Koszty zlecenia w systemie spedycyjnym kontroluje się na karcie zlecenia, gdzie pozycje przychodów od klienta stoją obok kosztów przewoźnika i usług dodatkowych. Saldo tych pozycji pokazuje marżę, zanim zlecenie wyjdzie do przewoźnika, a reguła kontroli może je zatrzymać przy zatwierdzeniu, jeśli marża spadnie poniżej progu. Po przewozie kontrola przechodzi na faktury: wynik liczy się z faktur klienckich i kosztów wyjazdu, w kwotach netto.
Poniżej opisujemy, gdzie w linkway.TMS widać każdy składnik kosztu i w którym momencie obiegu zlecenia warto go sprawdzić. Na końcu zebraliśmy błędy, przez które wynik przewozu rozjeżdża się z rzeczywistością.
Z czego składa się koszt zlecenia
Koszt zlecenia zależy od tego, kto wykonuje przewóz. Gdy jedzie podwykonawca, podstawą jest fracht uzgodniony z przewoźnikiem, a do niego dochodzą koszty dodatkowe, na przykład postój albo prom. Gdy jedzie flota własna, na koszt składają się paliwo, opłaty drogowe i wynagrodzenie kierowcy oraz część kosztów okresowych pojazdu, takich jak rata leasingu albo polisa.
W transporcie drogowym składniki kosztu poznaje się w różnym czasie. Fracht przewoźnika jest znany w chwili zlecenia, a opłaty drogowe i paliwo rozliczają się z kart z opóźnieniem liczonym w tygodniach. Koszty okresowe trzeba z kolei rozłożyć na wiele przewozów. Kontrola kosztów polega więc na tym, żeby każdy składnik sprawdzić w momencie, w którym jego wartość jest już pewna.
Za kontrolę odpowiadają zwykle dwie osoby: spedytor, który przed wysyłką pilnuje salda zlecenia, oraz księgowość albo kontroler, którzy po przewozie porównują koszty z fakturami. System łączy ich pracę, bo obie strony patrzą na ten sam rekord zlecenia.
| Składnik kosztu | Gdzie go widać w linkway.TMS | Kiedy jest znany | Jak trafia do wyniku |
|---|---|---|---|
| Fracht przewoźnika | Pozycja w tabeli kosztów na karcie zlecenia | Przy zleceniu przewozu, potwierdzony fakturą przewoźnika | W całości jako koszt zlecenia |
| Koszty dodatkowe, na przykład postój | Osobna pozycja w tabeli kosztów | Gdy przewoźnik je zgłosi, zwykle w trakcie przewozu | W całości jako koszt zlecenia |
| Przeprawa promowa | Punkt trasy typu przeprawa i pozycja kosztu | Przy planowaniu trasy, potwierdzona fakturą armatora | W całości jako koszt zlecenia |
| Opłaty drogowe | Spodziewany koszt w podglądzie zlecenia | Szacunek przed wyjazdem, rozliczenie kart po kilku tygodniach | Po dacie, w oknie wyjazdu pojazdu |
| Koszt kilometra floty własnej | Stawka w zakładce Koszty podglądu zlecenia | Przed wyjazdem, jako założenie wyceny | Służy do szacunku przed wyjazdem |
| Paliwo | Wydatki paliwowe przypisane do pojazdu | Po rozliczeniu kart paliwowych | Z wydatków zestawionych z przebiegiem wyjazdu |
| Wynagrodzenie kierowcy | Wydatek przypisany do kierowcy | Po naliczeniu wynagrodzenia | Po dacie, w oknie wyjazdu |
| Koszty okresowe, na przykład leasing albo polisa | Ewidencja wydatków z metodą rozdziału dla typu wydatku | W cyklu miesięcznym albo rzadziej | Proporcjonalnie, według metody ustawionej dla typu wydatku |
| Odcinki krajowe | Osobne zlecenia powiązane przez punkt przeładunku | Po realizacji kursu krajowego | Udziałem procentowym w wyniku wyjazdu |
Obieg zlecenia, do którego dopisują się kolejne koszty, od przyjęcia po rozliczenie, opisuje artykuł czym jest system zarządzania transportem. Tutaj skupiamy się na tym, jak te koszty kontrolować.
