Aplikacja do zarządzania flotą eliminuje papierowe dokumenty

Aplikacja kierowcy zastępuje papier tam, gdzie powstaje najwięcej dokumentów: w kabinie i na rampie. W linkway.TRACKER kierowca prowadzi kartę drogową, fotografuje podpisany list CMR i dokumenty dostawy, spisuje protokół przekazania pojazdu i zgłasza szkodę. Każdy z tych zapisów od razu trafia do zlecenia w systemie, więc biuro nie czeka z fakturą na powrót kierowcy do bazy.

Poniżej opisujemy, które dokumenty przechodzą do aplikacji i co z nich dostaje biuro. Osobne części dotyczą pracy bez zasięgu i elektronicznego listu przewozowego eCMR, który jest w przygotowaniu. Dalej pokazujemy, jak zmiana obiegu dokumentów skraca drogę do faktury i jak wprowadzić aplikację u kierowców.

Które dokumenty zastępuje aplikacja kierowcy

Papier w firmie transportowej ma dwa źródła. Część dokumentów przychodzi z zewnątrz i zostaje papierowa, na przykład list CMR podpisany przez odbiorcę, dopóki strony przewozu nie przejdą na wersję elektroniczną. Pozostałe firma wytwarza sama: kartę drogową, protokół przekazania pojazdu, notatkę o szkodzie, potwierdzenia statusów przez telefon. Te da się przenieść do aplikacji od razu, bez zmian w przepisach i bez zgody kontrahentów.

linkway.TRACKER działa na smartfonie z Androidem, więc firma nie kupuje terminali pokładowych. Kierowca loguje się danymi z firmy i widzi przypisane zlecenia z trasą oraz instrukcjami załadunku i rozładunku. Z pulpitu aplikacji ma dostęp do karty drogowej, zleceń, czatu z biurem, punktów POI i spraw floty. Tabela zestawia dokumenty, które aplikacja przenosi z papieru do systemu.

Część tych informacji istniała wcześniej tylko w pamięci kierowcy albo w telefonie dyspozytora. Po przeniesieniu do aplikacji każdy zapis ma datę i autora, a przy tym jest przypięty do konkretnego zlecenia, więc da się go odnaleźć przy reklamacji albo kontroli.

Kto w firmie korzysta z danych z aplikacji

Zapis zrobiony raz przez kierowcę trafia do kilku osób w firmie, a każda z nich szuka w nim czego innego. W obiegu papierowym ta sama kartka musiała przejść przez kolejne biurka, zanim trafiła do segregatora.

Karta drogowa w telefonie kierowcy

Papierowa karta drogowa zbiera dane, bez których nie da się rozliczyć przejazdu: który pojazd jechał, z jaką naczepą, ile kilometrów przejechał i ile miał paliwa. Kłopot w tym, że wypełnia się ją ręcznie, często na koniec dnia, a do biura trafia razem z innymi papierami po powrocie z trasy. Nieczytelna cyfra w stanie licznika wychodzi dopiero przy rozliczeniu paliwa, kiedy kierowca jest już w kolejnej trasie.

W linkway.TRACKER karta drogowa mieści się na jednym ekranie: numer zlecenia, pojazd i naczepa, stan licznika oraz poziom paliwa. Kierowca może też pobrać bieżącą lokalizację, więc odczyt ma przypisane miejsce, a nie tylko godzinę. Karta jest powiązana z numerem zlecenia, dlatego odczyty trafiają do systemu razem z danymi przewozu. Stany licznika z kolejnych kart dają przebieg pojazdu, który można porównać z fakturami za paliwo i z kilometrami z trasy zlecenia.

Karta drogowa w aplikacji nie zastępuje tachografu ani danych z magistrali pojazdu. Czas pracy kierowcy nadal rejestruje tachograf, a dane o stylu jazdy pochodzą z magistrali przez system telematyczny, którego odczyty zbiera linkway.INTEGRATOR. Aplikacja obsługuje zlecenia i dokumenty kierowcy.

Dokumenty z rozładunku w zleceniu w dniu dostawy

Najważniejszy papier w przewozie to podpisany list CMR i dokument dostawy, bo od nich zależy faktura. W linkway.TRACKER kierowca robi zdjęcie dokumentu zaraz po rozładunku i dołącza je do zlecenia jako załącznik. Plik jest w biurze po synchronizacji telefonu, a spedytor widzi go przy zleceniu, bez szukania w poczcie. Takie zdjęcie służy jako elektroniczne potwierdzenie dostawy POD.

