Linkway zapewnia jakość danych w logistyce u źródła, czyli w chwili, gdy dane trafiają do systemu, a nie przy miesięcznym uzgadnianiu raportów. Dane kontrahenta linkway.TMS pobiera z rejestrów po numerze NIP i sprawdza w VIES i BISNODE, zlecenie przechodzi reguły kontroli w kolejnych fazach obiegu, każda zmiana statusu zapisuje się w historii ze źródłem zmiany, a pozycje z wielu systemów GPS trafiają do jednej kartoteki pojazdów.
Poniżej opisujemy mechanizmy, które pilnują jakości danych w poszczególnych miejscach systemu, od kartoteki kontrahenta po aplikację kierowcy. Ostatnia część zawiera listę czynności, które utrzymują porządek w danych po wdrożeniu.
Z czego składa się jakość danych w transporcie
O jakości danych w logistyce zwykle mówi się w kontekście dokładności GPS. W codziennej pracy spedycji więcej kosztują jednak błędy w danych podstawowych: literówka w numerze NIP na fakturze, ten sam przewoźnik zapisany dwa razy, polisa OCP, która wygasła tydzień przed załadunkiem, albo punkt rozładunku bez okna czasowego. Żaden z tych błędów nie jest widoczny w chwili wpisywania danych, a każdy wychodzi przy fakturze albo szkodzie.
Jakość danych ma kilka wymiarów i każdy wymaga innego mechanizmu kontroli. Tabela zestawia je z przykładowymi błędami ze spedycji i z rozwiązaniami w Linkway.
| Wymiar jakości | Przykład błędu | Mechanizm w Linkway |
|---|---|---|
| Poprawność | Literówka w nazwie firmy albo w numerze NIP przepisanym z maila | Dane rejestrowe pobierane po numerze NIP |
| Jednoznaczność | Ta sama firma zapisana raz jako przewoźnik, a raz jako spedycja | Jedna kartoteka kontrahentów z rolami zaznaczanymi w kolumnach |
| Kompletność | Zlecenie wysłane do przewoźnika bez potwierdzonego pojazdu | Reguły kontroli przypisane do faz obiegu zlecenia |
| Aktualność | Polisa OCP przewoźnika wygasła przed załadunkiem | Licznik dni do wygaśnięcia w kartotece i reguła sprawdzana przed wysyłką |
| Pochodzenie | Spór o godzinę rozładunku | Historia statusów ze źródłem zmiany: biuro albo aplikacja kierowcy |
| Ciągłość | Brak zasięgu w miejscu rozładunku | Zapis zdarzenia w telefonie z rzeczywistym czasem zdarzenia |
Wspólny mianownik tych mechanizmów jest prosty: dane sprawdza się wtedy, gdy ktoś je wprowadza, i przy tym samym rekordzie, z którego potem korzystają inni. Dobre oprogramowanie dla logistyki nie poprawia danych na końcu miesiąca, tylko nie wpuszcza błędnych na początku.
Koszt błędu na kolejnych etapach
Ten sam błąd kosztuje tym więcej, im później wyjdzie. Literówkę w adresie wychwyconą przy zapisie zlecenia poprawia się od ręki. Po wysyłce zlecenia do przewoźnika ta sama literówka wymaga telefonu i nowej wersji dokumentu, a po rozładunku może oznaczać korektę faktury albo spór z odbiorcą. Dlatego mechanizmy opisane dalej działają jak najbliżej chwili wprowadzania danych.
Dane kontrahenta pobierane z rejestrów
Nowego kontrahenta w Linkway zakłada się od wyboru typu, na przykład klienta albo przewoźnika, i numeru NIP. Po wpisaniu numeru system pobiera dane rejestrowe firmy, więc nazwy i adresu nie trzeba przepisywać z maila ani ze stopki faktury. Formularz ma też pola KRS i REGON.
Dane pobrane z rejestru usuwają literówki w nazwie i numerze, które w ręcznie prowadzonej kartotece powielają się potem na każdym zleceniu. linkway.TMS wystawia faktury z obsługą KSeF, więc poprawne dane kontrahenta przechodzą wprost do dokumentu, bez ponownego wpisywania w księgowości.
Weryfikacja VIES i BISNODE
Kartoteka kontrahenta ma sekcje weryfikacji w dwóch bazach. VIES pokazuje, czy firma ma aktywny numer VAT w Unii Europejskiej, a BISNODE dostarcza informacje o jej wiarygodności płatniczej. Obok leżą wizytówki osób kontaktowych, więc dane do rozmowy z kontrahentem nie żyją w telefonie jednego spedytora.
