Pod marką Tacho-Ekspert działa serwis tachografów z Pruszcza Gdańskiego. Oprócz legalizacji i napraw urządzeń firma pobiera dane z tachografów oraz kart kierowców, a w usłudze Smart Tracking pokazuje klientom, gdzie są ich pojazdy. Z platformą Linkway łączy się część monitoringowa: pozycja i status pojazdu z Tacho-Ekspert płyną do linkway.INTEGRATOR, który kieruje je na mapę i do zleceń, jakie spedytor obsługuje w linkway.TMS.
Linkway nie jest producentem systemu Tacho-Ekspert. Konto, hasło i panel logowania prowadzi jego producent - Linkway nie ma do nich dostępu i nie odzyska ich w Twoim imieniu. Jeżeli szukasz logowania do systemu Tacho-Ekspert, znajdziesz je na stronie producenta.
Ta strona opisuje co innego: jak dane z systemu Tacho-Ekspert trafiają do panelu Linkway Integrator i pokazują się na jednej mapie razem z pozostałymi systemami GPS używanymi w firmie - bez wymiany urządzeń w pojazdach i bez zrywania umowy z dotychczasowym dostawcą telematyki.
Serwis tachografów z monitoringiem pojazdów
Punktem wyjścia oferty Tacho-Ekspert jest warsztat. Na stronie producenta usługi podzielono na legalizację, naprawy, pobieranie danych, ograniczniki prędkości, radia CB, GPS, akcesoria, doradztwo i oprogramowanie. Serwis obejmuje tachografy cyfrowe i analogowe, w tym najnowsze tachografy inteligentne w wersjach G2V1 i G2V2. Doradztwo dotyczy przepisów o tachografach oraz analizy czasu pracy pod kątem wykroczeń.
Oprogramowanie występuje pod dwiema nazwami. Tacho-Ekspert Smart Reader porządkuje dane z kart kierowców. Tacho-Ekspert Smart Tracking pokazuje, gdzie w danej chwili są pojazdy firmy, a w wersji Pro pobiera dane z tachografów i kart kierowców na odległość. Zdalny odczyt korzysta z możliwości najnowszych tachografów i producent kieruje go do firm z wieloma pojazdami.
Dla połączenia z Linkway znaczenie ma lokalizacja, czyli podstawowa funkcja Smart Tracking. Wersja Pro dokłada zdalny odczyt tachografu, ale z punktu widzenia platformy niczego to nie zmienia: pozycja pojazdu płynie tą samą drogą, a pobrane pliki zostają u producenta. Na mapie spedytora oba warianty wyglądają więc identycznie, a różnica dotyczy pracy działu, który rozlicza czas pracy kierowców.
Tabela zestawia funkcje przypisywane Tacho-Ekspert z tym, jak wyglądają po stronie Linkway. Przez integrację przepływa wyłącznie to, co opisuje pierwszy wiersz. Pozostałe funkcje działają w systemie producenta i nie trzeba ich przenosić do platformy, żeby spedycja miała z nich pożytek.
| Funkcja Tacho-Ekspert | Co daje w praktyce | Jak korzysta z tego proces w Linkway |
|---|---|---|
| Monitoring GPS z historią tras | Bieżąca pozycja pojazdów ciężarowych i dostawczych oraz zapis każdego przejazdu | linkway.INTEGRATOR pobiera pozycję i status pojazdu, a dyspozytor widzi auto na mapie obok pojazdów z innych systemów GPS |
| Zdalne pobieranie danych z tachografów i kart kierowców | Dane z tachografu i karty są pobierane bez sprowadzania auta do bazy i bez ręcznego odczytu | Pliki zostają w Tacho-Ekspert. Łączenie danych z tachografu z czasem pracy kierowców Linkway dopiero przygotowuje |
| Analiza czasu pracy kierowców | Kontrola czasu jazdy i odpoczynków oraz wychwytywanie naruszeń przed kontrolą drogową | Spedytor układa zlecenia w linkway.TMS, a dostępny czas jazdy kierowcy sprawdza w raportach Tacho-Ekspert |
| Geofencing i alerty o nieuprawnionym użyciu pojazdu | Powiadomienie, gdy auto wjedzie do wyznaczonej strefy albo ją opuści | Punkty zlecenia w linkway.TMS mają własne okna czasowe, a dojazd na załadunek kierowca potwierdza statusem w aplikacji |
| Raporty o zużyciu paliwa i stylu jazdy | Ocena kosztów eksploatacji pojazdów i nawyków kierowców | Rentowność zlecenia wynika w linkway.TMS z faktur dla klienta pomniejszonych o koszty wyjazdu, niezależnie od raportów flotowych |
| Legalizacja i kalibracja tachografu | Ważne sprawdzenie urządzenia, które rejestruje pracę kierowcy | Legalizację wykonuje warsztat. W Linkway pojazd ma kartę w kartotece floty z własnymi danymi technicznymi |
Dla kogo jest Tacho-Ekspert
Z oferty korzystają przede wszystkim przewoźnicy, których pojazdy muszą mieć tachograf. Mają jeden adres we wszystkich sprawach urządzenia w kabinie: warsztat, który legalizuje tachograf, może też pobierać z niego dane. Zdalny odczyt ma największy sens w firmach z większą liczbą aut, bo tam ręczne zgrywanie danych z każdego tachografu i każdej karty zajmuje najwięcej czasu.
