Oprogramowanie dla transportu i spedycji powinno prowadzić zlecenie od przyjęcia do faktury w jednym rekordzie, sprawdzać przewoźnika i klienta przed wysyłką zlecenia, zbierać statusy i pozycje z drogi oraz liczyć wynik każdego przewozu. Do tego dochodzą cechy platformy: dostęp przez przeglądarkę, uprawnienia według ról, integracje z GPS i ERP oraz sposób wprowadzania zmian. Każdą z tych cech da się sprawdzić na prezentacji, pod warunkiem że dostawca pokaże ją na zleceniu podobnym do Twojego.
Poniżej zamieniamy cechy oprogramowania na kryteria wyboru. Przy każdej grupie cech podajemy pytania do dostawcy, a na końcu tabelę oceny: co sprawdzić na prezentacji i jak robi to linkway.TMS.
Jak porównywać oprogramowanie dla transportu i spedycji
Listy funkcji w ofertach wyglądają podobnie, bo niemal każdy dostawca wpisuje do nich planowanie tras i monitoring pojazdów. Różnica wychodzi dopiero na konkretnym zleceniu: czy system zatrzyma przewoźnika bez ważnej polisy, czy policzy trasę z pięcioma punktami rozładunku, czy kierowca prześle status bez telefonu do biura i czy faktura powstanie bez przepisywania.
Dlatego prezentację warto przygotować jak test. Wybierz kilka prawdziwych zleceń z ostatniego miesiąca, najlepiej trudnych: przewóz całopojazdowy z kilkoma rozładunkami, drobnicę od kilku nadawców, zlecenie dla nowego przewoźnika z giełdy i kurs, przy którym klient reklamował godzinę dostawy. Poproś dostawcę, żeby wprowadził je na żywo, zamiast pokazywać gotowe dane demonstracyjne.
Na prezentację zaproś osoby, które będą pracować w systemie: spedytora, dyspozytora, kogoś z księgowości i osobę odpowiedzialną za kierowców. Każdą cechę oceniaj według tego, co widać na ekranie, a funkcje zapowiedziane zapisuj osobno. O wyborze powinien decydować system dostępny w dniu podpisania umowy.
Błędy, które najczęściej psują wybór
- Ocena na danych demonstracyjnych dostawcy zamiast na własnych zleceniach.
- Pominięcie księgowości, która potem przepisuje dane z systemu do programu fakturującego.
- Brak pytania o systemy GPS podwykonawców, przez co część floty zostaje poza mapą.
- Porównywanie cen bez kosztu zmian, na przykład nowego raportu albo reguły kontrolnej.
- Traktowanie funkcji zapowiedzianych na równi z tymi, które działają dziś.
Zestawienie ofert zawiera artykuł najlepsze systemy TMS 2025, a szerszy przewodnik po wyborze TMS razem z telematyką tekst jak wybrać system TMS i telematykę.
Cechy związane ze zleceniem i trasą
Zlecenie jest jednostką pracy spedytora, więc od jego budowy zależy reszta systemu. Oprogramowanie powinno pozwalać opisać trasę z dowolną liczbą punktów zamiast samej relacji A-B i przypisać ładunek do konkretnego punktu załadunku oraz rozładunku. Bez tego drobnica od kilku nadawców i trasy z kilkoma rozładunkami lądują w polu „uwagi”.
W linkway.TMS dyspozytor składa trasę z gotowych elementów: załadunku, punktu pośredniego, przeprawy promowej i rozładunku. Każdy punkt ma kraj, adres, okno czasowe i status obsługi. Pozycja ładunku ma asortyment, jednostkę, ilość, wagę, LDM i oznaczenie ADR, a mapa podaje dystans i czas przejazdu, na przykład 1495,4 km i 15 godzin 49 minut dla trasy z czterema punktami.