Przewoźnik przechodzi dodatkowe sprawdzenia, których wyniki są podpięte do jego kartoteki:
- polisa OCP z sumą gwarancyjną i terminem ważności,
- licencje transportowe,
- status na białej liście VAT,
- weryfikacja podstawowa z licznikiem dni do wygaśnięcia oraz weryfikacja HV dla ładunków wysokiej wartości,
- wynik w rejestrze KREPT.
Weryfikację KREPT można pominąć w trybie awaryjnym, a karta zlecenia ma wtedy pole na powód pominięcia. Wyjątek zostaje więc zapisany przy zleceniu, a nie przemilczany. Pełny opis sprawdzeń zawiera artykuł o weryfikacji przewoźników i limitach kredytowych.
Przykład: polisa OCP, która wygasa w trakcie współpracy
Przewoźnik jeździ dla firmy od dwóch lat, a jego polisa OCP kończy się w połowie miesiąca. W arkuszu nikt tego nie zauważy, dopóki nie dojdzie do szkody. W Linkway termin ważności polisy jest widoczny w kartotece przewoźnika, a weryfikacja podstawowa ma licznik dni do wygaśnięcia, więc spedytor może poprosić o nową polisę, zanim zleci kolejny przewóz.
Jeśli polisa mimo to wygaśnie, zlecenie zatrzyma się na ostatniej bramce. Przy wysyłce do przewoźnika reguła sprawdza ważność polisy OCP i, zależnie od konfiguracji, blokuje wysyłkę do czasu uzupełnienia aktualnej polisy albo wymaga zgody osoby z szerszymi uprawnieniami.
Jedna kartoteka zamiast duplikatów
Duplikaty w kartotece kontrahentów powstają zwykle wtedy, gdy ta sama firma pełni kilka ról. Przewoźnik, który czasem działa jako spedycja, trafia na dwie listy, a każda z nich żyje własnym życiem: polisa zaktualizowana w jednym rekordzie nie istnieje w drugim.
W linkway.TMS role są kolumnami z polem wyboru: klient, przewoźnik, spedycja, klient promowy i armator. Jedna firma może mieć zaznaczonych kilka ról naraz, więc zostaje jednym rekordem. Do tego rekordu podpięte są wizytówki, konta bankowe, limity, polisy, licencje i weryfikacje.
Jeden rekord ma też skutek finansowy. Limit kredytowy klienta jest widoczny przy zleceniu jako limit miękki i twardy, z bieżącym zaangażowaniem i procentem wykorzystania. Przy dwóch rekordach tej samej firmy zaangażowanie rozkłada się na dwa limity i spedytor widzi mniejsze ryzyko, niż jest w rzeczywistości.
Ta sama zasada obowiązuje dla floty. Pojazdy i naczepy własne oraz podwykonawców są w jednej kartotece, a odróżnia je kolumna właściciela. Kartoteka kierowców oznacza kolorem daty ważności uprawnień, od czerwonego po terminie do niebieskiego, gdy do końca ważności zostało do 60 dni, a reguła kontroli nie pozwoli wysłać zlecenia do kierowcy z nieważnym uprawnieniem.
Wszystkie listy w systemie korzystają z jednego komponentu siatki z filtrem w każdej kolumnie. Możliwy duplikat wyszukuje się więc tak samo po numerze NIP w kartotece kontrahentów, jak po numerze rejestracyjnym w kartotece pojazdów.
Limit kredytowy z datą ważności i źródłem
Przy limicie kredytowym klienta system pokazuje jego źródło, na przykład ubezpieczyciela należności, i datę ważności. To także element jakości danych: limit sprzed roku, którego nikt nie odświeżył, daje spedytorowi fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Data ważności przy limicie mówi, kiedy trzeba go potwierdzić u źródła.
Przekroczenie limitu miękkiego w granicach tolerancji spedytor może zaakceptować sam. Tolerancję ustawia się dla stanowiska, a przekroczenie ponad nią kieruje zlecenie do akceptacji przełożonego, więc decyzja o wyższym ryzyku zapada na odpowiednim szczeblu.