Zdjęcie przydaje się także przed rozładunkiem. Kierowca może sfotografować ładunek przy załadunku albo zaraz po otwarciu naczepy u odbiorcy, co ułatwia rozmowę o reklamacji, gdy towar dojechał uszkodzony. Do zlecenia da się też dołączyć plik zapisany w telefonie, na przykład dokument otrzymany od nadawcy.

Zdjęcie dokumentu, które da się odczytać

Zdjęcie zastępuje kartkę tylko wtedy, gdy księgowość i klient odczytają z niego wszystko, co jest na oryginale. Kilka zasad warto przekazać kierowcom na szkoleniu:

• cały dokument w kadrze, łącznie z krawędziami, na płaskiej powierzchni i bez odblasku lampy,
• podpis i pieczątka odbiorcy wyraźnie widoczne, razem z datą i godziną przyjęcia towaru,
• każda adnotacja i zastrzeżenie odbiorcy na osobnym zdjęciu, jeśli są na odwrocie albo na innym egzemplarzu,
• zdjęcie dołączone do właściwego zlecenia jeszcze przy rampie, a nie wieczorem z pamięci.

Obieg papierowy a obieg w aplikacji

Różnicę najlepiej widać na drodze jednego dokumentu. Podpis odbiorcy w obu przypadkach wciąż trafia na papier. Zmienia się to, co dzieje się z kartką później.

Obok dokumentów do zlecenia spływają statusy. Kierowca zmienia je jednym dotknięciem: dojazd na załadunek, w trasie, rozładowano, koniec zadania. Status „rozładowano” jest dla biura sygnałem, że w zleceniu powinny już być zdjęcia dokumentów i można przygotować fakturę. O tym, jak statusy i czat przy zleceniu zastępują telefony, piszemy w tekście o komunikacji z kierowcą.

Protokół przekazania pojazdu i zgłoszenie szkody

Przy zmianie kierowcy albo odbiorze auta z serwisu firmy spisują protokół: kto oddał pojazd, kto go przyjął, w jakim był stanie i z jakimi dokumentami. Na papierze taki protokół łatwo zgubić, a przy sporze o rysę na zderzaku nikt już nie pamięta, czy była tam tydzień wcześniej.

W menu Flota aplikacji kierowca rejestruje przekazanie albo przyjęcie pojazdu: typ przekazania, datę, pojazd z przyczepą i wynik weryfikacji dokumentów. Lista weryfikacji obejmuje dokumenty, które muszą być w kabinie, na przykład wypis z licencji i aktualne badanie techniczne. Aplikacja tych dokumentów nie zastępuje, bo przy kontroli drogowej kierowca okazuje oryginały, ale pozwala sprawdzić, czy są na miejscu, zanim pojazd wyjedzie z placu. Zapis zostaje w systemie, więc przy każdym przekazaniu wiadomo, kto i kiedy przejął pojazd.

Zgłoszenie szkody działa podobnie. Kierowca wpisuje datę i godzinę zdarzenia, pojazd, rodzaj szkody i koszt, a do tego dołącza lokalizację GPS oraz zdjęcia. Zgłoszenie trafia do systemu od razu, więc biuro może zawiadomić ubezpieczyciela albo umówić serwis, zanim kierowca skończy trasę. Oba zapisy się uzupełniają: gdy uszkodzenie wyjdzie przy przekazaniu pojazdu, data przekazania pozwala ustalić, na czyjej zmianie powstało, a zgłoszenie szkody dokumentuje je zdjęciami.

Po stronie biura dane o pojazdach prowadzi linkway.TMS. Kartoteka pojazdów i naczep obejmuje flotę własną i podwykonawców, a menu Flota prowadzi ewidencję opon, przeglądów, ubezpieczeń i leasingów. Kartoteka kierowców oznacza kolorem terminy ważności uprawnień: czerwony po terminie, pomarańczowy do 7 dni, żółty do 30 i niebieski do 60 dni. Reguła kontroli nie pozwoli wysłać zlecenia do kierowcy, któremu uprawnienie wygasło.

