Jak integrator dla flot ułatwia pracę spedytora i ogranicza opóźnienia w transporcie?

Integrator dla flot ułatwia pracę spedytora, bo zbiera pozycje wszystkich aut, własnych i podwykonawców, na jednej mapie powiązanej ze zleceniami. Spedytor nie loguje się do kilkunastu paneli GPS i nie dzwoni do kierowców z pytaniem, gdzie są. Opóźnienia ogranicza w prosty sposób: odchylenie od planu widać wcześniej, więc jest czas na reakcję i na uprzedzenie klienta, zanim ten sam zadzwoni.

W Linkway tę rolę pełni linkway.INTEGRATOR, połączony z systemem linkway.TMS i aplikacją kierowcy linkway.TRACKER. Poniżej pokazujemy, jak zmienia się dzień pracy spedytora i co robi, gdy zlecenie zaczyna się spóźniać.

Dzień spedytora bez integratora

Spedytor obsługujący przewozy na podwykonawcach często ma kilkadziesiąt zleceń w toku i kilkunastu przewoźników, a każdy z nich korzysta z innego systemu GPS. Część przewoźników udostępnia login do swojego panelu, a z resztą zostaje telefon albo mail z prośbą o pozycję.

Dzień wygląda wtedy podobnie w wielu spedycjach. Rano spedytor otwiera arkusz ze zleceniami i kilka paneli GPS w kartach przeglądarki. Przed południem odbiera pierwsze telefony od klientów z pytaniem o godzinę dostawy i dzwoni do kierowców, żeby na nie odpowiedzieć. O opóźnieniu często dowiaduje się od klienta, który czeka na rampie.

Każdy telefon do kierowcy to kilka minut, ale przy kilkudziesięciu zleceniach składają się na godziny pracy, które nie zostawiają śladu w zleceniu. Informacja z rozmowy zostaje w głowie spedytora, więc gdy ten idzie na urlop, zmiennik zaczyna od zera. Porównanie pracy w arkuszu i w systemie zawiera artykuł Excel w transporcie kontra system TMS.

Poranek: pulpit i zlecenia w toku

Z integratorem dzień zaczyna się od pulpitu spedytora w linkway.TMS. Pulpit zbiera zlecenia z blokadą, czyli te, których nie da się wysłać do przewoźnika, na przykład z powodu niepotwierdzonego pojazdu. Wykres zleceń po statusie pokazuje, w jakim stanie są przewozy, a kliknięcie wycinka otwiera odfiltrowaną listę zleceń.

Obok jest obciążenie dnia: załadunki i rozładunki w oknie od tygodnia wstecz do tygodnia w przód. Przełącznik Moje/Wszystkie zawęża pulpit do zleceń zalogowanego spedytora, więc każdy zaczyna od swoich przewozów.

Drugi ekran poranka to baza zleceń. Widok „Bez pojazdu” pokazuje zlecenia, do których trzeba jeszcze znaleźć auto, a widok „Opóźnione” te, które wymagają reakcji. Widok „W toku” zbiera przewozy w realizacji ze statusami z aplikacji kierowcy, więc spedytor od razu widzi, które ładunki są w drodze, a które czekają na rozładunek. Pracę na tych widokach opisuje tekst o module dyspozytora w linkway.TMS.

Jedna mapa zamiast paneli i telefonów

W ciągu dnia spedytor pracuje na mapie, na której są wszystkie auta, własne i podwykonawców, niezależnie od dostawcy GPS. linkway.INTEGRATOR pobiera pozycje z ponad 230 systemów telematycznych i przypisuje je do pojazdów w jednej kartotece, a pojazd przypisany do zlecenia ma przy sobie jego trasę i statusy. Pozycja auta jest więc powiązana z konkretnym zleceniem, a nie tylko z numerem rejestracyjnym.

Drugim źródłem są statusy z aplikacji linkway.TRACKER. Kierowca zmienia je jednym dotknięciem: dojazd na załadunek, w trasie, rozładowano, koniec zadania. Integrator dokłada do tego statusy i alerty z systemów telematycznych, więc spedytor dowiaduje się o zdarzeniach w trasie z jednego miejsca, a nie z kilku skrzynek mailowych.

Najwięcej czasu zwalnia pytanie klienta o godzinę dostawy. Spedytor otwiera zlecenie i widzi pozycję auta razem z ostatnim statusem. Odpowiada w trakcie tej samej rozmowy, zamiast obiecywać oddzwonienie. Tabela zestawia te same czynności w dniu bez integratora i z nim.