Reguły kontroli i pola wymagane na etapach zlecenia
Kompletność zlecenia linkway.TMS sprawdza regułami kontroli, a nie jednym formularzem z polami obowiązkowymi. System ma 69 reguł w czterech kategoriach: zleceniodawca, przewoźnik, rentowność oraz trasa i adresy. Każda reguła jest przypisana do fazy obiegu zlecenia, więc wymagania rosną razem z postępem pracy nad zleceniem.
| Etap | Co jest sprawdzane | Co się dzieje przy braku |
|---|---|---|
| Kartoteka kontrahenta | Dane rejestrowe pobrane po numerze NIP oraz weryfikacja VIES i BISNODE | Brak widać w kartotece, zanim kontrahent trafi do zlecenia |
| Zapis zlecenia | Podstawowa spójność danych | Zlecenie robocze może być niepełne, a praca nad nim idzie dalej |
| Zatwierdzenie | Wymogi klienta, wartość ładunku, terminy płatności, zgodność trasy i marża wobec progu | Reakcja według profilu stanowiska, od informacji po blokadę |
| Wysyłka do przewoźnika | Status przewoźnika, polisa OCP, licencje, potwierdzony pojazd i naczepa | Zlecenie z blokadą nie wyjdzie do przewoźnika |
Każda reguła ma jeden z pięciu poziomów reakcji: blokadę, ostrzeżenie, poziom „do weryfikacji”, informację albo brak kontroli. Poziom ustawia administrator w profilu stanowiska, więc młodszy spedytor może pracować w trybie bardziej restrykcyjnym niż kierownik spedycji. Ostrzeżenie spedytor potwierdza świadomie, a system zapisuje to w historii zlecenia. Blokada wymaga usunięcia przyczyny albo zgody osoby z szerszymi uprawnieniami.
Komunikaty reguł mówią wprost, co jest nie tak i co z tym zrobić, zamiast odsyłać do numeru błędu. Przykłady z systemu:
- ładunek wymaga kontrolowanej temperatury, a do zlecenia przypisano zestaw bez zabudowy chłodniczej,
- wartość ładunku przekracza ustalony próg, a wymóg ładunku wysokiej wartości nie został zaznaczony,
- termin płatności w zleceniu jest dłuższy niż zapisany w kartotece klienta,
- kod pocztowy punktu załadunku nie odpowiada formatowi przyjętemu dla danego kraju,
- pojazd albo naczepa mają status „do potwierdzenia”.
Część tych komunikatów dotyczy spójności między zleceniem a kartoteką. Reguła o terminie płatności porównuje zlecenie z danymi klienta, a reguła o zabudowie z kartoteką pojazdów. Im staranniej prowadzone kartoteki, tym mniej fałszywych alarmów. Zasady działania reguł opisuje artykuł o automatycznej kontroli zleceń transportowych.
Dane ładunku i punktów trasy
Spójność danych dotyczy też samego przewozu. Pozycja ładunku w linkway.TMS jest przypisana do punktu załadunku i rozładunku, a system pilnuje jej bilansu i pokazuje, ile towaru z danej pozycji jeszcze nie zjechało z auta. Pozycja, której ilość nie bilansuje się między załadunkiem a rozładunkiem, jest widoczna w zleceniu, a nie dopiero u odbiorcy.
Każdy punkt trasy ma typ, kraj, adres i okno czasowe, a reguły z kategorii trasy i adresów sprawdzają między innymi format kodu pocztowego dla danego kraju. Dodatkową kontrolą jest mapa trasy z dystansem i czasem przejazdu. Punkt z błędnym adresem zwykle od razu zniekształca przebieg trasy na mapie, więc spedytor widzi problem przed wysyłką zlecenia.
Historia zmian z autorem i źródłem
Dane bez pochodzenia trudno obronić w sporze. Historia statusów zlecenia w linkway.TMS zapisuje przy każdej zmianie datę zdarzenia, poprzedni i nowy status, źródło zmiany oraz autora. Przy statusach punktów trasy dochodzi numer i miejscowość punktu oraz rodzaj operacji, czyli załadunek albo rozładunek.
Rozróżnienie źródeł rozstrzyga typowy spór o godzinę rozładunku. Status potwierdzony z aplikacji kierowcy w miejscu rozładunku ma inną wagę niż wpis, który pracownik biura dodał po telefonie następnego dnia. Spedytor ma wtedy udokumentowaną wersję zdarzeń do rozmowy z klientem i przewoźnikiem.