Spedycja bez własnej floty spotyka Tacho-Ekspert pośrednio, u przewoźników, którym zleca przewozy. Wtedy nie interesują jej pliki z tachografu, tylko pozycja auta z ładunkiem. Tę pozycję przewoźnik może udostępnić zleceniodawcy przez linkway.INTEGRATOR bez zmiany swojego sposobu pracy.
Co z Tacho-Ekspert trafia do Linkway
Integracja dotyczy monitoringu. linkway.INTEGRATOR odbiera z Tacho-Ekspert pozycję i status pojazdu, przypisuje je do właściwego auta w kartotece floty i pokazuje na wspólnej mapie. Pliki pobrane z tachografów i kart kierowców zostają u producenta, razem z analizą czasu pracy. Linkway nie przejmuje tych danych i nie zastępuje raportów, które przygotowuje Tacho-Ekspert.
Ten podział porządkuje odpowiedzialność w biurze. Dyspozytor sprawdza w Linkway położenie auta i to, czy zlecenie idzie zgodnie z planem. Pytanie, ile godzin jazdy zostało kierowcy do odpoczynku, trafia do osoby rozliczającej czas pracy w Tacho-Ekspert. Połączenie danych z tachografu cyfrowego z ewidencją czasu pracy jest w Linkway w przygotowaniu, więc w planie wdrożenia nie należy go jeszcze zakładać.
Z tego samego powodu Linkway nie potwierdzi, że kierowca odebrał wymaganą przerwę. Status „w trasie” wysłany z aplikacji kierowcy opisuje etap zlecenia, a nie tryb pracy zapisany w tachografie. To dwa różne zapisy i do czasu uruchomienia integracji czasu pracy każdy z nich ma swoje miejsce.
W praktyce oba zapisy odpowiadają na inne pytania. Klient, który chce znać godzinę dostawy, dostaje odpowiedź z mapy i statusów w Linkway. Przy kontroli w przedsiębiorstwie inspektor pyta o dane z tachografów i kart kierowców za wskazany okres, a te firma zgrywa i przechowuje poza Linkway, na przykład z pomocą narzędzi Tacho-Ekspert.
Podłączenie Tacho-Ekspert do linkway.INTEGRATOR
Pojazdy z Tacho-Ekspert podłącza się tak samo jak flotę z każdego z ponad 230 systemów obsługiwanych przez linkway.INTEGRATOR. Urządzenia zostają w kabinach, a umowa z producentem trwa bez zmian. Przebieg obejmuje cztery etapy i nie wymaga żadnych zmian w pracy kierowców.
- Dostęp do monitoringu. Firma przekazuje dane dostępowe do swojego konta w Tacho-Ekspert. Konto zakłada i utrzymuje producent, a Linkway korzysta z niego wyłącznie do pobierania danych o pojazdach.
- Konfiguracja i mapowanie. Zespół Linkway konfiguruje połączenie, a każde auto z Tacho-Ekspert zostaje przypisane do karty pojazdu we wspólnej kartotece floty.
- Pojazdy na mapie. Auta z Tacho-Ekspert widać na mapie i liście pojazdów obok floty monitorowanej innymi systemami.
- Połączenie z ERP. Na życzenie dane GPS przechodzą również do ERP używanego w firmie, choćby SAP.