Drugą cechą tej grupy jest jedna kartoteka kontrahentów. Ta sama firma bywa klientem i przewoźnikiem, więc system powinien nadawać jej role, zamiast dublować rekordy. W linkway.TMS kontrahent może mieć rolę klienta, przewoźnika, spedycji, klienta promowego i armatora, a dane rejestrowe pobierają się po numerze NIP. Kontrahenta sprawdza się też w bazach VIES i BISNODE.
Pytania do dostawcy:
- Czy trasa może mieć dowolną liczbę punktów, każdy z oknem czasowym i statusem?
- Czy ładunek jest przypisany do punktu trasy, a system pokazuje, ile towaru zostało na aucie?
- Czy jedna firma może być w kartotece jednocześnie klientem i przewoźnikiem?
- Czy dane rejestrowe kontrahenta pobierają się po numerze NIP, bez przepisywania?
Cechy, które chronią przed błędem i stratą
Najdroższe pomyłki w spedycji wychodzą po fakcie: polisa OCP przewoźnika wygasła, klient przekroczył limit kredytowy, pojazdu nikt nie potwierdził, a kierowca ma nieważne uprawnienia. Oprogramowanie powinno zatrzymać takie zlecenie, zanim wyjdzie z firmy, zamiast wyświetlać komunikat, który spedytor zamknie jednym kliknięciem.
W linkway.TMS działa 69 reguł kontroli w czterech kategoriach: zleceniodawca, przewoźnik, rentowność oraz trasa i adresy. Każda reguła jest przypisana do fazy obiegu zlecenia, od zapisu po wysyłkę do przewoźnika, a administrator ustawia dla stanowiska jeden z pięciu poziomów reakcji. Ostrzeżenie spedytor może potwierdzić, co zostaje w historii zlecenia, a blokada wymaga usunięcia przyczyny albo zgody osoby z szerszymi uprawnieniami.
Ta sama grupa cech obejmuje limit kredytowy klienta widoczny przy zleceniu, z limitem miękkim i twardym oraz tolerancją ustawianą dla stanowiska. Kartoteka kierowców oznacza terminy uprawnień kolorem: czerwonym po terminie, pomarańczowym do 7 dni, żółtym do 30 i niebieskim do 60. Reguła nie pozwoli wysłać zlecenia do kierowcy z nieważnym uprawnieniem.
Pytania do dostawcy:
- Czy system zablokuje wysyłkę zlecenia do przewoźnika bez ważnej polisy OCP albo z niepotwierdzonym pojazdem?
- Czy poziom reakcji reguły można ustawić osobno dla każdego stanowiska?
- Kto może zdjąć blokadę i czy system zapisuje, kto potwierdził ostrzeżenie?
- Czy limit kredytowy klienta widać przy zleceniu, a nie w osobnym programie?
Mechanizm reguł opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych, a zestaw kontroli razem z rolami spedytora i administratora strona o zleceniu, które nie wyjedzie z błędem.
Cechy związane z realizacją przewozu
W czasie przewozu oprogramowanie korzysta z dwóch źródeł danych: aplikacji kierowcy i systemu GPS w pojeździe. Warto sprawdzić oba, bo firma z mieszaną flotą i podwykonawcami ma zwykle kilku dostawców telematyki naraz, a część przewoźników nie ma w aucie żadnego.
linkway.INTEGRATOR pobiera pozycje z ponad 230 systemów GPS bez wymiany urządzeń w pojazdach. Przykłady integracji opisują strony Holte i monitoringu GPS dla floty transportowej. Z tych danych system liczy przewidywany czas przybycia, czyli ETA, a to, jak ETA od Linkway pokazuje realny czas dotarcia do celu, opisujemy osobno.
Aplikacja kierowcy powinna działać na zwykłym telefonie, bez terminala pokładowego. linkway.TRACKER działa na Androidzie: kierowca widzi zlecenie z trasą i instrukcjami, zmienia statusy jednym dotknięciem, dołącza zdjęcia dokumentów i prowadzi kartę drogową. Bez zasięgu zdarzenia zapisują się w telefonie i trafiają do systemu po odzyskaniu połączenia, z zachowaniem rzeczywistego czasu zdarzenia.