Historia chroni też dane zamkniętego zlecenia. Zlecenie w statusie „Rozładowane” nie jest już edytowalne, a zmiana wymaga cofnięcia statusu, które samo zostaje w historii. Potwierdzone ostrzeżenia reguł kontroli również są zapisane, więc po miesiącu widać, kto i kiedy przepuścił zlecenie mimo ostrzeżenia.
Pochodzenie dotyczy także samych reguł. Zestaw kontroli jest utrwalony na zleceniu z profilu stanowiska i obowiązuje każdego, kto otworzy zlecenie, a przycisk „Odśwież zestaw kontroli” wczytuje go ponownie. Przy analizie albo reklamacji spedytor i jego przełożony widzą więc te same warunki, które obowiązywały przy zatwierdzeniu.
Ustalenia z kierowcą też mają swoje miejsce. Sprawy, które nie wymagają rozmowy, kierowca i dyspozytor załatwiają w dyskusji przy zleceniu, więc zapis zostaje obok przewozu, którego dotyczy, a nie w prywatnym komunikatorze.
Pozycje GPS z wielu systemów w jednej kartotece pojazdów
Przy flocie mieszanej o jakości danych GPS decyduje przede wszystkim przypisanie pozycji do właściwego pojazdu. Ten sam ciągnik może figurować w panelu dostawcy pod nazwą nadaną przez firmę telematyczną, a w zleceniu pod numerem rejestracyjnym. Bez powiązania tych identyfikatorów pozycja nie trafi do właściwego zlecenia.
linkway.INTEGRATOR rozwiązuje to przy podłączaniu: konfiguruje połączenie z każdym dostawcą GPS i mapuje jego pojazdy do jednej kartoteki floty. Obsługuje ponad 230 systemów GPS i telematyki bez wymiany urządzeń w pojazdach. W karcie pojazdu pole lokalizatora GPS wiąże rekord z danymi z systemu telematycznego.
Przy podłączaniu kolejnego systemu warto sprawdzić:
- czy każdy pojazd z panelu dostawcy ma odpowiednik w kartotece floty,
- czy żaden pojazd nie ma dwóch rekordów, na przykład po zmianie dostawcy telematyki,
- czy pojazdy podwykonawców mają wpisanego właściciela,
- jakie odczyty oprócz pozycji i statusu udostępnia system danego dostawcy.
Zakres danych zależy od dostawcy. Podstawą są pozycja i status pojazdu, a dane o stylu jazdy pochodzą z magistrali pojazdu i dostarcza je system telematyczny, nie aplikacja kierowcy. Na liście integracji są między innymi Globtrak, GPS Cloud, GPS4YOU, FrameLogic i Strefa GPS.
Pełny wykaz dostawców zawiera spis treści linkway.INTEGRATOR, a przebieg podłączania opisuje artykuł o tym, jak wygląda wdrożenie systemu linkway.INTEGRATOR. Pojazdy podwykonawców może podłączyć zespół Linkway w ramach usługi onboardingu, co zdejmuje z firmy kontakt z każdym przewoźnikiem z osobna.
Poprawne mapowanie ma znaczenie także poza firmą. Z pozycji i planu trasy system wylicza przewidywany czas przyjazdu, a linkway.BRIDGE przekazuje statusy i ETA na platformy kontrahentów, takie jak Project44 i Transporeon. Pozycja przypisana do niewłaściwego pojazdu oznacza więc błędną informację w systemie klienta, a nie tylko na mapie dyspozytora.
Praca bez zasięgu i rzeczywisty czas zdarzenia
Luki w danych z trasy powstają zwykle tam, gdzie kierowca traci zasięg, na przykład w tunelu albo w hali rozładunkowej. Aplikacja linkway.TRACKER zapisuje wtedy zdarzenia w telefonie i wysyła je do systemu po odzyskaniu połączenia, z zachowaniem rzeczywistego czasu zdarzenia.
Dla jakości danych różnica jest zasadnicza. Status „rozładowano” wybrany w hali bez sieci o 14:10 nie zmienia się w rozładunek o 15:30, gdy kierowca wyjedzie na drogę i telefon złapie zasięg. Godzina w historii zlecenia odpowiada zdarzeniu, a nie chwili synchronizacji.
Aplikacja przenosi do zlecenia dane, które bez niej wracałyby do biura telefonicznie albo na papierze:
- statusy jednym dotknięciem, od dojazdu na załadunek po koniec zadania,
- zdjęcia i dokumenty dołączane do zlecenia, od razu dostępne w biurze,
- stan licznika i poziom paliwa zapisane w karcie drogowej,
- zgłoszenie szkody z lokalizacją i zdjęciami.
