Spedycje, które szukają przewoźników na platformie Trans.eu, pracują w module TFF (Trans For Forwarders). Spedytor wystawia w nim ładunek na giełdę i uzgadnia warunki przewozu z wybranym przewoźnikiem. Z Linkway łączą się dane o pozycji i statusie pojazdów, które linkway.INTEGRATOR pokazuje na wspólnej mapie floty, natomiast obsługa giełd transportowych bezpośrednio w linkway.TMS jest w przygotowaniu.
Linkway nie jest producentem systemu Trans.eu TFF. Konto, hasło i panel logowania prowadzi jego producent - Linkway nie ma do nich dostępu i nie odzyska ich w Twoim imieniu. Jeżeli szukasz logowania do systemu Trans.eu TFF, znajdziesz je na stronie producenta.
Ta strona opisuje co innego: jak dane z systemu Trans.eu TFF trafiają do panelu Linkway Integrator i pokazują się na jednej mapie razem z pozostałymi systemami GPS używanymi w firmie - bez wymiany urządzeń w pojazdach i bez zrywania umowy z dotychczasowym dostawcą telematyki.
Pierwsza część strony opisuje giełdę Trans.eu i moduł TFF. Druga pokazuje, jak przewoźnik wybrany na giełdzie trafia do zlecenia w linkway.TMS i skąd Linkway bierze pozycję jego pojazdu. Na końcu zebraliśmy funkcje, które są dopiero w przygotowaniu, oraz sprawy do ustalenia przed startem.
Giełda Trans.eu i moduł TFF dla spedycji
Trans.eu kojarzy firmy, które mają towar do przewiezienia, z przewoźnikami dysponującymi wolnymi pojazdami. Należy do największych giełd transportowych w Europie, a ofertę dzieli na produkty dla poszczególnych grup użytkowników. Przewoźnicy szukają ładunków w TFC (Trans For Carriers), a spedycje korzystają z TFF, w którym szukają przewoźników do własnych zleceń.
Moduł TFF otwiera spedytorowi publiczną giełdę i bazę zweryfikowanych firm przewozowych. Przed przydzieleniem transportu platforma sprawdza przewoźnika w ramach autoryzacji: jego oceny, ubezpieczenie, licencje i certyfikaty. Negocjacja stawki i przydzielenie transportu odbywają się w komunikatorze platformy, a firmom z własnym systemem TMS Trans.eu udostępnia API.
Platforma ma też własną funkcję monitoringu o nazwie Visibility Monitoring. Przewoźnik z systemem GPS udostępnia przez nią lokalizację pojazdu, a zleceniodawca widzi jego pozycję i przewidywany czas dojazdu. Dla przewoźników korzystających z platformy Trans.eu funkcja jest bezpłatna.
Tabela zestawia funkcje TFF z tym, jak korzysta z nich spedycja, która zlecenia prowadzi w Linkway. Tam, gdzie połączenie jest dopiero planowane, piszemy to wprost.
| Funkcja TFF | Co daje spedytorowi | Jak korzysta z tego proces w Linkway |
|---|---|---|
| Giełda ładunków | Ładunek widoczny dla przewoźników, którzy mają wolne pojazdy na danej relacji | Zlecenie czekające na przewoźnika widać w bazie zleceń linkway.TMS, w widoku „Bez pojazdu” |
| Baza zweryfikowanych przewoźników | Dostęp do firm, które przeszły autoryzację platformy | Wybrana firma dostaje w linkway.TMS kartotekę kontrahenta z rolą przewoźnika |
| Autoryzacja firm | Oceny, ubezpieczenie, licencje i certyfikaty sprawdzone przed przydzieleniem transportu | Przed wysyłką zlecenia reguły linkway.TMS sprawdzają rejestr KREPT, białą listę VAT, licencje i polisę OCP |
| Komunikator | Negocjacja stawki i przydzielenie transportu w jednym oknie | Uzgodnioną stawkę spedytor wpisuje do kosztów zlecenia w linkway.TMS |
| Oceny użytkowników | Opinie firm, które wcześniej współpracowały z przewoźnikiem | Własną ocenę przewoźnika spedytor zapisuje w danych dodatkowych zlecenia |
| API dla systemów TMS | Połączenie giełdy z systemem, w którym spedycja prowadzi zlecenia | Obsługa giełd transportowych w linkway.TMS jest w przygotowaniu |
| Visibility Monitoring | Lokalizacja pojazdu przewoźnika i przewidywany czas dojazdu | Na mapie Linkway pozycja i status pojazdu przychodzą przez linkway.INTEGRATOR, obok pojazdów z innych systemów GPS |
Z zestawienia wynika podział pracy między platformami. Giełda pomaga znaleźć przewoźnika i uzgodnić warunki, a zlecenie wraz z kontrolami i rozliczeniem prowadzi się w systemie TMS. Dopóki obsługa giełd w linkway.TMS nie zostanie uruchomiona, spedytor pracuje w dwóch oknach i sam przenosi uzgodnienia z giełdy do zlecenia.
