Express Waybill, w skrócie EWB, potwierdza przyjęcie towaru do przewozu i warunki umowy, ale w odróżnieniu od konosamentu nie jest papierem wartościowym i nie daje prawa do rozporządzania ładunkiem. Przewoźnik wydaje przesyłkę odbiorcy wpisanemu w dokumencie po sprawdzeniu jego danych, bez okazywania oryginału, dlatego EWB należy do niezbywalnych listów przewozowych. Nazwa występuje w dwóch obszarach: w żegludze oznacza morski list przewozowy (sea waybill, nazywany też express bill of lading), a w przesyłkach ekspresowych list przewozowy kuriera, którego numer służy do śledzenia paczki.
Poniżej opisujemy, jak EWB działa w żegludze kontenerowej i w przesyłkach kurierskich oraz kto odpowiada za dane w dokumencie. Tabela w dalszej części zestawia EWB z konosamentem, listem CMR, listem kolejowym CIM i lotniczym listem przewozowym, a ostatnia sekcja pokazuje, gdzie numer EWB trafia w zleceniu transportowym.
Jak działa EWB w praktyce
Mechanizm jest w obu obszarach ten sam. Przewoźnik przyjmuje towar i wystawia dokument z imiennie wskazanym odbiorcą. Przy dostawie sprawdza tylko, czy zgłasza się właściwa firma. Nie ma oryginałów, które trzeba przesłać na drugi koniec świata, więc wydanie ładunku nie czeka na przesyłkę kurierską ani na bank.
EWB w żegludze kontenerowej
W transporcie morskim EWB wystawia armator albo jego agent po przyjęciu kontenera do przewozu. Dokument zawiera dane nadawcy i odbiorcy, porty załadunku i wyładunku, numery kontenerów i plomb, opis towaru z liczbą opakowań i wagą brutto oraz informację, czy fracht opłacono z góry (prepaid), czy zapłaci go odbiorca (collect). Nadawca pobiera EWB jako plik PDF z portalu przewoźnika i przesyła kopię odbiorcy.
Po zawinięciu statku armator zwalnia kontener do odbioru przez firmę wpisaną w EWB, zwykle po opłaceniu frachtu typu collect i opłat lokalnych. Odbiorca albo jego spedytor odbiera kontener z terminalu bez składania oryginału. Na krótkich trasach, na przykład bałtyckich, ma to praktyczne znaczenie: statek bywa w porcie przeznaczenia wcześniej niż oryginał konosamentu wysłany kurierem.
Telex release a EWB
Z EWB bywa mylony telex release. W tym wariancie przewoźnik wystawia oryginały konosamentu, a nadawca zwraca je w porcie załadunku. Armator przesyła wtedy do portu przeznaczenia komunikat, że ładunek można wydać bez oryginału. Przy EWB oryginałów nie ma od początku, więc nie ma czego zwracać, a odbiorca nie czeka na potwierdzenie zwrotu.
Telex release stosuje się zwykle wtedy, gdy konosament już wystawiono, a strony rezygnują z obiegu papieru, na przykład po otrzymaniu zapłaty przez sprzedającego. EWB wybiera się wcześniej, na etapie rezerwacji, zanim przewoźnik wystawi jakikolwiek dokument. W obu przypadkach odbiorca dostaje kontener bez oryginału, ale tylko przy telex release sprzedający mógł do ostatniej chwili wstrzymać wydanie towaru.
EWB w przesyłkach ekspresowych
U przewoźników ekspresowych list przewozowy powstaje przy nadaniu paczki, najczęściej w systemie kuriera albo na jego stronie. Etykieta z kodem kreskowym trafia na opakowanie, a numer listu staje się numerem śledzenia przesyłki. Dokument zawiera dane nadawcy i odbiorcy, rodzaj usługi, liczbę paczek z wagą oraz opis zawartości.
Numer listu spina wszystkie zdarzenia w sieci przewoźnika: odbiór od nadawcy, skany w sortowniach, odprawę celną i próbę doręczenia. Jeżeli odbiorcy nie ma pod adresem, przesyłka wraca do oddziału albo czeka w punkcie odbioru, a nadawca widzi to w historii przesyłki pod tym samym numerem.
Przy wysyłkach poza Unię Europejską do listu dołącza się fakturę handlową albo proformę, bo na ich podstawie powstaje zgłoszenie celne. Doręczenie kończy się podpisem odbiorcy albo innym potwierdzeniem, które kurier zapisuje w systemie jako POD (proof of delivery). Nadawca sprawdza je po numerze listu, bez telefonu do biura obsługi.
