe pochodzi zwykle z jednego z czterech źródeł: zlecenia klienta, godzin pracy magazynu, awizacji w systemie odbiorcy albo umowy ramowej. Powinno odpowiadać temu, co uzgodniono z nadawcą albo odbiorcą, a nie temu, co wygodnie wpisać. Jeśli magazyn przyjmuje auta od 6:00 do 14:00, okno rozładunku ma te same granice. Jeśli odbiorca wyznaczył awizację na konkretną godzinę, okno jest wąskie i każde opóźnienie na wcześniejszym punkcie przenosi się na ten punkt.
Szerokie okno daje planiście swobodę, wąskie wymaga zapasu czasu na wcześniejszych punktach. Przy trasie z kilkoma punktami najwęższe okno wyznacza plan całego przewozu, bo pozostałe punkty trzeba ułożyć tak, żeby na nie zdążyć. Dlatego planowanie zaczyna się od punktu z najmniejszą swobodą, a nie od pierwszego załadunku.
Na zrzucie wyżej każdy punkt ma ośmiogodzinne okno, a okna kolejnych punktów stykają się ze sobą. Taki układ zakłada, że pojazd przejedzie między punktami w czasie, który zostaje do końca następnego okna, więc przed zapisem trzeba zestawić go z czasem przejazdu z mapy.
Okno jest też miarą, z którą porównuje się realizację. Gdy kierowca potwierdzi przyjazd, spedytor od razu widzi, czy zmieścił się w oknie, a przy sporze z klientem o spóźnienie liczy się zapis w historii statusów, a nie pamięć rozmówców.
Trasa wielopunktowa i czas przejazdu na mapie
Przycisk „Pokaż mapę trasy” rysuje przebieg na mapie z numerowanymi punktami: zielone oznaczają załadunki, a czerwone rozładunki. Stopka okna podaje długość trasy i czas przejazdu. Na zrzucie to 1495,4 km i 15 godzin 49 minut dla trasy z czterema punktami między Polską a Czechami. Przeprawę promową dodaje się jako osobny element trasy, obok załadunków i rozładunków.
Kolejność punktów na zleceniu decyduje o przebiegu na mapie, więc po każdej zmianie kolejności warto ponownie otworzyć mapę i sprawdzić nowy dystans oraz czas przejazdu.
Czas przejazdu z mapy nie obejmuje obsługi punktów ani przerw w pracy kierowcy. Według unijnych przepisów o czasie jazdy kierowca po 4,5 godziny jazdy robi co najmniej 45 minut przerwy, a dzienny czas jazdy nie przekracza zwykle 9 godzin, dwa razy w tygodniu 10 godzin. Przepisy obowiązują tak samo w przewozach krajowych i międzynarodowych wykonywanych pojazdami ciężarowymi.
Trasa z przykładu wymaga 15 godzin 49 minut jazdy, czyli dla jednego kierowcy co najmniej dwóch dni pracy z dziennym odpoczynkiem pomiędzy nimi. Okna ostatnich rozładunków muszą więc leżeć na drugi dzień, a nie na wieczór pierwszego. Przy obsadzie dwuosobowej rachunek wygląda inaczej, bo kierowcy zmieniają się za kierownicą i przewóz może trwać krócej.
linkway.TMS nie liczy dziś czasu pracy z tachografu. Integracja danych z tachografu cyfrowego z ewidencją czasu pracy kierowców jest w przygotowaniu, więc przerwy i odpoczynki planista dolicza sam, na podstawie czasu przejazdu z mapy. Zasady doboru przebiegu dla ciężarówki opisuje artykuł o planowaniu i optymalizacji tras w transporcie.
Obciążenie dnia na pulpicie spedytora
Harmonogram powstaje dopiero z wielu zleceń. Spedytor planuje dzień dla całej listy przewozów i musi widzieć, kiedy nakłada się na siebie za dużo operacji. Na pulpicie spedytora w linkway.TMS służy do tego wykres „Obciążenie dnia”, który pokazuje liczbę załadunków i rozładunków w kolejnych dniach, w oknie tygodnia wstecz i tygodnia w przód.
