Program dla firmy transportowej, który integruje dane i usprawnia zarządzanie flotą

Program dla firmy transportowej integruje dane floty wtedy, gdy pojazd, kierowca, pozycja GPS i koszt przewozu wskazują ten sam rekord, zamiast leżeć w czterech osobnych narzędziach. W Linkway kartoteki pojazdów i kierowców prowadzi linkway.TMS, czyli ten sam system, w którym powstają zlecenia. Pozycje z systemów GPS różnych dostawców przypisuje do tej samej kartoteki pojazdów linkway.INTEGRATOR. Dzięki wspólnym rekordom koszty pojazdu trafiają do wyniku konkretnego przewozu, a nie do ogólnej puli wydatków.

Poniżej opisujemy, jakie dane o flocie warto trzymać w jednej kartotece i skąd system je pobiera. Dalej pokazujemy, jak z tych danych powstają kontrola zlecenia i wynik przewozu. Ostatnia część podaje kolejność porządkowania danych na starcie wdrożenia.

Dane o flocie rozproszone w kilku narzędziach

W firmie bez wspólnej kartoteki każdy rodzaj danych o flocie ma własne miejsce. Dowody rejestracyjne i polisy leżą w segregatorze, terminy kart kierowców w arkuszu kadr, pozycja pojazdu w panelu dostawcy GPS, a koszty paliwa i leasingu w systemie księgowym. Każde z tych źródeł może być poprawne, ale nie mają wspólnego klucza.

Skutek widać przy każdym przydziale pojazdu do zlecenia. Dyspozytor sprawdza w arkuszu, czy kierowca ma ważną kartę, a w panelu GPS, gdzie stoi ciągnik. O zabudowie naczepy podwykonawcy dowiaduje się z maila. Przy kilku podwykonawcach dochodzą kolejne panele, a ten sam pojazd bywa w każdym miejscu opisany inaczej: raz numerem rejestracyjnym, raz nazwą nadaną przez dostawcę telematyki.

Wspólna kartoteka nie likwiduje tych źródeł, tylko nadaje im jeden punkt odniesienia. Pojazd zapisany raz, z numerem rejestracyjnym i właścicielem, jest tym samym rekordem w zleceniu, na mapie floty, w karcie drogowej kierowcy i w rozliczeniu kosztów. Straty, które przynosi prowadzenie tych danych w plikach, opisuje artykuł Excel w transporcie kontra system TMS.

Kartoteka pojazdów i naczep dla floty własnej i podwykonawców

linkway.TMS prowadzi pojazdy i naczepy floty własnej oraz podwykonawców w jednej kartotece, a odróżnia je kolumna właściciela. Każdą jednostkę opisują numer rejestracyjny, numer VIN, typ pojazdu, zabudowa, grupa tonażowa i marka. Filtr działa w każdej kolumnie, więc listę ciągników jednego przewoźnika albo naczep z określoną zabudową dyspozytor wyświetla bez przeglądania całej floty.

Jedna kartoteka dla obu rodzajów floty upraszcza przydział pojazdu do zlecenia. Dyspozytor wybiera ciągnik i naczepę z tej samej listy niezależnie od tego, czyje są, a zlecenie wskazuje konkretny rekord. Gdy pojazd albo naczepa mają status „do potwierdzenia”, reguła kontroli blokuje wysyłkę zlecenia do przewoźnika, dopóki ktoś nie uzupełni danych.

Ciągnik siodłowy i naczepa są w kartotece osobnymi rekordami, a przycisk Dodaj rozwija listę rodzajów jednostek. W zestaw łączy je dopiero zlecenie. To ważne przy flocie mieszanej: własny ciągnik może jechać z naczepą podwykonawcy i odwrotnie, a koszty każdej jednostki trzeba potem przypisać do właściwego właściciela.

Karta pojazdu i pole lokalizatora GPS

Karta pojazdu zbiera dane rejestracyjne i techniczne: numer VIN, normę EURO, ładowność i wyposażenie zabudowy. Dla integracji najważniejsze jest pole lokalizatora GPS, które łączy pojazd z danymi z systemu telematycznego. Pozycja z panelu dostawcy trafia wtedy do tego samego rekordu, na który wskazuje zlecenie, a nie do osobnej listy urządzeń.

