Transportem zarządza się lepiej, gdy każde zlecenie przechodzi przez ten sam rytm: poranny przegląd pulpitu, prowadzenie zlecenia w jednej karcie, szybką reakcję na komunikaty kontroli i zamknięcie przewozu z rozliczeniem. linkway.TMS daje do tego narzędzia, ale efekt zależy od nawyków zespołu. Poniżej opisujemy dzień pracy spedytora w systemie i to, na co patrzy kierownik spedycji.
Zacznij dzień od pulpitu spedytora
Pulpit spedytora pokazuje pracę na dziś, a nie całą bazę zleceń. Zbiera zlecenia z blokadą, czyli te, które bez interwencji nie przejdą do kolejnego etapu obiegu. Wykres „Zlecenia po statusie” pokazuje strukturę zleceń w obiegu i pomija te już zamknięte, takie jak zafakturowane czy anulowane. Wykres „Obciążenie dnia” zestawia załadunki i rozładunki w oknie od tygodnia wstecz do tygodnia w przód.
Od wykresu do konkretnego zlecenia prowadzi jedno kliknięcie, bo wycinek otwiera odfiltrowaną listę. Przełącznik Moje/Wszystkie zawęża pulpit do zleceń zalogowanego spedytora albo pokazuje pracę całego zespołu. Poranny przegląd jest krótki, jeśli ma stałą kolejność:
- Zlecenia z blokadą. Każda blokada oznacza zlecenie, które stoi. Przyczynę trzeba usunąć albo przekazać sprawę osobie z szerszymi uprawnieniami.
- Obciążenie dnia. Dzień z nietypowo dużą liczbą załadunków to sygnał, żeby wcześniej potwierdzić pojazdy i kierowców.
- Widok „Bez pojazdu”. W bazie zleceń osobna zakładka zbiera zlecenia, którym nie przypisano jeszcze pojazdu.
- Widok „Opóźnione”. Tu widać przewozy, przy których trzeba uprzedzić klienta, zanim sam zadzwoni z pytaniem.
Prowadź zlecenie w jednej karcie
Karta zlecenia łączy dane, które bez systemu leżą w kilku miejscach: zleceniodawcę i przewoźnika, limit kredytowy klienta, wynik weryfikacji przewoźnika oraz pozycje przychodów i kosztów. Nawyk jest prosty: wszystko, co dotyczy przewozu, trafia do karty, a nie do maila albo notatki na biurku.
Kilka zasad oszczędza poprawek na końcu przewozu:
- Kontrahent z kartoteki. Nowego klienta albo przewoźnika zakłada się po numerze NIP, a system pobiera dane rejestrowe i sprawdza firmę w bazach VIES i BISNODE.
- Trasa z punktów. Każdy załadunek i rozładunek dostaje własne okno czasowe, a pozycja ładunku przypisany punkt, zamiast jednej daty dla całego zlecenia.
- Koszt przed wysyłką. Zakładka kosztów pokazuje koszt przejechania kilometra i opłat drogowych w walucie zlecenia, więc spedytor widzi, czy stawka klienta pokrywa przejazd, zanim zlecenie wyjdzie.
- Uwagi przy punkcie. Numer awizacji albo godzinę otwarcia bramy wpisuje się przy punkcie trasy, którego dotyczą, a nie w ogólnych uwagach.
- Pojazd potwierdzony od razu. Pojazd i naczepa ze statusem „do potwierdzenia” mogą zatrzymać wysyłkę zlecenia, więc potwierdzenie od przewoźnika warto wpisać, gdy tylko przyjdzie.
Obsługi list uczy się raz. Wszystkie listy w systemie, od bazy zleceń po kartoteki, konfigurację i raporty, korzystają z jednego komponentu siatki, więc filtr w każdej kolumnie i zakładki widoków działają wszędzie tak samo. W bazie zleceń pasek akcji obejmuje dodawanie, edycję, zmianę statusu oraz wydruki dla klienta i dla przewoźnika. Ile czasu zabiera prowadzenie tych samych zleceń w arkuszu, pokazuje porównanie Excel w transporcie kontra system TMS.
