Elektroniczny list przewozowy przechodzi przez trzy podpisy w stałej kolejności. Nadawca wystawia list i podpisuje wydanie towaru. Kierowca potwierdza przejęcie ładunku na rampie, a odbiorca kwituje dostawę po rozładunku. Po każdym podpisie dokument zmienia status, a platforma eCMR pilnuje, żeby treść nie zmieniła się bez śladu.
Poniżej opisujemy przebieg tego obiegu: kto w nim uczestniczy, jakie dane list bierze ze zlecenia, co dzieje się na rampie i w trasie bez zasięgu oraz co trafia do paczki dowodowej przy sporze. W Linkway moduł eCMR jest w przygotowaniu, z wdrożeniem planowanym na 2027 rok, dlatego jego funkcje opisujemy jako plan. Podstawę prawną i kalendarz zmian omawia artykuł eCMR - co zmienia się od 2027 roku.
Kto wystawia eCMR i kto zamyka obieg
Obieg otwiera nadawca, czyli firma, która wydaje towar. Dane do listu może przygotować spedytor na podstawie zlecenia, ale to nadawca podpisuje wydanie towaru jako pierwszy. Przewoźnik przejmuje list razem z ładunkiem. Kolejności nie da się odwrócić: odbiorca nie podpisze dokumentu, którego kierowca wcześniej nie potwierdził na rampie.
Obieg kończą dwie strony. Etap transportowy zamyka odbiorca, który kwituje rozładunek trzecim podpisem. Sam dokument domyka platforma eCMR: utrwala jego stan po ostatnim podpisie i przenosi go do archiwum. Moment podpisu odbiorcy i moment zamknięcia dokumentu nie muszą więc wypadać w tej samej sekundzie, co ma znaczenie przy rozliczeniach.
| Uczestnik | Kiedy wchodzi do obiegu | Co robi z dokumentem |
|---|---|---|
| Nadawca | Przed załadunkiem | Odpowiada za dane ładunku w liście i podpisuje wydanie towaru |
| Przewoźnik (kierowca) | Na rampie załadunkowej | Porównuje ładunek z opisem i podpisuje przejęcie, w razie potrzeby z zastrzeżeniem |
| Odbiorca | Przy rozładunku | Sprawdza zgodność dostawy i kwituje odbiór, a braki albo uszkodzenia wpisuje do listu |
| Platforma eCMR | Przez cały obieg | Pilnuje integralności treści i rozsyła dokument stronom, po trzecim podpisie go zamyka |
| Służby kontrolne | Podczas kontroli drogowej | Odczytują dokument, zwykle po zeskanowaniu kodu, bez prawa jego zmiany |
Nadawca i odbiorca bywają tą samą firmą przy przewozach między własnymi oddziałami, ale role w dokumencie pozostają rozdzielone. Podobnie jest z przewoźnikiem umownym i faktycznym: gdy zlecenie idzie do podwykonawcy, podpis na rampie składa kierowca, który fizycznie przejmuje ładunek.
Pięć etapów obiegu eCMR
Obieg dzieli się na pięć etapów. Każdy ma jednego odpowiedzialnego i kończy się zmianą statusu dokumentu. To status, a nie miejsce pobytu kartki, mówi stronom, na jakim etapie jest przewóz.
- Wystawienie. List dostaje dane ładunku i stron przewozu, a platforma nadaje mu numer i kod do odczytu. Nadawca podpisuje go z konta w swoim systemie albo dopiero przy wydaniu towaru na rampie.
- Załadunek i przejęcie. Kierowca porównuje ładunek z opisem w liście i podpisuje przejęcie. Jeśli coś się nie zgadza, podpis idzie razem z zastrzeżeniem. Od tej chwili za towar odpowiada przewoźnik, a dokument ma status przewozu.
- Przewóz. Na tym etapie nikt nie podpisuje. Dokument jest dostępny do wglądu, a jego status można zestawić z pozycją pojazdu z systemu GPS. Kontrola drogowa odczytuje list, ale go nie zmienia.
- Rozładunek i odbiór. Odbiorca sprawdza dostawę pod względem ilości i stanu towaru, a braki albo uszkodzenia wpisuje przed trzecim podpisem. Dokument dostaje status dostarczonego.
- Zamknięcie i archiwum. Platforma utrwala dokument z kompletem podpisów i udostępnia wersję końcową stronom obiegu. Potwierdzenie dostawy jest dostępne od razu, więc faktura nie czeka na powrót kierowcy z papierem.