Przychody i koszty na karcie zlecenia
Na karcie zlecenia w linkway.TMS, w zakładce Zlecenie, obok danych zleceniodawcy i zleceniobiorcy leżą dwie tabele: przychody po lewej i koszty po prawej. Obie mają te same kolumny: typ pozycji, kwotę, walutę, kwotę przeliczoną na euro, termin, kontrahenta i znacznik, czy pozycja jest już zafakturowana.
Każda pozycja ma własną walutę i własny termin. Fracht od klienta może być w euro z terminem 30 dni, a koszt przewoźnika w złotych z innym terminem. Kolumna kwoty w euro sprowadza wszystkie pozycje do jednej waluty, a przycisk „Oblicz saldo” przy tabeli przychodów zestawia obie strony zlecenia.
Zasada pracy jest prosta: koszt wpisuje się w chwili, gdy spedytor zamawia przewóz, a nie wtedy, gdy przyjdzie faktura. Tylko wtedy saldo pokazuje marżę przed wysyłką zlecenia. Koszty dodatkowe, na przykład postój na rozładunku, dopisuje się jako osobne pozycje, więc po przewozie widać, który składnik obniżył wynik.
Przykład: zlecenie z postojem na rozładunku
Klient zleca przewóz całopojazdowy do Niemiec i płaci fracht w euro, a spedytor zamawia przewóz u podwykonawcy rozliczanego w złotych. Przy zleceniu powstają dwie pozycje: przychód od klienta i koszt przewoźnika, każda we własnej walucie. Kolumna kwoty w euro pokazuje od razu, ile zostaje na marżę.
Na rozładunku auto czeka dobę, a przewoźnik przysyła notę za postój. Spedytor dopisuje ją jako nową pozycję kosztu, więc saldo zlecenia spada. Jeśli umowa z klientem przewiduje opłatę za postój, druga pozycja trafia po stronie przychodów i marża wraca do planowanego poziomu, a jeśli nie przewiduje, zlecenie zamknie się z niższym wynikiem, ale z pełną informacją, skąd ta różnica.
Limit kredytowy i termin płatności
Koszt zlecenia zależy też od tego, kiedy płyną pieniądze. Na karcie zlecenia widać limit kredytowy klienta: limit miękki i twardy, zaangażowanie w innych zleceniach, kwotę pozostałą do wykorzystania, procent wykorzystania oraz datę ważności i źródło limitu, na przykład ubezpieczyciela. Przekroczenie limitu ponad tolerancję przypisaną do stanowiska kieruje zlecenie do akceptacji przełożonego. Limit nie zmienia marży zlecenia, ale pokazuje ryzyko: im większe zaangażowanie u jednego klienta, tym więcej firma traci, jeśli klient nie zapłaci.
Drugą stroną jest termin płatności. Jeśli klient płaci później, niż firma płaci przewoźnikowi, spedytor finansuje przewóz z własnych pieniędzy przez różnicę dni. Reguła kontroli ostrzega, gdy termin płatności przychodu na zleceniu jest dłuższy niż w kartotece klienta. Zasady limitów i weryfikacji opisuje tekst o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.
Koszt kilometra i opłaty drogowe przed wysyłką
Przy flocie własnej koszt przewozu szacuje się przed wyjazdem. W linkway.TMS służy do tego podgląd zlecenia, który ma zakładki Ładunek, Transport, Wydatki i Koszty. Zakładka Koszty pokazuje walutę, koszt przejechania kilometra, spodziewany koszt opłat drogowych oraz spodziewany koszt realizacji zlecenia.