Dane z karty pracują też w kontrolach zlecenia. Reguła, która wychwytuje ładunek wymagający kontrolowanej temperatury przypisany do zestawu bez zabudowy chłodniczej, porównuje wymogi ładunku z zabudową zapisaną w kartotece. Im dokładniej opisana flota, tym mniej takich pomyłek przechodzi do realizacji. Pojęcie dopuszczalnej masy całkowitej, ważne przy doborze pojazdu do ładunku, wyjaśnia glosariusz.

Kierowcy i terminy uprawnień w tej samej bazie

Kartoteka kierowców w linkway.TMS pokazuje przy każdej osobie stanowisko, status, kategorie prawa jazdy i datę ważności uprawnień oznaczoną kolorowym paskiem. Chodzi o dokumenty, bez których kierowca nie może wyjechać, takie jak prawo jazdy albo karta kierowcy. Kolor mówi, ile czasu zostało do końca ważności:

• Czerwony - termin już minął.
• Pomarańczowy - zostało najwyżej 7 dni.
• Żółty - zostało do 30 dni.
• Niebieski - zostało do 60 dni.

Kolor jest podpowiedzią dla człowieka, a twardą granicę wyznacza reguła kontroli. Zlecenie nie zostanie wysłane do kierowcy z nieważnym uprawnieniem, więc przeterminowana karta wychodzi na jaw przy planowaniu, a nie podczas kontroli drogowej. Na liście działają filtry w kolumnach i przełącznik Aktywne/Wszystkie, a pasek akcji ma między innymi przycisk Dokumenty.

W trasie kierowca pracuje z aplikacją linkway.TRACKER. Loguje się do niej danymi z firmy, a statusy, które wysyła z drogi, trafiają do historii zlecenia jako potwierdzenia z aplikacji kierowcy. W karcie drogowej zapisuje stan licznika i poziom paliwa przypisanego pojazdu, więc odczyty z kabiny łączą się z tym samym rekordem co zlecenie.

Aplikacja wiąże z pojazdem także zdarzenia spoza samego przewozu:

• Przekazanie pojazdu. Protokół zawiera typ przekazania, datę, pojazd z przyczepą i listę sprawdzonych dokumentów, więc wiadomo, kto i od kiedy odpowiada za zestaw.
• Zgłoszenie szkody. Kierowca podaje datę zdarzenia, rodzaj szkody, lokalizację i zdjęcia, a zgłoszenie od razu dotyczy konkretnego pojazdu z kartoteki.

Ewidencja czasu pracy z danych tachografu cyfrowego jest w przygotowaniu. Dziś kartoteka kierowców pilnuje ważności dokumentów, a nie godzin jazdy, i tak trzeba ją traktować przy planowaniu grafiku.

Pozycje GPS z wielu systemów przypisane do jednej kartoteki

Przy flocie mieszanej firma korzysta zwykle z kilku systemów telematycznych naraz: własne ciągniki jeżdżą z jednym dostawcą, a podwykonawcy z innymi. linkway.INTEGRATOR pobiera pozycje z ponad 230 systemów GPS i telematyki, między innymi z systemów Webfleet i Teltonika, i pokazuje je na jednej mapie. Urządzeń w pojazdach nie trzeba wymieniać, bo integrator korzysta z danych, które systemy dostawców już zbierają.

Podłączenie przebiega w czterech krokach:

1. Dostępy. Firma przekazuje dane logowania do używanych systemów GPS i telematyki.
2. Połączenia i mapowanie. Zespół Linkway konfiguruje połączenie z każdym dostawcą i przypisuje pojazdy z jego panelu do rekordów w jednej kartotece floty.
3. Wspólna mapa. Wszystkie pojazdy pojawiają się na jednej mapie i liście, z pozycją i statusem aktualizowanymi na bieżąco.
4. System ERP. Opcjonalnie dane GPS trafiają do SAP albo innego systemu ERP.

Mapowanie decyduje o wartości całej integracji. Bez niego mapa pokazuje punkty podpisane nazwami z paneli dostawców. Z mapowaniem punkt jest pojazdem z kartoteki, który ma właściciela i przypisane zlecenie, więc dyspozytor nie zgaduje, który ciągnik podwykonawcy wiezie ładunek klienta.