Kartoteki aktualne przed zleceniem
Część blokad da się uprzedzić, zanim powstanie zlecenie. Kartoteka kierowców wyróżnia kolorem daty ważności uprawnień: czerwony to termin miniony, pomarańczowy do 7 dni, żółty do 30, a niebieski do 60 dni. Reguła kontroli nie pozwoli wysłać zlecenia do kierowcy z nieważnym uprawnieniem, więc przegląd tej listy raz w tygodniu oszczędza nerwowych poranków.
To samo dotyczy przewoźników. Limity, polisy, licencje i weryfikacje są podpięte do kontrahenta, a weryfikacja ma licznik dni do wygaśnięcia. Spedytor, który pracuje ze stałą grupą przewoźników, uzupełnia nową polisę, gdy tylko przewoźnik ją przyśle, a nie w chwili, gdy zlecenie już stoi.
Co zrobić z blokadą i ostrzeżeniem
Kontrola zleceń w linkway.TMS korzysta z 69 reguł w czterech kategoriach: zleceniodawca, przewoźnik, rentowność oraz trasa i adresy. Reguły są przypisane do faz obiegu zlecenia. Przy zapisie system sprawdza tylko podstawową spójność danych, więc zlecenie robocze może być niekompletne. Przy zatwierdzeniu dochodzą między innymi wartość ładunku, wymogi klienta, terminy płatności i marża wobec progu. Przed wysyłką do przewoźnika system sprawdza jego status, polisę OCP, licencje oraz potwierdzony pojazd i naczepę.
Każda reguła ma poziom reakcji ustawiany osobno dla stanowiska: blokada, ostrzeżenie, do weryfikacji, informacja albo bez kontroli. Młodszy spedytor może więc pracować w trybie bardziej restrykcyjnym niż kierownik. Zestaw kontroli jest utrwalany na zleceniu i obowiązuje każdego, kto je otworzy. Kto wraca do zlecenia po miesiącu, na przykład przy reklamacji, ocenia je według tych samych warunków co spedytor w dniu zatwierdzenia.
| Poziom reakcji | Skutek dla zlecenia | Co robi spedytor |
|---|---|---|
| Blokada | Zlecenie nie przejdzie do kolejnej fazy obiegu | Usuwa przyczynę albo prosi o zgodę osobę z szerszymi uprawnieniami |
| Ostrzeżenie | Zlecenie przejdzie dalej po świadomym potwierdzeniu | Potwierdza komunikat, a decyzja trafia do historii zlecenia |
| Informacja | Komunikat bez wpływu na obieg zlecenia | Przyjmuje informację do wiadomości |
| Bez kontroli | Reguła nie działa na danym stanowisku | Nic, poziom ustawia administrator w profilu stanowiska |
Sam poziom reakcji to jeszcze nie nawyk. W praktyce sprawdzają się cztery zasady:
- Czytaj treść, nie licznik. Komunikat mówi wprost, co jest nie tak, na przykład że termin płatności w zleceniu jest dłuższy niż w kartotece klienta.
- Potwierdzaj ostrzeżenia pojedynczo. Każde potwierdzenie zostaje w historii zlecenia, więc seryjne klikanie wraca przy pierwszej reklamacji.
- Usuwaj przyczynę u źródła. Brakującą polisę przewoźnika uzupełnia się w kartotece kontrahenta, a nie w pojedynczym zleceniu, bo ta sama luka zatrzyma kolejne zlecenia.
- Uprzedzaj przełożonego. Zlecenie klienta ponad tolerancję limitu kredytowego trafia do akceptacji przełożonego, więc warto od razu podać mu powód, na przykład zapowiedzianą płatność klienta.
Zasady działania reguł opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych, a sprawdzanie kontrahentów tekst o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.