Gdy zlecenie zaczyna się opóźniać

Opóźnienia nie zawsze da się uniknąć: korek, awaria, zamknięta droga albo długi załadunek u poprzedniego klienta przesuną każdy plan. Da się za to skrócić czas między zdarzeniem a reakcją. Bez integratora liczy się on często w godzinach, bo spedytor dowiaduje się o problemie od klienta. Z jedną mapą i statusami sygnał jest widoczny wcześniej, a reakcja przebiega według stałego schematu.

1. Sygnał. Auto stoi na mapie dłużej, niż przewiduje plan, albo kierowca nie nadał na czas statusu dojazdu. Sygnał może też przyjść od linkway.AI jako flaga na zleceniu.
2. Sprawdzenie danych. Spedytor patrzy na czas ostatniej pozycji, bo auto bez sygnału może po prostu jechać przez teren bez zasięgu.
3. Kontakt z kierowcą. Pytanie o przyczynę trafia do dyskusji przy zleceniu w aplikacji, a w pilnej sprawie spedytor dzwoni.
4. Nowe ETA. Z bieżącej pozycji i pozostałej trasy spedytor wylicza nowy czas przyjazdu, doliczając przerwy kierowcy.
5. Informacja dla klienta. Klient dostaje nowy termin, zanim sam zapyta. Jeśli pracuje na platformie typu Project44 albo Transporeon, status trafia tam przez linkway.BRIDGE.
6. Decyzja i zapis. Spedytor decyduje, czy zmienić kolejność rozładunków, czy podstawić inne auto, a zmiany statusów zostają w historii zlecenia razem z ich źródłem.

Przykład z jednego przedpołudnia

Rozładunek w Monachium jest zaplanowany na 14:00. O 10:30 spedytor widzi, że auto podwykonawcy od czterdziestu minut stoi na autostradzie przed Norymbergą, a czas ostatniej pozycji jest aktualny, więc to nie brak zasięgu. Dzwoni do kierowcy, który potwierdza wypadek i zablokowaną drogę. Spedytor liczy nowe ETA na około 15:30 i o 10:45 wysyła klientowi nowy termin, więc klient przesuwa awizację na rampie, zamiast czekać od 14:00 z ludźmi przy bramie.

Sygnały linkway.AI

Przy kilkudziesięciu zleceniach w toku spedytor nie obejrzy każdego auta na mapie co kwadrans. Tu pomaga linkway.AI, warstwa działająca na danych z systemów Linkway i telematyki. Zamiast kolejnych wykresów podaje rekomendacje: sygnalizuje ryzyko opóźnień i flaguje zlecenia zagrożone. Nie wymaga osobnego wdrożenia, a na stronie modułu działa demo, które na fikcyjnych danych rozdziela 100 ładunków w kilka sekund.

Flaga nie zastępuje decyzji spedytora. Pokazuje, na które zlecenia spojrzeć najpierw, więc reakcja zaczyna się od przewozów, w których spóźnienie jest najbardziej prawdopodobne, a nie od tych, o które ktoś akurat zadzwonił.

ETA dla klienta bez telefonu do kierowcy

Przewidywany czas przyjazdu, czyli ETA, spedytor podaje z pozycji auta i pozostałej trasy. W przewozach krajowych to zwykle wystarcza. W międzynarodowych dochodzą przerwy i odpoczynki kierowcy, przeprawy promowe, strefy czasowe i zakazy ruchu ciężarówek, które opisujemy w tekście o webowym monitoringu GPS w transporcie międzynarodowym.

Popołudnie: rozładunki i dokumenty

Po południu spedytor przestaje pytać o pozycję, a zaczyna pytać o dokumenty. Status „rozładowano” z aplikacji kierowcy przychodzi z godziną zdarzenia, także gdy rozładunek odbył się w hali bez zasięgu, bo aplikacja wysyła zapis po odzyskaniu połączenia. Dla spedytora to sygnał, że w zleceniu powinny się pojawić dokumenty z rozładunku.

Kierowca floty własnej fotografuje podpisany list CMR i dołącza zdjęcie do zlecenia w aplikacji. Spedytor sprawdza przy zleceniu, czy odbiorca nie wpisał zastrzeżeń, i przekazuje przewóz do fakturowania bez czekania na papier. Zlecenie w statusie „Rozładowane” nie jest już edytowalne bez cofnięcia statusu, więc dane do faktury nie zmienią się po cichu.