Kto podpisuje list i w którym momencie
Każdy podpis zapada w innym momencie i wywołuje inny skutek. Forma techniczna też bywa różna: nadawca często podpisuje z konta w swoim systemie, a kierowca i odbiorca na ekranie urządzenia przy rampie.
| Moment | Kto podpisuje | Typowa forma | Skutek dla obiegu |
|---|---|---|---|
| Wydanie towaru | Nadawca | Podpis z konta w systemie nadawcy albo na ekranie urządzenia kierowcy | List przechodzi do przewoźnika |
| Przejęcie ładunku | Kierowca w imieniu przewoźnika | Podpis na ekranie albo jednorazowy kod | Odpowiedzialność za towar przechodzi na przewoźnika |
| Odbiór dostawy | Odbiorca | Podpis na ekranie urządzenia kierowcy albo potwierdzenie zdalne | Potwierdzenie dostawy otwiera fakturowanie |
| Zamknięcie dokumentu | Platforma, bez oświadczenia woli | Techniczne zabezpieczenie treści | Każda późniejsza zmiana zostawia ślad |
Zamknięcie dokumentu przez platformę bywa mylone z czwartym podpisem, ale pełni inną funkcję. Nie jest oświadczeniem żadnej ze stron, tylko zabezpieczeniem treści, po którym każda zmiana zostawia ślad.
Formy podpisu spotykane na rampie
Na rampie spotyka się głównie podpis złożony palcem albo rysikiem na ekranie telefonu lub tabletu, nazywany Sign-on-Glass. Gdy podpisujący nie ma dostępu do urządzenia kierowcy, sprawdza się jednorazowy kod PIN albo SMS. Podpis kwalifikowany, oparty na certyfikacie dostawcy usług zaufania, pojawia się zwykle po stronie nadawcy, który podpisuje z konta w systemie.
O tym, która forma wystarczy, decydują ustalenia stron przewozu oraz to, czy platforma potrafi wykazać, kto i kiedy złożył podpis. W sporze liczy się dowód, że treść listu nie zmieniła się po podpisaniu, a nie sam gest na ekranie.
Jakie dane list przewozowy bierze ze zlecenia
Każde ręczne przepisanie danych do listu tworzy okazję do rozbieżności między dokumentem a zleceniem. Planowany moduł eCMR w linkway.TMS ma budować list wprost z danych zlecenia transportowego, więc spedytor nie wpisze ich drugi raz. Tabela pokazuje, skąd w zleceniu pochodzi każda grupa danych.
| Dane w liście | Źródło w zleceniu | Co warto wiedzieć |
|---|---|---|
| Nadawca i odbiorca | Kartoteka kontrahentów z rolami | Dane rejestrowe pobierane po numerze NIP są te same co na fakturze |
| Adresy załadunku i rozładunku | Punkty trasy zlecenia | Każdy punkt ma adres i okno czasowe, a kolejność punktów wyznacza trasę |
| Towar i waga | Pozycje ładunku przypisane do punktów | Pozycja ma jednostkę i ilość, a przy towarach niebezpiecznych oznaczenie ADR |
| Koszty przewozu | Przychody i koszty na karcie zlecenia | Kwoty w walucie zlecenia, bez kopiowania z arkusza |
Przy trasie z kilkoma rozładunkami moduł ma wystawiać komplet listów dla wszystkich punktów jedną operacją. Pozwala na to budowa zlecenia: pozycja ładunku jest przypisana do punktu załadunku i rozładunku, a nie do zlecenia jako całości, więc system wie, który towar zjeżdża w którym miejscu.
Dane kontrahentów pochodzą z jednej kartoteki, w której ta sama firma może mieć kilka ról, na przykład klienta i przewoźnika. Dzięki temu nadawca i odbiorca w liście mają te same dane rejestrowe co w zleceniu i na fakturze.
Podpisy na rampie w aplikacji kierowcy
W modelu planowanym przez Linkway podpisy zbiera aplikacja kierowcy linkway.TRACKER. Nadawca podpisuje na telefonie kierowcy przy załadunku, a odbiorca przy rozładunku. Odbiorca, który nie może podpisać na miejscu, ma mieć możliwość potwierdzenia zdalnie, przez link.
Tryb pracy ma być ustawiany osobno dla każdego kontrahenta. Część odbiorców może zostać przy papierze, a pozostali przejść na podpis elektroniczny, więc zmiana nie musi obejmować wszystkich klientów naraz.
Aplikacja już dziś obsługuje dokumenty przewozowe w prostszej formie. Kierowca dołącza do zlecenia zdjęcia listu i innych dokumentów, a biuro widzi je od razu. Statusy zmienia jednym dotknięciem: dojazd na załadunek, w trasie, rozładowano, koniec zadania.
Praca bez zasięgu
Na rampie w hali albo w trasie przez tereny bez zasięgu podpis i tak musi zapaść na miejscu. Aplikacja zapisuje wtedy zdarzenia w telefonie i wysyła je po odzyskaniu połączenia, z zachowaniem rzeczywistego czasu zdarzenia. Tak działa już obsługa statusów, a moduł eCMR ma w ten sam sposób obsługiwać podpisy.
Czas zdarzenia jest tu ważniejszy niż czas wysłania. Gdyby system przyjmował godzinę synchronizacji, podpis złożony o 14:05 w strefie bez zasięgu mógłby trafić do dokumentu z godziną wieczorną. Spór o terminowość rozładunku rozstrzygałby wtedy zapis niezgodny ze stanem faktycznym.
Kontrola drogowa w trakcie przewozu
Podczas kontroli inspektor nie edytuje listu, tylko go odczytuje. W modelu docelowym robi to po zeskanowaniu kodu z urządzenia kierowcy albo przez dostęp do certyfikowanej platformy i widzi dane o przewozie razem z historią podpisów.