Obok stoi wykres zleceń według statusu, który pokazuje tylko zlecenia w obiegu, bez zamkniętych i odrzuconych. Kliknięcie wycinka otwiera listę zleceń w danym statusie. Na górze pulpitu są zlecenia z blokadą, a przełącznik Moje i Wszystkie zawęża widok do zleceń zalogowanego spedytora albo rozszerza go na cały zespół.
Jak czytać obciążenie dnia
Wykres liczy punkty trasy, a nie zlecenia. Zlecenie z dwoma załadunkami i dwoma rozładunkami daje cztery operacje, rozłożone na dni, w których wypadają te punkty. Słupek pokazuje więc liczbę wizyt u nadawców i odbiorców, a nie liczbę dokumentów.
Słupek wyraźnie wyższy od sąsiednich oznacza dzień, w którym zespół obsługuje więcej punktów niż zwykle. To sygnał, żeby sprawdzić, czy na te punkty są już przypisane pojazdy i kierowcy oraz czy część okien czasowych da się uzgodnić na sąsiednie dni.
Tydzień wstecz na tym samym wykresie pokazuje, ile punktów zespół obsłużył w podobne dni. Jeśli w poprzednim tygodniu szczyty były podobne, a realizacja przebiegła bez opóźnień, nie ma powodu do przesuwania zleceń. Jeśli szczyt jest nowy, lepiej zareagować kilka dni wcześniej niż w dniu załadunku, kiedy zostaje już tylko szukanie przewoźnika na giełdzie.
W zespole kilku spedytorów przełącznik Moje pokazuje każdemu jego zlecenia, a widok Wszystkie daje kierownikowi obraz obciążenia całego działu. Plan dnia lepiej uzgadniać na widoku Wszystkie, bo pojazdy floty własnej i kierowcy są wspólni dla całego zespołu.
Dostępność pojazdów i kierowców
Pojazd i kierowca są dostępni do zlecenia wtedy, gdy nie są zajęci innym przewozem, a ich dokumenty są ważne przez cały czas przewozu. W linkway.TMS pierwszą część pokazuje baza zleceń, a drugą kartoteki pojazdów i kierowców. Dostępność zmienia się w ciągu dnia, bo pojazd zwalnia się po ostatnim rozładunku, a nie o stałej godzinie.
Zlecenia bez pojazdu
Baza zleceń ma gotowe widoki: Wszystkie, Bufor, W toku, Zakończone, Bez pojazdu, Opóźnione i Anulowane. Widok Bez pojazdu zbiera zlecenia, które czekają na przydział zasobów, więc od niego spedytor zaczyna planowanie kolejnych dni. Każda kolumna ma filtr, dlatego listę łatwo zawęzić, na przykład do jednego zleceniodawcy albo do zleceń z załadunkiem w danym kraju.
Terminy uprawnień kierowców
Kartoteka kierowców pokazuje stanowisko, status, kategorie prawa jazdy i daty ważności uprawnień z kolorowym oznaczeniem: czerwony oznacza termin miniony, pomarańczowy do 7 dni, żółty do 30, a niebieski do 60. W kartotece widać też pojazd przypisany do kierowcy, a reguła kontroli nie pozwoli wysłać zlecenia do kierowcy z nieważnym uprawnieniem.
Kolorem oznaczone są między innymi terminy prawa jazdy i karty kierowcy. Kierowca zawodowy potrzebuje też aktualnych badań i kwalifikacji potwierdzonej kodem 95 w prawie jazdy, więc w firmie warto ustalić, które z tych terminów prowadzi się w systemie, a które w dokumentacji kadrowej.
Kolory pomarańczowy i żółty mają znaczenie przy planowaniu z wyprzedzeniem. Kierowca z prawem jazdy ważnym jeszcze dziesięć dni może jechać dziś, ale nie w przewozie, który skończy się za dwa tygodnie. Dlatego datę ważności porównuje się z datą ostatniego punktu trasy, a nie z dniem wyjazdu.
Pojazdy i naczepy
Kartoteka pojazdów i naczep obejmuje flotę własną i pojazdy podwykonawców, a odróżnia je pole właściciela. Przełącznik Aktywne i Wszystkie ukrywa pojazdy wycofane z eksploatacji, więc do planu trafiają tylko te, które jeżdżą. Typ pojazdu i zabudowa pozwalają dobrać zestaw do ładunku, na przykład naczepę z firanką do palet, a grupa tonażowa podpowiada, czy zestaw uniesie masę towaru.