Na zrzucie spodziewany koszt opłat drogowych i spodziewany koszt realizacji zlecenia wynoszą tyle samo, 490,79 EUR, bo pole kosztu kilometra jest puste. Bez stawki kilometrowej szacunek obejmuje więc tylko myto i zaniża koszt przewozu. Przed oceną marży trzeba sprawdzić, czy stawka jest uzupełniona.
Kalkulator e-TOLL, który ma wyliczać polskie opłaty drogowe już na etapie planowania trasy, jest w przygotowaniu, razem z innymi modułami opisanymi na stronie Linkway.TMS 2027. Zakładka Wydatki w tym samym podglądzie zbiera wydatki przypisane do zlecenia, więc szacunek i koszty poniesione leżą obok siebie.
Przy przewozie z podwykonawcą stawka kilometrowa floty własnej nie jest kosztem zlecenia, bo kosztem jest fracht przewoźnika. Szacunek przydaje się wtedy do porównania: pokazuje, czy fracht zaproponowany przez przewoźnika jest rozsądny wobec kosztu, jaki na tej samej trasie poniosłaby flota własna.
Skąd wziąć stawkę za kilometr
Stawka kilometrowa floty własnej powstaje z dwóch liczb: kosztów pojazdu w okresie i kilometrów przejechanych w tym samym okresie. Do kosztów pojazdu wlicza się zwykle ratę leasingu, ubezpieczenie, serwis, opony, paliwo i wynagrodzenie kierowcy, a opłaty drogowe liczy się osobno, bo zależą od trasy, a nie od pojazdu.
Kilometry najpewniej brać z danych telematycznych, na przykład z elektronicznej książki przejazdów, a nie z szacunków spedytora. W firmie z kilkoma dostawcami GPS dane o pojazdach całej floty zbiera w jednym miejscu linkway.INTEGRATOR, co opisuje artykuł linkway.INTEGRATOR - jeden system dla wszystkich danych GPS.
Na liście integracji są też systemy takie jak Globtrak, więc pojazdy z różnymi nadajnikami trafiają do jednej kartoteki. Stawkę warto przeliczać regularnie, bo zmienia się razem z ceną paliwa i przebiegiem floty. Związek planowania tras z rozliczeniem zleceń opisuje tekst o tym, jak harmonogramowanie i rozliczenia zleceń transportowych usprawniają zarządzanie.
Reguła marży przy zatwierdzeniu zlecenia
Saldo na karcie zlecenia pokazuje marżę, ale nie zatrzymuje zlecenia. Robi to reguła kontroli. linkway.TMS ma 69 reguł w czterech kategoriach: zleceniodawca, przewoźnik, rentowność oraz trasa i adresy. Reguły działają w trzech fazach obiegu zlecenia, od zapisu po wysyłkę do przewoźnika, a sprawy kosztowe rozstrzyga faza środkowa, czyli zatwierdzenie.
Faza zatwierdzenia jest miejscem decyzji handlowej. Zlecenie z błędem w danych ładunku zapisze się bez przeszkód, ale nie przejdzie zatwierdzenia, a zlecenie z marżą poniżej progu zatrzyma się właśnie w tym miejscu. W tej fazie system sprawdza:
- Wartość ładunku. Ładunek wysokiej wartości wymaga odpowiedniego oznaczenia i weryfikacji przewoźnika w wariancie HV.
- Wymogi klienta. Na karcie zlecenia zaznacza się je w sekcji wymogów, na przykład GDP albo HV.
- Terminy płatności. Termin przychodu na zleceniu porównywany jest z terminem z kartoteki klienta.
- Zgodność trasy. Reguły z kategorii trasy i adresów pilnują danych punktów przewozu.
- Marżę wobec progu. Reguła z kategorii rentowności porównuje saldo zlecenia z progiem ustalonym przez firmę.
