System TMS staje się niezbędny wtedy, gdy wymagania klientów i przepisów przerastają pracę na arkuszu i telefonie. Marża nie wybacza przewozu wycenionego na oko, zleceniodawcy chcą statusów i ETA bez dzwonienia, faktury przechodzą przez KSeF, a na giełdach ładunków trzeba odróżnić przewoźnika od oszusta. Każdej z tych presji odpowiada konkretny mechanizm systemu, który pokazujemy na przykładzie linkway.TMS.
Poniżej opisujemy sześć presji, które najczęściej wymuszają wdrożenie. Przy każdej pokazujemy, co dzieje się w firmie bez systemu i jaki mechanizm przejmuje tę pracę. Ostatnia część zawiera objawy, po których widać, że arkusz przestał wystarczać.
Sześć presji, które wymuszają system TMS
W małej firmie spedytor pamięta, którym przewoźnikom kończą się polisy i którzy klienci płacą z opóźnieniem. Ta pamięć przestaje wystarczać, gdy zleceń jest kilkadziesiąt dziennie, a każde ma inny komplet wymagań. Presje nie przychodzą przy tym po kolei. Zleceniodawca, który żąda ETA w swojej platformie, oczekuje też faktury zgodnej ze zleceniem i potwierdzenia dostawy (POD) w dniu rozładunku.
Schemat zestawia każdą presję z mechanizmem, który ją obsługuje. Pięć z sześciu mechanizmów działa w Linkway już dziś, a moduł eCMR jest w przygotowaniu.
Marże i koszty przewozu
O wyniku zlecenia decydują pozycje, których nie widać w stawce: paliwo, opłaty drogowe, dojazd do miejsca załadunku i koszty stałe pojazdu. Firma, która wycenia przewóz na podstawie kilometrów z mapy i doświadczenia spedytora, dowiaduje się o stracie po zamknięciu miesiąca. Wtedy zlecenie jest już wykonane, a klient przyzwyczajony do stawki.
W linkway.TMS koszt przewozu widać w zleceniu, zanim trafi ono do przewoźnika. Zakładka kosztów pokazuje koszt przejechania kilometra i koszt opłat drogowych w walucie zlecenia, więc spedytor porównuje je ze stawką klienta bez przeliczania. Kalkulator e-TOLL, który ma liczyć opłaty już na etapie planowania trasy, jest w przygotowaniu. Stawki pilnuje też reguła z kategorii rentowności: przy zatwierdzeniu zlecenia system porównuje marżę z progiem, a zlecenie poniżej progu może zablokować albo skierować do weryfikacji.
Po rozładunku liczy się wynik, a nie szacunek. linkway.TMS liczy go według jednego wzoru: przychód z faktur klienckich minus koszty wyjazdu minus udział kosztów odcinków krajowych, wszystko w kwotach netto. Tabela pokazuje, skąd biorą się poszczególne składniki.
| Składnik | Skąd pochodzi | Jak wchodzi do wyniku |
|---|---|---|
| Przychód | Faktury sprzedaży do zleceń, których ładunek jedzie danym wyjazdem | Wartość netto z faktury, przeliczona kursem z tej faktury |
| Koszty jednorazowe | Wydatki przypisane do zlecenia albo do pojazdu i kierowcy | W całości, a wydatki pojazdu i kierowcy system przypisuje do wyjazdu po dacie |
| Koszty okresowe | Na przykład leasing albo ubezpieczenie pojazdu | Proporcjonalnie, na przykład do przejechanych kilometrów albo dni w miesiącu |
| Odcinki krajowe | Osobne zlecenia dowozu do punktu przeładunku i odbioru z niego | Udziałem procentowym, bo jednym kursem jedzie zwykle towar kilku wyjazdów |
| Opłaty drogowe | Rozliczenia kart i systemów poboru opłat | Po tym samym oknie dat co inne koszty pojazdu, z opóźnieniem liczonym w tygodniach |
Pojedynczy wyjazd pokazuje raport liczony na żywo, a wiele zleceń naraz wyszukiwarka rentowności z nocnym przeliczeniem. Metodę, razem z listą kontrolną wiarygodnego wyniku, opisuje artykuł jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.
Marżę zjadają też koszty, których nikt nie dopisał do zlecenia: dodatkowy punkt rozładunku albo kilka godzin postoju pod rampą. W linkway.TMS każdy wydatek przypisuje się do zlecenia albo do pojazdu i kierowcy, więc trafia do wyniku wyjazdu, zamiast zniknąć w kosztach ogólnych. Puste kilometry widać dopiero w wyniku liczonym na cały wyjazd, a warstwa linkway.AI podsuwa sugestie tras na podstawie historii przejazdów.