Najwięcej uwagi wymaga drugi etap. Numer pojazdu w Tacho-Ekspert bywa zapisany inaczej niż w kartotece, na przykład ze spacją albo bez niej, więc przypisanie sprawdza się auto po aucie. Po przypisaniu karta pojazdu w linkway.TMS łączy dane techniczne auta z jego lokalizatorem, więc spedytor wybiera przy zleceniu pojazd, a nie urządzenie GPS.
Instrukcje udostępniania danych dla części dostawców GPS zebrano na stronie z instrukcjami podłączania systemów GPS. Gdy danego systemu nie ma na liście, sposób połączenia ustala się z zespołem Linkway. Cały projekt, od zebrania dostępów do pierwszych pojazdów na mapie, opisuje tekst o wdrożeniu linkway.INTEGRATOR.
Gdy pojazdu z Tacho-Ekspert nie widać na mapie
Po uruchomieniu połączenia pojedyncze auto czasem nie pokazuje się na mapie albo stoi tam, gdzie było rano. Przyczyn szuka się w czterech miejscach, po kolei.
- Mapowanie - auto z Tacho-Ekspert nie zostało przypisane do karty pojazdu, na przykład przez inny zapis numeru rejestracyjnego.
- Urządzenie - lokalizator nie wysyła danych. Widać to w panelu Tacho-Ekspert, który jest punktem odniesienia dla każdej pozycji w Linkway.
- Dostęp - hasło albo konto u producenta zmieniło się po konfiguracji i integracja nie może pobrać danych.
- Kartoteka - pojazd wycofany z eksploatacji znika z listy aktywnych jednostek. Przełącznik Aktywne/Wszystkie pokazuje go ponownie i pozwala sprawdzić przypisanie.
Jeśli auto nie ma aktualnej pozycji także w panelu Tacho-Ekspert, sprawa trafia do producenta. Linkway pokazuje tylko to, co dostaje z jego systemu.
Podwykonawcy z Tacho-Ekspert
Przewoźnik, który jeździ dla spedycji i korzysta z Tacho-Ekspert, udostępnia sygnał GPS kontu zleceniodawcy w Linkway. Rejestrację takich firm można przeprowadzić samodzielnie albo powierzyć zespołowi Linkway jako usługę onboardingu. Wystarczy przekazać listę podwykonawców, a zespół sam kontaktuje się z każdym przewoźnikiem i po jego rejestracji w platformie konfiguruje udostępnianie sygnału. Szerzej o pracy z flotą wielu firm pisze artykuł o monitorowaniu ciężarówek różnych przewoźników.
Tacho-Ekspert w pracy spedytora i dyspozytora
Po podłączeniu pojazd z Tacho-Ekspert przestaje być osobnym przypadkiem. Dyspozytor widzi go na tej samej mapie co resztę floty, bez logowania do panelu producenta. Spedytor przypisuje auto do zlecenia w linkway.TMS i śledzi realizację na liście zleceń w toku. Statusy etapów, na przykład dojazd na załadunek albo rozładunek, przysyła kierowca z aplikacji linkway.TRACKER.
Na co dzień spedytor zaczyna od listy, a nie od mapy. Baza zleceń w linkway.TMS ma gotowe widoki według statusu, między innymi W toku, Bez pojazdu, Opóźnione i Zakończone, z filtrem w każdej kolumnie. Pozycja z Tacho-Ekspert przydaje się najbardziej wtedy, gdy zlecenie trafia do widoku opóźnionych i trzeba sprawdzić, gdzie naprawdę jest auto.
Drugim miejscem, w którym tachograf spotyka się z Linkway, jest kartoteka kierowców. linkway.TMS przechowuje w niej terminy ważności uprawnień, takich jak prawo jazdy albo karta kierowcy, i oznacza je kolorem. Czerwony oznacza termin miniony, pomarańczowy najwyżej 7 dni do jego końca, żółty do 30 dni, a niebieski do 60. Reguła kontroli zlecenia blokuje wysyłkę do kierowcy, którego uprawnienie straciło ważność.
Przykład: karta kierowcy kończy się w trasie
Spedytor planuje pięciodniowy wyjazd do Hiszpanii. Kierowca, którego chce wysłać, ma kartę kierowcy ważną jeszcze cztery dni, więc w kartotece jej termin świeci się na pomarańczowo. Reguła kontroli nie zatrzyma zlecenia, bo w dniu wysyłki uprawnienie jest ważne. Decyzja należy więc do spedytora: zmienić obsadę albo przyspieszyć wymianę karty, zanim auto wyjedzie z bazy.