Przy planowaniu kolejnego załadunku wspólna kartoteka zastępuje obdzwanianie przewoźników. Dyspozytor widzi na mapie pojazdy własne i podwykonawców w pobliżu nowego punktu, a w planie ich zleceń sprawdza, kiedy się zwolnią. Wybrany pojazd trafia do zlecenia z tej samej kartoteki, z której pochodzi znacznik na mapie.

Dane o stylu jazdy pochodzą z magistrali pojazdu, a nie z telefonu. Dostarcza je system telematyczny zamontowany w pojeździe, a zakres dostępnych odczytów zależy od dostawcy. Na liście integracji jest między innymi system AKTKC, a przegląd możliwości modułu zawiera strona linkway.INTEGRATOR - jeden system dla wszystkich danych GPS.

Podwykonawcy i kierowcy bez telematyki

Rejestrację podwykonawców i konfigurację udostępniania sygnału GPS firma może przeprowadzić sama albo zlecić zespołowi Linkway. W ramach usługi onboardingu klient przekazuje listę firm, a zespół dzwoni do każdej z nich, zakłada jej konto w Linkway, konfiguruje udostępnianie pozycji dla konta zleceniodawcy i potwierdza, że flota jest widoczna.

Kierowca, którego pojazd nie ma telematyki, może udostępnić lokalizację do zlecenia w aplikacji linkway.TRACKER, wpisując sześciocyfrowy kod zlecenia. Nie musi przy tym zakładać konta. Pozycja z telefonu dotyczy wtedy konkretnego zlecenia, a nie pojazdu na stałe, co wystarcza przy jednorazowej współpracy z przewoźnikiem.

Problemy, które pojawiają się przy łączeniu urządzeń różnych producentów, opisuje artykuł o tym, jak zintegrować dane GPS z różnych urządzeń. Rolę stałego podglądu pozycji w planowaniu przewozów omawia artykuł o tym, jak monitoring dla branży transportowej wspiera pracę spedycji.

Jak dane floty łączą się w zleceniu

Zlecenie w linkway.TMS korzysta ze wszystkich kartotek naraz. Przy przydziale wskazuje pojazd z naczepą i kierowcę, a w trakcie realizacji zbiera pozycje i statusy. Po rozładunku staje się podstawą faktury i rozliczenia kosztów. Schemat pokazuje, skąd pochodzą dane i gdzie system z nich korzysta.

Przykład: przydział pojazdu do zlecenia

Spedytor przyjmuje zlecenie całopojazdowe z Poznania do Mediolanu z dwoma miejscami rozładunku. Na mapie widzi, że najbliżej punktu załadunku stoi własny ciągnik, który właśnie kończy rozładunek, a naczepa o właściwej zabudowie czeka na placu. Kartoteka pokazuje, że kierowca tego ciągnika ma kartę kierowcy z pomarańczowym paskiem: termin mija za pięć dni, już po planowanym powrocie.

Zlecenie przechodzi kontrole, bo w dniu wysyłki uprawnienie jest ważne, a pojazd i naczepa są potwierdzone. W trasie pozycja ciągnika spływa z systemu GPS, a statusy z aplikacji kierowcy trafiają do historii z oznaczeniem źródła. Klient pytający o godzinę dostawy dostaje odpowiedź wyliczoną z pozycji i planu trasy. Jak system liczy przewidywany czas przyjazdu, opisuje tekst ETA od Linkway.

Po rozładunku faktura powstaje z karty zlecenia, a paliwo i opłaty drogowe obciążą ten wyjazd, gdy spłyną z kart. Na arkuszu każda z tych informacji wymagałaby osobnego sprawdzenia. W systemie wynikają z kartotek, które ktoś uzupełnił raz, i z danych, które przychodzą z drogi bez przepisywania.

Dane przekazywane klientom i warstwie linkway.AI

Uporządkowane dane floty pracują także poza biurem spedycji. linkway.BRIDGE przekazuje statusy i ETA na platformy kontrahentów, takie jak Project44 i Transporeon, więc klient widzi postęp przewozu we własnym systemie. Połączenia konfiguruje zespół Linkway, bez zmian w systemach klienta.