Drugą stroną marży jest ryzyko należności. Limit kredytowy klienta, miękki i twardy, spedytor widzi przy zleceniu razem z zaangażowaniem i procentem wykorzystania. Zlecenie ponad tolerancję ustawioną dla stanowiska trafia do akceptacji przełożonego, więc o przewozie ponad limit decyduje osoba z odpowiednimi uprawnieniami, a nie spedytor pod presją terminu.
Klienci oczekują statusów i ETA bez telefonu
Śledzenie przesyłki stało się standardem w handlu, więc zleceniodawcy oczekują go także od firmy transportowej. Chcą wiedzieć, gdzie jest ładunek i o której dojedzie, a część z nich wymaga tych danych we własnej platformie. W firmie bez systemu każde takie pytanie oznacza telefon do kierowcy i oddzwonienie do klienta.
System TMS odpowiada na to dwoma źródłami danych. Kierowca zmienia statusy w aplikacji linkway.TRACKER jednym dotknięciem: dojazd na załadunek, w trasie, rozładowano, koniec zadania. Pozycję pojazdu dostarcza system GPS zamontowany w aucie, a linkway.INTEGRATOR zbiera ją z ponad 230 systemów telematyki na jednej mapie. Z tych danych system wylicza przewidywany czas przyjazdu, czyli ETA.
Na liście integracji są między innymi Hertz GPS, GPS4YOU, GIPSI i Globtrak, więc firma korzystająca z tych systemów nie musi wymieniać urządzeń w pojazdach. Jak integrator GPS łączy dane z wielu urządzeń w jednym widoku, opisujemy osobno, a rolę monitoringu w pracy spedytora tekst o monitoringu dla branży transportowej.
Historia statusów rozstrzyga spory o godzinę dostawy. System zapisuje datę zdarzenia i źródło zmiany, więc widać, czy status wpisał pracownik biura, czy przysłał go kierowca z aplikacji. Gdy kierowca traci zasięg, zdarzenia zapisują się w telefonie i trafiają do systemu po odzyskaniu połączenia, z zachowaniem rzeczywistego czasu zdarzenia.
Aplikacja dokumentuje też pracę kierowcy. Zdjęcia dokumentów przewozowych trafiają do zlecenia od razu, a szkodę kierowca zgłasza w aplikacji, bez dzwonienia do biura. Dyskusja przy zleceniu zastępuje część rozmów z dyspozytorem, który dzwoni wtedy, gdy przewóz odbiega od planu, a nie po to, żeby zapytać, gdzie jest auto.
Zleceniodawcy, którzy wymagają danych we własnym systemie, dostają je przez linkway.BRIDGE. Moduł przekazuje statusy i ETA do platform takich jak Project44 czy Transporeon, a także do własnego API klienta, bez ręcznego przepisywania. Szerzej opisuje to artykuł o integracji systemów w logistyce.
Część zleceniodawców pyta też o ślad węglowy przewozu. linkway.TMS liczy emisję CO2 trasy z podziałem na kraje, więc dane do raportu dla klienta pochodzą z tego samego zlecenia co faktura.
KSeF i eCMR - dokumenty w formie elektronicznej
Faktura w KSeF ma ustrukturyzowaną postać, więc dane muszą być kompletne już w chwili wystawienia. Jeśli spedytor wpisuje zlecenie do arkusza, a księgowość przepisuje je do programu fakturującego, każda literówka w numerze NIP albo w kwocie wraca jako korekta. Presja KSeF sprowadza się więc do tego, że dane zlecenia i faktury powinny pochodzić z jednego źródła.
W linkway.TMS faktura powstaje z danych zlecenia, a system obsługuje KSeF. Fakturę administracyjną wystawia się wprost z karty zlecenia, a dane rejestrowe kontrahenta system pobiera po numerze NIP już przy zakładaniu kartoteki. Księgowość pracuje więc na danych, które spedytor wpisał przy przyjęciu zlecenia.
Obieg dokumentów zlecenia bez przepisywania wygląda tak:
- Dane rejestrowe klienta i przewoźnika trafiają do kartoteki po numerze NIP.
- Zlecenie z trasą i stawką powstaje w jednym rekordzie, a ładunek jest przypisany do punktów trasy.
- Kierowca dołącza zdjęcia CMR do zlecenia w aplikacji w dniu rozładunku.
- Faktura powstaje z danych zlecenia i trafia do KSeF.
