Firmy transportowe, które najlepiej wykorzystują oprogramowanie, rzadko mają więcej funkcji niż konkurencja. Różni je sposób pracy: dane wpisują raz i kompletnie, liczą wynik każdego przewozu, sprawdzają kontrahenta przed zleceniem, zbierają statusy automatycznie i przekazują je klientom bez przepisywania. linkway.TMS i pozostałe moduły Linkway dają do tego narzędzia, ale efekt zależy od nawyków zespołu.
Poniżej opisujemy pięć praktyk, które odróżniają takie firmy, i mierniki, po których da się je rozpoznać we własnym zespole. Nie podajemy branżowych średnich, bo każda firma ma inną strukturę przewozów. Proponujemy za to wskaźniki, które można policzyć z danych zapisywanych w systemie przy zwykłej pracy.
Pięć praktyk firm, które dobrze wykorzystują TMS
Wspólną cechą tych praktyk jest pętla: dane wpisane raz przechodzą przez kolejne etapy zlecenia, a wynik przewozu wraca do decyzji o stawkach i przewoźnikach. Gdy którykolwiek etap odbywa się poza systemem, na przykład statusy nadal krążą telefonicznie, pętla się przerywa, a raporty pokazują tylko część obrazu.
Skala firmy nie jest tu warunkiem. Platforma Linkway ma ponad 5100 zarejestrowanych firm i 68 000 monitorowanych pojazdów, a linkway.TMS obsługuje zarówno przewoźników z kilkoma autami, jak i spedycje z setkami zleceń dziennie. Te same praktyki działają w obu przypadkach, bo opierają się na danych, a nie na wielkości działu.
Tabela zestawia pięć praktyk z tym, jak wyglądają na co dzień i co dają firmie. Kolejne sekcje opisują każdą z nich na przykładach z linkway.TMS.
| Praktyka | Jak wygląda na co dzień | Co daje firmie |
|---|---|---|
| Dyscyplina danych | Kontrahent i kierowca mają komplet danych, zanim trafią do zlecenia | Reguły i raporty liczą na pełnych danych |
| Wynik każdego przewozu | Rentowność liczona dla każdego wyjazdu z faktur i kosztów | Decyzje o cenach oparte na konkretnych przewozach |
| Kontrola kontrahentów | Polisa OCP i limit kredytowy sprawdzane przez reguły przed wysyłką | Ryzyko zatrzymane przed powierzeniem ładunku |
| Automatyczne statusy | Statusy z aplikacji kierowcy i pozycje z systemów GPS | Telefon do kierowcy tylko przy odchyleniu od planu |
| Integracje z klientami | Statusy i ETA trafiają na platformy klientów bez przepisywania | Zleceniodawca widzi przewóz we własnym systemie |
Dyscyplina danych od pierwszego zlecenia
System sprawdzi tylko to, co zostało wpisane. Reguła nie zatrzyma przewoźnika z wygasłą polisą, jeśli polisy nie ma w kartotece, a raport rentowności nie policzy wyjazdu, do którego nie przypisano ładunku. Dlatego firmy, które dobrze pracują z TMS, zaczynają od kartotek, a nie od raportów.
W linkway.TMS każda firma ma jedną kartę w bazie kontrahentów, niezależnie od tego, czy jest klientem, czy przewoźnikiem, a dane rejestrowe system pobiera po numerze NIP. Do karty kontrahenta podpina się limity, polisy, licencje i historię weryfikacji, a do karty kierowcy terminy uprawnień, które system oznacza kolorem. Flota własna i podwykonawców trafia do jednej kartoteki pojazdów i naczep, więc przy przydziale nie trzeba sprawdzać dwóch list.
Dyscyplina danych dotyczy też zamknięcia przewozu. Zanim firma wyciągnie wnioski z wyniku wyjazdu, warto sprawdzić kilka warunków:
- ładunek zlecenia klienckiego jest przypisany do wyjazdu, a zlecenie jest zafakturowane z ceną i kursem na fakturze,
- do wyjazdu przypisano pojazd z naczepą i kierowcę, a przy jeździe w załodze także drugiego kierowcę,
- każdy typ wydatku ma metodę rozdziału, a sam wydatek ma przypisany pojazd albo kierowcę oraz datę,
- przebieg wyjazdu jest uzupełniony, a dane spalania i wydatki paliwowe są kompletne.