Poziom reakcji ustawia administrator dla każdego stanowiska. Do wyboru jest pięć poziomów: blokada, ostrzeżenie, do weryfikacji, informacja i bez kontroli. Ostrzeżenie spedytor może potwierdzić, a system zapisuje to w historii zlecenia. Blokada wymaga usunięcia przyczyny albo zgody osoby z szerszymi uprawnieniami.
Jak ustawić regułę marży w zespole
Sama wysokość progu jest decyzją handlową firmy, a system pilnuje jej konsekwentnie. Ważniejsze od liczby jest to, kto może zlecenie poniżej progu przepuścić. Dla młodszych spedytorów reguła marży może działać jako blokada, a dla kierownika zespołu jako ostrzeżenie, które potwierdza się z adnotacją w historii.
Zestaw kontroli jest utrwalany na zleceniu z profilu stanowiska i obowiązuje każdego, kto je otworzy. Zmiana reguły jest konfiguracją, a nie nową wersją systemu, więc firma może zmienić poziom reakcji reguły, na przykład z ostrzeżenia na blokadę, bez okna serwisowego.
Historia potwierdzeń pokazuje później, jak często i przy jakich klientach zespół świadomie przyjmował niższą marżę. Raz w miesiącu warto przejrzeć takie zlecenia i sprawdzić, czy niższa marża była wyjątkiem, czy u danego klienta stała się regułą. Zasady działania reguł opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych.
Faktury kosztowe i koszty dodatkowe
Po przewozie koszt z karty zlecenia trzeba porównać z fakturą przewoźnika. W tabeli kosztów kolumna „Zafakturowane” pokazuje, które pozycje mają już fakturę, a które czekają na dokument. W roli Księgowość koszty zleceń mają osobne widoki w menu Rozliczenia, a faktury kosztowe osobne listy w menu Fakturowanie, w grupie spedycyjnej i promowej.
Faktura przewoźnika bywa wyższa niż koszt wpisany przy zleceniu, bo doszedł postój albo dodatkowy punkt. Wtedy pozycję kosztu trzeba zaktualizować albo dopisać nową, żeby saldo zlecenia pokazało rzeczywistą marżę. Jeśli umowa z klientem na to pozwala, ten sam koszt dopisuje się po stronie przychodów jako refakturę.
Porównanie faktury przewoźnika z kartą zlecenia obejmuje kilka punktów:
- kwotę i walutę faktury wobec pozycji kosztu na zleceniu,
- numer zlecenia w pozycji faktury, bo błędny numer przenosi koszt do innego przewozu,
- termin płatności wobec terminu uzgodnionego z przewoźnikiem,
- rachunek bankowy wobec wyniku sprawdzenia przewoźnika na białej liście VAT.
Rozbieżność w którymkolwiek z tych punktów warto wyjaśnić przed płatnością, bo po przelewie korekta wymaga już noty albo faktury korygującej od przewoźnika.
Automatyczne pobieranie faktur kosztowych z KSeF oraz odczyt faktur i listów CMR przez OCR są w przygotowaniu. Dziś księgowość rejestruje fakturę kosztową w systemie, a spedytor sprawdza na karcie zlecenia, czy kwota zgadza się z pozycją kosztu. Szerzej o obiegu dokumentów po przewozie pisze artykuł o tym, jak działa rozliczenie dokumentów w systemie transportowym.
Porządek w fakturach kosztowych przydaje się także poza działem rozliczeń. Gdy każdy koszt ma numer zlecenia, firma może sprawdzić, które relacje i którzy klienci generują najwięcej kosztów dodatkowych. Jak jeden program łączy dokumenty z procesami całej firmy, opisuje tekst o programie do zarządzania transportem, który zwiększa efektywność procesów.
