System FleetMaster służy do zarządzania flotą pojazdów: łączy ewidencję taboru i kosztów eksploatacji z monitoringiem GPS. Integracja z Linkway działa przez linkway.INTEGRATOR: pozycja i status pojazdów udostępnionych z FleetMaster trafiają na mapę floty i są widoczne przy zleceniu w linkway.TMS. Ewidencja floty zostaje w FleetMaster i dalej służy kierownikowi floty.
Linkway nie jest producentem systemu Fleetmaster. Konto, hasło i panel logowania prowadzi jego producent - Linkway nie ma do nich dostępu i nie odzyska ich w Twoim imieniu. Jeżeli szukasz logowania do systemu Fleetmaster, znajdziesz je na stronie producenta.
Ta strona opisuje co innego: jak dane z systemu Fleetmaster trafiają do panelu Linkway Integrator i pokazują się na jednej mapie razem z pozostałymi systemami GPS używanymi w firmie - bez wymiany urządzeń w pojazdach i bez zrywania umowy z dotychczasowym dostawcą telematyki.
Do czego służy FleetMaster w firmie transportowej
FleetMaster obejmuje dwie warstwy pracy z flotą. Pierwsza to ewidencja: rejestr taboru, koszty eksploatacji, plan przeglądów i serwisów oraz kontrola dokumentów, w tym ubezpieczeń pojazdów i uprawnień kierowców. Druga to monitoring, w którym system GPS pokazuje lokalizację pojazdów w czasie rzeczywistym i zbiera dane o ich pracy. W jednej bazie leżą więc przebiegi, zużycie paliwa, polisy i terminy, a z tej bazy mogą korzystać inne systemy firmy.
Z tych danych korzysta przede wszystkim kierownik floty. Analiza zużycia paliwa i stylu jazdy pomaga mu planować szkolenia kierowców, a dane o kondycji pojazdów ułatwiają układanie przeglądów i napraw. Narzędzia do zarządzania paliwem pokazują, na których autach rosną wydatki. Producent zapewnia szkolenia z obsługi programu i regularne aktualizacje, a firma działa na rynku międzynarodowym.
| Funkcja FleetMaster | Co zyskuje kierownik floty | Odpowiednik w procesie Linkway |
|---|---|---|
| Ewidencja taboru | Jeden rejestr pojazdów z danymi technicznymi | Pojazd z FleetMaster dostaje w Linkway kartę w kartotece pojazdów i naczep, do której spływa jego pozycja |
| Monitorowanie lokalizacji przez GPS | Wiadomo, gdzie jest auto w danej chwili | Przez linkway.INTEGRATOR auto trafia z pozycją i statusem na mapę floty w Linkway |
| Koszty eksploatacji i zużycie paliwa | Kontrola wydatków na każdy pojazd | Wynik wyjazdu linkway.TMS wylicza jako przychód z faktur pomniejszony o koszty, a koszty okresowe, na przykład ratę leasingu, dzieli między wyjazdy według kilometrów albo dni |
| Plan przeglądów i serwisów | Auto nie wypada z ruchu w środku zaplanowanej pracy | Dyspozytor przydziela pojazd do zlecenia w linkway.TMS, a termin serwisu sprawdza w FleetMaster |
| Dokumenty i uprawnienia kierowców | Kierowca nie wyjeżdża z nieważnym dokumentem | W kartotece kierowców linkway.TMS terminy uprawnień mają kolory, a reguła kontroli blokuje wysyłkę zlecenia do kierowcy z nieważnym uprawnieniem |
| Analiza stylu jazdy i kondycji pojazdów | Materiał do szkoleń kierowców i do planu napraw | Ocena kierowców zostaje w FleetMaster, a w Linkway liczy się położenie auta w trakcie przewozu |
| Wsparcie i szkolenia producenta | Pomoc przy obsłudze programu | Połączenie po stronie Linkway konfiguruje zespół Linkway, który przypisuje pojazdy do jednej kartoteki floty |
Dla kogo jest FleetMaster
Z funkcji systemu wynika kilka typowych grup użytkowników:
- Firmy z własną flotą, które chcą prowadzić ewidencję pojazdów i kosztów w jednym programie zamiast w arkuszach.