Dokumenty i odpowiedzialność stron
EWB wystawia przewoźnik, który przyjął towar: w żegludze armator, w przesyłkach ekspresowych firma kurierska. W ich imieniu dokument może wystawić agent. Spedytor morski, który organizuje przewóz jako przewoźnik umowny, może wystawić własny list (house waybill), a armator wystawia wtedy dokument dla spedytora (master). Przy ładunkach zbiorczych, takich jak drobnica morska LCL, na jeden kontener przypada więc jeden dokument armatora i kilka dokumentów spedytora, po jednym dla każdego nadawcy.
Nadawca i odbiorca
Nadawca odpowiada za dane, które przekazał przewoźnikowi: opis towaru, liczbę opakowań, wagę i dane odbiorcy. Przy EWB ostatni punkt waży najwięcej. Przewoźnik wyda towar firmie wpisanej w dokumencie, więc błąd w nazwie albo adresie odbiorcy oznacza przestój w porcie i korektę dokumentu, za którą armatorzy zwykle pobierają opłatę.
Odbiorca musi wykazać, że jest firmą wskazaną w dokumencie, i uregulować należności, od których przewoźnik uzależnia wydanie, na przykład fracht płatny w porcie przeznaczenia. Nie czeka natomiast na żaden papier od sprzedającego. Przed wysyłką nadawca sprawdza w projekcie EWB:
- nazwę i adres odbiorcy, dokładnie w tej formie, w jakiej odbiorca wylegitymuje się w porcie,
- opis towaru i liczbę opakowań, zgodne z fakturą handlową i listą pakowania,
- numery kontenerów i plomb, zgodne z tym, co faktycznie wyjechało z magazynu,
- sposób płatności frachtu (prepaid albo collect), zgodny z warunkami sprzedaży,
- stronę powiadamianą (notify party), jeśli odbiorca odprawia towar przez agencję celną.
Przewoźnik i zakres odpowiedzialności
Przewoźnik odpowiada za towar od przyjęcia do wydania na zasadach wynikających z umowy przewozu i przepisów dla danej gałęzi transportu. Formularze EWB zwykle odsyłają do tych samych ogólnych warunków przewozu co konosament danego armatora, więc w praktyce różnica dotyczy przede wszystkim sposobu wydania towaru. W przesyłkach kurierskich zakres odpowiedzialności wyznaczają warunki przewoźnika ekspresowego, o czym piszemy w części o ryzykach.
Przewoźnik może wpisać do EWB zastrzeżenia co do stanu towaru albo opakowań, tak samo jak do konosamentu. Dokument bez zastrzeżeń (clean) świadczy, że przewoźnik przyjął towar w dobrym stanie zewnętrznym, co ma znaczenie przy późniejszej reklamacji. Przy kontenerach pełnych (FCL) armator zwykle dopisuje klauzulę shipper's load, stow and count, bo nie widział towaru w kontenerze i przyjmuje jego opis z deklaracji nadawcy.
Odcinek drogowy do portu i z portu
EWB wystawiony na przewóz z portu do portu nie obejmuje dowozu kontenera do portu ani odwozu z portu. Jeżeli odcinek drogowy zleca osobno nadawca albo odbiorca (merchant haulage), przewoźnik drogowy wykonuje go na podstawie własnej umowy i własnego listu przewozowego, a w przewozie międzynarodowym jest to list przewozowy CMR. Gdy armator przyjmuje przewóz od drzwi do drzwi (carrier haulage), odcinek drogowy mieści się w jego umowie, ale kierowca jego podwykonawcy i tak wiezie dokumenty wymagane w transporcie drogowym.
Koszty i ryzyka EWB
EWB obniża koszty obsługi dokumentów. Odpada wysyłka oryginałów kurierem, a ładunek nie czeka w terminalu tylko dlatego, że papier utknął w drodze albo w banku. Postój kontenera ponad czas wolny od opłat kosztuje: armator nalicza demurrage za kontener stojący w terminalu i detention za kontener przetrzymany poza nim, a terminal może doliczyć składowe. Każdy dzień oczekiwania na oryginał grozi takimi opłatami, a przy EWB ta przyczyna postoju znika.