Rentowność przewozu liczona z faktur
Saldo na karcie zlecenia opiera się na pozycjach wpisanych przez spedytora. Wynik przewozu po jego zakończeniu linkway.TMS liczy według jednego wzoru: przychód z faktur klienckich minus koszty wyjazdu minus udział kosztów odcinków krajowych, wszystko w kwotach netto. Gdy pozycja kosztowa nie ma zapisanej wartości netto, system przyjmuje wartość brutto, co zaniża wynik.
Przychodem jest wartość netto z faktury sprzedaży, przeliczona kursem z tej faktury, więc wynik zgadza się z ewidencją sprzedaży. Zlecenie bez faktury nie wnosi przychodu, a powiązanie zlecenia z wyjazdem idzie po ładunku, a nie po numerze. Koszty pochodzą z ewidencji wydatków: każdy wydatek jest przypisany do zlecenia, pojazdu albo kierowcy, a koszty okresowe system rozkłada proporcjonalnie, na przykład po kilometrach albo po liczbie dni.
Wyjazd zagraniczny ma zwykle dowóz i odbiór po Polsce, realizowane jako osobne zlecenia. Tym samym kursem krajowym jedzie często towar kilku wyjazdów, więc koszt odcinka krajowego wchodzi do wyniku udziałem procentowym, widocznym przy każdej pozycji raportu.
Kiedy wynik przewozu jest wiarygodny
Raport sygnalizuje w nagłówku braki w danych o paliwie, na przykład brak przebiegu wyjazdu albo brak wydatków paliwowych. Oznacza też pozycje wpisane ręcznie albo oparte na średniej, więc taki wyjazd jest policzony, ale jego wynik wymaga ostrożności.
Wynik jest dostępny w dwóch widokach. Pojedynczy wyjazd pokazuje raport liczony na żywo, w chwili otwarcia, a wiele zleceń naraz wyszukiwarka rentowności zasilana nocnym przeliczeniem. Opłaty drogowe i część kosztów paliwa spływają z rozliczeń kart z opóźnieniem, więc świeżo zakończony wyjazd wygląda przez kilka tygodni lepiej, niż wypadnie ostatecznie.
Pełny opis reguł, od rozdziału kosztów okresowych po odcinki krajowe, zawiera artykuł o tym, jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego. Z tych samych danych korzystają zestawienia dla zarządu, o których pisze tekst o oprogramowaniu wspierającym decyzje menedżerów firmy transportowej.
Najczęstsze błędy w kontroli kosztów zlecenia
Wynik przewozu rzadko jest błędny przez pomyłkę w rachunkach. Częściej przez dane, które trafiły do systemu za późno albo w złym polu. Te sytuacje powtarzają się najczęściej:
- Koszt wpisany dopiero po fakturze. Do czasu faktury saldo zlecenia pokazuje zawyżoną marżę, a reguła marży ocenia niepełne dane.
- Kwota brutto zamiast netto. Pozycja kosztu bez wartości netto trafia do wyniku z podatkiem VAT i zaniża rentowność.
- Pusta stawka za kilometr. Spodziewany koszt realizacji obejmuje wtedy same opłaty drogowe.
- Zlecenie bez faktury sprzedaży. Przewóz nie ma przychodu w wyniku wyjazdu, choć towar pojechał.
- Koszt przy złym zleceniu. Faktura z błędnym numerem zlecenia obniża wynik jednego przewozu i zawyża wynik drugiego.
- Typ wydatku bez metody rozdziału. Taki koszt jest pomijany po cichu i nie pojawia się w żadnym wyniku.
- Ocena wyjazdu przed rozliczeniem kart. Myto i część paliwa nie zdążyły spłynąć, więc wynik jest chwilowo za dobry.
Każdy z tych błędów da się wychwycić wcześniej, jeśli koszty zleceń przegląda się regularnie, a nie dopiero przy zamknięciu miesiąca. Połączenie danych o zleceniach z danymi floty opisuje artykuł o programie, który integruje dane i usprawnia zarządzanie flotą.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.