Kto korzysta z Trans.eu TFF
TFF powstał dla firm, które organizują przewozy, ale nie realizują ich w całości własnymi pojazdami. Z funkcji giełdy wynikają cztery typowe profile użytkowników:
- Spedycje bez własnej floty - każde zlecenie wykonuje przewoźnik zewnętrzny, więc giełda jest stałym źródłem przewoźników, a sprawdzenie firmy przed przydziałem transportu to codzienna czynność.
- Przewoźnicy z działem spedycji - własne pojazdy obsługują stałe relacje, a zlecenia, na które brakuje aut, trafiają do przewoźników z giełdy.
- Spedycje w przewozach całopojazdowych - przy ładunku FTL jeden przewoźnik wiezie całość od załadunku do rozładunku, więc dobór firmy przesądza o terminie dostawy. Organizację takiego przewozu opisuje artykuł czym jest spedycja i transport FTL.
- Operatorzy logistyczni - organizują transport w imieniu klientów i odpowiadają przed nimi za terminowość, więc muszą wiedzieć, gdzie jest pojazd przewoźnika zewnętrznego.
W każdym z tych przypadków giełda obsługuje początek współpracy z przewoźnikiem. Dalsza część zlecenia, od kontroli przewoźnika po rozliczenie, toczy się już w systemie, w którym spedycja prowadzi zlecenia.
Przykład: ładunek z giełdy w zleceniu spedycji
Spedycja przyjmuje od klienta zlecenie przewozu całopojazdowego z Bydgoszczy do Rotterdamu. Własne auta są zajęte, więc spedytor zakłada zlecenie w linkway.TMS z punktami trasy i oknami czasowymi, a ładunek wystawia w TFF. Po negocjacji w komunikatorze wybiera przewoźnika, który przeszedł autoryzację na platformie i ma dobre oceny.
Przewoźnik trafia do kartoteki kontrahentów, a zlecenie przechodzi kontrole przed wysyłką. Ciągnik ma system GPS z listy obsługiwanej przez linkway.INTEGRATOR, więc po udostępnieniu sygnału pojazd pojawia się na mapie. Kiedy klient pyta, o której dotrze towar, spedytor patrzy na pozycję pojazdu i ETA w zleceniu i nie musi dzwonić do przewoźnika.
Po rozładunku faktura dla klienta powstaje z danych zlecenia, a stawka przewoźnika jest już wpisana w kosztach. linkway.TMS odejmuje koszty wyjazdu od przychodu z faktur klienckich, w kwotach netto, więc spedytor widzi wynik na tym ładunku bez osobnego arkusza.
Przewoźnik z giełdy w kartotece i zleceniu linkway.TMS
Firma znaleziona na giełdzie staje się w linkway.TMS kontrahentem z rolą przewoźnika. Kartoteka jest wspólna dla wszystkich ról, więc ta sama firma może być też klientem albo spedycją. Dane rejestrowe system pobiera po numerze NIP, a firmę weryfikuje w bazach VIES i BISNODE.
Pojazd i naczepę przewoźnika spedytor dopisuje do kartoteki pojazdów, wspólnej dla floty własnej i podwykonawców. Rozróżnia je pole właściciela, a kartoteka przechowuje numer rejestracyjny, VIN, typ pojazdu, zabudowę i grupę tonażową. Dopóki przewoźnik nie potwierdzi, jakim zestawem pojedzie, pojazd w zleceniu może mieć oznaczenie „do potwierdzenia”.
Autoryzacja na giełdzie i kontrola w TMS odpowiadają na różne pytania. Giełda ocenia, czy firma jest wiarygodnym uczestnikiem rynku. linkway.TMS sprawdza, czy konkretne zlecenie może wyjść do tego przewoźnika w dniu wysyłki: czy polisa OCP jest ważna, czy licencje nie wygasły, czy firma figuruje na białej liście VAT i jaki wynik dała weryfikacja w rejestrze KREPT.
Na tej samej karcie zlecenia widać limit kredytowy klienta. Zlecenie, które wychodzi poza limit bardziej, niż pozwala tolerancja stanowiska, czeka na akceptację przełożonego, więc spedycja nie zamawia przewozu u przewoźnika z giełdy, zanim upewni się, że klient mieści się w limicie. Oba mechanizmy szerzej omawia artykuł poświęcony weryfikacji przewoźników i limitom kredytowym.
