Spedycja polega na organizowaniu przewozu na zlecenie klienta: spedytor dobiera przewoźnika, uzgadnia termin i trasę, pilnuje dokumentów i rozlicza usługę. W transporcie FTL (Full Truck Load) cała przestrzeń ładunkowa pojazdu jedzie z towarem jednego zleceniodawcy, bez cudzych przesyłek i bez przeładunków po drodze. Oba pojęcia zwykle spotykają się w jednym zleceniu: klient zamawia u spedycji przewóz całopojazdowy, a spedycja powierza go przewoźnikowi, który dysponuje ciężarówką i kierowcą.
Poniżej wyjaśniamy, czym różni się spedytor od przewoźnika i jakie umowy ich wiążą. Dalej porównujemy FTL z przewozem drobnicowym i przechodzimy przez całe zlecenie FTL razem z dokumentami. Ostatnia część pokazuje, jak takie zlecenie prowadzi system TMS.
Spedycja a transport - kto organizuje, a kto wiezie
Przewoźnik wykonuje przewóz własnym pojazdem i kierowcą: przyjmuje towar na załadunku i wydaje go odbiorcy. Spedytor organizuje przewóz, ale sam nie musi mieć ani jednej ciężarówki. Szuka przewoźnika, negocjuje stawkę, przekazuje mu zlecenie, a potem pilnuje terminu i dokumentów aż do rozliczenia z klientem.
W małej firmie obie role często łączy jedna osoba. Właściciel dwóch ciągników wozi ładunki własną flotą, a nadwyżkę zleceń oddaje innym przewoźnikom i wtedy działa jak spedytor. Duża spedycja może z kolei prowadzić setki zleceń tygodniowo wyłącznie na podwykonawcach.
Umowa spedycji a umowa przewozu
Kodeks cywilny reguluje obie umowy osobno. W umowie spedycji spedytor zobowiązuje się za wynagrodzeniem do usług związanych z przewozem przesyłki, na przykład do jej wysłania albo odbioru. W umowie przewozu przewoźnik zobowiązuje się przewieźć rzecz i wydać ją odbiorcy. Różnica wygląda na formalną, ale przesądza o tym, kto odpowiada za ładunek.
Przewoźnik odpowiada za ładunek od chwili przyjęcia do wydania odbiorcy, a także za opóźnienie dostawy. W przewozie międzynarodowym zasady i granice tej odpowiedzialności określa konwencja CMR. Spedytor odpowiada za staranność w czynnościach, które sam wykonuje, w tym przy wyborze przewoźnika. Jeśli powierzył ładunek firmie bez ważnego ubezpieczenia, trudniej mu wykazać, że działał starannie.
| Kryterium | Spedytor | Przewoźnik |
|---|---|---|
| Zadanie | Organizuje przewóz i dobiera do niego przewoźnika | Wykonuje przewóz własnym pojazdem i kierowcą |
| Umowa z klientem | Umowa spedycji | Umowa przewozu |
| Wynagrodzenie | Prowizja albo marża między stawką klienta a stawką przewoźnika | Fracht, czyli zapłata za sam przewóz |
| Odpowiedzialność | Za staranne zorganizowanie przewozu, w tym za wybór przewoźnika | Za ładunek od przyjęcia do wydania odbiorcy oraz za opóźnienie dostawy |
| Typowe ubezpieczenie | OC spedytora (OCS) | OC przewoźnika drogowego (OCP) |
| Własne pojazdy | Niepotrzebne, spedycja może działać wyłącznie na podwykonawcach | Niezbędne do wykonania przewozu |
W praktyce granica między rolami bywa płynna. O tym, czy firma odpowiada jak spedytor, czy jak przewoźnik, decyduje treść przyjętego zlecenia, a nie nazwa firmy ani posiadanie pojazdów. Spedycja, która przyjmuje od klienta zlecenie przewozu i przekazuje je podwykonawcy, zwykle odpowiada przed klientem jak przewoźnik. Dlatego przy każdym zleceniu trzeba wiedzieć, w jakiej roli firma je przyjmuje, i mieć do tej roli właściwe ubezpieczenie.
Transport FTL a LTL - czym się różnią
W przewozie FTL zleceniodawca płaci za cały pojazd i dysponuje całą przestrzenią ładunkową, nawet jeśli jej nie wypełni. Ciężarówka jedzie z miejsca załadunku prosto do odbiorcy, a towar nie opuszcza naczepy aż do rozładunku. Przewóz LTL, czyli drobnicowy, łączy na jednym aucie przesyłki wielu nadawców. Ładunek przechodzi wtedy przez terminal przeładunkowy, gdzie trafia na auto razem z przesyłkami jadącymi w tym samym kierunku.