Praca bez zasięgu

Rozładunki bywają tam, gdzie telefon traci sieć, na przykład w hali magazynowej albo w górskiej dolinie przy dojeździe do klienta. W obiegu papierowym to bez znaczenia, bo kartka zasięgu nie potrzebuje. Aplikacja musi sobie z tym poradzić, inaczej kierowca wróci do notowania na papierze.

linkway.TRACKER zapisuje zdarzenia w telefonie i wysyła je do systemu po odzyskaniu połączenia, z zachowaniem rzeczywistego czasu zdarzenia. Status „rozładowano” nadany w hali bez sieci nie przesuwa się więc na godzinę, o której kierowca wyjechał na drogę z zasięgiem. Ma to znaczenie przy rozliczaniu postojów i przy sporach o spóźnienie w oknie czasowym.

Przykład: kierowca kończy rozładunek w hali o 6:40, wyjeżdża o 7:25 i dopiero na drodze odzyskuje zasięg. Zdarzenie dociera do systemu o 7:25, ale z godziną 6:40. Gdyby aplikacja zapisała godzinę wysłania, klient z oknem dostawy od 6:00 do 7:00 zobaczyłby spóźnienie, którego nie było.

Historia statusów w linkway.TMS pokazuje przy każdej zmianie, kto jej dokonał i skąd przyszła: od użytkownika biura czy z aplikacji kierowcy. Zlecenie w statusie „Rozładowane” nie jest już edytowalne bez cofnięcia statusu, więc dane, na których opiera się faktura, nie zmienią się po cichu.

Elektroniczny list przewozowy eCMR

Zdjęcie podpisanego listu CMR przyspiesza obieg, ale nie zmienia natury dokumentu. Nadal jest to kartka podpisana długopisem, a skan nie daje mocy prawnej listu przewozowego ani gwarancji, że treść nie zmieniła się po podpisaniu. Te cechy ma dopiero eCMR, czyli list sporządzony i podpisany elektronicznie od początku.

Podstawą prawną jest protokół dodatkowy do konwencji CMR, który przyznaje elektronicznemu listowi tę samą moc co papierowemu. Papierowy CMR pozostaje przy tym w pełni legalny i nikt nie musi z niego rezygnować. W Polsce inspektor przy kontroli drogowej wymaga dziś dokumentu papierowego, a zmiana tych przepisów jest w toku. Kalendarz zmian opisuje artykuł o eCMR i zmianach od 2027 roku.

W Linkway moduł eCMR jest w przygotowaniu i nie jest jeszcze dostępny. Według założeń list ma powstawać z danych zlecenia, bez przepisywania. Nadawca podpisze go w aplikacji kierowcy przy załadunku, a odbiorca przy rozładunku. W trasie bez zasięgu dane zapiszą się w telefonie, a zastrzeżenia do stanu ładunku odbiorca zgłosi od razu, ze zdjęciem.

Na wypadek sporu z kontrahentem albo zgłoszenia do ubezpieczyciela system ma składać paczkę dowodową z rejestrem operacji na dokumencie. Podział ról między strony przewozu pokazuje tekst o procesie eCMR i podpisach stron.

Co przygotować przed przejściem na eCMR

Elektroniczny list ma powstawać z danych zlecenia, więc jego jakość zależy od tego, jak firma prowadzi zlecenia już dziś. Kilka rzeczy da się uporządkować bez czekania na moduł:

• Kompletne dane w zleceniach. Pełne adresy załadunku i rozładunku, opis towaru, waga i liczba sztuk, bo z nich powstanie treść listu.
• Kartoteka kontrahentów. Aktualne dane nadawców i odbiorców w jednej kartotece zamiast w notatkach poszczególnych spedytorów.
• Nawyk pracy w aplikacji. Kierowcy, którzy dziś fotografują dokumenty i nadają statusy, łatwiej przejdą na podpisy w telefonie.
• Lista kontrahentów gotowych na eCMR. Tryb pracy ma być ustawiany osobno dla każdego kontrahenta, więc trzeba wiedzieć, kto zostanie przy papierze.

Jak aplikacja skraca drogę do faktury

Cykl od przyjęcia zlecenia do wpływu pieniędzy, nazywany order to cash, w transporcie zwykle wydłuża się na jednym odcinku: między rozładunkiem a fakturą. Wiele firm nie wystawia faktury bez dokumentu dostawy, a papierowy dokument wraca z kierowcą albo pocztą. W transporcie termin płatności często biegnie od doręczenia faktury razem z dokumentami przewozowymi, więc każdy dzień zwłoki w biurze przesuwa wpływ pieniędzy.