Kontrole przed wysyłką zlecenia
Zestaw kontroli w linkway.TMS liczy 69 reguł. Obejmują cztery obszary: zleceniodawcę, przewoźnika, rentowność oraz trasę z adresami, a każda reguła działa w jednej z trzech faz obiegu zlecenia. Ostatnią fazą jest wysyłka do przewoźnika. Reakcję na naruszenie reguły dobiera się osobno dla każdego stanowiska, spośród pięciu poziomów od blokady po brak kontroli.
Przy przewoźniku z giełdy faza wysyłki ma największe znaczenie. Jeśli pojazd albo naczepa mają oznaczenie „do potwierdzenia”, reguła może zablokować wysyłkę zlecenia albo tylko ostrzec spedytora. Ostrzeżenie spedytor potwierdza świadomie i zostaje to w historii, a blokadę zdejmuje usunięcie przyczyny albo zgoda osoby z szerszymi uprawnieniami.
Weryfikację w rejestrze KREPT można w trybie awaryjnym pominąć, ale system wymaga wtedy wpisania powodu. Pełny opis reguł zawiera tekst o automatycznej kontroli zleceń transportowych.
Skąd Linkway bierze pozycję pojazdu przewoźnika
Na liście systemów obsługiwanych przez linkway.INTEGRATOR figuruje Trans.eu TFF. Połączenie dotyczy pozycji i statusu pojazdów, które pojawiają się na tej samej mapie co flota własna spedycji i pojazdy innych podwykonawców. Wielu przewoźników z giełdy ma jednak własną telematykę, a integrator obsługuje ponad 230 systemów GPS, w tym Nawi24, Globtrak, GPS Cloud i FrameLogic.
| Sytuacja przewoźnika | Źródło pozycji w Linkway | Co robi przewoźnik |
|---|---|---|
| Ma system GPS z katalogu linkway.INTEGRATOR | Konto u dostawcy telematyki przewoźnika | Udostępnia sygnał GPS dla konta spedycji |
| Ma system GPS spoza katalogu | Aplikacja linkway.TRACKER, dopóki integracja nie zostanie dodana | Kierowca wpisuje kod zlecenia, a spedycja zgłasza dostawcę GPS do Linkway |
| Nie ma telematyki w pojeździe | Telefon kierowcy z aplikacją linkway.TRACKER | Kierowca wpisuje sześciocyfrowy kod zlecenia, bez zakładania konta |
| Jest stałym podwykonawcą spedycji | Jego system GPS podłączony w ramach usługi onboardingu | Wyraża zgodę na udostępnienie sygnału, resztę prowadzi zespół Linkway |
Pełny wykaz dostawców zawiera katalog integracji telematycznych. Są w nim też systemy do śledzenia przesyłek (na przykład TrackPilot i Track.si) oraz dostawcy telematyki dla flot, jak Xirgo Global.
Podłączenie w czterech etapach
- Wskazanie źródeł. Spedycja przekazuje dostęp do systemów, z których mają pochodzić pozycje, albo prosi przewoźnika o udostępnienie sygnału dla swojego konta.
- Konfiguracja i mapowanie. Zespół Linkway ustawia połączenie z każdym źródłem, a pojazdy trafiają do wspólnej kartoteki floty z przewoźnikiem wpisanym jako właściciel.
- Pojazdy na mapie. Przypisane pojazdy widać na wspólnej mapie i liście, niezależnie od tego, z którego systemu pochodzi pozycja.
- Dane w ERP, jeśli są potrzebne. Informacje o lokalizacji i statusach można przekazać dalej, do systemu ERP spedycji.
Przewoźnik bez telematyki w pojeździe
Nie każdy przewoźnik z giełdy ma w ciągniku system GPS, który da się podłączyć. Wtedy wystarczy telefon kierowcy z Androidem i aplikacja linkway.TRACKER, w której kierowca wpisuje sześciocyfrowy kod zlecenia. Po zgodzie na udostępnianie lokalizacji spedytor widzi pozycję pojazdu przy tym zleceniu, a kierowca nie musi zakładać konta.
Stałych przewoźników można podłączyć przez usługę onboardingu. Klient przekazuje zespołowi Linkway listę firm, a konsultanci dzwonią do każdej z nich po kolei. Rejestrują przewoźnika w platformie i ustawiają, żeby jego pojazdy były widoczne na koncie spedycji. Wyzwania tej pracy omawia tekst o monitorowaniu ciężarówek wielu przewoźników na jednej mapie.
Co widzi spedytor i dyspozytor przy zleceniu
Spedytorowi nie jest potrzebna wiedza, z jakiego systemu GPS korzysta dany przewoźnik. Zlecenia czekające na przewoźnika z giełdy znajduje w bazie zleceń w widoku „Bez pojazdu”, a bieżące przewozy w widoku „W toku”. Przy zleceniu widzi pozycję pojazdu i przewidywany czas przyjazdu, czyli ETA.
