System TMS pozwala uniknąć chaosu, bo typowe wpadki spedycji zamienia w reguły sprawdzane przy każdym zleceniu. Zgubione zlecenie, przewoźnik bez ważnej polisy, klient ponad limitem i faktura czekająca na CMR mają w linkway.TMS swoje mechanizmy, które działają, zanim problem wyjdzie poza biuro.
Poniżej zebraliśmy siedem najczęstszych źródeł chaosu w spedycji i mechanizm, który zapobiega każdemu z nich. Organizację codziennej pracy biura, od obiegu zlecenia po plan przejścia z arkuszy, opisuje artykuł Oprogramowanie dla firmy transportowej, które zamienia chaos w porządek.
Siedem źródeł chaosu i mechanizmy, które im zapobiegają
Tabela zbiera sytuacje, które w firmie bez systemu wychodzą na jaw dopiero po fakcie: przy szkodzie albo przy nieopłaconej fakturze. Kolumna „Mechanizm” opisuje, co robi linkway.TMS, a ostatnia kolumna - co zmienia się w pracy biura.
| Problem | Jak powstaje | Mechanizm w linkway.TMS | Efekt |
|---|---|---|---|
| Zgubione zlecenie | Zlecenie zostaje w mailu albo na kartce i nikt go nie planuje | Rekord od pierwszego zapisu, także niekompletnego, widoczny w bazie zleceń | Przyjęte zlecenie nie znika z listy |
| Auto przydzielone dwa razy | Dwie osoby planują tę samą flotę w osobnych arkuszach | Przydział pojazdu w zleceniu, na jednej kartotece floty, z kontrolą dostępności | Konflikt widać przy przydziale, a nie na placu załadunku |
| Przeoczone okno czasowe | Godzina awizacji jest w treści maila, a nie w planie | Okno czasowe przy każdym punkcie trasy, status punktu, ETA z pozycji GPS i widok Opóźnione | Opóźnienie widać, zanim zadzwoni klient |
| Przewoźnik bez polisy | Polisa OCP wygasła, a spedytor pamięta ją jako ważną | Reguła w fazie wysyłki sprawdza polisę OCP, licencje, białą listę VAT i rejestr KREPT | Brak wychodzi przed wysyłką, a nie po szkodzie |
| Klient ponad limitem | Nikt nie sumuje zleceń klienta, które są w obiegu | Limit miękki i twardy przy zleceniu, a ponad tolerancję stanowiska akceptacja przełożonego | Ryzyko ponad próg zatwierdza przełożony |
| Kierowca bez ważnych uprawnień | Termin karty kierowcy albo badań mija niezauważony | Terminy oznaczone kolorem w kartotece kierowców i reguła blokująca wysyłkę | Zlecenie nie trafi do kierowcy z nieważnym uprawnieniem |
| Faktura czekająca na CMR | Papierowy list wraca do biura z kierowcą, nieraz tydzień po rozładunku | Zdjęcie dokumentu dołączone w aplikacji kierowcy i faktura z danych zlecenia | Fakturowanie nie czeka na powrót kierowcy |
Schemat przypisuje te same problemy do etapów obiegu zlecenia. Widać na nim, że najwięcej błędów system zatrzymuje przy przydziale i wysyłce, czyli w ostatnich momentach, w których pomyłka jeszcze nic nie kosztuje.
Zgubione zlecenie i auto przydzielone dwa razy
Zlecenie ginie zwykle w pierwszej godzinie. Klient przysyła maila, spedytor odpisuje, że się tym zajmie, po czym wraca do rozmowy telefonicznej. Jeśli zlecenie nie trafi od razu na wspólną listę, jego los zależy od pamięci jednej osoby.
W linkway.TMS zlecenie ma rekord od pierwszego zapisu. Przy zapisie system sprawdza tylko podstawową spójność danych, więc spedytor może założyć zlecenie robocze bez kompletu informacji i uzupełnić je później. Od tej chwili zlecenie widać w bazie zleceń, w widoku Bufor, a po przełączeniu pulpitu na Wszystkie - także u innych spedytorów. Historia zlecenia zapisuje, kto i kiedy zmieniał jego status. Gdy klient pyta o przewóz, podając własny numer, spedytor znajdzie zlecenie filtrem w kolumnie numeru referencyjnego, bez przeszukiwania skrzynki.
Podwójny przydział auta ma podobne źródło: dwa arkusze planowania albo dwie osoby planujące tę samą flotę. linkway.TMS przypisuje pojazd i kierowcę w zleceniu, na jednej kartotece pojazdów i naczep, w której są zarówno auta własne, jak i podwykonawców. Przy przypisaniu system kontroluje dostępność floty, a wykres obciążenia dnia na pulpicie pokazuje załadunki i rozładunki od tygodnia wstecz do tygodnia w przód.