Na tej samej historii przewozów pracuje linkway.AI. Warstwa sygnalizuje ryzyko opóźnień, zanim się pojawią, i podpowiada trasy na podstawie historii przejazdów. Jakość tych podpowiedzi zależy od danych: jeśli pojazd ma dwa rekordy albo statusy wpisywano po fakcie, historia przejazdów jest niepełna i rekomendacje także.

Koszty pojazdu i wynik przewozu

Wynik przewozu linkway.TMS liczy według jednego wzoru: przychód z faktur klienckich minus koszty wyjazdu minus udział kosztów odcinków krajowych, wszystko w kwotach netto. Przychód pochodzi z faktur, które powstają z karty zlecenia. Trudniejsza jest strona kosztów, bo większość wydatków floty nie ma numeru zlecenia.

Wydatek przypisany do zlecenia trafia do tego przewozu. Wydatki pojazdu i kierowcy nie mają numeru zlecenia, więc system przypisuje je do wyjazdu po dacie. Okno przypisania zaczyna się w chwili zakończenia poprzedniego wyjazdu tego pojazdu i kończy wraz z bieżącym. Dlatego pojazd w ewidencji wydatków musi być tym samym rekordem co pojazd w zleceniu.

Koszt jednorazowy wchodzi do wyjazdu w całości. Koszty okresowe, takie jak leasing albo ubezpieczenie pojazdu, system rozkłada na wyjazdy według metody przypisanej do typu wydatku:

• proporcjonalnie do kilometrów przejechanych w miesiącu,
• proporcjonalnie do dni trwania wyjazdu w miesiącu,
• przez liczbę wyjazdów w danym miesiącu,
• w każdej z tych metod także w wariancie z ostatnich dwunastu miesięcy, który wygładza sezonowość floty.

Typ wydatku bez przypisanej metody jest pomijany bez komunikatu, a jego koszt nie pojawi się w żadnym wyniku. Przy konfiguracji warto więc raz przejść całą listę typów wydatków i sprawdzić, czy każdy ma metodę rozdziału. Konfiguracja jest ustawieniem systemu, więc zmiana sposobu rozliczania nie wymaga zmian w oprogramowaniu.

Raport oznacza też dane wprowadzone ręcznie albo oparte na średniej. Taki wyjazd jest policzony, ale jego dokładność zależy od jakości wpisu. Dlatego przebieg i dane spalania warto uzupełniać na bieżąco, przy zamykaniu wyjazdu, a nie szacować zbiorczo na koniec miesiąca.

Pojedynczy wyjazd sprawdza się w raporcie rentowności liczonym na żywo, w chwili otwarcia. Wiele zleceń naraz pokazuje wyszukiwarka rentowności zasilana nocnym przeliczeniem, więc poprawka wprowadzona w ciągu dnia pojawi się w niej po kolejnym przeliczeniu. Pełny opis reguł zawiera artykuł jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.

Przed wysłaniem zlecenia spedytor widzi w jego podglądzie koszt przejechania kilometra i koszt opłat drogowych w walucie zlecenia. Porównanie tych kwot ze stawką klienta pokazuje, czy przewóz ma szansę na dodatni wynik, zanim firma zobowiąże się wobec przewoźnika.

Dostęp do danych floty i uprawnienia

Dane w jednej kartotece widzi więcej osób niż dane w prywatnym arkuszu, więc ważne staje się, kto może je zmieniać. linkway.TMS ma 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami, a rola jest sprawdzana na każdym poziomie: w menu, przy transakcji, przy akcji i przy zapytaniu do bazy danych. Można więc oddzielić osoby, które zmieniają kartotekę pojazdów, od tych, które tylko korzystają z niej przy planowaniu.

Zmiany w sposobie pracy z danymi nie czekają na nową wersję systemu. Nowy raport albo reguła kontrolna powstaje jako konfiguracja, którą linkway.TMS wczytuje na gorąco, bez okna serwisowego. Jeśli firma zmieni na przykład tolerancję limitu kredytowego dla stanowiska spedytora, nowa wartość obowiązuje od razu.

Dane każdego klienta leżą we własnej instancji i bazie, oddzielone od danych innych firm, także w kopiach zapasowych. Ten sam system można uruchomić w chmurze Linkway albo w serwerowni klienta, co ma znaczenie dla firm, które chcą trzymać dane o flocie i kontrahentach we własnej infrastrukturze.