Kiedy kierowca przewoźnika korzysta z linkway.TRACKER, przestawia w aplikacji status zlecenia jednym dotknięciem: pierwszy przy dojeździe na załadunek, ostatni po zakończeniu zadania. Historia statusów zapisuje autora i źródło każdej zmiany, więc wiadomo, czy rozładunek potwierdził kierowca w aplikacji, czy pracownik biura. Przy sporze z przewoźnikiem o godzinę dostawy ten zapis pozwala ustalić fakty bez wymiany maili.
Pulpit spedytora zbiera zlecenia z blokadą, na przykład te, w których przewoźnik z giełdy nie potwierdził jeszcze pojazdu. Obok widać obciążenie dnia: załadunki i rozładunki z tygodnia wstecz i tygodnia w przód. Przełącznikiem Moje/Wszystkie spedytor ogranicza widok do własnych zleceń.
Niektórzy klienci spedycji oczekują statusów i ETA w swoich systemach albo na platformach typu Transporeon czy Project44. Te dane przekazuje im linkway.BRIDGE, a połączenie ustawia zespół Linkway bez ingerencji w systemy klienta.
Najczęstsze potknięcia przy zleceniach z giełdy
Część problemów z przewoźnikami z giełdy bierze się z danych, które zostały w komunikatorze i nie trafiły do zlecenia. Powtarzają się zwłaszcza cztery sytuacje:
- Brak numeru rejestracyjnego w zleceniu. Przewoźnik podał pojazd w komunikatorze giełdy, ale spedytor nie przeniósł go do zlecenia. Reguła wysyłki zatrzyma wtedy zlecenie albo ostrzeże spedytora, bo pojazd pozostaje „do potwierdzenia”.
- Stawka zapisana tylko na giełdzie. Cena uzgodniona z przewoźnikiem, której nie ma w kosztach zlecenia, zawyża wynik przewozu w raporcie rentowności.
- Kod zlecenia u niewłaściwej osoby. Lokalizację w linkway.TRACKER udostępnia kierowca, więc kod musi dotrzeć do niego, a nie tylko do biura przewoźnika.
- Inny ciągnik na załadunku. Gdy przewoźnik podstawia pojazd inny niż uzgodniony, pozycja przy zleceniu dotyczy złego auta, dopóki spedytor nie poprawi przydziału.
Giełdy transportowe w linkway.TMS - co jest w przygotowaniu
Obsługa giełd transportowych bezpośrednio z poziomu linkway.TMS jest w przygotowaniu. Do czasu jej uruchomienia ładunek wystawia się w panelu Trans.eu, a warunki uzgodnione z przewoźnikiem spedytor przenosi do zlecenia. Przewoźnik zostaje w kartotece, więc przy kolejnym ładunku dla tej samej firmy spedytor wybiera ją z listy i wpisuje tylko dane nowego zlecenia.
Na liście funkcji w przygotowaniu są też inne elementy współpracy z przewoźnikami zewnętrznymi. Import faktur kosztowych z KSeF obejmie faktury od podwykonawców, a OCR ma odczytywać dane z faktur i listów CMR. Moduł eCMR przewiduje podpisy nadawcy i odbiorcy w aplikacji kierowcy, także bez zasięgu.
Do tego czasu kierowca, który pracuje w aplikacji linkway.TRACKER, może dołączyć do zlecenia zdjęcia dokumentów z rozładunku. Mając je w zleceniu, spedycja wystawia klientowi fakturę z danych zlecenia, z obsługą KSeF, i nie czeka na papierowy list przewozowy od przewoźnika.
Co ustalić przed startem z Trans.eu TFF
Start przebiega sprawniej, gdy spedycja ma przed rozmową z zespołem Linkway ustalone kilka spraw:
- wykaz przewoźników, z którymi pracuje przez Trans.eu, z numerami NIP potrzebnymi do założenia kartotek w linkway.TMS,
- informację, z jakich systemów GPS korzystają ci przewoźnicy, i kontakt do osób, które mogą udostępnić sygnał,
- listę kierowców bez telematyki w pojeździe, którzy będą udostępniać lokalizację kodem w linkway.TRACKER,
- poziomy reakcji reguł kontroli dla stanowisk spedytorów, zwłaszcza przy polisie OCP i rejestrze KREPT,
- decyzję, czy statusy i ETA mają trafiać do systemów klientów przez linkway.BRIDGE.
Pytania do dostawcy przy łączeniu giełdy z systemem TMS, między innymi o dwukierunkową wymianę danych i weryfikację przewoźnika, zebrano w przewodniku zakupowym o wyborze systemu TMS i telematyki. Przydają się także wtedy, gdy spedycja porównuje oferty kilku firm.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.