Przewoźnik bez polisy i klient ponad limitem
Oba problemy mają wspólną cechę: informacja, która mogła zapobiec stracie, była w firmie w chwili przyjmowania zlecenia, ale nie dotarła do osoby, która podejmowała decyzję. Termin polisy przewoźnika leżał w czyjejś skrzynce, a o przekroczonym limicie klienta wiedziała tylko księgowość.
Kartoteka przewoźnika w linkway.TMS zawiera polisę OCP z sumą gwarancyjną, licencje, status na białej liście VAT i wynik sprawdzenia w rejestrze KREPT. Osobno oznacza się weryfikację do ładunków wysokiej wartości (HV). Reguły z kategorii przewoźnika działają w fazie wysyłki zlecenia, czyli w ostatnim momencie, w którym błąd da się zatrzymać bez kosztu. Jeśli rejestr KREPT jest niedostępny, spedytor może skorzystać z trybu awaryjnego, ale musi wpisać powód pominięcia weryfikacji.
Przy zleceniu widać też limit kredytowy klienta w dwóch progach, miękkim i twardym, oraz jego bieżące wykorzystanie. Tolerancję przekroczenia limitu miękkiego ustawia się dla stanowiska, procentowo albo kwotowo. W jej granicach spedytor przyjmuje zlecenie sam, a powyżej zlecenie trafia do akceptacji przełożonego. Nie jest więc blokowane w całości, ale też nie przechodzi bez kontroli.
Weryfikacja podstawowa i ładunki wysokiej wartości
Część wpadek z przewoźnikami bierze się z dokumentów, które wygasają w trakcie współpracy. Weryfikacja podstawowa w kartotece ma licznik dni do wygaśnięcia, więc system sygnalizuje koniec ważności, zanim dokument faktycznie wygaśnie. Jeśli zlecenie dotyczy ładunku powyżej przyjętego progu wartości, system sprawdza, czy przewoźnik ma oznaczone uprawnienia do ładunków wysokiej wartości, i sygnalizuje ich brak przed wysyłką zlecenia.
Szczegóły obu mechanizmów, w tym źródła limitu i zakres weryfikacji przewoźnika, opisuje artykuł o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.
Przeoczone okno czasowe i nieważne uprawnienia kierowcy
Okno czasowe przepada najczęściej nie na drodze, tylko w planie. Godzina awizacji zostaje w treści maila, a plan zna tylko datę załadunku. W linkway.TMS każdy punkt trasy, od pierwszego załadunku po ostatni rozładunek, ma własne okno czasowe i status obsługi.
Mapa trasy podaje dystans i czas przejazdu, więc już przy planowaniu widać, czy kolejne okna są osiągalne. Przeprawa promowa jest osobnym elementem trasy, dlatego godzina promu też trafia do planu, a nie do notatki. Zasady doboru trasy opisuje hasło planowanie trasy dla ciężarówek.
W trakcie przewozu status przychodzi z aplikacji kierowcy, a pozycja pojazdu z systemu GPS. Pozycje z różnych systemów telematycznych zbiera linkway.INTEGRATOR. Na liście ponad 230 integracji są między innymi Trimble, GIPSI, Geotik, Almaks i Geotab GO9. Jak wygląda podgląd floty z wielu źródeł, opisuje artykuł o integratorze dla flot jako narzędziu kontroli transportu w czasie rzeczywistym.
Z pozycji pojazdu system wylicza przewidywany czas przyjazdu, a przewozy po terminie trafiają do widoku Opóźnione. Warstwa linkway.AI dodatkowo sygnalizuje ryzyko opóźnienia i flaguje zlecenia zagrożone, więc dyspozytor może zareagować, zanim okno czasowe minie.
Terminy uprawnień kierowcy
Chaos wywołują też terminy kierowców, na przykład ważność prawa jazdy albo karty kierowcy. Kartoteka kierowców w linkway.TMS oznacza daty ważności kolorem: czerwony oznacza termin miniony, pomarańczowy do 7 dni, żółty do 30 i niebieski do 60 dni. Reguła kontroli nie pozwoli wysłać zlecenia do kierowcy z nieważnym uprawnieniem.
Faktura, która nie czeka na CMR
Papierowy CMR wraca do biura z kierowcą, nieraz tydzień po rozładunku, a bez niego księgowość zwykle nie wystawia faktury. Każdy dzień takiego opóźnienia wydłuża czas, w którym firma kredytuje klienta z własnych pieniędzy.
