ViaTracks, system norweskiej firmy Devinco, prowadzi elektroniczną ewidencję przejazdów. Odbiornik GPS zamontowany na stałe w pojeździe zapisuje każdą podróż bez udziału kierowcy, a system liczy z tych zapisów przebieg i koszty, w tym opłaty drogowe. Do Linkway z ViaTracks trafia pozycja i status pojazdu, a linkway.INTEGRATOR umieszcza je na mapie floty obok pojazdów z pozostałych systemów GPS.
Linkway nie jest producentem systemu ViaTracks. Konto, hasło i panel logowania prowadzi jego producent - Linkway nie ma do nich dostępu i nie odzyska ich w Twoim imieniu. Jeżeli szukasz logowania do systemu ViaTracks, znajdziesz je na stronie producenta.
Ta strona opisuje co innego: jak dane z systemu ViaTracks trafiają do panelu Linkway Integrator i pokazują się na jednej mapie razem z pozostałymi systemami GPS używanymi w firmie - bez wymiany urządzeń w pojazdach i bez zrywania umowy z dotychczasowym dostawcą telematyki.
Strona odpowiada na dwa pytania: co robi sam ViaTracks i co się zmienia, gdy firma, która z niego korzysta, pracuje także w Linkway. Na końcu jest lista spraw do ustalenia przed podłączeniem.
Jak ViaTracks rejestruje przejazdy
Podstawą systemu jest odbiornik GPS z anteną, montowany na stałe w pojeździe. Każda podróż zapisuje się sama: kierowca nie wpisuje danych i nie włącza ani nie wyłącza rejestracji. Dane trafiają na serwer centralny. Użytkownik przegląda je przez Internet albo w aplikacji mobilnej i może filtrować oraz przeszukiwać przejazdy.
Zestawienia przejazdów da się zapisać albo wydrukować, a dane wyeksportować do arkusza Excel. Korzysta z nich zwykle księgowość: rozlicza przebiegi i koszty podróży bez przepisywania papierowych kart drogowych.
Z zapisanych podróży ViaTracks buduje dziennik jazdy, czyli elektroniczną książkę przejazdów. Producent opisuje go jako ewidencję spełniającą wymagania urzędów dotyczące dokumentowania przejazdów. Devinco działa w Norwegii, z biurami w Trondheim i Bergen, więc zgodność z polskimi zasadami ewidencji przebiegu pojazdu trzeba potwierdzić u producenta. Opis systemu zawiera strona ViaTracks w serwisie Devinco.
Tabela zestawia funkcje ViaTracks z tym, jak te same sprawy wyglądają w procesie prowadzonym w Linkway. Część funkcji ma w Linkway odpowiednik, a część zostaje wyłącznie w systemie Devinco.
| Funkcja ViaTracks | Po co jest | Odpowiednik albo miejsce w Linkway |
|---|---|---|
| Automatyczny zapis podróży | Dziennik jazdy bez ręcznych wpisów kierowcy | linkway.INTEGRATOR bierze z ViaTracks pozycję i status pojazdu |
| Identyfikacja kierowcy | Przejazd przypisany do osoby, gdy z auta korzysta kilka osób | Przydział kierowcy do zlecenia to w linkway.TMS decyzja spedytora |
| Przebieg i roczny przebieg | Stan licznika aktualizowany bez udziału kierowcy | W pojazdach bez ViaTracks kierowca podaje stan licznika w karcie drogowej linkway.TRACKER |
| Opłaty drogowe | Przejazd przez punkt poboru opłat zapisany razem z kosztem | Przed przewozem linkway.TMS pokazuje przy zleceniu przewidywany koszt opłat drogowych |
| Jazdy prywatne i służbowe | Rozdzielenie przejazdów w ewidencji | Ewidencję prowadzi się dalej w ViaTracks |
| Fleet management (opcja) | Pojazdy na mapie w panelu Devinco | Te same pojazdy na wspólnej mapie Linkway, obok pojazdów z innych systemów GPS |
| Integracja ze SpeedyCraft | Koszt przejazdu i cel podróży przypisane do zlecenia serwisowego | Zlecenia transportowe prowadzi linkway.TMS wraz z ich kosztami i fakturami |
| Eksport do Excela | Dane do własnych zestawień | Rentowność wyjazdu linkway.TMS podaje sam, bez eksportu do arkusza |
Oba systemy patrzą na przejazd z dwóch stron. ViaTracks rejestruje, co się wydarzyło: dokąd pojazd pojechał i kto go prowadził. linkway.TMS planuje, co ma się wydarzyć, czyli trasę zlecenia z terminami i spodziewany koszt, a integrator łączy oba obrazy pozycją pojazdu na mapie.