- Działy flotowe pilnujące terminów przeglądów i ubezpieczeń, bo system zbiera je w jednej bazie razem z danymi pojazdu.
- Przewoźnicy łączący ewidencję z monitoringiem GPS, dla których pozycja auta i jego koszty powinny leżeć obok siebie.
- Firmy z pojazdami w kilku lokalizacjach, którym zależy na jednej bazie floty zamiast osobnych rejestrów w oddziałach.
- Zleceniodawcy współpracujący z przewoźnikami z FleetMaster, którym zależy na pozycjach aut podwykonawcy bez logowania do jego systemu.
Szerzej o zadaniach działu flotowego pisze artykuł na czym polega zarządzanie flotą. Tekst omawia nadzór nad pojazdami oraz planowanie tras i kosztów.
Co z FleetMaster trafia do linkway.INTEGRATOR
linkway.INTEGRATOR pobiera z FleetMaster to, czego dyspozytor potrzebuje w trakcie przewozu: pozycję i status każdego udostępnionego pojazdu. Ewidencja taboru z kosztami i terminami serwisów zostaje w FleetMaster, bo integracja GPS dotyczy danych o położeniu auta. Urządzenia w pojazdach i umowa z dostawcą pozostają bez zmian.
Taki podział ma praktyczny sens. Kierownik floty dalej rozlicza koszty i pilnuje przeglądów w programie, który zna, a spedytor dostaje w Linkway dokładnie to, czego potrzebuje do prowadzenia zlecenia. Nikt nie musi przepisywać pozycji aut z jednego systemu do drugiego ani dzwonić do kierowcy z pytaniem, gdzie jest.
Gdy firma potrzebuje szerszej wymiany danych między systemami, na przykład z ERP albo z platformą kontrahenta, zakres ustala się osobno w ramach linkway.BRIDGE. Analizę, konfigurację API, testy i utrzymanie takiego połączenia prowadzi zespół Linkway, bez modyfikacji systemów klienta.
Gdzie prowadzić dane floty przy działającej integracji
Część danych o flocie można prowadzić w obu systemach. Zestawienie pokazuje, co oferuje każdy z nich, żeby firma świadomie wybrała miejsce dla każdego rejestru i nie wpisywała tych samych informacji dwa razy.
| Rodzaj danych | FleetMaster | linkway.TMS |
|---|---|---|
| Pozycja pojazdu | Monitoring GPS w panelu dostawcy | Mapa floty zasilana przez linkway.INTEGRATOR |
| Rejestr pojazdów | Ewidencja taboru z danymi technicznymi | Kartoteka pojazdów i naczep, w której pole właściciela odróżnia auta własne od aut podwykonawców |
| Przeglądy i ubezpieczenia | Plan przeglądów i serwisów oraz kontrola polis | Moduł floty z ewidencją opon, przeglądów, ubezpieczeń i leasingów |
| Uprawnienia kierowców | Kontrola dokumentów kierowców | Kartoteka kierowców z kolorowymi terminami i regułą, która blokuje wysyłkę zlecenia |
| Koszty | Koszty eksploatacji i zużycie paliwa każdego pojazdu | Koszt kilometra i opłat drogowych przy zleceniu oraz rentowność wyjazdu liczona z faktur |
| Styl jazdy | Analiza stylu jazdy i kondycji pojazdów | Tej analizy linkway.TMS nie prowadzi, zostaje ona w FleetMaster |
Najprostsza zasada brzmi: jeden rejestr na jeden rodzaj danych. Jeśli terminy przeglądów żyją w FleetMaster, a uprawnienia kierowców w linkway.TMS, każdy pracownik wie, gdzie ich szukać. Reguła kontroli zlecenia korzysta wtedy z kartoteki, którą ktoś faktycznie aktualizuje.