Standardowa naczepa ma 13,6 m długości przestrzeni ładunkowej i mieści 33 palety EUR o wymiarach 120 x 80 cm. W drobnicy cenę liczy się od zajętej długości naczepy, czyli od metrów ładunkowych (LDM), albo od liczby palet. Jedna paleta EUR zajmuje 0,4 LDM, więc komplet 33 palet to 13,2 LDM. W FTL ten rachunek odpada, bo stawka dotyczy całego pojazdu na danej relacji.
| Parametr | FTL, przewóz całopojazdowy | LTL, przewóz drobnicowy |
|---|---|---|
| Przestrzeń ładunkowa | Cała naczepa dla jednego zleceniodawcy | Dzielona między przesyłki wielu nadawców |
| Przebieg przewozu | Bezpośrednio z miejsca załadunku do odbiorcy | Przez terminal, na którym przesyłki są sortowane według kierunku |
| Przeładunki | Brak, towar zostaje na naczepie do rozładunku | Zwykle co najmniej jeden, na terminalu przeładunkowym |
| Podstawa ceny | Stawka za cały pojazd na danej relacji | Zajęte metry ładunkowe (LDM) albo liczba palet |
| Czas dostawy | Krótszy i łatwiejszy do przewidzenia | Dłuższy, zależny od harmonogramu terminalu |
| Ryzyko uszkodzenia | Mniejsze, bo nikt nie przekłada towaru | Rośnie z każdym przeładunkiem |
| Kiedy się sprawdza | Duża partia albo towar, którego nie wolno przeładowywać | Kilka palet, gdy termin pozwala poczekać na konsolidację |
Kiedy wybrać przewóz całopojazdowy
FTL nie zawsze oznacza pełną naczepę. Przewóz całopojazdowy zamawia się również wtedy, gdy ładunek zajmuje połowę przestrzeni, ale nie może czekać na konsolidację albo nie zniesie przeładunku. Zlecenie z dwoma miejscami rozładunku nadal jest przewozem FTL, jeśli cały ładunek należy do jednego zleceniodawcy. Najczęstsze powody wyboru FTL to:
- Duża partia towaru. Gdy ładunek zajmuje większą część naczepy, stawka za cały pojazd zwykle wychodzi korzystniej niż suma opłat za miejsca paletowe w drobnicy.
- Krótki termin. Auto jedzie bez przystanków u innych nadawców i bez postoju na terminalu, więc czas dostawy łatwiej przewidzieć.
- Towar wrażliwy na przeładunek. Szkło albo elektronika lepiej znoszą przewóz, w którym nikt nie przekłada palet między pojazdami.
- Wymagania co do pojazdu. Chłodnia z utrzymaniem stałej temperatury albo przewóz towarów niebezpiecznych według przepisów ADR wymagają auta przygotowanego do konkretnego ładunku.
- Stała relacja. Regularne dostawy między tymi samymi punktami, na przykład z zakładu produkcyjnego do centrum dystrybucyjnego, łatwiej prowadzić jako cykliczne zlecenia FTL.
Jak przebiega zlecenie FTL
Zlecenie całopojazdowe w spedycji składa się w praktyce z dwóch powiązanych zleceń: przyjętego od klienta i wysłanego do przewoźnika. Między nimi spedytor ma kilka punktów kontrolnych, a każdy błąd kosztuje tym mniej, im wcześniej wyjdzie. Typowa kolejność wygląda tak:
- Zapytanie i wycena. Klient podaje relację, termin, rodzaj towaru i wymagania co do pojazdu. Stawka musi pokryć koszt kilometra z opłatami drogowymi, a przy dalekim dojeździe do załadunku także puste kilometry.
- Przyjęcie zlecenia. Spedytor zapisuje punkty załadunku i rozładunku z oknami czasowymi oraz parametry ładunku: wagę, liczbę palet, LDM i ewentualną klasę ADR.
- Dobór przewoźnika. Przewóz trafia do własnej floty albo do podwykonawcy, na przykład znalezionego na giełdzie transportowej.
