Cztery etapy skutecznego wdrożenia systemu linkway.TMS
Poznaj profesjonalny proces implementacji oprogramowania, który gwarantuje płynną transformację cyfrową Twojego przedsiębiorstwa transportowego.
Firma Linkway z Poznania oferuje kompleksowy proces wdrożenia swojego oprogramowania dla logistyki linkway.TMS. Ten zaawansowany program do zarządzania transportem jest implementowany w czterech kluczowych etapach, co zapewnia stabilne i płynne przejście do nowego ekosystemu cyfrowego. Pierwszym krokiem jest rzetelna analiza, podczas której eksperci Linkway pomagają określić cele biznesowe oraz precyzyjnie opisać istniejące procesy operacyjne. Wynikiem tego etapu jest dokumentacja stanowiąca fundament dla dalszych prac konfiguracyjnych, co eliminuje ryzyko niedopasowania narzędzi do rzeczywistych potrzeb firmy.
Właściwa implementacja obejmuje instalację, konfigurację oraz parametryzację oprogramowania zgodnie ze specyficznymi wytycznymi klienta. Na tym etapie przygotowujemy również spersonalizowane szablony wydruków i dokumentów elektronicznych, co doskonale uzupełnia zautomatyzowane zarządzanie dokumentacją transportową wewnątrz systemu. Trzeci filar procesu to kompleksowe szkolenia dla wszystkich grup pracowników, od spedytorów po dział księgowości, co gwarantuje pełne wykorzystanie potencjału platformy. Całość zamyka stała opieka serwisowa oraz dostęp do aktualizacji, dzięki czemu Twoja firma może liczyć na profesjonalne wsparcie techniczne i systematyczny rozwój funkcjonalności systemu.
Wprowadzenie do systemu TMS Linkway Strona ta przedstawia system TMS jako narzędzie do przejęcia pełnej kontroli nad procesami transportowymi poprzez automatyzację zadań od planowania tras po rozliczanie zleceń. Głównym celem oprogramowania jest zwiększenie wydajności operacyjnej, redukcja pustych przebiegów oraz obniżenie kosztów działalności firmy.
Czy wiesz jak wygląda proces wdrożenia systemu TMS?
Jak wygląda analiza przed wdrożeniem systemu TMS?
Pierwszym krokiem w procesie wdrożenia systemu TMS jest analiza. Razem z wykonawcą przeanalizujesz cele swojej firmy oraz dostępne środki i metody, które pomogą je osiągnąć. Szczegółowo omówisz wszystkie wymagania, opiszesz istniejące procesy oraz sposób ich realizacji. Jeśli będą potrzebne zmiany, zostaną one zaplanowane na tym etapie. Cały proces kończy się stworzeniem dokumentu, który będzie stanowić podstawę do dalszych działań.
Pierwszym krokiem w procesie wdrożenia systemu TMS jest analiza potrzeb i celów. Wraz z wykonawcą przeanalizujesz swoje wymagania oraz istniejące procesy logistyczne. Ten etap polega na szczegółowym omówieniu sposobów realizacji procesów transportowych, a także określeniu ewentualnych modyfikacji, które trzeba wdrożyć, aby maksymalnie dopasować system do specyfiki Twojej firmy. Analiza kończy się stworzeniem dokumentu, który zawiera szczegółowy plan wdrożenia.
Jak przebiega wdrożenie systemu TMS?
Na etapie wdrożenia systemu instalowane jest oprogramowanie, a jego konfiguracja i parametryzacja odbywają się zgodnie z wytycznymi ustalonymi w trakcie analizy. Obejmuje to dostosowanie poszczególnych funkcjonalności systemu do Twoich potrzeb, przygotowanie szablonów wydruków oraz dokumentów elektronicznych. Jeśli potrzebne są dodatkowe modyfikacje w działaniu systemu, są one wprowadzane na tym etapie, aby system w pełni wspierał procesy logistyczne Twojej firmy.
Następnie przechodzimy do wdrożenia systemu, które obejmuje instalację oprogramowania, jego konfigurację oraz parametryzację zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami. W tym etapie przygotowywane są również szablony dokumentów, takich jak wydruki czy pliki elektroniczne. Dodatkowo, system TMS może zostać dostosowany do specyficznych potrzeb firmy poprzez wprowadzenie modyfikacji w działaniu poszczególnych funkcji.