Wymiana karty niczego nie zmienia w integracji. Dane z nowej karty zgrywa się w Tacho-Ekspert tak jak z poprzedniej, a do kartoteki kierowców wpisuje się nowy termin ważności, żeby kolorowe oznaczenie zniknęło. Skan nowej karty można dołączyć przez akcję Dokumenty w tej samej kartotece.
Tacho-Ekspert we flocie z kilkoma systemami GPS
W wielu firmach Tacho-Ekspert nie jest jedynym źródłem pozycji. Część ciągników ma fabryczną telematykę producenta pojazdu, a przewoźnicy współpracujący ze spedycją korzystają z własnych systemów. linkway.INTEGRATOR łączy wszystkie te źródła, więc dyspozytor nie musi pamiętać, które auto jest widoczne w którym panelu: każdy pojazd ma jedną kartę i jedno miejsce na mapie. Mechanizm opisuje strona integratora GPS dla flot, a techniczną stronę łączenia źródeł artykuł o integracji danych z lokalizatorów różnych marek.
W katalogu obok Tacho-Ekspert są między innymi Geotab GO9, FrameLogic, Hertz Systems, SEZAM eco-tech i SKAT. Każdy z tych systemów zostaje u swojego użytkownika, a do Linkway przekazuje dane o pojazdach. Pełny wykaz zawiera katalog integracji telematycznych.
Urządzenie w kabinie, telefon czy kod zlecenia
Przewoźnik bez telematyki też nie wypada z obrazu, bo pozycja pojazdu nie musi pochodzić z lokalizatora. Tabela porównuje źródła, z których korzysta spedycja pracująca w Linkway.
| Źródło pozycji | Skąd pochodzi | Kiedy się sprawdza |
|---|---|---|
| Tacho-Ekspert Smart Tracking | Lokalizator w pojeździe, dane pobiera linkway.INTEGRATOR | Flota własna albo stały podwykonawca z kontem w Tacho-Ekspert |
| Inny system GPS z katalogu | Urządzenie innego producenta, ta sama droga przez linkway.INTEGRATOR | Mieszana flota i przewoźnicy z własną telematyką |
| Aplikacja linkway.TRACKER | Telefon kierowcy zalogowanego do aplikacji | Kierowcy bez telematyki, którzy wysyłają z trasy statusy i zdjęcia dokumentów |
| Kod zlecenia w linkway.TRACKER | Telefon kierowcy podwykonawcy, sześciocyfrowy kod bez zakładania konta | Jednorazowy przewóz z przewoźnikiem spoza stałej współpracy |
Ile firma traci na opóźnionej komunikacji z kierowcami, wylicza tekst o aplikacji dla kierowcy. Zlecenia i rozliczenia przewozów prowadzi linkway.TMS, do którego spływają pozycje ze wszystkich połączonych źródeł.
Przygotowanie do podłączenia Tacho-Ekspert
Uruchomienie przebiega szybciej, gdy firma zbierze potrzebne informacje przed pierwszym spotkaniem z zespołem Linkway. Lista obejmuje dane po obu stronach połączenia.
- Dane dostępowe do monitoringu Tacho-Ekspert - od osoby, która zarządza kontem u producenta, z wglądem we wszystkie pojazdy objęte integracją.
- Wykaz pojazdów z numerami rejestracyjnymi - posłuży do przypisania aut z Tacho-Ekspert do kart pojazdów w kartotece floty.
- Informacja o pozostałych systemach GPS - własnych i używanych przez podwykonawców, żeby wszystkie źródła podłączyć w jednym projekcie.
- Lista przewoźników do onboardingu - jeśli rejestrację podwykonawców ma przeprowadzić zespół Linkway.
- Opiekun połączenia po stronie firmy - osoba, która po zmianie hasła albo konta w Tacho-Ekspert od razu przekaże nowe dane, bo bez nich pozycje przestają napływać.
Po konfiguracji dobrze jest porównać pozycje kilku aut w Linkway z panelem Tacho-Ekspert. Zgodność na mapie potwierdza poprawne mapowanie, zanim spedytorzy zaczną przypisywać pojazdy do zleceń.
Kryteria wyboru systemu TMS i telematyki, z pytaniami do dostawców GPS, zebrano w przewodniku zakupowym Linkway. Pomaga on ocenić, czy flota wymaga dodatkowych integracji, zanim ruszy konfiguracja.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.