Raport rentowności sam ostrzega w nagłówku, gdy brakuje przebiegu albo danych paliwowych, i oznacza pozycje wpisane ręcznie. Liczba takich ostrzeżeń jest prostym miernikiem dyscypliny danych w zespole.
Wynik każdego przewozu zamiast wyniku miesiąca
Firma, która zna tylko wynik miesiąca, wie, że zarobiła albo straciła, ale nie wie, na którym przewozie. W linkway.TMS wynik wyjazdu jest równy przychodowi z faktur klienckich pomniejszonemu o koszty wyjazdu i udział kosztów odcinków krajowych. Wszystkie kwoty są netto, a przychód pochodzi z faktury sprzedaży przeliczonej kursem z tej faktury.
Przychodem wyjazdu jest suma frachtów ze zleceń klienckich, których ładunek jedzie tym wyjazdem. Powiązanie idzie po ładunku, a nie po numerze zlecenia ani po dacie. Jeśli ładunek nie zostanie przypisany do wyjazdu, przewóz pokaże niższy przychód, choć towar fizycznie jechał, i to najczęstszy powód wyjazdów, które tylko wyglądają na nierentowne.
Koszty okresowe, takie jak leasing czy ubezpieczenie, system rozkłada na przewozy proporcjonalnie, na przykład do kilometrów albo dni. Odcinek krajowy, który dowozi ładunek do punktu przeładunku, wchodzi do wyniku udziałem procentowym, bo tym samym kursem jedzie zwykle towar kilku wyjazdów. Metodę opisuje artykuł o tym, jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.
Firmy, które pilnują marży, patrzą na koszt także przed wysyłką zlecenia. Zakładka kosztów podaje koszt przejechania kilometra i opłat drogowych w walucie zlecenia, więc spedytor widzi, czy stawka pokrywa przewóz, zanim zleci go przewoźnikowi.
Pojedynczy wyjazd pokazuje raport liczony na żywo, a wiele zleceń naraz wyszukiwarka rentowności z nocnym przeliczeniem, więc w ciągu dnia oba widoki mogą się różnić. Osobną pułapką jest myto: opłaty drogowe spływają z kart z opóźnieniem liczonym w tygodniach, dlatego świeżo zakończony wyjazd wygląda lepiej, niż wypadnie po rozliczeniu. Praktyczne sposoby pilnowania kosztów zbiera artykuł o tym, jak kontrolować koszty zlecenia w systemie spedycyjnym.
Kontrola kontrahentów przed zleceniem
Ryzyko w spedycji rzadko wynika z braku informacji. Termin polisy OCP leży zwykle w skrzynce mailowej, a status płatności klienta w arkuszu księgowości. Informacja, która mogła zapobiec stracie, istnieje w firmie, ale nie dociera do osoby, która podejmuje decyzję.
Firmy, które dobrze wykorzystują TMS, przenoszą tę wiedzę do kartoteki i do reguł. Przy zleceniu spedytor widzi limit kredytowy klienta: limit miękki i twardy, zaangażowanie, kwotę pozostałą do wykorzystania, źródło limitu i datę jego ważności. Tolerancję przekroczenia ustawia się dla stanowiska, a zlecenie ponad nią trafia do akceptacji przełożonego.
Po stronie przewoźnika reguły sprawdzają przed wysyłką polisę OCP z sumą gwarancyjną, licencje, białą listę VAT i wynik w rejestrze KREPT. Przy ładunku powyżej progu wartości system sprawdza też, czy przewoźnik ma oznaczone uprawnienia do ładunków wysokiej wartości. Tryb awaryjny KREPT pozwala pominąć sprawdzenie w rejestrze tylko z wpisanym powodem, który zostaje przy zleceniu. Weryfikacja podstawowa ma licznik dni do wygaśnięcia, więc system sygnalizuje koniec ważności dokumentu, zanim ten faktycznie wygaśnie.