Podłączenie FleetMaster przez opiekuna konta GPS
Instrukcja Linkway dla FleetMaster jest krótka, bo dostęp dla integracji tworzy po swojej stronie dostawca systemu. Klient nie ustawia niczego w panelu sam, tylko zgłasza potrzebę opiekunowi swojego konta GPS. Cały proces wygląda tak:
- Prośba o dostęp. Firma zwraca się do opiekuna konta GPS w FleetMaster z prośbą o dane dostępowe do API przeznaczone dla Linkway.
- Wskazanie pojazdów. W tej samej wiadomości firma podaje, które pojazdy mają być udostępnione. Do Linkway trafią tylko auta z tej listy.
- Przekazanie danych. Otrzymane dane dostępowe firma wysyła w odpowiedzi na e-mail od zespołu Linkway albo wpisuje w swoim koncie Linkway, w sekcji Integracje GPS, w części Moje konta GPS, przy pozycji Fleetmaster.
- Konfiguracja w Linkway. Zespół Linkway zestawia połączenie i przypisuje każdy pojazd do karty w jednej kartotece floty. Auta z FleetMaster widać od tej pory na mapie floty i w wykazie pojazdów.
Opcjonalnie dane GPS mogą potem trafić do SAP albo innego systemu ERP. Gdy firma zmieni zakres udostępnionych aut albo dostęp wygaśnie, sprawę znów zgłasza się opiekunowi konta, a nowe dane wpisuje w Linkway. Jak podłącza się innych dostawców, pokazuje zbiór instrukcji integracji GPS z Linkway.
Kartoteka pojazdów i mapa floty po stronie Linkway
Po podłączeniu pojazdy z FleetMaster pojawiają się na mapie floty w linkway.TMS razem z pojazdami z pozostałych systemów GPS. Mapa otwiera się z menu bocznego, w którym osobną pozycję mają też Integracje GPS, czyli miejsce na dane dostępowe do systemów telematycznych. Dyspozytor nie loguje się do FleetMaster, żeby sprawdzić jedno auto w trasie.
Drugim elementem jest kartoteka. W linkway.TMS pojazdy i naczepy własne oraz podwykonawców stoją w jednej kartotece, a odróżnia je pole właściciela. Karta zawiera numer rejestracyjny, VIN, typ pojazdu, zabudowę, grupę tonażową i markę. Pozycja z FleetMaster trafia do karty auta, które biuro już ma w kartotece.
Przy zleceniu dochodzi kartoteka kierowców. linkway.TMS oznacza kolorem terminy uprawnień: te, które mijają w ciągu 60 dni, są niebieskie, w ciągu 30 żółte, w ciągu 7 pomarańczowe, a przeterminowane czerwone. Gdy uprawnienie kierowcy straci ważność, reguła kontroli zatrzyma wysyłkę zlecenia do niego. Terminy w tej kartotece prowadzi się niezależnie od FleetMaster, bo integracja przenosi pozycję i status pojazdu, a nie dane kadrowe.
Jak linkway.TMS prowadzi flotę po swojej stronie, od monitoringu GPS po dokumentację pojazdów, pokazuje artykuł o zarządzaniu flotą w linkway.TMS. Z tego zestawienia łatwo ocenić, które dane firma chce trzymać w FleetMaster, a które w systemie do zleceń.
Dzień pracy dyspozytora z autami z FleetMaster
Spedytor prowadzi zlecenie z rozładunkiem w Brnie, a przewóz realizuje ciągnik z FleetMaster. Klient pyta o godzinę dostawy. Spedytor otwiera zlecenie w widoku zleceń w toku, sprawdza status potwierdzony przez kierowcę i położenie auta na mapie, a przewidywany czas przyjazdu, czyli ETA, podaje w trakcie tej samej rozmowy.
Gdy auto stoi dłużej, niż zakładał plan, dyspozytor widzi to na mapie, zanim klient zadzwoni drugi raz. Wtedy dopiero kontaktuje się z kierowcą, i to już z konkretnym pytaniem. Przyczyny postoju, na przykład usterki, szuka potem kierownik floty w danych FleetMaster.