- Weryfikacja i zlecenie dla przewoźnika. Przed wysłaniem zlecenia spedytor sprawdza polisę OCP, licencje, obecność na białej liście VAT i dane pojazdu. Zlecenie dla przewoźnika powtarza warunki klienta i dodaje stawkę przewoźnika oraz termin płatności.
- Załadunek. Kierowca przyjmuje towar i podpisuje list przewozowy CMR. Uwagi o stanie towaru albo opakowań wpisuje się na liście od razu, bo później trudno je udowodnić.
- Przewóz. Dyspozytor śledzi pozycję auta i statusy z drogi, a przy ryzyku spóźnienia uprzedza klienta, zanim ten sam zadzwoni.
- Rozładunek. Odbiorca kwituje przyjęcie towaru na liście CMR. Ten podpis jest dowodem dostawy i podstawą do wystawienia faktury.
- Rozliczenie. Spedycja wystawia fakturę klientowi, a przewoźnik spedycji. Różnica między obiema stawkami to marża zlecenia.
W systemie TMS kroki od drugiego do czwartego odbywają się na jednej karcie zlecenia. Trasę składa się z gotowych elementów, a system od razu podaje dystans i czas przejazdu, więc spedytor widzi, czy termin obiecany klientowi jest realny.
Marża na zleceniu spedycyjnym
Spedycja zarabia na różnicy między stawką klienta a stawką przewoźnika, więc wynik zlecenia zależy od obu stron naraz. Marżę najczęściej zjadają koszty, które wychodzą dopiero w trakcie przewozu: postój na załadunku ponad uzgodniony czas, punkt rozładunku dopisany w drodze, pusty dojazd pominięty w wycenie i kara za spóźnienie w oknie czasowym. Każdy taki koszt trzeba przypisać do zlecenia i ustalić, czy obciąża klienta, czy przewoźnika, zanim ktoś wystawi fakturę.
Karta zlecenia w linkway.TMS trzyma przychód od klienta i koszt przewoźnika obok siebie, razem z danymi obu kontrahentów i stanem weryfikacji. Spedytor widzi wynik zlecenia, zanim wyśle je do przewoźnika, a koszt dopisany później od razu zmienia bilans.
Dokumenty w przewozie FTL
Zlecenie FTL wytwarza dwa rodzaje dokumentów. Jedne ustalają warunki handlowe między stronami, drugie jadą z ładunkiem i potwierdzają, co się z nim działo. Przy przewozie krajowym i wewnątrz Unii Europejskiej zestaw jest krótki, a przy wywozie poza unię celną albo przy towarach niebezpiecznych wyraźnie się wydłuża.
- Zlecenie od klienta. Określa relację, termin, stawkę i termin płatności, a często także kary za spóźnienie albo niepodstawienie auta.
- Zlecenie dla przewoźnika. Przenosi warunki klienta na podwykonawcę: dane pojazdu i kierowcy, okna czasowe, stawkę przewoźnika oraz wymagania co do zabudowy.
- List przewozowy CMR. W przewozie międzynarodowym potwierdza zawarcie umowy przewozu i przyjęcie towaru przez przewoźnika. Jedzie z ładunkiem do odbiorcy, który kwituje na nim dostawę.
- Dokumenty towaru. Faktura handlowa albo dokument WZ ze specyfikacją ładunku, według których odbiorca sprawdza dostawę.
- Dokumenty celne. Potrzebne przy przewozie do państw spoza unii celnej, na przykład do Wielkiej Brytanii albo Szwajcarii.
- Dokumenty ADR. Przy towarach niebezpiecznych dochodzą instrukcje pisemne w kabinie i zaświadczenie ADR kierowcy.
Najwięcej sporów dotyczy listu CMR. Podpis odbiorcy bez zastrzeżeń oznacza, że towar dotarł w stanie opisanym w liście, więc widoczne uszkodzenia trzeba wpisać przy rozładunku, a nie zgłaszać następnego dnia mailem. Drugi problem to czas. Papierowy CMR często wraca do biura dopiero z kierowcą albo pocztą, a bez niego wiele spedycji nie wystawia faktury.
Aplikacja linkway.TRACKER skraca tę drogę: kierowca fotografuje podpisany CMR i dołącza zdjęcie do zlecenia, więc biuro ma dokument w dniu rozładunku. W przygotowaniu jest moduł eCMR, w którym nadawca i odbiorca podpiszą elektroniczny list przewozowy w aplikacji kierowcy. O tym, jak aplikacja dla kierowcy ogranicza telefony i papier w codziennej pracy, piszemy osobno.