Najwięcej daje to przy przewoźniku, z którym firma nie pracuje na co dzień. Właśnie wtedy ręczną weryfikację najczęściej pomija się z braku czasu, a nowy kontrahent jest zarazem tym, o którym zespół wie najmniej.
Szczegóły opisują artykuły o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych oraz o automatycznej kontroli zleceń transportowych. Miernikiem tej praktyki jest liczba zleceń zatrzymanych przy wysyłce. Jej wzrost po uruchomieniu reguł nie musi oznaczać problemu: zwykle znaczy, że system wychwytuje to, co wcześniej przechodziło niezauważone.
Automatyczne statusy zamiast telefonów
W firmie, która dobrze wykorzystuje oprogramowanie, dyspozytor dzwoni do kierowcy tylko wtedy, gdy coś odbiega od planu. Statusy przychodzą z aplikacji linkway.TRACKER: kierowca zmienia je jednym dotknięciem, a aplikacja śledzi lokalizację i sama aktualizuje status zlecenia. Ile kosztuje praca na telefonach, liczy artykuł o opóźnieniach w komunikacji z kierowcami.
Historia statusów odróżnia zmianę wpisaną przez pracownika biura od potwierdzenia z aplikacji kierowcy i zapisuje, kto i kiedy ją wprowadził. Zlecenie w statusie „Rozładowane” nie jest już edytowalne bez cofnięcia statusu, więc dane po rozładunku nie zmieniają się po cichu. Udział statusów z aplikacji jest najprostszym miernikiem tej praktyki: gdy większość statusów wpisuje biuro, kierowcy nadal raportują przez telefon.
Drugim źródłem jest telematyka. Przewoźnicy z mieszaną flotą i podwykonawcami mają zwykle kilka systemów GPS, a linkway.INTEGRATOR zbiera pozycje z ponad 230 z nich na jednej mapie, bez wymiany urządzeń w pojazdach. Na liście są między innymi Protrack365, Pratime, FrameLogic, Geotab GO9, Seris Konsalnet i GPS4YOU. Linkway nie jest producentem tych systemów: integracja przenosi do platformy pozycję i status pojazdu.
Z pozycji pojazdu system wylicza przewidywany czas przyjazdu, a ETA od Linkway pozwala odpowiedzieć klientowi bez dzwonienia do kierowcy. Gdy kierowca traci zasięg, zdarzenia zapisują się w telefonie i trafiają do systemu z rzeczywistym czasem zdarzenia, więc status z rozładunku nie przesuwa się na godzinę powrotu do zasięgu.
Integracje z klientami zamiast przepisywania
Zleceniodawcy coraz częściej wymagają, żeby przewoźnik raportował statusy w ich platformie, na przykład w Project44 albo Transporeon. Gdy takich klientów jest kilku, ktoś w firmie przepisuje te same dane do kilku systemów, a każda pomyłka jest widoczna u klienta.
linkway.BRIDGE przekazuje dane o realizacji, w tym statusy i ETA, na platformy kontrahentów: Project44, Transporeon, uTMS, giełdy ładunków albo własne API REST klienta. Integrację prowadzi zespół Linkway, od analizy przez konfigurację API i testy po utrzymanie, bez modyfikacji systemów klienta. Bezpieczeństwo połączeń zapewniają szyfrowanie transmisji, kontrola uprawnień, audyt przepływów i monitoring integracji.
Po stronie firmy BRIDGE synchronizuje zlecenia z ERP, takim jak Comarch albo SAP, a linkway.INTEGRATOR przekazuje tam dane o lokalizacji i statusach pojazdów, więc finanse i sprzedaż widzą przewóz bez logowania do panelu GPS. Miernikiem tej praktyki jest liczba ręcznych aktualizacji statusu w platformach klientów. Przy działającej integracji zmierza ona do zera, bo dane płyną z tego samego rekordu, który widzi dyspozytor.