SpeedyCraft i koszty przypisane do zleceń
Devinco oferuje także SpeedyCraft, mobilny system obsługi zleceń. Po połączeniu obu systemów koszt przejazdu trafia do zlecenia automatycznie, a cel podróży przypisuje się do konkretnego zlecenia na podstawie numerów pobranych z systemu nadrzędnego. Koszty jazdy można też przekazać do systemu finansowego, więc nikt ręcznie nie przepisuje kilometrów, czasu spędzonego u klienta, opłat drogowych ani celu podróży.
Abonament ViaTracks obejmuje koszty komunikacji między pojazdem a serwerem centralnym. Transmisji danych z aut firma nie opłaca więc osobno.
Jazdy prywatne i służbowe oraz auto z kilkoma kierowcami
Przejazdy w ViaTracks można oznaczyć jako prywatne albo służbowe. Podział ma znaczenie przy rozliczeniach podatkowych i przy kontrolach, bo auto firmowe używane także prywatnie wymaga rzetelnej ewidencji. Zasady tych rozliczeń zależą od przepisów danego kraju, dlatego w polskiej firmie warto je uzgodnić z księgowością.
Gdy z jednego auta korzysta kilka osób, system sam rozpoznaje kierowcę i przypisuje mu przejazd. Stan licznika i roczny przebieg aktualizują się automatycznie, co według producenta ułatwia też planowanie przeglądów serwisowych. Dokładny pomiar trasy ogranicza rozbieżności między kilometrami w dokumentach a stanem licznika.
Kto korzysta z ViaTracks
ViaTracks rozwiązuje przede wszystkim problem dokumentowania przejazdów, a nie planowania przewozów. Z funkcji systemu wynikają cztery typowe zastosowania:
- Firmy z samochodami służbowymi - ewidencja oddziela jazdy prywatne od służbowych, a przebieg aktualizuje się bez wpisów kierowcy.
- Firmy usługowe pracujące w terenie - w połączeniu ze SpeedyCraft koszt dojazdu do klienta trafia wprost do zlecenia serwisowego.
- Floty, w których jeden pojazd prowadzi kilku kierowców - automatyczna identyfikacja przypisuje każdy przejazd do właściwej osoby.
- Firmy rozliczające koszty podróży pracowników - koszty jazdy trafiają do systemu finansowego bez przepisywania ich z kart drogowych.
- Floty rozliczające opłaty drogowe - przejazd przez punkt poboru opłat zapisuje się razem z kosztem, więc rozliczenie trasy nie wymaga zbierania paragonów.
W firmie transportowej ViaTracks może obsługiwać część floty, na przykład auta dostawcze albo samochody kadry, podczas gdy ciągniki mają inną telematykę. Firma pracuje wtedy w dwóch panelach, a linkway.INTEGRATOR zbiera pozycje wszystkich pojazdów na jednej mapie. Obsługuje ponad 230 systemów (między innymi Globtrak i Global Team).
Przykład: flota mieszana z ViaTracks
Firma dystrybucyjna ma kilkanaście aut dostawczych z ViaTracks i kilka ciągników z fabryczną telematyką. Księgowość korzysta z dziennika jazdy przy rozliczaniu przebiegów, a dyspozytor planuje dostawy w linkway.TMS. Po podłączeniu obu systemów do integratora dyspozytor widzi wszystkie pojazdy na jednej mapie i przydziela zlecenie autu, które jest najbliżej punktu załadunku.
Rozliczanie przebiegów zostaje w ViaTracks i działa tak jak przed podłączeniem. Zmienia się praca dyspozytora: nie przełącza się między panelami Devinco i producenta ciągników, a pozycję każdego pojazdu ma przy zleceniu.