Ryzyko przesuwa się na sprzedającego. Przy konosamencie sprzedający, który nie dostał zapłaty, może wstrzymać oryginały i w ten sposób zatrzymać towar. Przy EWB tej możliwości nie ma: przewoźnik wyda ładunek wskazanemu odbiorcy, nawet jeśli faktura za towar pozostaje nieopłacona. Z tego powodu EWB stosuje się przy przedpłacie, przy dostawach między spółkami jednej grupy, przy sprzedaży zabezpieczonej ubezpieczeniem kredytu kupieckiego i przy współpracy ze sprawdzonym kontrahentem.
| Obszar | Konosament | EWB |
|---|---|---|
| Obieg dokumentów | Oryginały wysyłane kurierem, często przez bank | Kopia albo plik PDF, bez przesyłania oryginałów |
| Wydanie ładunku | Po zwrocie jednego oryginału | Po sprawdzeniu danych odbiorcy |
| Kontrola sprzedającego nad towarem | Do chwili przekazania oryginałów kupującemu | Ograniczona, towar trafi do odbiorcy wpisanego w dokumencie |
| Opóźniony dokument | Kontener czeka w terminalu, rosną opłaty za postój | Brak wpływu na wydanie |
| Zgubiony dokument | Wydanie zwykle wymaga gwarancji dla armatora (letter of indemnity), co trwa i kosztuje | Brak wpływu na wydanie, kopię można pobrać ponownie |
| Akredytywa dokumentowa | Dokument, którego akredytywy zwykle wymagają | Tylko wtedy, gdy warunki akredytywy wprost go dopuszczają |
Ryzyka w przesyłkach ekspresowych
W przesyłkach kurierskich ryzyko dotyczy przede wszystkim wartości towaru. Odpowiedzialność przewoźnika ekspresowego ograniczają jego warunki przewozu i przepisy dla danej gałęzi transportu, dlatego przy drogiej zawartości nadawca deklaruje wartość albo wykupuje ubezpieczenie przesyłki. Drugie ryzyko to niepełne dane do odprawy: opis w rodzaju „części” albo „próbki” bez szczegółów potrafi zatrzymać paczkę w urzędzie celnym.
Typowe błędy przy EWB
Większość problemów z EWB wynika z tego, że dokument traktuje się jak zwykłe potwierdzenie nadania, a nie jak podstawę wydania towaru. Najczęściej powtarzają się następujące błędy:
- EWB przy płatności akredytywą. Akredytywa, która wymaga konosamentu, nie przyjmie EWB, a bank odrzuci dokumenty. Rodzaj dokumentu przewozowego trzeba ustalić w warunkach akredytywy przed rezerwacją miejsca na statku.
- Sprzedaż towaru w drodze. EWB nie przenosi prawa do rozporządzania towarem, więc nowy nabywca nie odbierze ładunku na podstawie kopii. Jeśli kontener może zmienić właściciela w trakcie rejsu, potrzebny jest konosament na zlecenie.
- Błędny odbiorca. Literówka w nazwie firmy albo wpisanie spedytora zamiast importera wstrzymuje wydanie do czasu korekty, a korekta po wypłynięciu statku kosztuje więcej niż sprawdzenie projektu dokumentu.
- Mylenie numerów. Numer EWB, numer rezerwacji, numer kontenera i numer plomby to cztery różne identyfikatory. Terminal i agencja celna pytają o konkretny z nich, a pomyłka kosztuje czas przy odbiorze.
- EWB jako dowód własności. Kopia EWB w dokumentach księgowych potwierdza przewóz, ale nie przesądza, kto jest właścicielem towaru. O własności decyduje umowa sprzedaży i jej warunki dostawy.
- Kierowca bez danych do odbioru. Przewoźnik drogowy, który jedzie po kontener, potrzebuje numeru dokumentu albo zwolnienia od armatora. Bez nich terminal nie wyda kontenera, a przewoźnik doliczy postój.
- Fracht collect bez uzgodnienia. Odbiorca zakłada, że fracht opłacił nadawca, a EWB ma adnotację collect. Armator wstrzyma wydanie do czasu zapłaty, a w tym czasie mija czas wolny kontenera w terminalu.
EWB a inne dokumenty przewozowe
EWB łatwo pomylić z innymi dokumentami, bo część z nich też nazywa się listem przewozowym. Różnice sprowadzają się do dwóch pytań: czy dokument uprawnia do rozporządzania towarem i czego przewoźnik żąda przy wydaniu.