Zestaw na zleceniu może być oznaczony jako „do potwierdzenia”, gdy przewoźnik nie podał jeszcze numerów rejestracyjnych. Reguła kontroli blokuje wtedy wysyłkę zlecenia do przewoźnika, dopóki spedytor nie uzupełni danych. Zasady działania takich reguł opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych.
Przewozy z pojazdem podwykonawcy
Gdy przewóz wykonuje podwykonawca, planowanie zasobów przenosi się częściowo na jego stronę. Spedytor wybiera przewoźnika, a ten podaje pojazd i kierowcę, często dopiero dzień przed załadunkiem. Dlatego zestaw na zleceniu bywa przez jakiś czas oznaczony jako „do potwierdzenia”, a plan trzeba domknąć, zanim zlecenie wyjdzie do przewoźnika.
Przewoźnika linkway.TMS weryfikuje osobno: sprawdza polisę OCP z sumą gwarancyjną, licencje, obecność na białej liście VAT i wynik w rejestrze KREPT. Szczegóły tych reguł opisuje tekst o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.
Jak zaplanować zlecenie w linkway.TMS
Poszczególne widoki składają się na powtarzalną procedurę. Spedytor, który planuje kolejne dni, przechodzi przez nie w stałej kolejności:
- Wybór zlecenia. W bazie zleceń otwórz widok Bez pojazdu i zacznij od zleceń z najbliższym załadunkiem.
- Punkty i okna. W zakładce Ładunek sprawdź kolejność punktów i okna czasowe, a okno, które budzi wątpliwości, uzgodnij z klientem.
- Czas przewozu. Otwórz mapę trasy, odczytaj dystans i czas przejazdu, a potem dolicz obsługę punktów oraz przerwy kierowcy.
- Obciążenie dni. Na pulpicie spedytora sprawdź, czy dni z punktami tego zlecenia nie są już przeciążone.
- Zestaw i kierowca. Na karcie zlecenia wskaż przewoźnika oraz zestaw pojazdu z naczepą, a w kartotece sprawdź ważność uprawnień kierowcy do dnia ostatniego punktu.
- Kontrole i wysyłka. Zapisz zlecenie i przejdź przez kontrole. Zlecenie z blokadą nie wyjdzie do przewoźnika, a ostrzeżenie trzeba świadomie potwierdzić.
Tabela zbiera te same elementy planu i pokazuje, gdzie w linkway.TMS je znaleźć. Przydaje się przy wdrażaniu nowego spedytora, który zna branżę, ale nie zna jeszcze systemu.
| Element planu | Gdzie w linkway.TMS | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|---|
| Okna czasowe punktów | Zakładka Ładunek, kolumny „Data od” i „Data do” | Najwęższe okno wyznacza plan całego przewozu |
| Czas przejazdu | Okno „Trasa na mapie”, stopka z dystansem i czasem | To czas samej jazdy, bez przerw i obsługi punktów |
| Obciążenie dni | Pulpit spedytora, wykres „Obciążenie dnia” | Porównanie z tygodniem wstecz pokazuje nowe szczyty |
| Zlecenia bez zasobów | Baza zleceń, widok Bez pojazdu | Kolejność według najbliższego załadunku |
| Uprawnienia kierowcy | Kartoteka kierowców, kolorowe daty ważności | Ważność do dnia ostatniego punktu trasy |
| Pojazd i naczepa | Kartoteka pojazdów i naczep, przełącznik Aktywne | Typ i zabudowa zgodne z ładunkiem |
| Potwierdzenie zestawu | Karta zlecenia, sekcja zleceniobiorcy | Zestaw „do potwierdzenia” blokuje wysyłkę do przewoźnika |
| Realizacja | Statusy z linkway.TRACKER, widok Opóźnione | Reakcja, zanim spóźnienie przejdzie na kolejne punkty |
Zmiany w planie w ciągu dnia
Plan z rana rzadko dotrwa do wieczora bez zmian. Harmonogram online ma tę przewagę nad arkuszem, że zmianę wprowadzoną przez jednego spedytora od razu widzą pozostali, bo wszyscy pracują na tych samych danych w przeglądarce, bez przesyłania plików.