Śledź realizację przez wyjątki
Po wysłaniu zlecenia praca spedytora zmienia charakter. Zamiast dzwonić do każdego kierowcy, spedytor pilnuje wyjątków: zleceń opóźnionych, bez pojazdu, bez świeżego statusu albo z pytaniem od kierowcy. Pozostałe przewozy nie wymagają telefonów, bo statusy spływają same.
Statusy przysyła kierowca z aplikacji linkway.TRACKER jednym dotknięciem: dojazd na załadunek, w trasie, rozładowano, koniec zadania. Pozycję pojazdu dostarcza system GPS. Kierowca podwykonawcy może udostępnić lokalizację do zlecenia w aplikacji po wpisaniu sześciocyfrowego kodu, bez zakładania konta. Pytania i ustalenia z kierowcą zostają w dyskusji przy zleceniu, a nie w prywatnym komunikatorze.
Widok „W toku” w bazie zleceń pokazuje status realizacji każdego przewozu, więc dyspozytor widzi, które ładunki są w drodze, a które czekają na rozładunek. Brak świeżego statusu nie zawsze oznacza problem. Gdy kierowca traci zasięg, aplikacja zapisuje zdarzenia w telefonie i wysyła je po odzyskaniu połączenia, z rzeczywistym czasem zdarzenia. Zanim spedytor zadzwoni, warto sprawdzić pozycję pojazdu z systemu GPS.
Gdy przewóz trafia do opóźnionych, pierwszym krokiem jest ustalenie przyczyny, najlepiej w dyskusji przy zleceniu, gdzie odpowiedź kierowcy zostaje zapisana. Drugim jest wiadomość do odbiorcy z nowym terminem, zanim auto stanie pod bramą. Rolę monitoringu w pracy spedycji opisuje artykuł o monitoringu dla branży transportowej.
Zamknij przewóz i sprawdź jego wynik
Zamknięcie zaczyna się od statusu. Status „Rozładowane” może przyjść z aplikacji kierowcy albo zostać wpisany w biurze, a od tej chwili zlecenie nie jest już edytowalne. Poprawka wymaga cofnięcia statusu. Historia zlecenia odróżnia zmiany wpisane przez pracownika biura od potwierdzeń przysłanych z aplikacji kierowcy, co rozstrzyga spory o godzinę rozładunku.
Dokumenty z rozładunku kierowca dołącza w aplikacji jako zdjęcia, więc faktura nie czeka na papier. Fakturę administracyjną wystawia się z karty zlecenia, z danych wpisanych przy przyjęciu, a linkway.TMS obsługuje KSeF. Po zakończonym przewozie warto uzupełnić w danych dodatkowych ocenę przewoźnika, bo przy kolejnym zleceniu podpowie ona, komu je powierzyć. Jeśli klient raportuje ślad węglowy, w zleceniu jest kalkulacja emisji CO2 trasy z podziałem na kraje, więc dane do jego raportu nie wymagają osobnych obliczeń.
Jak czytać wynik przewozu
Wynik wyjazdu linkway.TMS liczy według jednego wzoru: przychód z faktur klienckich minus koszty wyjazdu minus udział kosztów odcinków krajowych, w kwotach netto. Koszty okresowe, takie jak leasing czy ubezpieczenie, system rozkłada proporcjonalnie, na przykład po kilometrach albo po dniach. Pojedynczy wyjazd pokazuje raport liczony na żywo, a wiele zleceń naraz - wyszukiwarka rentowności z nocnym przeliczeniem.
Zanim wynik trafi do decyzji, warto sprawdzić kilka warunków:
- ładunek zlecenia klienckiego jest przypisany do wyjazdu, bo powiązanie idzie po ładunku, a nie po numerze zlecenia,
- zlecenie jest zafakturowane, bo zlecenie bez faktury nie wnosi przychodu,
- do wyjazdu przypisano zestaw i kierowcę, a przy jeździe w załodze także drugiego kierowcę,
- przebieg wyjazdu i dane o paliwie są kompletne,
- od zakończenia wyjazdu minął pełny cykl rozliczeń kart, bo myto spływa z opóźnieniem liczonym w tygodniach.