| Dokument | Gałąź transportu | Rozporządzanie towarem | Wydanie towaru | Typowe zastosowanie |
|---|---|---|---|---|
| Konosament (bill of lading) | Transport morski | Tak, to papier wartościowy; konosament na zlecenie przenosi się indosem | Za zwrotem oryginału | Akredytywa, sprzedaż towaru w trakcie rejsu |
| EWB (sea waybill) | Transport morski | Nie, dokument niezbywalny | Odbiorcy wpisanemu w dokumencie, bez oryginału | Przedpłata, dostawy w grupie kapitałowej, stali kontrahenci, krótkie trasy morskie |
| EWB kuriera (express waybill) | Przesyłki ekspresowe, drogą lądową i lotniczą | Nie | Pod adresem z listu, z potwierdzeniem doręczenia | Paczki i dokumenty z określonym terminem doręczenia |
| List przewozowy CMR | Międzynarodowy transport drogowy | Nie | Odbiorcy wskazanemu w liście, który kwituje odbiór | Przewozy drogowe między państwami |
| List przewozowy CIM | Międzynarodowy transport kolejowy | Nie | Odbiorcy wskazanemu w liście | Przesyłki wagonowe i kontenerowe koleją |
| Lotniczy list przewozowy (AWB) | Transport lotniczy | Nie | Odbiorcy wskazanemu w liście | Fracht lotniczy, w tym przesyłki zbiorcze z listem głównym i listami spedytora |
Wspólną cechą wszystkich dokumentów poza konosamentem jest to, że potwierdzają umowę i przyjęcie towaru, ale nie reprezentują samego towaru. Brak takiego dokumentu albo jego zaginięcie nie unieważnia zwykle umowy przewozu, utrudnia natomiast dowodzenie, co i w jakim stanie przewoźnik przyjął.
EWB w formie elektronicznej
EWB łatwo przenieść do postaci elektronicznej, bo dokument niczego nie przenosi. Przewoźnik udostępnia go jako plik albo rekord w portalu, a odbiorcy wystarczy informacja, że jest wpisany jako uprawniony do odbioru. Z konosamentem jest trudniej: jego elektroniczny odpowiednik musi zapewnić, że w danej chwili tylko jedna osoba jest posiadaczem dokumentu, a do tego potrzebne są platforma i przepisy, które taki zapis uznają.
Dlatego w wymianie elektronicznej między armatorem a odbiorcą EWB jest rozwiązaniem prostszym od elektronicznego konosamentu. Nie należy go mylić z elektronicznym listem przewozowym w transporcie drogowym (eCMR), który opiera się na odrębnym protokole do konwencji CMR i dotyczy wyłącznie przewozu drogowego.
Jeden dokument na całą trasę
Spotyka się opis EWB jako specjalnego listu dla transportu intermodalnego, który na całej trasie zastępuje listy przewozowe poszczególnych gałęzi transportu. To uproszczenie prowadzi do błędów. EWB nie jest osobnym rodzajem dokumentu dla przewozów łączonych i sam z siebie nie wyłącza przepisów obowiązujących na odcinku drogowym albo kolejowym.
Jeden dokument na przewóz od drzwi do drzwi jest możliwy wtedy, gdy jeden podmiot przyjmuje odpowiedzialność za całą trasę: armator, który przyjął przewóz razem z dowozem i odwozem kontenera, albo operator transportu multimodalnego. Wystawia on dokument przewozu kombinowanego, zbywalny (na przykład konosament multimodalny FIATA FBL) albo niezbywalny (list typu waybill). O tym, czy dokument jest zbywalny, decyduje więc jego rodzaj, a nie liczba gałęzi transportu na trasie.
W typowej dostawie kontenera z Azji do magazynu w Polsce dokumentów jest kilka, a każdy dotyczy innego odcinka albo innej czynności:
- EWB armatora obejmuje przewóz morski z portu załadunku do portu wyładunku, a przy przewozie od drzwi do drzwi także odcinki lądowe, które armator przyjął do wykonania.
- Zwolnienie kontenera od armatora albo jego agenta pozwala terminalowi wydać kontener wskazanemu przewoźnikowi drogowemu.
- Zgłoszenie celne składa odbiorca albo agencja celna, a na jego podstawie urząd dopuszcza towar do obrotu.
- List przewozowy odcinka drogowego dotyczy przewozu z terminalu do magazynu, jeżeli odbiorca zlecił go osobno.
- Potwierdzenie dostawy w magazynie odbiorcy zamyka przewóz drogowy i jest podstawą rozliczenia przewoźnika.
EWB w pracy z systemem TMS
EWB wystawia armator albo przewoźnik ekspresowy, a nie system spedytora drogowego. W zleceniu transportowym dokument pojawia się wtedy, gdy ciężarówka odbiera kontener z terminalu albo dowozi go do portu. W linkway.TMS dane związane z EWB trafiają do czterech miejsc zlecenia:
- Kontrahent. Kartoteka kontrahentów ma pięć ról: klient, przewoźnik, spedycja, klient promowy i armator. Firma, która wystawiła EWB, jest więc w tej samej bazie co pozostali uczestnicy przewozu.