Jak wygląda szkolenie użytkowników systemu TMS?
Po zakończeniu wdrożenia systemu TMS przeprowadzane jest szkolenie dla wszystkich użytkowników. Przeszkoleni zostaną handlowcy, spedytorzy, dyspozytorzy, analitycy, pracownicy działu fakturowania i księgowości, a także magazyn i obsługa techniczna. Celem szkolenia jest zapewnienie, że każdy użytkownik potrafi efektywnie korzystać z systemu, co pozwoli na maksymalizację jego potencjału.
Kolejnym ważnym krokiem jest szkolenie użytkowników. Wszyscy pracownicy, od handlowców i spedytorów po magazynierów i księgowych, zostaną przeszkoleni w zakresie obsługi systemu. Dzięki temu każdy w firmie będzie w stanie efektywnie korzystać z nowego oprogramowania, co pozwoli na maksymalizację jego potencjału w codziennej pracy.
Jakie wsparcie zapewnia opieka serwisowa po wdrożeniu systemu TMS?
Po wdrożeniu systemu TMS otrzymasz wsparcie serwisowe w zależności od wybranego pakietu – Komfort, Złoty lub VIP. Opieka serwisowa obejmuje dostęp do najnowszych aktualizacji oprogramowania oraz rozwijanie istniejących funkcjonalności. Zespół serwisowy zapewnia także pełne wsparcie techniczne na wszystkich stanowiskach pracy, co gwarantuje płynne działanie systemu i szybkie rozwiązywanie ewentualnych problemów.
Ostatnim etapem jest opieka serwisowa, która zapewnia stałe wsparcie techniczne. W zależności od wybranego pakietu, Komfort, Złoty lub VIP, zyskasz dostęp do aktualizacji systemu oraz możliwości rozwijania jego funkcji. Zespół serwisowy będzie na bieżąco wspierać użytkowników, zapewniając, że system działa sprawnie na każdym stanowisku pracy.
Jakie korzyści linkway.TMS przynosi firmom specjalizującym się w transporcie FTL?
Linkway Sp. z o.o. z Poznania stworzyła wszechstronne oprogramowanie dla logistyki o nazwie linkway.TMS, które oferuje liczne korzyści dla firm specjalizujących się w transporcie FTL (Full Truck Load). Ten program do zarządzania transportem znacząco usprawnia procesy i zwiększa efektywność operacji.
Oprogramowanie TMS umożliwia szybkie rejestrowanie i rozliczanie zleceń, wykorzystując mapy dedykowane dla transportu ciężkiego. Dzięki temu planowanie tras staje się bardziej precyzyjne i efektywne. System automatyzuje też wystawianie dokumentów przychodowych i weryfikuje poprawność faktur kosztowych, co znacznie redukuje ryzyko błędów.
Ponadto linkway.TMS integruje się z systemami FK i biurami rachunkowymi, przyspieszając proces księgowania. Oprogramowanie spedycyjne automatycznie rejestruje płatności i wysyła wezwania do zapłaty, co usprawnia zarządzanie finansami. System oferuje też integrację z zewnętrznymi platformami pozyskiwania zleceń, otwierając nowe możliwości biznesowe.
Dzięki dokładnej analizie rentowności zleceń i możliwości tworzenia dowolnych zestawień, linkway.TMS pomaga podejmować trafniejsze decyzje biznesowe. To wszystko przekłada się na zmniejszenie nakładów pracy na zarządzanie zleceniami i ogólny wzrost efektywności firmy transportowej.
Wdrożenie systemu TMS krok po kroku – jak sprawnie przeprowadzić cyfryzację logistyki?
Czym jest kartoteka kierowców i pojazdów w systemie TMS?
System TMS oferuje rozbudowaną kartotekę kierowców oraz pojazdów, która obejmuje szczegółowe informacje na temat floty oraz personelu. Kartoteka pojazdów zawiera protokoły zdawczo-odbiorcze, kontrolę wyposażenia i stanu technicznego, a także rejestr kart drogowych oraz kart pracy sprzętu i kierowców z pełnymi rozliczeniami eksploatacyjnymi. Funkcjonalności te pozwalają na precyzyjne zarządzanie flotą, rejestrację pojazdów obcych, monitorowanie uszkodzeń, kontrolę zdarzeń serwisowych oraz nadzór nad okresem gwarancyjnym części i usług.