Świeżo zakończony wyjazd prawie zawsze wygląda lepiej, niż wypadnie po zamknięciu rozliczeń. Reguły rozdziału kosztów opisuje artykuł jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.
Nawyki kierownika spedycji
Kierownik patrzy na te same dane z innej perspektywy. Pulpit w trybie „Wszystkie” pokazuje obciążenie całego zespołu, a nie jednego spedytora. Do kierownika trafiają sprawy, których spedytor nie może rozstrzygnąć sam: zlecenie klienta ponad tolerancję limitu kredytowego oraz blokada wymagająca zgody osoby z szerszymi uprawnieniami.
| Moment | Spedytor | Kierownik spedycji |
|---|---|---|
| Początek dnia | Zlecenia z blokadą i obciążenie dnia w trybie „Moje” | Pulpit w trybie „Wszystkie” i obciążenie zespołu |
| Przyjęcie zlecenia | Kontrahent z kartoteki i punkty trasy z oknami czasowymi | Akceptacja zlecenia klienta ponad tolerancję limitu |
| Wysyłka do przewoźnika | Potwierdzony pojazd i reakcja na komunikaty kontroli | Zgoda przy blokadzie albo decyzja o zmianie przewoźnika |
| Realizacja | Widoki „W toku” i „Opóźnione”, dyskusja z kierowcą przy zleceniu | Przegląd opóźnień w skali zespołu |
| Po rozładunku | Zdjęcia dokumentów w zleceniu i faktura z karty zlecenia | Wynik przewozów w wyszukiwarce rentowności |
| Zmiana procedury | Zgłoszenie potrzeby nowej reguły albo raportu | Uzgodnienie z administratorem poziomu reakcji reguł dla stanowisk |
Poza sprawami z bieżących zleceń tydzień kierownika wypełniają powtarzalne przeglądy:
- Potwierdzone ostrzeżenia. Jeśli to samo ostrzeżenie spedytorzy potwierdzają codziennie, reguła jest źle ustawiona albo proces wymaga zmiany. Lepiej zmienić poziom reakcji niż przyzwyczajać zespół do klikania bez czytania.
- Opóźnienia w skali zespołu. Widok „Opóźnione” w bazie zleceń pokazuje, czy problem dotyczy jednego przewoźnika, czy całej relacji.
- Wynik zamkniętych przewozów. Wyszukiwarka rentowności z nocnym przeliczeniem pozwala sortować zlecenia według wyniku i szukać relacji, na których firma traci.
- Oceny przewoźników. Oceny zapisane w danych dodatkowych zleceń pokazują, którym przewoźnikom warto powierzać kolejne ładunki.
Zmiana procedury nie wymaga nowej wersji systemu. Nową regułę kontrolną albo raport administrator wprowadza jako konfigurację, którą system wczytuje na gorąco, bez okna serwisowego. linkway.TMS ma 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami, więc każde stanowisko widzi to, czego potrzebuje do pracy.
Warstwa linkway.AI sygnalizuje zlecenia zagrożone opóźnieniem i podsuwa trasy na podstawie historii przejazdów. Zastosowania opisuje artykuł o sztucznej inteligencji w logistyce, a wpływ systemu na procesy w całej firmie tekst o programie do zarządzania transportem.
Nawyki opisane w tym artykule najłatwiej wprowadzić przy wdrożeniu. Zespół uczy się wtedy nowych ekranów i od razu przyjmuje nową kolejność pracy. Przebieg wdrożenia opisuje artykuł o procesie wdrożenia systemu TMS, a porównanie dostępnych rozwiązań zestawienie najlepszych systemów TMS 2025.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.