Historia statusów powinna odróżniać zmianę wpisaną w biurze od potwierdzenia przysłanego z aplikacji. W linkway.TMS każda zmiana ma zapisane źródło i datę zdarzenia, a zlecenia w statusie „Rozładowane” nie da się edytować bez cofnięcia statusu. Kierowca przewoźnika zewnętrznego może udostępnić lokalizację do jednego zlecenia po wpisaniu sześciocyfrowego kodu, bez zakładania konta.
Część dostawców dokłada do tej grupy warstwę AI. linkway.AI sygnalizuje ryzyko opóźnień i flaguje zlecenia zagrożone, bez osobnego wdrożenia, a szerzej pisze o tym tekst o programie TMS wyposażonym w AI.
Pytania do dostawcy:
- Z iloma systemami GPS integruje się oprogramowanie i czy wymaga wymiany urządzeń?
- Czy kierowca podwykonawcy udostępni lokalizację bez zakładania konta?
- Co dzieje się ze statusem wysłanym bez zasięgu i jaki czas zdarzenia zapisze system?
- Czy historia pokazuje, czy status wpisało biuro, czy przysłał go kierowca?
Cechy związane z dokumentami i rozliczeniem
Rozliczenie pokazuje, czy system rzeczywiście prowadzi jeden rekord zlecenia. Jeśli faktura powstaje w osobnym programie na podstawie papierowego CMR, dane i tak są przepisywane, tylko w innym miejscu. O tym, jak jedna baza danych porządkuje pracę firmy, pisze tekst o oprogramowaniu dla firmy transportowej, które zamienia chaos w porządek.
W linkway.TMS faktura powstaje z danych zlecenia, z obsługą KSeF, a fakturę administracyjną wystawia się z karty zlecenia. W zleceniu widać koszt przejechania kilometra i koszt opłat drogowych, a kalkulacja emisji CO2 dzieli trasę na odcinki krajowe z dystansem i emisją dla każdego kraju. Wynik przewozu system liczy z faktur: przychód z faktur klienckich minus koszty wyjazdu minus udział kosztów odcinków krajowych, w kwotach netto.
Przy wyborze zapytaj też o plany rozwoju, ale oceniaj je osobno. W linkway.TMS w przygotowaniu są moduł eCMR, import faktur kosztowych z KSeF, OCR faktur i CMR, kalkulator e-TOLL oraz czas pracy kierowców z tachografu. Założenia modułu eCMR opisuje artykuł eCMR - elektroniczny list przewozowy.
Pytania do dostawcy:
- Czy faktura powstaje z danych zlecenia i trafia do KSeF?
- Czy kierowca dołączy zdjęcie CMR do zlecenia w dniu rozładunku?
- Jak system rozkłada koszty okresowe, na przykład leasing, na pojedyncze przewozy?
- Które funkcje z oferty działają dziś, a które są dopiero zapowiedziane?
Cechy platformy i sposób wdrożenia
Pierwsza cecha platformy dotyczy danych. Oprogramowanie w modelu SaaS działa w przeglądarce, bez instalacji na serwerach firmy, a zamiast licencji firma płaci abonament miesięczny. Przy takim modelu zapytaj, gdzie leżą dane i czy są oddzielone od danych innych klientów. linkway.TMS ma dla każdego klienta własną instancję i bazę danych, oddzieloną także w kopiach zapasowych, i może działać w chmurze Linkway albo w serwerowni klienta. Więcej o tym modelu pisze artykuł o tym, jak działa system TMS w chmurze.
Drugą cechą są uprawnienia. linkway.TMS ma 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami, a rola jest sprawdzana na każdym poziomie, od menu po zapytanie do bazy danych. Trzecią jest koszt zmian: nowy raport albo reguła kontrolna powstaje jako konfiguracja wczytywana na gorąco, bez nowej wersji systemu i okna serwisowego.