Mierniki, po których poznać dobre wykorzystanie systemu
Mierniki nie wymagają osobnego systemu analitycznego. Każdy z nich wynika z danych, które linkway.TMS zapisuje przy zwykłej pracy. Porównanie warto robić z własnym wynikiem sprzed kwartału, a nie ze średnią rynkową, bo struktura przewozów różni się między firmami tak bardzo, że średnia niewiele mówi.
| Miernik | Skąd go wziąć | Co pokazuje |
|---|---|---|
| Zlecenia zatrzymane przy wysyłce | Pulpit spedytora i zakładka Kontrole na zleceniu | Jakość danych wpisywanych na początku obiegu |
| Ostrzeżenia potwierdzone przez spedytorów | Historia zlecenia, w której zapisuje się każde potwierdzenie | Czy progi reguł są ustawione rozsądnie |
| Udział statusów z aplikacji kierowcy | Historia statusów ze źródłem zmiany | Czy kierowcy pracują w aplikacji, czy przez telefon |
| Czas od rozładunku do faktury | Data statusu rozładunku i data faktury | Tempo obiegu dokumentów i fakturowania |
| Wynik wyjazdu według klienta i relacji | Wyszukiwarka rentowności zleceń | Które relacje i którzy klienci przynoszą marżę |
| Wyjazdy z ostrzeżeniem o brakach danych | Nagłówek raportu rentowności wyjazdu | Kompletność przebiegu i danych paliwowych |
| Zlecenia bez pojazdu i opóźnione | Widoki Bez pojazdu i Opóźnione w bazie zleceń | Wydolność planowania i reakcję na odchylenia |
Pojedynczy miernik bywa niejednoznaczny. Więcej blokad po uruchomieniu reguł zwykle oznacza, że system zatrzymuje błędy, które wcześniej wychodziły do przewoźnika. Dopiero trend z kilku tygodni pokazuje, czy zespół poprawia dane na wejściu.
Wprowadzenie mierników nie wymaga osobnego projektu. Wystarczy kilka kroków:
- Wybór kilku mierników powiązanych z tym, co w firmie najbardziej przeszkadza, na przykład z telefonami do kierowców albo z późnym fakturowaniem.
- Punkt odniesienia z własnych danych, czyli wartość z pierwszego pełnego miesiąca pracy w systemie.
- Stały przegląd z zespołem, najlepiej raz w miesiącu i przy tych samych definicjach mierników.
- Reakcja na trend, a nie na pojedynczy wynik, bo jeden nietypowy tydzień nie mówi nic o nawykach zespołu.
Nawyki, które osłabiają efekt wdrożenia
Te same narzędzia dają różne wyniki w różnych firmach. Różnicę robią zwykle nawyki, które zespół przenosi z czasów pracy w arkuszu:
- Arkusz prowadzony równolegle z systemem. Dane szybko się rozjeżdżają, a zespół przestaje ufać raportom. Porównanie obu sposobów pracy zawiera artykuł Excel w transporcie kontra system TMS.
- Blokady przełączone na ostrzeżenia dla wygody. Ostrzeżenie spedytor może potwierdzić sam, więc reguła, która miała zatrzymać ryzyko, zostawia już tylko ślad w historii.
- Ocena rentowności na świeżych wyjazdach. Myto spływa z opóźnieniem, więc decyzja o cenniku podjęta na danych z ostatnich dni opiera się na zawyżonym wyniku.
- Podwykonawcy poza systemem. Kierowca podwykonawcy udostępnia lokalizację kodem zlecenia, bez zakładania konta. Bez tego część floty znika z mapy, a dyspozytor wraca do telefonów.
- Wybór systemu po liście funkcji. Listy funkcji wyglądają podobnie, a różnica wychodzi przy konkretnym zleceniu. Przegląd rynku zawiera zestawienie najlepszych systemów TMS 2025, a opis funkcji, które przekładają się na tempo pracy, artykuł o programie do zarządzania transportem, który zwiększa efektywność procesów.
Każda z opisanych praktyk działa na tych samych danych. Firma, która zacznie od kompletnych kartotek i statusów z aplikacji, dostaje z czasem wiarygodny wynik każdego przewozu, a z nim konkretny argument w rozmowie o stawkach z klientem i przewoźnikiem.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.