O zmianach na drodze informuje kierowca. W aplikacji linkway.TRACKER zmienia statusy jednym dotknięciem: dojazd na załadunek, w trasie, rozładowano, koniec zadania, a przy zleceniu może prowadzić dyskusję z biurem. Historia statusów zapisuje przy każdej zmianie datę i źródło, czyli użytkownika biura albo aplikację kierowcy. Dyskusja zostaje przy zleceniu, więc spedytor z kolejnej zmiany zna ustalenia z kierowcą bez dopytywania kolegi.
Pozycje pojazdów spływają z systemów GPS przez linkway.INTEGRATOR, niezależnie od dostawcy telematyki. Na liście ponad 230 integracji są między innymi Sezam Eco-Tech i Strefa GPS, więc spedytor sprawdza pozycję w tym samym systemie, w którym planuje.
Gdy pojazd nie zdąży na okno
Spedytor ma wtedy dwie drogi: uzgodnić z odbiorcą nowe okno albo przepiąć ładunek na inny zestaw, który zdąży. Pierwsza wymaga telefonu do klienta, druga wolnego pojazdu, więc im wcześniej opóźnienie wyjdzie na jaw, tym więcej zostaje możliwości. Po zakończeniu przewozu historia statusów pokazuje, kiedy pojazd faktycznie dotarł do kolejnych punktów, więc łatwo ocenić, które okna czasowe regularnie się nie sprawdzają.
Baza zleceń ma osobny widok Opóźnione, od którego warto zaczynać przegląd planu w ciągu dnia. Zmiany w zleceniu mają też swoje granice: zlecenie w statusie Rozładowane nie jest edytowalne bez cofnięcia statusu, co chroni dane, z których powstanie faktura.
Kalendarz dostaw w składzie budowlanym
Firmy, które dowożą materiały budowlane własną flotą, planują inaczej niż spedycja. Mają wiele krótkich dostaw dziennie do klientów i na budowy, a zamiast okien uzgadnianych z magazynem liczy się godzina, na którą klient czeka na budowie.
Dla nich przeznaczony jest linkway.OSB, w którym zamówienie trafia do kalendarza dostaw, a dyspozytor przydziela do niego kierowcę. Gdy kierowca wyrusza, klient dostaje SMS z linkiem do mapy z pozycją pojazdu na żywo. System prowadzi też stany magazynu i dokument WZ, więc dostawa i wydanie towaru mają jeden zapis. Harmonogram w linkway.TMS i kalendarz w linkway.OSB obsługują więc różne procesy: pierwszy przewozy z wieloma punktami i przewoźnikami, drugi dostawy z własnego składu do klientów.
Typowe błędy w planowaniu online
Większość problemów z harmonogramem nie wynika z systemu, tylko z danych, które do niego trafiają. Te błędy powtarzają się najczęściej:
- Okno przepisane z maila bez potwierdzenia. Godziny od klienta nie zawsze zgadzają się z godzinami pracy magazynu, który przyjmuje towar.
- Plan liczony z samego czasu jazdy. Bez przerw i odpoczynku kierowcy ostatnie punkty trasy wypadają poza oknami.
- Zestaw „do potwierdzenia” do dnia załadunku. Zlecenie nie wyjdzie do przewoźnika, a na szukanie innego pojazdu zostaje kilka godzin.
- Uprawnienie sprawdzone na dzień wyjazdu. Termin, który mija w trakcie przewozu, wychodzi dopiero w trasie.
- Status niezmieniony po rozładunku. Lista zleceń w toku i wykres statusów pokazują wtedy nieaktualny obraz dnia.
Jak system zarządzania transportem porządkuje cały obieg zlecenia, od przyjęcia do rozliczenia, opisuje artykuł czym jest system zarządzania transportem. Szerzej o tym, dlaczego wspólny plan w przeglądarce zastępuje tablice i arkusze w transporcie drogowym, pisze tekst dlaczego harmonogram online to podstawa, a funkcje planowania w systemie pokazuje strona modułu linkway.TMS.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.