Przydaje się to także przy reklamacjach. Gdy klient twierdzi, że dostawa przyszła za późno, dyspozytor sprawdza w historii zlecenia autora i czas każdej zmiany statusu. System odróżnia wpis pracownika biura od potwierdzenia przysłanego przez kierowcę z aplikacji, więc spór opiera się na zapisie, a nie na pamięci.
Jak dane z ViaTracks trafiają do platformy Linkway
Połączenie zaczyna się od danych dostępowych do konta ViaTracks, na które odbiorniki wysyłają zapis podróży. Zespół Linkway konfiguruje z nim połączenie i przypisuje pojazdy do jednej kartoteki floty, w której kluczem jest numer rejestracyjny.
Od tej chwili pojazdy z ViaTracks pojawiają się na mapie i liście pojazdów Linkway. Lokalizację i statusy można też przesłać do firmowego systemu ERP, choćby SAP. Odbiorniki w pojazdach i abonament u Devinco zostają bez zmian, podobnie jak prowadzona w ViaTracks ewidencja.
Jeżeli auta z ViaTracks należą do podwykonawcy, jego konto podłącza się tak samo, a w kartotece Linkway jako właściciel pojazdów figuruje podwykonawca. Rejestrację podwykonawców i ustawienie udostępniania ich danych zespół Linkway może wziąć na siebie, w ramach usługi onboardingu.
Mapowanie aut z ViaTracks
Każde auto z konta ViaTracks trzeba powiązać z wpisem w kartotece floty Linkway. Kluczem jest numer rejestracyjny, więc warto sprawdzić, czy w ViaTracks auta opisano właśnie nim, a nie na przykład imieniem kierowcy. Nowe albo zastępcze auto we flocie wymaga takiego samego powiązania, zanim pojawi się na mapie dyspozytora.
Ewidencja i pozycja - dwa różne zastosowania danych
Ewidencja przejazdów odpowiada na pytania zadawane po fakcie: ile kilometrów przejechało auto i czy jazda była służbowa. Pozycja pojazdu w Linkway służy decyzjom podejmowanym na bieżąco, na przykład które auto wysłać na załadunek i kiedy dotrze do klienta. Obie potrzeby obsługuje ten sam odbiornik w pojeździe, ale każdą w innym systemie. Podłączenie do Linkway nie zastępuje więc ewidencji i jej nie zmienia: dziennik jazdy powstaje dalej u Devinco, a Linkway korzysta z pozycji w pracy operacyjnej.
Spedytor planujący przewóz bierze też pod uwagę sprawy, których ewidencja przejazdów nie obejmuje, bo dotyczą ładunku, a nie pojazdu. Należą do nich warunki dostawy z kontraktu, na przykład EXW, wymagania konwencji ATP dla towarów szybko psujących się, typ jednostki ładunkowej, jak kontener flatrack przy ładunkach ponadgabarytowych, oraz oznaczenie ADR. W linkway.TMS ładunek przypisany do punktu trasy ma między innymi jednostkę, ilość, wagę i LDM, a przy towarach niebezpiecznych także oznaczenie ADR.
Auta z ViaTracks na mapie dyspozytora
Po podłączeniu dyspozytor widzi auta z ViaTracks w tym samym widoku co pozostałe pojazdy, bez logowania do panelu Devinco. Przy zleceniu ma położenie pojazdu oraz wyliczony z niego czas przyjazdu, oznaczany skrótem ETA.
Zlecenia, które nie mieszczą się w terminie, dyspozytor znajduje w bazie zleceń linkway.TMS w widoku „Opóźnione”, a bieżące przewozy w widoku „W toku”. Dzień zaczyna więc od listy spraw wymagających reakcji, a nie od przeglądania mapy.
Pozycja z ViaTracks nie mówi jednak, czy towar został rozładowany. To potwierdzenie daje kierowca, który zmienia status zlecenia w aplikacji linkway.TRACKER, a system zapisuje, kiedy i skąd przyszła zmiana. Klient, który chce widzieć status dostawy we własnym systemie, może go dostawać przez linkway.BRIDGE.