Pojazdy podwykonawców i inne systemy GPS
W wielu firmach własna flota w FleetMaster wozi tylko część ładunków, a resztę przewozów wykonują podwykonawcy z własną telematyką. linkway.INTEGRATOR sprowadza do jednego widoku ponad 230 systemów GPS, więc auta z FleetMaster mogą stać na mapie obok pojazdów z Frotcom, Geotab, Ecofleet albo FrameLogic. Katalog integracji GPS Linkway obejmuje ponadto między innymi GPS Cloud, GlobePoint, Hertz Systems i Navifleet.
Podwykonawcy nie trzeba przekonywać do zmiany systemu. Wystarczy, że udostępni sygnał GPS kontu zleceniodawcy w Linkway. Tę pracę zleceniodawca wykonuje sam albo oddaje zespołowi Linkway, zamawiając usługę onboardingu podwykonawców. Wtedy tylko wskazuje firmy, a zespół dzwoni do nich po kolei, rejestruje je w platformie, ustawia udostępnianie sygnału dla konta zleceniodawcy i daje znać, gdy auta pojawią się na mapie.
Przewoźnik bez telematyki w aucie nadal może pokazać, gdzie jest: lokalizację przesyła wtedy telefon kierowcy, po wpisaniu kodu zlecenia w aplikacji linkway.TRACKER i bez rejestracji konta. Jak łączyć dane z urządzeń różnych producentów, opisuje artykuł o spinaniu danych z lokalizatorów różnych marek na jednej platformie.
Lista kontrolna przed podłączeniem FleetMaster
Podłączenie idzie sprawnie, gdy firma zbierze kilka informacji, zanim napisze do opiekuna konta GPS. Przed startem warto mieć:
- Kontakt do opiekuna konta GPS w FleetMaster. Od niego zależy wystawienie danych dostępowych dla integracji.
- Wykaz aut do udostępnienia. Numery rejestracyjne w tej samej postaci co w FleetMaster przyspieszają przypisanie aut do kartoteki floty.
- Podział na auta własne i podwykonawców. Kartoteka Linkway rozróżnia właściciela pojazdu, więc ta informacja przyda się od pierwszego dnia.
- Decyzję o terminach przeglądów i uprawnień. Firma ustala, czy prowadzi je tylko w FleetMaster, czy równolegle w linkway.TMS.
- Osobę po stronie firmy. Ktoś musi wpisać dane dostępowe w koncie Linkway albo odpowiedzieć na e-mail zespołu.
Najczęstsze przeszkody przy podłączeniu
Przy podłączaniu systemu GPS kilka spraw łatwo przeoczyć. Przy FleetMaster warto sprawdzić je z wyprzedzeniem:
- Różny zapis numerów rejestracyjnych. Spacja albo dodatkowy znak w numerze utrudniają przypisanie auta do karty w kartotece, więc zapis warto ujednolicić przed startem.
- Niepełna lista pojazdów. Auto, którego zabrakło na liście przekazanej opiekunowi konta, nie pojawi się na mapie. Nowy ciągnik we flocie oznacza więc nowe zgłoszenie do dostawcy.
- Wygasły dostęp do API. Pozycje przestają spływać, choć w pojazdach nic się nie zmieniło. Jeśli dostawca ustala datę ważności dostępu, dobrze mieć ją zapisaną.
- Dwa możliwe źródła położenia. Ciągnik z FleetMaster i z fabryczną telematyką producenta może zasilać kartę pojazdu z dwóch stron, dlatego przed startem ustala się, które źródło ma pierwszeństwo.
Gdy firma dopiero porównuje oprogramowanie, kryteria wyboru zbiera przewodnik po zakupie systemu TMS razem z telematyką. Po starcie integracji dobrze przez kilka pierwszych dni porównywać listę aut na mapie z wykazem przekazanym opiekunowi konta.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.