W aplikacji mobilnej dla kierowców i spedytorów kierowca dołącza do zlecenia zdjęcia dokumentów, a biuro widzi je w zleceniu od razu. Gdy kierowca traci zasięg, zdjęcia i statusy zapisują się w telefonie i trafiają do systemu po odzyskaniu połączenia, z zachowaniem rzeczywistego czasu zdarzenia. Faktura powstaje z danych zlecenia, bez przepisywania, a linkway.TMS obsługuje KSeF.
Zdjęcie podpisanego dokumentu z rozładunku, zapisane z rzeczywistym czasem zdarzenia, służy też jako potwierdzenie dostawy. Gdy klient pyta o dowód doręczenia, biuro ma go w zleceniu i nie musi prosić kierowcy o zdjęcie z telefonu.
Obieg dokumentów w systemie, od zlecenia po rozliczenie, opisuje artykuł o tym, jak linkway.TMS ułatwia zarządzanie dokumentami. W przygotowaniu jest moduł eCMR: elektroniczny list przewozowy podpisywany przez nadawcę i odbiorcę w aplikacji kierowcy, z pracą bez zasięgu i paczką dowodową na wypadek sporu.
Jak zamienić powtarzającą się wpadkę w regułę
Katalog z tabeli nie jest zamknięty. Każda firma ma własne powtarzające się problemy, na przykład ładunki wymagające kontrolowanej temperatury, do których ktoś przypisał zestaw bez zabudowy chłodniczej. linkway.TMS ma 69 reguł kontroli w czterech kategoriach: zleceniodawca, przewoźnik, rentowność oraz trasa i adresy. Każda reguła jest przypisana do fazy obiegu zlecenia, od zapisu po wysyłkę do przewoźnika, i ma jeden z pięciu poziomów reakcji.
- Nazwać wpadkę. Zapisać, co dokładnie poszło źle i na którym etapie zlecenia można to było zauważyć.
- Znaleźć regułę. Sprawdzić, która reguła kontroli opisuje ten warunek, na przykład niezgodność zabudowy pojazdu z wymogiem temperatury ładunku albo termin płatności dłuższy niż w kartotece klienta.
- Dobrać poziom reakcji. Błąd, który kosztuje dopiero po wysyłce, zasługuje na blokadę, a drobna niezgodność na ostrzeżenie albo informację.
- Przypisać do stanowisk. Młodszy spedytor może dostać blokadę tam, gdzie kierownik spedycji widzi tylko ostrzeżenie.
Zmiana reguły działa od razu, bez nowej wersji systemu i bez okna serwisowego. Zestaw kontroli obowiązujący w chwili zatwierdzenia zostaje zapisany na zleceniu, więc przy reklamacji widać warunki, na jakich zlecenie przeszło. Szczegóły opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych.
Zakładka Kontrole na karcie zlecenia
Wynik wszystkich reguł spedytor widzi w jednym miejscu, w zakładce Kontrole na karcie zlecenia. Liczniki blokad, ostrzeżeń, potwierdzeń i informacji są rozbite na fazy obiegu, a komunikaty pogrupowane według kategorii reguł. Zestaw kontroli pochodzi z profilu stanowiska i jest utrwalony na zleceniu, więc obowiązuje każdego, kto je otworzy. Przycisk „Odśwież zestaw kontroli” wczytuje go ponownie, na przykład po zmianie konfiguracji.
Komunikaty są pisane językiem spedytora, a nie kodami błędów. Przykłady komunikatów:
- ładunek wymaga kontrolowanej temperatury, a do zlecenia przypisano zestaw bez zabudowy chłodniczej;
- wartość ładunku przekracza ustalony próg, a wymóg ładunku wysokiej wartości nie został zaznaczony;
- termin płatności wpisany w zleceniu jest dłuższy niż ten zapisany w kartotece klienta;
- pojazd albo naczepa mają status „do potwierdzenia” i wymagają uzupełnienia przed wysłaniem zlecenia.
Czego system nie naprawi
Reguła działa na danych, które ktoś wpisał. Arkusz prowadzony równolegle do systemu albo zlecenie przyjęte telefonicznie i niezapisane omijają każdy mechanizm z tabeli. Dlatego porządek w danych jest warunkiem działania kontroli, a nie jej skutkiem ubocznym. Zasada jest prosta: zlecenie przyjęte przez telefon trafia do systemu w trakcie rozmowy albo zaraz po niej, choćby jako robocze. Zestaw funkcji, które zatrzymują zlecenie z błędem, zbiera strona Zlecenie, które nie wyjedzie z błędem.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.