U podwykonawców wygląda to inaczej, bo ich kierowcy często nie pracują w aplikacji spedycji. Dokumenty przychodzą wtedy od przewoźnika mailem albo pocztą, ale spedytor śledził dojazd na rozładunek na mapie na bieżąco. Nie musi więc dopytywać przewoźnika, czy auto zdążyło w oknie czasowym.

Podwykonawcy widoczni jak flota własna

Dla spedytora największą zmianą jest widoczność podwykonawców. Ich auta są na tej samej mapie co flota własna, bo linkway.INTEGRATOR pobiera dane z systemów, które przewoźnicy już mają. Na liście integracji są między innymi PlusFleet, ZF Transics, Auto GPS i CargoTrack Solution. Przewoźnik nie musi zmieniać dostawcy ani montować nowych urządzeń.

Pojazdy podwykonawców trafiają do tej samej kartoteki co flota własna, a odróżnia je właściciel. Przy przydziale auta do zlecenia spedytor wybiera więc z jednej listy, a widok „Bez pojazdu” w bazie zleceń pokazuje, gdzie jeszcze brakuje przydziału.

Podłączenie nowego przewoźnika można zlecić zespołowi Linkway w ramach usługi onboardingu: klient przekazuje listę firm, a zespół rejestruje je w platformie i konfiguruje udostępnianie sygnału GPS. Przewoźnik z giełdy, z którym spedycja jedzie raz, nie wymaga integracji. Jego kierowca wpisuje w aplikacji sześciocyfrowy kod zlecenia i udostępnia lokalizację bez zakładania konta.

Ocena przewoźnika z danych, a nie z pamięci

Dane z integratora przydają się też po rozładunku. Historia statusów w linkway.TMS zapisuje przy każdej zmianie datę i źródło, więc widać, czy potwierdzenia załadunku i rozładunku zmieściły się w oknach czasowych. W danych dodatkowych zlecenia jest pole oceny przewoźnika, więc spedytor wystawia ją od razu, na podstawie faktów z tego przewozu.

Po kilku miesiącach takie oceny pokazują, którym przewoźnikom powierzać pilne zlecenia, a przy których współpraca wymaga więcej telefonów, niż jest warta. Szerzej o pracy z flotą wielu przewoźników pisze tekst o tym, jak monitorować ciężarówki różnych przewoźników.

Pierwszy tydzień z integratorem

Integrator zaczyna pomagać dopiero wtedy, gdy na mapie są auta, które faktycznie jeżdżą dla spedycji. Pierwszy tydzień warto więc poświęcić na podłączenie przewoźników i ustalenie zasad pracy w zespole.

1. Lista przewoźników. Spisz stałych podwykonawców razem z systemami GPS, których używają, i sprawdź te systemy na liście integracji.
2. Onboarding. Podłącz przewoźników samodzielnie albo przekaż listę zespołowi Linkway, który skontaktuje się z każdą firmą.
3. Zapis we wzorze zlecenia. Dopisz do zlecenia dla przewoźnika obowiązek udostępnienia pozycji pojazdu na czas przewozu, przez system GPS albo kodem w aplikacji.
4. Pojazd przypisany przed załadunkiem. Tylko wtedy pozycja na mapie łączy się z trasą zlecenia i jego oknami czasowymi.
5. Zasada kontaktu. Ustal w zespole, że do kierowcy dzwoni się przy odchyleniu od planu, a nie po to, żeby zapytać o pozycję.

Kiedy telefon nadal jest potrzebny

Integrator nie likwiduje telefonu, tylko zmienia jego rolę. Spedytor dzwoni wtedy, gdy dane pokazują odchylenie od planu, a nie po to, żeby się dowiedzieć, gdzie jest auto. Rozmowa jest nadal potrzebna w takich sytuacjach:

• awaria pojazdu albo wypadek, gdy trzeba zorganizować pomoc albo auto zastępcze,
• zmiana miejsca albo godziny rozładunku po stronie klienta,
• dłuższy brak sygnału z pojazdu, którego nie tłumaczy trasa przez teren bez zasięgu,
• spór na rampie, na przykład o stan towaru albo liczbę palet.

Ustalenia z takiej rozmowy warto przenieść do dyskusji przy zleceniu, żeby zmiennik albo księgowość nie musieli ich odtwarzać. O tym, jak zastąpić telefony stałym kanałem kontaktu, pisze tekst o komunikacji z kierowcą, a kolejne poradniki zbiera baza wiedzy Linkway.

Opublikowano: 15 kwietnia 2024. Aktualizacja: 29 września 2026.

O autorze

Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway

Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.

Wszystkie artykuły autora - profil LinkedIn