Czwartą cechą są integracje. linkway.BRIDGE łączy TMS z systemami ERP, na przykład Comarch albo SAP, i przekazuje statusy oraz ETA na platformy kontrahentów, a zespół Linkway konfiguruje te połączenia bez zmian w systemach klienta.
Pytania do dostawcy:
- Gdzie są przechowywane dane firmy i czy mają osobną bazę?
- Czy uprawnienia obejmują dane, czy tylko pozycje menu?
- Czy nowy raport albo regułę dodaje się konfiguracją, czy nową wersją programu?
- Kto konfiguruje i utrzymuje integracje z ERP oraz platformami klientów?
Wdrożenie linkway.TMS ma cztery etapy: analizę procesów, konfigurację z integracją GPS i ERP, szkolenie ze startem aplikacji TRACKER oraz wsparcie i rozwój. Moduły działają osobno, więc firma może zacząć od zleceń i aplikacji dla kierowcy, a integracje dołożyć później.
Tabela oceny oprogramowania na prezentacji
Tabela zbiera kryteria z poprzednich części. Druga kolumna mówi, co sprawdzić na ekranie, a trzecia pokazuje, jak robi to linkway.TMS, więc może służyć jako punkt odniesienia przy porównaniu kilku dostawców.
| Kryterium | Jak sprawdzić na prezentacji | Jak robi to linkway.TMS |
|---|---|---|
| Trasa wielopunktowa | Wpisz zlecenie z kilkoma rozładunkami i poproś o mapę z dystansem | Dowolna liczba punktów z oknami czasowymi, mapa z dystansem i czasem przejazdu |
| Ładunek w punkcie trasy | Sprawdź, czy po pierwszym rozładunku widać, ile towaru zostało na aucie | Pozycja ładunku przypisana do punktu załadunku i rozładunku, z bilansem ilości |
| Kartoteka kontrahentów | Dodaj firmę po numerze NIP i nadaj jej dwie role | Jedna baza z rolami, dane rejestrowe pobierane po numerze NIP |
| Kontrola przewoźnika | Spróbuj wysłać zlecenie przewoźnikowi z niepotwierdzonym pojazdem | Blokada wysyłki do czasu potwierdzenia pojazdu, a w tle 69 reguł z poziomem reakcji według stanowiska |
| Limit kredytowy klienta | Przyjmij zlecenie ponad limit miękki klienta | Limit miękki i twardy przy zleceniu, przekroczenie ponad tolerancję trafia do akceptacji |
| Pozycje z GPS | Podaj nazwy systemów GPS swoich podwykonawców | Ponad 230 systemów w linkway.INTEGRATOR, bez wymiany urządzeń |
| Aplikacja kierowcy | Zmień status w trybie samolotowym, a potem włącz sieć | linkway.TRACKER na Androidzie zapisuje zdarzenie w telefonie i wysyła je z rzeczywistym czasem |
| Historia statusów | Zapytaj, skąd pochodzi ostatnia zmiana statusu | Źródło zmiany, czyli biuro albo aplikacja kierowcy, razem z datą zdarzenia |
| Faktura i KSeF | Wystaw fakturę z testowego zlecenia | Faktura z danych zlecenia z obsługą KSeF, faktura administracyjna z karty zlecenia |
| Wynik przewozu | Poproś o wynik zlecenia razem z kosztami pojazdu | Przychód z faktur minus koszty wyjazdu minus udział odcinków krajowych, w kwotach netto |
| Zmiany w systemie | Zapytaj, jak powstaje nowy raport albo reguła | Konfiguracja wczytywana na gorąco, bez nowej wersji i okna serwisowego |
| Dane i dostęp | Zapytaj o miejsce przechowywania danych i o role | Własna instancja i baza danych, 11 ról z uprawnieniami sprawdzanymi do poziomu zapytania |
W każdym wierszu zapisuj to, co widać na ekranie, a nie odpowiedź handlowca. Kryterium, którego dostawca nie potrafi pokazać na Twoim zleceniu, traktuj jak niespełnione, nawet jeśli figuruje w ofercie.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.