Jak system TMS obsługuje zlecenie FTL
Arkusz i poczta wystarczą przy kilku zleceniach tygodniowo. Przy kilkudziesięciu dziennie spedytor przestaje pamiętać, które auto jest potwierdzone, który przewoźnik ma ważną polisę, który klient przekroczył limit kredytowy i które dokumenty jeszcze nie wróciły. System zarządzania transportem trzyma te informacje w jednym rekordzie zlecenia. W Linkway tę rolę pełni linkway.TMS, dostępny przez przeglądarkę w modelu SaaS.
Trasa i ładunek w zleceniu
Zlecenie w linkway.TMS może mieć dowolną liczbę punktów: załadunków, rozładunków, punktów pośrednich i przepraw promowych, każdy z oknem czasowym i statusem. Pozycja ładunku jest przypisana do konkretnego punktu, z asortymentem, wagą, LDM i oznaczeniem ADR. Mapa trasy podaje dystans i czas przejazdu, a zakładka kosztów pokazuje koszt przejechania kilometra i opłat drogowych.
Weryfikacja przewoźnika i limit klienta
Przed wysyłką zlecenia linkway.TMS sprawdza przewoźnika: polisę OCP z sumą gwarancyjną, licencje, obecność na białej liście VAT i weryfikację w rejestrze KREPT. Zlecenie z pojazdem albo naczepą oznaczonymi jako „do potwierdzenia” nie wyjdzie do przewoźnika. Po stronie klienta system pokazuje limit kredytowy: limit miękki i twardy, zaangażowanie, kwotę pozostałą w limicie i procent wykorzystania. Przekroczenie ponad tolerancję przypisaną do stanowiska kieruje zlecenie do akceptacji przełożonego.
Za te sprawdzenia odpowiadają reguły kontroli: 69 reguł w czterech kategoriach, przypisanych do trzech faz obiegu zlecenia. Ostrzeżenie spedytor może świadomie potwierdzić, a system zapisze to w historii zlecenia. Blokada wymaga usunięcia przyczyny albo zgody osoby z szerszymi uprawnieniami. Szczegóły opisują artykuły o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych oraz o automatycznej kontroli zleceń transportowych.
Statusy z drogi i pozycja pojazdu
W trakcie przewozu dane spływają z dwóch źródeł. Kierowca zmienia statusy w aplikacji linkway.TRACKER jednym dotknięciem: dojazd na załadunek, w trasie, rozładowano, koniec zadania. Pozycję dostarcza system GPS zamontowany w ciężarówce, a linkway.INTEGRATOR zbiera ją z ponad 230 systemów telematycznych na jednej mapie, bez wymiany urządzeń. Z pozycji i planu trasy wynika przewidywany czas przyjazdu (ETA), którym spedytor odpowiada klientowi bez dzwonienia do kierowcy.
W spedycji auta należą zwykle do podwykonawców, a każdy z nich korzysta z innego dostawcy telematyki. Na liście integracji są między innymi Nawi24, Navicar, FrameLogic, Abax i Tell Romania. Podłączenie systemu GPS przewoźnika opisuje instrukcja integracji GPS. Kierowca bez telematyki w pojeździe może udostępnić lokalizację do zlecenia przez aplikację, po wpisaniu sześciocyfrowego kodu i bez zakładania konta.
Faktura i wynik zlecenia
Po rozładunku zdjęcie CMR jest już w zleceniu, więc fakturę dla klienta można wystawić jeszcze w dniu rozładunku, wprost z danych zlecenia. linkway.TMS obsługuje przy tym KSeF. Wynik przewozu linkway.TMS liczy według jednego wzoru: przychód z faktur klienckich minus koszty wyjazdu minus udział kosztów odcinków krajowych, w kwotach netto. Metodę na przykładzie przewozu za granicę opisuje artykuł jak system TMS liczy rentowność wyjazdu zagranicznego.
Część zleceniodawców wysyła zlecenia z własnego ERP albo przez platformę transportową i oczekuje statusów w tym samym miejscu. Tę wymianę przejmuje linkway.BRIDGE: synchronizuje zlecenia z systemami ERP i przekazuje statusy oraz ETA na platformy kontrahentów, a połączenia konfiguruje zespół Linkway. Mechanizm opisuje artykuł o integracji systemów w logistyce z linkway.BRIDGE, a wpływ na pracę biura tekst o tym, jak program do zarządzania transportem zwiększa efektywność procesów.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.