- Trasa. Terminal kontenerowy jest punktem załadunku albo rozładunku z oknem czasowym. Odcinek morski na promie dodaje się jako przeprawę promową, osobny element trasy obok załadunków i rozładunków.
- Numer referencyjny. Numer EWB albo kontenera spedytor wpisuje jako numer referencyjny zlecenia, więc filtr w kolumnie bazy zleceń odnajdzie zlecenie po numerze z dokumentów armatora.
- Dokumenty. Kierowca fotografuje dokumenty z terminalu w aplikacji i dołącza je do zlecenia, więc biuro widzi je od razu po odbiorze kontenera.
Kontener z portu w zleceniu drogowym
Przykład: importer z Wielkopolski kupuje towar w Azji na przedpłatę, więc sprzedający wysyła kontener na podstawie EWB. Kiedy statek zbliża się do Gdańska, spedytor importera zakłada w TMS zlecenie drogowe. Zleceniodawcą jest importer z kartoteki kontrahentów, a numer EWB i numer kontenera trafiają do numeru referencyjnego.
Trasa zaczyna się załadunkiem pełnego kontenera w terminalu, a kończy zwrotem pustego kontenera do depotu wskazanego przez armatora. Pomiędzy nimi jest rozładunek w magazynie importera. Każdy punkt dostaje okno czasowe, a mapa podaje dystans i czas przejazdu, z których spedytor liczy stawkę dla przewoźnika. Przy dłuższym postoju pod rampą zwrot pustego kontenera przesuwa się w czasie, co wydłuża przetrzymanie kontenera i może skończyć się opłatą detention.
Koszty, które pojawią się po drodze, na przykład postój przy terminalu albo opłatę za przetrzymanie kontenera, spedytor dopisuje do zlecenia jako pozycje kosztowe. Jeżeli umowa z klientem na to pozwala, te same kwoty trafiają na fakturę jako przychód, więc wynik zlecenia pokazuje, czy przestój obciążył spedytora, czy klienta.
Pozycja pojazdu i ETA przy odbiorze z terminalu
Terminale kontenerowe często wydają kontenery w awizowanych oknach czasowych, więc liczy się godzina przyjazdu ciężarówki. Pozycję pojazdu dostarcza system GPS zamontowany w ciągniku, a linkway.INTEGRATOR zbiera ją z ponad 230 systemów telematycznych, wśród nich z TrackPilot i Teltronic. Jak połączyć kilka takich źródeł na jednej mapie, opisuje artykuł jak zintegrować dane GPS z różnych urządzeń do jednej platformy, a przebieg podłączenia tekst o wdrożeniu linkway.INTEGRATOR.
Z pozycji i planu trasy system wylicza przewidywany czas przyjazdu, o którym więcej w tekście ETA od Linkway. Gdy ETA wypada poza awizowanym oknem, dyspozytor przekłada awizację w terminalu, zanim kierowca stanie w kolejce przed bramą. Jeżeli importer albo operator logistyczny chce widzieć statusy we własnym systemie, linkway.BRIDGE przekazuje mu statusy i ETA, a połączenie konfiguruje zespół Linkway bez zmian w systemach klienta.
Dokumenty z terminalu w zleceniu
Kierowca w aplikacji linkway.TRACKER dołącza do zlecenia zdjęcia dokumentów z odbioru i zmienia statusy jednym dotknięciem, także bez zasięgu. Biuro ma kopię dokumentu w zleceniu tego samego dnia, a faktura za przewóz powstaje z danych zlecenia. Wszystko dzieje się w jednym programie do zarządzania transportem, bez przepisywania numerów z maila do arkusza.
W przygotowaniu jest moduł eCMR, w którym nadawca i odbiorca podpiszą elektroniczny list przewozowy w aplikacji kierowcy. Będzie on dotyczył odcinka drogowego i nie zastąpi EWB wystawianego przez armatora.
Opublikowano: . Aktualizacja: .
O autorze
Mikołaj Siemiątkowski - Project Manager w firmie Linkway
Specjalista w zakresie zarządzania procesami i optymalizacji projektów. Absolwent studiów podyplomowych Big Data - Analytics & Society w Collegium Da Vinci oraz Zarządzania i Inżynierii Produkcji na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Z wykształcenia inżynier projektowania mebli, w swojej pracy łączy techniczne podejście z analitycznym spojrzeniem na dane.