Agencja celna to wyspecjalizowany podmiot komercyjny, który działa jako pośrednik między przedsiębiorstwami handlowymi lub transportowymi a organami administracji celno-skarbowej. Głównym zadaniem agencji jest reprezentowanie klientów przed urzędem celnym w celu sprawnego i zgodnego z prawem przeprowadzenia procedur związanych z wywozem (eksportem), przywozem (importem) oraz tranzytem towarów poza granice Unii Europejskiej.
Współczesny obrót międzynarodowy wymaga doskonałej znajomości przepisów prawa celnego, taryfikacji towarowej oraz stale zmieniających się procedur administracyjnych. Korzystanie z usług agentów celnych to dla firm transportowych oraz importerów istotne odciążenie operacyjne, które pozwala uniknąć kosztownych błędów, opóźnień na przejściach granicznych czy kar finansowych.
Integracja systemów TMS z agencjami celnymi
W erze cyfryzacji łańcucha dostaw tradycyjna, papierowa wymiana dokumentów staje się barierą hamującą rozwój firm transportowych. Nowoczesne zarządzanie procesami logistycznymi opiera się na ścisłej integracji oprogramowania klasy TMS (Transport Management System) z systemami teleinformatycznymi wykorzystywanymi przez agencje celne.
Zamiast ręcznego przepisywania danych z faktur, listów przewozowych oraz specyfikacji towarowych, zaawansowane systemy TMS automatyzują wymianę informacji technicznych. Centralizacja danych w oparciu o stabilną architekturę bazy danych MS SQL Server pozwala na błyskawiczne generowanie i przekazywanie kompletnych pakietów informacyjnych do systemów celnych przez Internet.
Cyfryzacja i automatyczny obieg dokumentów przewozowych
Proces współpracy pomiędzy systemem TMS a agencją celną pozwala wyeliminować błędy ludzkie i skrócić czas odprawy z kilku godzin do zaledwie kilku minut. Automatyzacja tego obszaru obejmuje szereg zaawansowanych operacji cyfrowych.
Priorytetowe funkcjonalności integracji systemowej
- Automatyczny eksport danych do deklaracji - system TMS automatycznie pobiera dane o ładunku, kontrahentach, wagach i kodach taryfy celnej (CN) bezpośrednio ze zlecenia transportowego, a następnie generuje plik gotowy do zaczytania przez oprogramowanie agencji celnej.
- Wysyłka kompletu dokumentów przewozowych - cyfrowy zestaw dokumentów, takich jak międzynarodowy list przewozowy (CMR), faktura handlowa (Commercial Invoice) oraz specyfikacja załadunkowa (Packing List), trafia do agenta celnego w ułamku sekundy za pośrednictwem bezpiecznych interfejsów API lub komunikatów EDI.
- Monitorowanie statusu odprawy w czasie rzeczywistym - spedytorzy oraz kierowcy posiadają natychmiastowy wgląd w status procedury celnej. Informacja o zwolnieniu towaru do odprawy i wygenerowaniu dokumentu PWD lub podjęciu decyzji o rewizji jest widoczna bezpośrednio w panelu TMS.
- Praca mobilna i zdalny dostęp - dzięki wykorzystaniu sieci Internet, dokumenty celne (np. wywozowy dokument towarzyszący EAD) mogą być automatycznie przesyłane na aplikacje mobilne Android zainstalowane na terminalach kierowców realizujących przewóz.
Wdrożenie automatycznej wymiany danych z agencjami celnymi to podstawowy krok dla przedsiębiorstw TSL realizujących przewozy na rynkach pozaunijnych. Pozwala to na pełną optymalizację kosztów administracyjnych, podniesienie terminowości dostaw oraz zbudowanie trwałej przewagi konkurencyjnej na rynku transportu międzynarodowego.
Najczęściej zadawane pytania
Czy agencja celna i urząd celny to ten sam podmiot?
Nie. Urząd celny to organ państwowej administracji skarbowej, który kontroluje obrót towarowy i pobiera należności celno-podatkowe. Agencja celna to prywatna firma, która reprezentuje przedsiębiorcę przed urzędem, przygotowując w jego imieniu niezbędną dokumentację.
Jakie formaty danych są wykorzystywane do integracji systemu TMS z agencją?
Najpopularniejszym standardem w komunikacji między systemami klasy TMS a oprogramowaniem agencji celnych są ustrukturyzowane pliki XML, komunikaty EDIFACT oraz nowoczesne punkty końcowe REST API operujące na formatach JSON. Zapewnia to pełne bezpieczeństwo transakcji i spójność bazy danych.