Jak system TMS wspiera kontrolę i analizę kosztów?
Dzięki funkcjom automatyzacji kontroli parametrów eksploatacyjnych, system TMS integruje się z systemami telematycznymi, co umożliwia precyzyjne monitorowanie zużycia paliwa, opłat drogowych oraz innych eksploatacyjnych wskaźników. Rozbudowane funkcje analityczne pozwalają na tworzenie wielopłaszczyznowych analiz kosztów, rentowności pojazdów oraz zleceń, co umożliwia firmie optymalizację działalności operacyjnej. System także obsługuje moduł importu danych z bezgotówkowych kart paliwowych i opłat drogowych, ułatwiając proces rozliczeń oraz monitorowanie kosztów.
Jakie możliwości komunikacyjne i automatyzacyjne oferuje system TMS?
System TMS zapewnia szybką i efektywną komunikację z kierowcami, zarówno poprzez SMS, urządzenia telematyczne, jak i aplikację dla kierowcy. Umożliwia także przechowywanie dowolnych załączników w formie elektronicznej, w tym skanowanie dokumentów. Dodatkowo, system pozwala na definiowanie szablonów zleceń, ich kopiowanie oraz emitowanie dokumentów w wielu wersjach językowych, co ułatwia współpracę z międzynarodowymi kontrahentami. Dystrybucja dokumentów może odbywać się zarówno w formie elektronicznej, jak i tradycyjnej, co zapewnia elastyczność i wygodę w zarządzaniu dokumentacją.
Jakie są kluczowe etapy profesjonalnego wdrożenia systemu TMS w przedsiębiorstwie?
Proces ten rozpoczyna się od szczegółowej analizy przedwdrożeniowej, która pozwala zidentyfikować specyficzne potrzeby i wąskie gardła w obecnych procesach logistycznych. Następnie przechodzi się do technicznej konfiguracji oprogramowania, integracji z systemami zewnętrznymi, takimi jak telematyka GPS lub systemy ERP, oraz migracji kluczowych danych. Całość wieńczą rygorystyczne testy akceptacyjne oraz szkolenia zespołu, co gwarantuje, że system zostanie w pełni i efektywnie wykorzystany od pierwszego dnia po uruchomieniu.
Czy wdrożenie systemu TMS w modelu SaaS jest szybsze niż w przypadku rozwiązań stacjonarnych?
Zdecydowanie tak, ponieważ model SaaS (Software-as-a-Service) eliminuje konieczność budowy własnej infrastruktury serwerowej oraz skomplikowanej instalacji lokalnej. Gotowe moduły są dostępne niemal natychmiast przez przeglądarkę internetową, co pozwala skrócić czas implementacji o wiele tygodni w porównaniu do tradycyjnych systemów on-premise. Dzięki temu firma transportowa może znacznie szybciej zacząć generować zwrot z inwestycji (ROI) poprzez optymalizację kosztów operacyjnych.
Jakie znaczenie dla sukcesu wdrożenia ma integracja API z dotychczasowymi narzędziami IT?
Integracja poprzez nowoczesne interfejsy API jest fundamentem zachowania spójności danych i automatyzacji przepływu informacji między systemem TMS a obecnymi rozwiązaniami, takimi jak systemy księgowe czy platformy visibility. Eliminuje to potrzebę ręcznego przepisywania danych, co drastycznie zmniejsza ryzyko błędów ludzkich i przyspiesza obieg dokumentacji przewozowej. Dobrze przeprowadzona integracja sprawia, że system TMS staje się centralnym „mózgiem” operacyjnym firmy, a nie kolejną, izolowaną aplikacją.
Jak przygotować zespół spedytorów i kierowców na zmianę systemu zarządzania transportem?
Skuteczne wdrożenie wymaga nie tylko technicznej konfiguracji, ale przede wszystkim odpowiedniego przygotowania kadry poprzez cykl dedykowanych szkoleń praktycznych. Ważne jest, aby pracownicy zrozumieli realne korzyści płynące z automatyzacji, takie jak odciążenie od żmudnych zadań administracyjnych czy łatwiejszy dostęp do informacji o statusie zleceń. Zapewnienie stałego wsparcia technicznego w początkowej fazie „go-live” pozwala na bieżąco rozwiewać wątpliwości i budować zaufanie do nowego narzędzia, co jest kluczem do sukcesu w Logistyce 4.0.