Dla księgowości oznacza to dane na czas. Zdjęcie dokumentu z rozładunku, na przykład listu przewozowego CMR, jest w zleceniu tego samego dnia, więc fakturowanie nie czeka, aż papier wróci do biura.
Kierowca podwykonawcy, którego pojazd nie ma telematyki, udostępnia lokalizację do zlecenia sześciocyfrowym kodem, bez zakładania konta, więc także jego pozycja trafia do właściwego zlecenia. W przygotowaniu jest moduł eCMR: nadawca i odbiorca podpiszą elektroniczny list przewozowy w aplikacji kierowcy, także bez zasięgu, a komplet dokumentów trafi do paczki dowodowej na wypadek sporu albo kontroli.
Jak utrzymać jakość danych po wdrożeniu
Mechanizmy systemu pilnują danych przy wprowadzaniu, ale porządek w kartotekach wymaga też kilku stałych nawyków. Poniższa lista zbiera czynności, które warto wpisać w obowiązki zespołu.
- Import z kontrolą duplikatów. Przy przenoszeniu kontrahentów z arkuszy warto połączyć rekordy z tym samym numerem NIP i zaznaczyć role, zamiast przenosić dwie kopie tej samej firmy.
- Poziomy reakcji dopasowane do stanowisk. Zbyt łagodne reguły przepuszczają błędy, a nadmiar ostrzeżeń uczy odruchowego klikania w potwierdzenia. Profil stanowiska pozwala dobrać poziom do doświadczenia spedytora.
- Przegląd potwierdzonych ostrzeżeń. Ostrzeżenie potwierdzane przy każdym zleceniu tego samego klienta zwykle oznacza nieaktualne dane w kartotece, na przykład termin płatności.
- Mapowanie nowych pojazdów. Nowy ciągnik albo pojazd nowego podwykonawcy trzeba przypisać do kartoteki od razu, zanim pojedzie z pierwszym zleceniem.
- Terminy uprawnień kierowców. Daty ważności prawa jazdy albo karty kierowcy trzeba wpisywać przy każdym odnowieniu dokumentu, bo bez nich kolorowy pasek w kartotece kierowców nie ma czego pokazać.
- Uprawnienia do zmian. linkway.TMS ma 11 ról z osobnym menu i uprawnieniami sprawdzanymi aż do zapytania do bazy, więc dane kartotek zmieniają tylko osoby, które za nie odpowiadają.
Sygnały braków w raporcie rentowności
Jakość danych widać także w raportach. Raport rentowności wyjazdu sygnalizuje ostrzeżeniem w nagłówku, gdy brakuje przebiegu wyjazdu albo danych o paliwie. Oznacza też dane wprowadzone ręcznie albo oparte na średniej, więc wiadomo, które liczby są pewne, a które szacunkowe.
Typ wydatku bez przypisanej metody rozdziału jest z kolei pomijany bez komunikatu. Konfigurację typów wydatków warto więc przejrzeć raz na starcie i ponownie przy każdej zmianie sposobu rozliczania kosztów.
Dane z innych systemów
Dane, które przepływają między Linkway a systemami klienta, też podlegają kontroli. linkway.BRIDGE łączy TMS z systemami ERP i platformami kontrahentów, a przepływy zabezpiecza szyfrowaniem transmisji, kontrolą uprawnień, audytem przepływów i monitoringiem integracji. Konfigurację i utrzymanie połączeń prowadzi zespół Linkway, bez zmian w systemach klienta.
Kolejne źródło błędów, czyli ręczne przepisywanie dokumentów, ograniczą funkcje, które są w przygotowaniu. Import faktur kosztowych z KSeF ma pobierać je bez przepisywania, a odczyt OCR faktur i dokumentów CMR ma przenosić dane ze skanów wprost do pól w systemie.
Reguły i raporty są w Linkway konfiguracją, a nie częścią kodu, więc zmiana progu albo poziomu reakcji zapisuje się od razu, bez nowej wersji systemu i okna serwisowego. Dane każdego klienta leżą we własnej instancji i bazie, oddzielone od danych innych firm. O ochronie tych danych pisze artykuł bezpieczeństwo danych w systemach logistycznych.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
Utwórz konto
Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.