Moc prawną elektronicznego listu daje protokół dodatkowy do konwencji CMR, którego Polska jest stroną od grudnia 2019 roku. Obowiązek przyjmowania danych z certyfikowanej platformy wiąże organy kontrolne państw członkowskich od 9 lipca 2027 roku, na podstawie unijnego rozporządzenia eFTI. Do czasu zmiany przepisów krajowych kierowca w Polsce powinien mieć przy kontroli papierowy list, dlatego obieg elektroniczny trzeba na razie planować z możliwością wydruku.
Planowany moduł eCMR w Linkway ma działać w dwóch trybach ustawianych dla kontrahenta. Pierwszy opiera się na regulaminie uzgodnionym z klientem. Drugi korzysta z zewnętrznej, certyfikowanej platformy eFTI i jest przeznaczony dla przewozów, które mają być honorowane podczas kontroli drogowej. Linkway nie buduje własnej platformy eFTI, więc zmiana jej dostawcy ma być kwestią konfiguracji, a nie wymiany systemu.
Zastrzeżenia i paczka dowodowa
Zastrzeżenia wpisuje się w dwóch momentach: przy przejęciu ładunku przez kierowcę i przy odbiorze. To te same momenty co przy papierowym dokumencie CMR, ale zapis nie musi mieścić się w wąskiej rubryce i nie zależy od czytelności pisma.
Wersja elektroniczna dodaje do zastrzeżenia czas zdarzenia i zdjęcie, na przykład uszkodzonej palety albo zerwanej plomby. Zapis trafia od razu do pozostałych stron, więc dyspozytor wie o problemie, zanim kierowca wróci do bazy. W planowanym module Linkway odbiorca zgłasza zastrzeżenie ze zdjęciem od razu przy rozładunku.
Na wypadek sporu z kontrahentem albo zgłoszenia szkody do ubezpieczyciela system ma składać paczkę dowodową. Plan przewiduje w niej cztery elementy:
- wydruk listu przewozowego w wersji końcowej,
- rejestr operacji wykonanych na dokumencie,
- skróty kontrolne, które potwierdzają, że treść nie zmieniła się po podpisaniu,
- zdjęcia zgłoszonych zastrzeżeń.
Reklamację rozstrzyga się na podstawie tego, co zapisano przy wydaniu i przy odbiorze. Gdy tych zapisów brakuje, zostaje odtwarzanie przebiegu zdarzeń z pamięci uczestników.
Część tego materiału linkway.TMS gromadzi już dziś. Historia statusów zapisuje datę i autora każdej zmiany. Odróżnia też status wpisany w biurze od potwierdzenia przysłanego z aplikacji kierowcy, a zlecenia w statusie „Rozładowane” nie da się edytować bez cofnięcia statusu.
Archiwizacja i start rozliczenia
Po trzecim podpisie dokument trafia do archiwum, a strony dostają wersję końcową. Przy papierze najdłuższym elementem cyklu rozliczenia było czekanie na list, który wracał do biura z kierowcą, czasem po kilku dniach i kolejnych zleceniach. Elektroniczne potwierdzenie dostawy jest dostępne w chwili podpisu odbiorcy.
Okres przechowywania wynika z przepisów podatkowych i rachunkowych oraz z umów, a nie z protokołu do konwencji CMR. Dokumenty związane z rozliczeniem podatku przechowuje się w Polsce co do zasady przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Osobno biegną terminy przedawnienia roszczeń z umowy przewozu, określone w konwencji CMR.
W linkway.TMS faktura powstaje z danych zlecenia, a system obsługuje KSeF, więc księgowość zaczyna pracę od dokumentów, które już są w systemie. Moduł eCMR ma dołożyć do tego potwierdzenie dostawy dostępne od razu po rozładunku. Jak dokumenty przechodzą przez rozliczenie, opisuje artykuł o rozliczeniu dokumentów w systemie transportowym, a pracę z nimi w systemie tekst o zarządzaniu dokumentami w linkway.TMS.
Planowany moduł eCMR w systemie Linkway
Moduł eCMR jest na etapie projektu, z wdrożeniem planowanym na 2027 rok. Schemat pokazuje planowany przebieg: list powstaje w linkway.TMS z danych zlecenia, a podpisy stron zbiera aplikacja kierowcy.
Moduł ma korzystać z danych, które platforma zbiera już dziś. Status z aplikacji kierowcy można zestawić z pozycją pojazdu, którą linkway.INTEGRATOR pobiera z ponad 230 systemów GPS. Wymianę danych z systemami nadawcy, na przykład ERP albo WMS, prowadzi linkway.BRIDGE.
Pozostałe prace rozwojowe, takie jak import faktur kosztowych z KSeF i odczyt skanów faktur oraz CMR, opisuje strona Linkway TMS 2027. Do czasu uruchomienia modułu obieg listu w Linkway opiera się na zdjęciach dokumentów w zleceniu i na historii statusów z aplikacji kierowcy.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.