W przygotowaniu jest import faktur kosztowych z KSeF oraz odczyt faktur i CMR ze skanów (OCR). Obie funkcje mają domknąć drugą stronę obiegu, czyli wprowadzanie kosztów przewoźników do zlecenia.
Z listem przewozowym sytuacja jest inna, bo przepisy dopiero się zmieniają. Polska jest stroną protokołu dodatkowego do konwencji CMR od grudnia 2019 roku, więc elektroniczny list ma u nas moc prawną równą papierowemu. Od 9 lipca 2027 roku, zgodnie z rozporządzeniem eFTI, organy kontrolne mają przyjmować dane o przewozie udostępnione przez certyfikowaną platformę, a papierowy CMR pozostaje legalny. Szczegóły opisuje artykuł eCMR - elektroniczny list przewozowy.
Moduł eCMR w linkway.TMS jest w przygotowaniu. List ma powstawać z danych zlecenia, nadawca ma go podpisywać przy załadunku, a odbiorca przy rozładunku w aplikacji kierowcy, także bez zasięgu. Na wypadek sporu system ma składać paczkę dowodową. Do tego czasu kierowca dołącza zdjęcia CMR do zlecenia, więc fakturowanie nie czeka, aż papier wróci do biura.
Weryfikacja przewoźników i oszustwa na giełdach
Giełdy ładunków skracają szukanie przewoźnika do minut, ale przenoszą ryzyko na spedytora. Typowe scenariusze to podszywanie się pod istniejącą firmę transportową, prośba o zapłatę na rachunek spoza białej listy VAT, przewoźnik z wygasłą polisą OCP albo ładunek przekazany dalej bez wiedzy zleceniodawcy. Skutkiem bywa kradzież towaru albo szkoda, której nikt nie pokryje.
Ręczna weryfikacja działa, dopóki spedytor ma na nią czas. Najczęściej pomija się ją przy przewoźniku spoza stałej bazy, gdy zlecenie trzeba wysłać w ciągu kwadransa, czyli właśnie wtedy, gdy ryzyko jest największe.
W linkway.TMS kartoteka przewoźnika trzyma polisę OCP z sumą gwarancyjną, licencje, status na białej liście VAT, weryfikację podstawową i HV dla ładunków wysokiej wartości oraz wynik sprawdzenia w rejestrze KREPT. Pominięcie KREPT w trybie awaryjnym wymaga podania powodu. Kontrahenta można też sprawdzić w bazach VIES i BISNODE.
Tabela zestawia typowe ryzyka z sygnałami, na które warto zwracać uwagę, i z tym, co w danej sytuacji sprawdza system.
| Ryzyko | Sygnał ostrzegawczy | Co sprawdza linkway.TMS |
|---|---|---|
| Podszywanie się pod istniejącego przewoźnika | Dane kontaktowe inne niż w rejestrach, nacisk na szybkie potwierdzenie zlecenia | Dane rejestrowe pobrane po numerze NIP i wizytówki kontaktowe, z którymi można porównać dane z giełdy |
| Zapłata na obcy rachunek | Prośba o przelew na nowy rachunek bankowy | Status przewoźnika na białej liście VAT w kartotece |
| Brak ochrony ubezpieczeniowej | Polisa OCP po terminie albo z sumą niższą niż wartość ładunku | Polisa z sumą gwarancyjną i terminem ważności, sprawdzana regułą przed wysyłką zlecenia |
| Ładunek wysokiej wartości u nowego przewoźnika | Brak historii współpracy | Weryfikacja HV i reguła dla ładunków powyżej progu wartości |
| Pojazd nieznany w chwili wysyłki zlecenia | Przewoźnik obiecuje podać numery rejestracyjne później | Pojazd i naczepa „do potwierdzenia” blokują wysyłkę zlecenia |
Reguły kontroli wykorzystują te dane automatycznie. linkway.TMS ma 69 reguł w czterech kategoriach, przypisanych do trzech faz obiegu zlecenia, od zapisu po wysyłkę do przewoźnika. Administrator ustawia dla stanowiska jeden z pięciu poziomów reakcji: blokadę, ostrzeżenie, skierowanie do weryfikacji, informację albo brak kontroli.
Ostrzeżenie spedytor może świadomie potwierdzić, a system zapisuje to w historii zlecenia. Blokada wymaga usunięcia przyczyny albo zgody osoby z szerszymi uprawnieniami, więc przewoźnik bez ważnej polisy nie dostanie zlecenia tylko dlatego, że miał najniższą stawkę. Zasady działania reguł opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych, a sprawdzanie kontrahentów tekst o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych. Połączenie z giełdami transportowymi z poziomu systemu jest w przygotowaniu.