Wszystkie listy w systemie, od zleceń po kartoteki pojazdów i kierowców, korzystają z jednego komponentu siatki z filtrem w każdej kolumnie. Użytkownik uczy się obsługi raz, a wyszukanie pojazdu po numerze rejestracyjnym wygląda tak samo w kartotece pojazdów i na liście zleceń.

Porządkowanie danych floty przy wdrożeniu

Wdrożenie linkway.TMS ma cztery etapy: analizę procesów, konfigurację z integracją GPS i ERP, szkolenie ze startem pracy oraz stałe wsparcie z rozwojem systemu. Dane floty porządkuje się w pierwszych dwóch, bo od nich zależy, czy mapa floty i wynik przewozu pokażą stan faktyczny. Przebieg etapów opisuje artykuł o procesie wdrożenia systemu TMS.

Kolejność porządkowania danych, która ogranicza poprawki na późniejszych etapach:

1. Spis jednostek. Ciągniki i naczepy, także należące do podwykonawców, trafiają do kartoteki z właścicielem i numerem rejestracyjnym. Jeden pojazd to jeden rekord.
2. Kierowcy. Kategorie prawa jazdy i daty ważności uprawnień wpisane od razu pokażą kolorem, kogo trzeba zaplanować z myślą o odnowieniu dokumentu.
3. Systemy GPS. Dostępy do systemów telematycznych floty własnej i podwykonawców, a potem mapowanie pojazdów do kartoteki i sprawdzenie, czy żaden pojazd nie ma dwóch rekordów.
4. Typy wydatków. Każdy typ dostaje metodę rozdziału, a każdy wydatek pojazd albo kierowcę oraz datę.
5. Podwykonawcy. Lista firm do podłączenia, samodzielnie albo w ramach usługi onboardingu.
6. Systemy zewnętrzne. Opcjonalnie połączenie z ERP przez linkway.BRIDGE, który synchronizuje zlecenia z systemami takimi jak Comarch i SAP.

Typowe błędy w danych floty

• Ten sam pojazd w dwóch rekordach. Raz zapisany z numerem rejestracyjnym, raz pod nazwą z panelu GPS. Pozycje i koszty rozchodzą się wtedy między dwa rekordy.
• Pojazd podwykonawcy bez właściciela. Trudno potem oddzielić wynik floty własnej od przewozów zleconych na zewnątrz.
• Wydatek bez pojazdu i kierowcy. Nie trafi do żadnego wyjazdu, bo system nie ma go do czego przypisać po dacie.
• Kierowca bez dat ważności uprawnień. Kolorowy pasek nie ma czego pokazać, więc kartoteka przestaje ostrzegać przed zbliżającym się terminem.

Kontrola kompletności po pierwszym miesiącu

Po pierwszym miesiącu pracy warto sprawdzić kilka zakończonych wyjazdów pod kątem kompletności danych. Wynik przewozu jest wiarygodny, gdy:

• ładunek zlecenia klienckiego jest przypisany do wyjazdu, a zlecenie ma fakturę z ceną i kursem,
• do wyjazdu przypisano ciągnik z naczepą oraz kierowcę, a przy jeździe w załodze także drugiego kierowcę,
• pojazd ma w systemie poprzedni zakończony wyjazd, od którego liczy się okno przypisania kosztów,
• przebieg wyjazdu jest uzupełniony, a dane spalania i wydatki paliwowe są kompletne,
• od zakończenia wyjazdu minął pełny cykl rozliczeń kart, więc opłaty drogowe zdążyły spłynąć.

Każdy niespełniony punkt wskazuje konkretną lukę w danych, a nie błąd w liczeniu. Zamiast zgłoszenia „raport źle liczy” wystarczy wskazać wyjazd i punkt listy, co skraca wyjaśnienie do kilku minut.

Na etapie łączenia z systemami firmowymi pomaga linkway.BRIDGE i integracja systemów w logistyce. Zdjęcia i dokumenty z trasy kierowca dołącza do zlecenia w aplikacji, a ich obieg opisuje tekst o tym, jak system linkway.TMS ułatwia zarządzanie dokumentami.

Opublikowano: 2 lipca 2024. Aktualizacja: 29 września 2026.

O autorze

Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway

Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.

Wszystkie artykuły autora - profil LinkedIn