Koszty przejazdu w ViaTracks i w linkway.TMS
Oba systemy mówią o kosztach przejazdu, ale w innym momencie. ViaTracks zapisuje opłaty drogowe po fakcie, w chwili przejazdu przez punkt poboru. linkway.TMS pokazuje przy zleceniu spodziewany koszt przejechania kilometra i opłat drogowych, zanim przewóz się zacznie, więc spedytor może ocenić stawkę przed potwierdzeniem zlecenia.
Dystans trasy linkway.TMS wylicza już przy planowaniu. Na przykładowej czteropunktowej trasie po Polsce i Czechach mapa podaje 1495,4 km dystansu i 15 h 49 min jazdy. Różnica między planem a przebiegiem zapisanym później w ViaTracks pokazuje objazdy albo puste kilometry, które warto wyjaśnić. Przy tym samym zleceniu linkway.TMS szacuje też emisję CO2 na trasie, osobno dla każdego kraju, co ułatwia raportowanie śladu węglowego klientom, którzy tego wymagają.
Po realizacji linkway.TMS liczy wynik wyjazdu z faktur i kosztów, a koszty okresowe rozkłada na przewozy. Kontrolę kosztów pojedynczego zlecenia omawia tekst o kontroli kosztów zlecenia w systemie spedycyjnym.
Karta drogowa kierowcy w linkway.TRACKER
W pojazdach bez ViaTracks stan licznika i paliwa podaje kierowca. Robi to w aplikacji linkway.TRACKER, w karcie drogowej przypisanej do zlecenia. Wskazuje w niej pojazd i naczepę, a potem wpisuje stan licznika i poziom paliwa.
| Kwestia | ViaTracks | linkway.TRACKER |
|---|---|---|
| Urządzenie | Odbiornik GPS z anteną montowany na stałe w aucie | Telefon kierowcy z Androidem, bez terminala pokładowego |
| Zapis przejazdu | Automatyczny, bez udziału kierowcy | Lokalizacja na żywo i statusy zmieniane jednym dotknięciem |
| Stan licznika | Aktualizowany automatycznie | Wpisywany przez kierowcę w karcie drogowej |
| Kierowca | Rozpoznawany automatycznie, gdy auto ma kilku użytkowników | Loguje się do aplikacji i dostaje zlecenia z trasą |
| Główne zastosowanie | Ewidencja przejazdów i ich kosztów | Realizacja zlecenia i kontakt z dyspozytorem |
We flocie mieszanej oba sposoby działają obok siebie: w autach z ViaTracks przebieg zapisuje się sam w ewidencji Devinco, a w pozostałych kierowca podaje go w karcie drogowej przy zleceniu. Zdjęcia dokumentów z trasy kierowca dołącza w tej samej aplikacji, a ich dalszy obieg opisuje tekst o dokumentach w linkway.TMS. O kosztach, jakie generuje wolny kontakt z kierowcami, pisze artykuł o opóźnieniach w komunikacji z kierowcą.
Co ustalić przed podłączeniem ViaTracks
Zanim zespół Linkway skonfiguruje połączenie, firma powinna zebrać kilka informacji:
- dane dostępowe do konta ViaTracks, na które odbiorniki wysyłają zapis podróży, i kontakt do osoby, która tym kontem zarządza,
- wykaz aut z ViaTracks z numerami rejestracyjnymi, żeby przypisać je do właściwych wpisów w kartotece floty,
- listę pozostałych systemów GPS w firmie i u podwykonawców, jeśli mają trafić na tę samą mapę,
- decyzję, które auta mają być widoczne dla dyspozytorów; samochody używane także prywatnie pokazują na mapie również jazdy prywatne, więc ich podłączenie trzeba uzgodnić z użytkownikami,
- decyzję o ewentualnym przesyłaniu danych do systemu ERP.
Pełny wykaz obsługiwanych systemów zawiera katalog integracji telematycznych, a możliwości integratora przy flotach mieszanych opisuje strona integrator GPS dla flot. Przy porównywaniu oprogramowania przydają się poradnik zakupowy o wyborze TMS i telematyki oraz przegląd systemów TMS na 2025 rok.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.