Skala zleceń, której nie udźwignie arkusz
Arkusz kalkulacyjny przyjmie każdą wartość i nie powie, które zlecenie nie ma jeszcze pojazdu. Przy kilkuset zleceniach w obiegu spedytor potrzebuje listy, która sama pokazuje zlecenia wymagające reakcji, oraz uprawnień, które oddzielają pracę kilku zespołów.
Baza zleceń w linkway.TMS ma gotowe widoki według statusu: Wszystkie, Bufor, W toku, Zakończone, Bez pojazdu, Opóźnione i Anulowane. Każda kolumna ma filtr, a z paska akcji zmienia się status zlecenia albo drukuje zlecenie dla klienta lub przewoźnika. Wszystkie listy w systemie korzystają z tego samego komponentu siatki, więc użytkownik uczy się obsługi raz.
Pulpit spedytora zaczyna dzień od tego, co pilne: zleceń z blokadą i obciążenia dnia w oknie tygodnia wstecz i tygodnia w przód. Kliknięcie w wycinek wykresu zleceń według statusu otwiera odfiltrowaną listę, a przełącznik Moje/Wszystkie zawęża widok do zleceń zalogowanego spedytora.
Większa skala oznacza też więcej osób w systemie. linkway.TMS ma 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami, a uprawnienie jest sprawdzane na każdym poziomie, aż do zapytania do bazy danych. Nowy raport albo reguła kontrolna powstaje jako konfiguracja wczytywana na gorąco, bez nowej wersji systemu i okna serwisowego. Środowisko testowe pracuje na dziesiątkach tysięcy zleceń i kilkunastu tysiącach kontrahentów bez zauważalnego opóźnienia w filtrowaniu.
System działa w przeglądarce, bez instalacji, więc z tej samej bazy korzystają oddziały i spedytorzy pracujący zdalnie. O modelu chmurowym pisze artykuł o tym, jak działa system TMS w chmurze. Przy dużej liczbie zleceń pomaga też warstwa linkway.AI, która sygnalizuje ryzyko opóźnień i flaguje zlecenia zagrożone, a jej zastosowania opisuje tekst o sztucznej inteligencji w logistyce.
Po czym poznać, że firma potrzebuje systemu TMS
Nie ma progu liczby zleceń, od którego TMS staje się obowiązkowy. Są za to objawy, które powtarzają się w firmach odkładających tę decyzję zbyt długo:
- wynik zlecenia jest znany dopiero po zamknięciu miesiąca, o ile ktoś zbierze koszty,
- na pytanie klienta o godzinę dostawy dyspozytor odpowiada dopiero po telefonie do kierowcy,
- faktury czekają na papierowy CMR, a dane zlecenia przepisuje się do programu księgowego,
- polisy i licencje przewoźników sprawdza się ręcznie, a przy pilnym zleceniu wcale,
- zlecenia bez pojazdu i opóźnienia wychodzą na jaw przy reklamacji klienta,
- wiedza o klientach i przewoźnikach jest w głowach kilku spedytorów, a nie w kartotece.
Jeśli pasuje więcej niż jeden objaw, arkusz przestał porządkować pracę i zaczął ją ukrywać. linkway.TMS obsługuje firmy od kilku pojazdów po spedycje z setkami zleceń dziennie, w abonamencie miesięcznym zamiast licencji i serwerów. Porównanie ofert zawiera zestawienie najlepszych systemów TMS 2025, a definicję systemu i obieg zlecenia artykuł czym jest system zarządzania transportem.
Kolejność wdrożenia warto ułożyć według presji, która w danej firmie kosztuje najwięcej:
- gdy najbardziej boli ryzyko przewoźników, pierwsze są kartoteki kontrahentów i reguły kontroli przed wysyłką zlecenia,
- gdy klienci rozliczają firmę ze statusów, zaczyna się od aplikacji kierowcy i integracji GPS, a połączenia z platformami klientów dochodzą w drugim kroku,
- gdy problemem jest fakturowanie, pierwsze idą zlecenia z danymi rejestrowymi kontrahentów i faktury z obsługą KSeF,
- gdy firma nie zna wyniku przewozów, zaczyna od ewidencji wydatków przypisanych do zleceń i pojazdów.
Mechanizmy opisane wyżej działają na jednym rekordzie zlecenia. Kolejna presja nie wymaga więc nowego narzędzia, tylko włączenia następnej funkcji albo integracji w tym samym systemie, na danych, które firma już w nim ma.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.