Gdy zdjęcie dokumentu jest w zleceniu w dniu rozładunku, biuro może wystawić fakturę od razu, o ile umowa z klientem nie wymaga przesłania papierowych oryginałów. W linkway.TMS faktura powstaje z danych zlecenia, bez przepisywania stawki i danych kontrahenta, a system obsługuje KSeF. Fakturę administracyjną można wystawić wprost z karty zlecenia.

Zanim faktura wyjdzie do klienta, warto sprawdzić przy zleceniu kilka rzeczy. Gdy wszystko jest w systemie, nie trzeba do tego segregatora:

• status „rozładowano” z aplikacji kierowcy, z godziną zgodną z oknem czasowym albo z opisem opóźnienia,
• zdjęcie podpisanego CMR bez zastrzeżeń odbiorcy albo z zastrzeżeniem, które trzeba wyjaśnić przed wystawieniem faktury,
• zgodność ilości na dokumencie dostawy z ładunkiem w zleceniu,
• koszty dodatkowe, na przykład postój ponad uzgodniony czas, dopisane do zlecenia i uzgodnione z klientem.

Druga strona rozliczenia to koszty. Faktury od przewoźników trzeba przypisać do zlecenia, żeby wynik przewozu był policzony z dokumentów, a nie z szacunków. W przygotowaniu są import faktur kosztowych z KSeF oraz odczyt faktur i listów CMR przez OCR. Powiązanie dokumentów z rozliczeniem opisują teksty o tym, jak działa rozliczenie dokumentów w systemie transportowym i jak linkway.TMS ułatwia zarządzanie dokumentami, a szerszy obraz daje artykuł o elektronicznym obiegu dokumentów.

Wdrożenie aplikacji u kierowców i podwykonawców

Aplikacja nie wymaga sprzętu w kabinie, więc wdrożenie sprowadza się do ustaleń organizacyjnych. Najwięcej zależy od tego, czy kierowcy wiedzą, które dokumenty fotografować i w którym momencie. Przed szkoleniem można im wysłać link do tego poradnika, żeby znali zasady fotografowania dokumentów, zanim wezmą telefon do ręki.

1. Lista dokumentów. Ustal, które dokumenty kierowca fotografuje przy każdym zleceniu, na przykład CMR i WZ, oraz kiedy dołącza je do zlecenia.
2. Instalacja i logowanie. Kierowca instaluje aplikację na telefonie z Androidem i loguje się danymi z firmy.
3. Obowiązkowe statusy. Uzgodnij, które statusy kierowca musi nadać, bo od nich zależy informacja dla klienta i sygnał dla księgowości.
4. Szkolenie na jednym zleceniu. Przejdź z kierowcą całe zlecenie w aplikacji, razem z kartą drogową i dołączeniem zdjęcia dokumentu.
5. Podwykonawcy. Kierowca przewoźnika zewnętrznego może udostępnić lokalizację do zlecenia po wpisaniu sześciocyfrowego kodu, bez zakładania konta.
6. Przegląd po pierwszym tygodniu. Wyszukaj zlecenia bez zdjęć dokumentów albo bez statusu „rozładowano” i omów je z kierowcami, którzy je pominęli.

Najczęstsza obawa kierowców dotyczy lokalizacji. Od początku trzeba wyjaśnić, że kierowca udostępnia pozycję do konkretnego zlecenia, a dane o stylu jazdy nie pochodzą z telefonu, tylko z systemu telematycznego w pojeździe. Druga sprawa to sam telefon: firma musi zdecydować, czy kierowcy pracują na telefonach służbowych, czy prywatnych, i zapisać to w zasadach pracy.

W Linkway aplikacja jest częścią wdrożenia systemu, które ma cztery etapy: analizę procesów, konfigurację z integracją, szkolenie ze startem aplikacji TRACKER oraz wsparcie i rozwój. Pozycję pojazdów podwykonawców, którzy mają własną telematykę, zbiera linkway.INTEGRATOR z ponad 230 systemów GPS, na przykład FrameLogic, Globtrak, GPS Guardian i Gesinflot.

Kierowca widzi w aplikacji zlecenie, a spedytor w biurze te same dane uzupełnione o dokumenty i statusy. Jak ta wspólna praca wygląda z obu stron, opisuje tekst o aplikacji mobilnej dla kierowców i spedytorów.

Opublikowano: 8 marca 2023. Aktualizacja: 29 września 2026.

Utwórz konto

Możesz założyć bezpłatnie konto na naszej platformie Linkway i zacząć z nami współpracować.

Zacznij współpracę

O autorze

Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway

Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.

Wszystkie artykuły autora - profil LinkedIn